Best Methods to Migrate a Business from Existing Exchange to Office 36

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Migrating a business from conventional system to Microsoft office 365 involves a list of factors to be considered. It may involve the amount of data need to be moved, the versions of exchange server and range of objects involved in the migration.

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slide 1:

BEST METHODS TO MIGRATE A BUSINESS FROM EXISTING EXCHANGE TO OFFICE 365 w w w . s b a s e t e c h . n e t

slide 2:

M i g r a t i n g a b u s i n e s s f r o m c o n v e n t i o n a l s y s t e m t o M i c r o s o f t o f f i c e 3 6 5 i n v o l v e s a l i s t o f f a c t o r s t o b e c o n s i d e r e d . I t m a y i n v o l v e t h e a m o u n t o f d a t a n e e d t o b e m o v e d t h e v e r s i o n s o f e x c h a n g e s e r v e r a n d r a n g e o f o b j e c t s i n v o l v e d i n t h e m i g r a t i o n . T h e s e a r e t h e c r i t i c a l f a c t o r s t h a t m a y g e t e f f e c t w h i l e m i g r a t i n g t h e b u s i n e s s . S o b e f o r e i n i t i a t i n g t h e m i g r a t i o n p r o c e s s i t i s n e c e s s a r y t o d o t h o r o u g h a n a l y s i s o n t h e b u s i n e s s r e q u i r e m e n t . T h e r e a r e v a r i o u s m e t h o d s a v a i l a b l e f o r m i g r a t i n g a b u s i n e s s f r o m c o n v e n t i o n a l s y s t e m t o O f f i c e 3 6 5 . I t i s n e c e s s a r y t o u n d e r s t a n d t h e s c o p e a n d i s s u e s o f e a c h m e t h o d b e f o r e m i g r a t i n g t h e b u s i n e s s e l s e i t m a y o f f t r a c k t h e c o m p l e t e b u s i n e s s . A b u s i n e s s c a n m o v e t o o f f i c e 3 6 5 w i t h t h e h e l p o f a n y o n e o f t h e f o l l o w i n g m i g r a t i o n m e t h o d .

slide 3:

CUTOVER MIGRATION : T h i s m e t h o d i s c o n s i d e r e d t h e b e s t m e t h o d f o r o r g a n i z a t i o n s w i t h l e s s t h a n 2 0 0 0 m a i l b o x e s . I t i s t h e s i m p l e s t a n d e a s i e s t m e t h o d t o m i g r a t e a l l m a i l b o x e s c o n t a c t s m a i l g r o u p s a n d u s e r s i n o n e s h o t . M o s t i m p o r t a n t l y t h e c u t o v e r m e t h o d i s s u i t a b l e f o r t h e b u s i n e s s e s r u n n i n g E x c h a n g e 2 0 0 3 E x c h a n g e 2 0 0 7 E x c h a n g e 2 0 1 0 o r E x c h a n g e 2 0 1 3 . B u t m a j o r d i s a d v a n t a g e o f c u t o v e r m i g r a t i o n i s t h a t t h e p r o c e s s m a y t a k e t o o m a n y d a y s t o c o m p l e t e t h e p r o c e s s . S o i t m a k e s s e n s e t o u s e s t a g e d m i g r a t i o n i f t h e o r g a n i z a t i o n n e e d s t h e m i g r a t i o n p r o c e s s t o c o m p l e t e i n s t a g e s .

slide 4:

STAGED MIGRATION: I t i s a n o t h e r m i g r a t i o n m e t h o d a v a i l a b l e f o r s m a l l o r g a n i z a t i o n t o m i g r a t e t h e i r b u s i n e s s t o o f f i c e 3 6 5 . T h i s m e t h o d i s m o r e s u i t a b l e f o r o r g a n i z a t i o n s w i t h l e s s t h a n 2 0 0 0 m a i l b o x e s a n d w a n t s t o m i g r a t e t h e m a i l b o x e s i n s t a g e s . T h i s m e t h o d i s b e s t f o r t h e o r g a n i z a t i o n s r u n n i n g E x c h a n g e s e r v e r s s u c h a s 2 0 0 3 o r 2 0 0 7 . W i t h s t a g e d m i g r a t i o n t h e r e w i l l b e a l i t t l e d i s r u p t i o n o f s e r v i c e s b e c a u s e u s e r s n o m o r e e m a i l s r e c e i v e d a t o l d e r e x c h a n g e e m a i l s e r v e r . I f t h e b u s i n e s s r u n s l a t e r v e r s i o n s o f E x c h a n g e s e r v e r s u c h a s 2 0 1 0 o r 2 0 1 3 t h e n i t i s g o o d t o u s e h y b r i d m i g r a t i o n m e t h o d .

slide 5:

HYBRID MIGRATION: T h i s t y p e o f m i g r a t i o n i s u s e d w h e n o r g a n i z a t i o n s n e e d t o m a i n t a i n b o t h o n - p r e m i s e a n d o n l i n e m a i l b o x e s a t a t i m e w h i l e m i g r a t i o n p r o c e s s i s i n p r o g r e s s . H y b r i d m i g r a t i o n i s c a p a b l e o f m i g r a t i n g o v e r 2 0 0 0 m a i l b o x e s t h a t m a k e h y b r i d m i g r a t i o n m o r e s u i t a b l e m e t h o d f o r o r g a n i z a t i o n s w i t h m o r e m a i l b o x e s u s e r s a n d c o n t a c t s . M o r e o v e r i t i s a l s o a s u i t a b l e m e t h o d f o r o r g a n i z a t i o n s r u n n i n g E x c h a n g e 2 0 1 0 a n d 2 0 1 3 s e r v e r . T o t h e d o w n s i d e i t i n v o l v e s n u m e r o u s s t r a t e g i c d e c i s i o n s t o b e t a k e n b y a d m i n i s t r a t o r s s u c h a s w h i c h m a i l b o x e s s h o u l d r e m a i n o n - p r e m i s e o r o n l i n e .

slide 6:

IMAP OR THIRD PARTY MIGRATION: F i n a l l y f o r b u s i n e s s e s r u n n i n g n o n - e x c h a n g e e m a i l s e r v e r t h e m o s t s u i t a b l e m e t h o d f o r m i g r a t i o n i s I M A P . T h i s m e t h o d c a n e a s i l y m i g r a t e m a i l b o x e s t o O f f i c e 3 6 5 . Y o u c a n a l s o u s e t h i r d p a r t y m i g r a t i o n t o o l t o m i g r a t e t h e r e s o u r c e s t o o f f i c e 3 6 5 .