How to Make the Most of Enterprise Content Management System in 2020

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Enterprise content management has many roles to play in various companies. But, companies also need to take responsibility to make the most of ECM services.

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slide 1:

C a l l : I n d i a + 9 1 9 9 2 5 1 4 4 2 0 0 U S A + 1 7 3 2 9 2 7 - 5 5 4 4 E m a i l : s a l e s c o n t c e n t r i c . c o m H o w t o M a k e t h e M o s t o f E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t S y s t e m i n 2 0 2 0 E C M s e r v i c e s a r e a i m e d a t e d i t i n g m a n a g i n g a n d m a i n t a i n i n g m i s s i o n - c r i t i c a l d o c u m e n t s . T h e r e a l - t i m e a c c e s s a n d s h a r i n g a b i l i t y o f t h e k e y c o r p o r a t e d a t a c a n l e a d y o u r c o m p a n y t o c o n s i s t e n c y a n d a p r o p e r d e c i s i o n - m a k i n g f o r e n s u r i n g g r o w t h . T h e E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t E C M p l a t f o r m i s t h e r b y o f f e r i n g y o u a b e t t e r c o n t r o l o v e r i n f o r m a t i o n . I t a l s o h e l p s y o u s t r e a m l i n e b u s i n e s s p r o c e s s e s a n d e n h a n c e w o r k f l o w c a p a b i l i t i e s . H e r e w e a r e g o i n g t o d i s c u s s t h e k e y r o l e s o f t h e E C M s y s t e m i n m o d e r n e n t e r p r i s e s . W e w i l l s e e h o w m u l t i p l e s t a k e h o l d e r s c a n e a s i l y c o l l a b o r a t e a t d i f f e r e n t l e v e l s t h r o u g h t h e E C M s y s t e m . R o l e o f E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t D e c i s i o n - m a k i n g T h e p r e s i d e n t C E O a n d t h e e n t i r e m a n a g e m e n t o f t h e c o m p a n y c a n m a k e i n f o r m e d d e c i s i o n s w i t h t h e h e l p o f E C M s o l u t i o n s . I n t o d a y’ s c o m p e t i t i v e a n d f a s t - p a c e d b u s i n e s s s c e n a r i o t h e c o m p a n y l e a d e r s n e e d r e a l - t i m e a c c e s s t o a l l i m p o r t a n t d o c u m e n t s t h a t a r e a l r e a d y a c c e s s e d a n d u s e d b y o t h e r e m p l o y e e s . E C M s e r v i c e s a s s i s t y o u t o o r g a n i z e d o c u m e n t s b a s e d o n c o n t e n t a n d c o n t e x t t o g i v e e a s y a n d a n y t i m e a c c e s s t o a l l n e c e s s a r y d o c u m e n t s . F l e x i b l e d e p l o y m e n t

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C a l l : I n d i a + 9 1 9 9 2 5 1 4 4 2 0 0 U S A + 1 7 3 2 9 2 7 - 5 5 4 4 E m a i l : s a l e s c o n t c e n t r i c . c o m W h a t a r e t h e b i g g e s t r o a d b l o c k s i n i m p l e m e n t i n g a p o w e r f u l c o n t e n t m a n a g e m e n t s y s t e m i n t h e e n t e r p r i s e s T h e a n s w e r i s - i n f r a s t r u c t u r e l i m i t a t i o n a n d p o o r a d o p t i o n . H e r e E C M c o n s u l t a n t s c a n l e n d a h e l p i n g h a n d a n d e n a b l e y o u t o g e t t h e m o s t s u i t a b l e a n d u s e r - f r i e n d l y s o l u t i o n t o m e e t i n f r a s t r u c t u r e n e e d s . A n e n t e r p r i s e c o n t e n t m a n a g e m e n t s y s t e m c a n f a c i l i t a t e t h e I T t e a m t o g e t r e l i e f f r o m c o n t e n t m a n a g e m e n t - r e l a t e d t a s k s . D o c u m e n t a t i o n B e t t e r d o c u m e n t a t i o n a n d e f f i c i e n c y a r e k e y b e n e f i t s o f t h e r i g h t E C M s y s t e m . I t c a n a l s o e n a b l e t h e c o m p a n y m a n a g e m e n t t o t a k e c o r r e c t i v e a c t i o n s o n a c o n s i s t e n t b a s i s . T h a n k s t o s e a m l e s s a c c e s s t o d o c u m e n t a t i o n t h e Q A a n d c o m p l i a n c e d e p a r t m e n t s f a c e f e w e r i s s u e s r e l a t e d t o c o m p l i a n c e . T h e Q A d e p a r t m e n t a l s o f i n d s t i m e t o d e v e l o p p r e v e n t i v e m e t h o d o l o g i e s . A u d i t a n d P a y m e n t p r o c e s s e s T h e d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m c a n s t r e a m l i n e t h e f i n a n c i a l p r o c e s s e s a n d k e e p t h e r e c o r d s o f t r a n s a c t i o n s i n a f l e x i b l e s e c u r e a n d a u d i t - f r i e n d l y w a y . A l l r e l a t e d p a r t i e s c a n a c c e s s t h e s e r e c o r d s a s a n d w h e n n e c e s s a r y . E v e n i f t h e t r a d i t i o n a l p r o c e s s e s a r e s l o w t h e E C M c a n s t r e a m l i n e t h e m . T h e f i n a n c e a n d a c c o u n t d e p a r t m e n t c a n g e t s u p p o r t f r o m t h e c o n t e n t m a n a g e m e n t s y s t e m i n t h e f o r m o f a n u p - t o - d a t e c o p y o f e v e r y i m p o r t a n t f i l e . M a n a g e m e n t a n d A u t o m a t i o n I t i s g e t t i n g i n c r e a s i n g l y d i f f i c u l t f o r e n t e r p r i s e s t o u p d a t e w o r k f l o w s m a n u a l l y i n t o d a y’ s c o m p e t i t i v e a g e . I t a d v e r s e l y i m p a c t s t h e d a i l y o p e r a t i o n s o f t h e c o m p a n y . T h e E C M s o l u t i o n s c a n e f f e c t i v e l y s t r e a m l i n e t h e p r o j e c t m a n a g e m e n t a n d a s s i s t t h e m a n a g e m e n t t o e n h a n c e r e l a t i o n s h i p s w i t h s u p p l i e r s . A l s o R e a d - T o p T e n B u s i n e s s B e n e f i t s o f D o c u m e n t M a n a g e m e n t S y s t e m i n 2 0 2 0 R e s p o n s i b i l i t i e s o f c o m p a n i e s t o l e v e r a g e t h e b e n e f i t s o f E C M s e r v i c e s C o m p a n i e s t h a t d e a l w i t h a l a r g e v o l u m e o f c o n t e n t a n d h a v i n g o p e r a t i o n s i n v a r i o u s l o c a t i o n s c a n b e g r e a t b e n e f i c i a r i e s o f t h e e n t e r p r i s e c o n t e n t m a n a g e m e n t s y s t e m . I t i n t e g r a t e s c o n t e n t w i t h b u s i n e s s p r o c e s s e s a n d r e d u c e s t h e c y c l e t i m e s i g n i f i c a n t l y . B u t t h e n c o m p a n i e s s h o u l d t a k e s o m e m e a s u r e s t o a v a i l o f t h e a d v a n t a g e s o f t h e E C M s y s t e m . 1 A s s e s s m e n t o f n e e d s T h e e s t a b l i s h m e n t o f a d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m n e e d s a p r o p e r a s s e s s m e n t o f t h e c o n t e n t m a n a g e m e n t r e q u i r e m e n t s o f t h e c o m p a n y . I t i s n e c e s s a r y t o i d e n t i f y t h e t y p e s o f c o n t e n t t h a t y o u w a n t t o m a n a g e a n d d e f i n e t h e s o u r c e s . A p a r t f r o m t h i s t h e h i e r a r c h y p a t t e r n n e e d s t o b e c o n s i d e r e d t o d e t e r m i n e a c c e s s a n d a u t h e n t i c a t i o n . 2 C h o o s e t h e r i g h t E C M d e v e l o p e r C h o o s i n g t h e r i g h t E C M s o l u t i o n s p r o v i d e r i s h i g h l y n e c e s s a r y p r o v i d i n g t h e f a c t t h a t m a n y c o m p a n i e s o f f e r s u c h s o l u t i o n s t h e s e d a y s . S o m e E C M v e n d o r s p r o v i d e c l o u d - b a s e d s o f t w a r e a s w e l l . I n s u c h a s i t u a t i o n t h e c o m p a n y m a n a g e m e n t n e e d s t o b e

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C a l l : I n d i a + 9 1 9 9 2 5 1 4 4 2 0 0 U S A + 1 7 3 2 9 2 7 - 5 5 4 4 E m a i l : s a l e s c o n t c e n t r i c . c o m f o c u s e d o n t h e i r c o n t e n t r e q u i r e m e n t s a n d s e l e c t a r e l i a b l e A l f r e s c o d e v e l o p m e n t c o m p a n y . 3 A d d r e s s s e r v e r r e q u i r e m e n t s T h e E C M s y s t e m n e e d s a p p r o p r i a t e h a r d w a r e o r s e r v e r s . T h e s e s e r v e r s s h o u l d b e c a p a b l e t o s a v e s o f t w a r e c o m p o n e n t s a n d d a t a b a s e s o f t w a r e . Y o u c a n c o n t a c t E C M c o n s u l t a n t s t o c o n f i g u r e n e t w o r k a d m i n i s t r a t i o n s e c u r i t y s e r v e r c o n t e n t r e p o s i t o r y a n d c o n t e n t i n g e s t i o n t o o l s . 4 I m p l e m e n t k e y f e a t u r e s T h e i m p l e m e n t a t i o n o f k e y f e a t u r e s i s n e c e s s a r y t o l e v e r a g e t h e b e n e f i t s o f a u t o m a t i o n a n d i m p r o v e d w o r k f l o w c a p a b i l i t i e s . F o r e x a m p l e t h e s e a r c h f e a t u r e e n a b l e s t h e u s e r s t o f i n d t h e d o c u m e n t o n t h e b a s i s o f k e y w o r d s a n d t a g s . 5 T r a i n e m p l o y e e s T h e c o m p a n y n e e d s t o t r a i n e m p l o y e e s f o r u s i n g a d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m m o r e e f f e c t i v e l y a n d e f f i c i e n t l y . 6 M a i n t a i n t h e E C M s y s t e m R e g u l a r m a i n t e n a n c e a n d u p d a t e a r e n e c e s s a r y t o k e e p t h e e n t e r p r i s e c o n t e n t m a n a g e m e n t s y s t e m r e a d y f o r c h a n g i n g c o n t e n t r e q u i r e m e n t s . T h e d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m c a n s u c c e s s f u l l y b r i n g w o r k f l o w a u t o m a t i o n a n d t r a n s f o r m t h e l e g a c y c o n t e n t m a n a g e m e n t p r o c e s s i n t o a d i g i t a l s y s t e m . T h e p a p e r l e s s s y s t e m a n d a n a l y t i c s f a c i l i t y c a n h e l p y o u g e t a s i g n i f i c a n t R O I R e t u r n o n I n v e s t m e n t o v e r t h e p e r i o d . C o n c l u d i n g L i n e s T h e e n t e r p r i s e c o n t e n t m a n a g e m e n t s y s t e m c a n p l a y a v i t a l r o l e i n m a n a g i n g c o r p o r a t e d a t a t o e n h a n c e e f f i c i e n c y a n d p r o d u c t i v i t y . C o m p a n i e s c a n m a k e t h e m o s t o f i t b y f o l l o w i n g t h e t i p s m e n t i o n e d a b o v e . F u r t h e r m o r e y o u c a n c o n t a c t E C M c o n s u l t a n t s t o l e v e r a g e a l l t h e b e n e f i t s o f E C M s e r v i c e s . C o n t C e n t r i c i s a l e a d i n g A l f r e s c o d e v e l o p m e n t c o m p a n y t h a t h a s s e r v e d m a n y c o r p o r a t e c l i e n t s g l o b a l l y b y p r o v i d i n g r o b u s t E C M s o l u t i o n s . O u r i n - h o u s e d e v e l o p e r s c a n a s s i s t y o u t o i n t e g r a t e a c u s t o m i z e d d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m t o m e e t t h e c o n t e n t r e q u i r e m e n t s e f f e c t i v e l y .

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