Traditional Enterprise Content Management System- Limitations and Risk

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Enterprise Content Management (ECM) system has many benefits to offer to modern businesses. But, you need to switch to a new system from a traditional one.

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slide 1:

C a l l : I n d i a + 9 1 9 9 2 5 1 4 4 2 0 0 U S A + 1 7 3 2 9 2 7 - 5 5 4 4 E m a i l : s a l e s c o n t c e n t r i c . c o m T r a d i t i o n a l E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t S y s t e m - L i m i t a t i o n s a n d R i s k s M i g r a t i n g t o n e w a n d a d v a n c e d s o l u t i o n s e e m s s c a r y i n t h e b e g i n n i n g b u t o n c e i t i s d o n e i t p r o v e s r e w a r d i n g f o r t h e e n t e r p r i s e . T h e s a m e h o l d s t r u e f o r e n t e r p r i s e c o n t e n t m a n a g e m e n t a p p r o a c h . B u t m a n y e n t r e p r e n e u r s s t i l l s h y a w a y f r o m s w i t c h i n g t o n e w E C M s y s t e m f r o m o u t d a t e d a n d t r a d i t i o n a l o n e . Y e s c h a n g e t o a n e w s y s t e m i s d i f f i c u l t f o r c o m p a n i e s b u t i t i s i n e v i t a b l e t o a d d r e s s b u s i n e s s c o m p l e x i t i e s a n d g r o w i n g c o m p e t i t i o n . E C M S e r v i c e s k e e p o n u p d a t i n g t h a n k s t o e v o l v i n g t e c h n o l o g y . Y o u r c o m p a n y c a n l e v e r a g e t h e b e n e f i t s o f a d v a n c e m e n t s o f t h e E C M s y s t e m i n t o d a y’ s i n f o r m a t i o n - d r i v e n b u s i n e s s e n v i r o n m e n t . O n t h e o t h e r h a n d t r a d i t i o n a l o r o u t d a t e d E C M s y s t e m s c a n p o s e a g r e a t t h r e a t t o y o u r c o m p a n y’ s s u c c e s s . A r e s e a r c h r e p o r t o f A I I M h a s r e v e a l e d t h a t t h e a r c h i t e c t u r e o f a n o u t d a t e d E C M s o f t w a r e i s n o t m u c h s u i t a b l e t o m e e t t h e n e e d s o f m o d e r n b u s i n e s s e s . H e r e a r e s o m e o f t h e b i g l i m i t a t i o n s o f t r a d i t i o n a l E C M s y s t e m s L i m i t a t i o n s a n d R i s k s A s s o c i a t e d w i t h O u t d a t e d E C M S y s t e m s D e l a y s a n d s e t b a c k s a r e m o r e f r e q u e n t w i t h o u t d a t e d E C M s y s t e m s . Y o u r e n t e r p r i s e c a n m i s s m a n y o p p o r t u n i t i e s a n d t h e w o r k f l o w m a y f a i l t o e v o l v e d u e t o s u c h l i m i t a t i o n s . A l s o t h e r e a r e r i s k s o f c y b e r - a t t a c k s o r h a c k i n g o f c r i t i c a l c o m p a n y d a t a .

slide 2:

C a l l : I n d i a + 9 1 9 9 2 5 1 4 4 2 0 0 U S A + 1 7 3 2 9 2 7 - 5 5 4 4 E m a i l : s a l e s c o n t c e n t r i c . c o m ● T h e l e g a c y E C M s y s t e m m a y g e t f a i l e d t o m a n a g e a g r o w i n g a m o u n t o f d a t a i n a h i g h l y c h a l l e n g e s b u s i n e s s s c e n a r i o F r e q u e n t d o w n t i m e c a n b e a n o r m w i t h o u t d a t e d E C M s y s t e m ● I t i s d i f f i c u l t t o c o l l a b o r a t e a n d c o o r d i n a t e w i t h e m p l o y e e s a n d s t a k e h o l d e r s b e c a u s e o f t h e d i f f i c u l t y i n d a t a a c c e s s a n d s h a r i n g ● A n o u t d a t e d e n t e r p r i s e c o n t e n t m a n a g e m e n t s y s t e m c a n n o t b e i n t e g r a t e d w i t h c o r e b u s i n e s s a p p l i c a t i o n s ● A n o p e r a t i o n a l c o s t c a n i n c r e a s e s i g n i f i c a n t l y i f t h e r e i s a d i f f i c u l t y i n r e a l - t i m e d a t a a c c e s s a n d s h a r i n g ● M a i n t e n a n c e a n d a d v a n c e m e n t o f l e g a c y E C M s y s t e m s a r e e x t r e m e l y d i f f i c u l t . W h a t’ s m o r e t h e v a l u e o f s u c h s y s t e m s d e c r e a s e s o v e r t h e p e r i o d b e c a u s e o f f u n c t i o n a l i t y i s s u e s ● S o f t w a r e d e v e l o p e r s a n d e d i t o r s n o l o n g e r s u p p o r t t r a d i t i o n a l E C M s y s t e m s a n d t h e r e f o r e y o u c a n n o t c u s t o m i z e o r m o d i f y i t a s a n d w h e n n e c e s s a r y R e l a t e d R e a d i n g - W H Y S H O U L D Y O U S W I T C H T O N E W E N T E R P R I S E C O N T E N T M A N A G E M E N T S Y S T E M ● Y o u c a n n o t i n s t a l l p a t c h e s a n d o t h e r s e c u r i t y - r e l a t e d f e a t u r e s b e c a u s e o f d i s c o n t i n u e d s u p p o r t ● T e c h n o l o g i c a l a d v a n c e m e n t s a n d n e w f e a t u r e s c a n n o t b e i n t e g r a t e d i n t o a n o u t d a t e d E C M s y s t e m ● Y o u m a y n o t f i n d t h e d e v e l o p e r s o r t e c h n i c a l p e r s o n s w i t h k n o w l e d g e o f t h e t r a d i t i o n a l E C M s y s t e m b e c a u s e t e c h n o l o g y a d v a n c e s r a p i d l y a n d d e v e l o p e r s t e n d t o s t a y u p d a t e d w i t h n e w t e c h n o l o g i e s . ● I t i s e x p e n s i v e t o h i r e s p e c i a l i s t s w h o h a v e a n i d e a o f l e g a c y t e c h n o l o g y a n d i t i s e v e n m o r e e x p e n s i v e t o t r a i n y o u r e m p l o y e e s t o m a n a g e t h e l e g a c y s y s t e m ● I t h a s a n e g a t i v e i m p a c t o n w o r k f l o w p r o d u c t i v i t y a n d e f f i c i e n c y o f e m p l o y e e s i n t h e l o n g r u n ● Y o u c a n n o t c h a n g e t h e s p e c i f i c I T e n v i r o n m e n t t o e n s u r e a s m o o t h f u n c t i o n i n g o f a n o u t d a t e d E C M s y s t e m L e t ’ s g o i n g t h r o u g h k e y b e n e f i t s o f a n e w d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m p o w e r e d b y r o b u s t p l a t f o r m s a n d a d v a n c i n g c o n t e n t m a n a g e m e n t t e c h n o l o g y . ● N e e d s a o n e - t i m e i n v e s t m e n t o n a p l a t f o r m c a p a b l e o f f u t u r e e x p a n s i o n a n d u p g r a d e s ● S u p p o r t i s e a s i l y a v a i l a b l e a n d m a i n t e n a n c e r a t e s a r e l o w e r a s c o m p a r e d t o l e g a c y E C M s y s t e m ● I t c a n b e i n s t a l l e d o n a n y e x i s t i n g b u s i n e s s n e t w o r k a n d s u p p o r t t h e w o r k f l o w ● I t p r o v i d e s a n o p e n - s o u r c e a n d s c a l a b l e s o l u t i o n t o m e e t a l l t h e c o m p l e x d o c u m e n t - r e l a t e d r e q u i r e m e n t ● I m p r o v e d p e r f o r m a n c e o p t i m i z e d c o n f i g u r a t i o n a n d f u t u r i s t i c a p p r o a c h a r e k e y c h a r a c t e r i s t i c s o f a n e w E C M s y s t e m I f a n i m p r o v e d d a t a e x t r a c t i o n a n d f a s t s e a r c h a b i l i t y o f n e c e s s a r y d o c u m e n t s a r e a l l y o u n e e d i t i s b e t t e r t o m i g r a t e t o a n e w s y s t e m . A n e w E C M s y s t e m i s t h e e a s i e s t w a y t o k e e p p a c e w i t h a d v a n c i n g t e c h n o l o g i e s . I n c o n t r a s t t h e t r a d i t i o n a l E C M s y s t e m c a n d o m o r e h a r m t h a n g o o d t o y o u r c o m p a n y .

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C a l l : I n d i a + 9 1 9 9 2 5 1 4 4 2 0 0 U S A + 1 7 3 2 9 2 7 - 5 5 4 4 E m a i l : s a l e s c o n t c e n t r i c . c o m Y o u s h o u l d g i v e a s e c o n d t h o u g h t t o m o v e a h e a d w i t h o u t d a t e d s y s t e m s b e c a u s e m o s t o f t h e s e s y s t e m s a r e p r o p r i e t a r y i n n a t u r e a n d t h e r e f o r e l e s s c u s t o m i z a b l e a s c o m p a r e d t o n e w o p e n - s o u r c e E C M s y s t e m s . I n a N u t s h e l l I t i s a l m o s t i m p o s s i b l e t o t a k e y o u r b u s i n e s s t o t h e n e x t l e v e l t h r o u g h a n o u t d a t e d E C M s y s t e m . M o r e o v e r t h e r i s k o f c y b e r a t t a c k s l o o m s l a r g e f o r s u c h a s y s t e m . T h e r e f o r e i t i s a l w a y s b e n e f i c i a l t o m i g r a t e t o n e w E C M s o f t w a r e . A l l y o u n e e d t o s p e n d m o r e t i m e a n d m o n e y o n i n t e g r a t i n g t h i s n e w s y s t e m w i t h t h e e x i s t i n g b u s i n e s s s y s t e m . T h e i n t e g r a t i o n o f a n e w s y s t e m o r m i g r a t i o n f r o m e x i s t i n g t o a n e w o n e c a n i m p r o v e t h e w o r k f l o w a n d d a t a m a n a g e m e n t . C o n t C e n t r i c i s a l e a d i n g E C M s e r v i c e s p r o v i d e r g l o b a l l y . W e d e v e l o p a n d d e p l o y a c u s t o m i z e d d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m u s i n g A l f r e s c o o r L i f e r a y p l a t f o r m s . S u m m a r y E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t E C M s y s t e m h a s m a n y b e n e f i t s t o o f f e r t o m o d e r n b u s i n e s s e s . B u t y o u n e e d t o s w i t c h t o a n e w s y s t e m f r o m a t r a d i t i o n a l o n e .

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