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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 1 Sílabo Gestão Comunicação Pessoal e Organizacional Manual de Exercícios Arménio Rego Este Manual de Exercícios é disponibilizado gratuitamente por telecarregamento em ficheiro PDF exclusivamente para os compradores da obra Comunicação Pessoal e Organizacional. Qualquer utilização não prevista de acordo com o estipulado no código do direito de autor e direitos conexos para proteção de propriedade intelectual não é permitida. FICHA TÉCNICA: Título: Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios Autor: Arménio Rego © Edições Sílabo Lda. Capa: Pedro Mota Lisboa 2013 Depósito Legal: ISBN: 978-972-618- EDIÇÕES SÍLABO LDA. R. Cidade de Manchester 2 1170-100 Lisboa Telfs.: 218130345 Fax: 218166719 e-mail: silabosilabo.pt www.silabo.pt Editor: Manuel Robalo

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 2 ÍNDICE NOTAS PRÉVIAS.....................................................................3 MANUAL DE EXERCÍCIOS............................................4 INSTRUÇÕES PARA OS EXERCÍCIOS.....................41

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 3 NOTAS PRÉVIAS Este manual pretende servir várias finalidades: Pode ser usado pelo leitor para se autoavaliar e/ou avaliar a organização em que trabalha ou qualquer outra organização. Pode ser utilizado pelos gestores para ava- liarem como os seus colaboradores encaram a organização e a liderança. Pode servir como instrumento de trabalho para docentes e formadores que desejam recorrer a exercícios práticos nas aulas e/ou eventos forma- tivos. Diversos exercícios foram adaptados de instrumentos de medida usados por outros autores em investigações realizadas noutros países. Foram feitos alguns ajustamentos semânticos e adaptações nas escalas. Por conseguinte sugere-se ao leitor que tome as pontuações obtidas noutros estudos como ilustrações – mais do que como referências preci- sas. Enunciando de modo simples: se o leitor encontrar diferenças subs- tanciais entre as suas cotações e as obtidas em estudos internacionais não considere de imediato que as suas cotações são «melhores» ou «piores» que a média. Encare-as antes como elementos de comparação que podem ajudá-lo a refletir. Todos os exercícios se relacionam com matérias abordadas ao longo do livro. O leitor pode agir de dois modos alternativamente: Pode responder primeiramente aos exercícios e depois compreen- der o seu significado mediante a leitura do livro. Ou à medida que vai lendo o livro pode realizar os exercícios rela- tivos a cada uma das matérias abordadas. A primeira opção tem a vantagem de o leitor ser menos influenciado aquando das respostas aos questionários pela leitura dos argumentos apresentados no livro. A segunda tem a vantagem de lhe permitir apro- fundar a «compreensão prática» dos temas sobre os quais vai lendo. Mas qualquer das opções é apropriada. Se o leitor seguir as orientações inse- ridas no livro acabará por responder a cada exercício antes de se debru- çar sobre o tema a que o mesmo diz respeito.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 4 Manual de Exercícios Exercício 1 Compare o seu estilo comunicacional com o de duas pessoas.......................5 Exercício 2 Uma auditoria à comunicação organizacional....................................................6 Exercício 3 Pense no modo como o seu chefe se relaciona com os outros e decide........9 Exercício 4 Pense no modo como as pessoas comunicam entre si e com os superiores..............................................................................................9 Exercício 5 Como encara as pessoas com quem costuma comunicar ...........................10 Exercício 6 Disposição intercultural......................................................................................10 Exercício 7 Como atua na relação com pessoas de outras culturas ...............................12 Exercício 8 Pense no modo como o seu chefe comunica...................................................13 Exercício 9 Reflita sobre o seu chefe ....................................................................................13 Exercício 10 Cultura e comunicação .......................................................................................14 Exercício 11 Como as pessoas atuam na sua organização ................................................16 Exercício 12 Como funciona a sua equipa............................................................................17 Exercício 13 Quais as suas reações comunicacionais perante conflitos..........................18 Exercício 14 Atitudes de comunicação ...................................................................................20 Exercício 15 Estilos de comunicação......................................................................................21 Exercício 16 Estilos de comunicação......................................................................................22 Exercício 17 Estilos comunicacionais..................................................................................... 24 Exercício 18 Como costuma comunicar ............................................................................... 25 Exercício 19 Estilos comunicacionais de quatro pessoas.................................................... 26 Exercício 20 Como se comporta quando escuta ................................................................. 28 Exercício 21 Como escuta os seus interlocutores................................................................. 29 Exercício 22 As minhas emoções e as dos outros ................................................................ 30 Exercício 23 Como as pessoas se expressam ou não na sua organização...................... 31 Exercício 24 Como as pessoas se expressam e se calam.................................................... 31 Exercício 25 Comunicação oral – 1 ......................................................................................... 32 Exercício 26 Comunicação oral – 2 ......................................................................................... 33 Exercício 27 Atitudes para com o feedback ........................................................................... 34 Exercício 28 Feedback ascendente ......................................................................................... 35 Exercício 29 Atitudes perante a comunicação escrita – 1 ...................................................... 38 Exercício 30 Atitudes perante a comunicação escrita – 2 ...................................................... 39 Exercício 31 A utilização do correio eletrónico...................................................................... 40 MANUAL DE EXERCÍCIOS

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 5 Exercício 1 Compare o seu estilo comunicacional com o de duas pessoas Pense numa pessoa com a qual comunica bem. Pense também numa pessoa com a qual comunica mal. Agora descreva-se a si próprio e a essas duas pessoas tendo em atenção as sete orientações comuni- cacionais seguidamente expostas. Para o efeito use a escala de sete pontos seguinte colocando à frente de cada afirmação o algarismo cor- respondente à sua resposta. Se a orientação específica não retrata em absoluto a pessoa em causa assinale os algarismos 1 ou 2. Se a orien- tação descreve muito bem a pessoa em causa assinale os algarismos 6 ou 7. Se a pessoa for moderadamente retratada por essa orientação use os algarismos intermédios. Não há respostas certas ou erradas. O que importa é que se descreva a si próprio e a essas duas pessoas do modo mais objetivo possível. A orientação não descreve absolutamente nada essa pessoa 2 3 4 5 6 7 A orientação descreve muito bem essa pessoa Apoio A pessoa presta conforto elogia encoraja aprecia anima ajuda e alegra os outros. Eu A pessoa com quem comunico bem A pessoa com quem comunico mal Construído a partir de de Vries et al. 2009 Precisão A pessoa comunica de modo preciso eficiente consistente meticuloso rigoroso e credível. Eu A pessoa com quem comunico bem A pessoa com quem comunico mal Reflexividade A pessoa disseca e reflete sobre os assuntos é formal filosofa faz considerações abstratas procura ir à raiz das questões. Eu A pessoa com quem comunico bem A pessoa com quem comunico mal Emocionalidade A pessoa revela stresse irritação tensão irritabilidade suscetibilidade e inquietação. Eu A pessoa com quem comunico bem A pessoa com quem comunico mal Cortesia A pessoa é simpática amistosa amável agradável cortês e delicada. Eu A pessoa com quem comunico bem A pessoa com quem comunico mal

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 6 Introversão A pessoa é introvertida calada fechada tímida e reservada. Eu A pessoa com quem comunico bem A pessoa com quem comunico mal Ameaça A pessoa ameaça grita humilha vocifera escarnece e fere. Eu A pessoa com quem comunico bem A pessoa com quem comunico mal Para terminar o exercício siga as instruções referidas na parte final deste manual. Exercício 2 Uma auditoria à comunicação organizacional  Considerações gerais O exercício que aqui se propõe é uma ferramenta simples que pode ajudar a realizar uma auditoria breve à comunicação de uma organiza- ção. Sugerimos ao leitor que siga as instruções seguidamente apresen- tadas. Mas também recomendamos que faça ajustamentos consoante os seus objetivos específicos. Por exemplo se pretende comparar a saúde comunicacional em vários departamentos ou unidades obtenha várias respostas de pessoas operando nesses departamentos ou unidades. Solicite às pessoas que se debrucem sobre a sua unidade ou departa- mento e não sobre a organização como um todo. Pode também compa- rar respostas de chefias e chefiados. O que mais releva é o conteúdo do modelo devendo o leitor ajustá-lo às suas necessidades ou pretensões. Naturalmente o exercício pode também ser usado como ferramenta pedagógica caso em que sugerimos ao leitor que preste atenção às instruções expostas na parte final deste manual.  Instruções para uma auditoria – dez passos 1. Explique aos potenciais respondentes o significado de cada área refe- rida no questionário apresentado seguidamente. 2. Entregue-lhes o questionário. Coloque-se à disposição para responder a questões e dúvidas. 3. Assegure que as respostas são anónimas. Não basta que «sejam» anónimas – é também necessário que «pareçam» anónimas. Ou seja: não basta que o anonimato seja real. É também necessário que os respondentes acreditem que as respostas são realmente anónimas. Convidar as pessoas a colocarem a resposta num envelope fechado pode ajudar a criar essa confiança. Adaptado de: Marques 2010 Minter 2010.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 7 4. Após obter as respostas calcule as médias – tanto as globais como as relativas às unidades departamentos ou níveis hierárquicos. 5. Agradeça os contributos das pessoas e discuta com elas os resulta- dos da auditoria. 6. Verifique os aspetos comunicacionais mais problemáticos e qual a direção ascendente descendente lateral em que tais problemas mais se manifestam. 7. Convide as pessoas a identificarem a raiz dos problemas. 8. Convide-as a apresentarem sugestões de melhoria e de resolução de problemas. 9. Crie condições para que as pessoas reflitam sobre o que cada uma pode mudar para melhorar os fluxos de comunicação organizacional. 10. Defina um plano de ação – tanto ao nível individual como ao nível das equipas departamentos unidades ou linhas hierárquicas.  O questionário Exmoa. Sra. Pense na sua organização ou equipa unidade departamento etc.. Refira em que medida cada área seguidamente apresentada é satisfató- ria. Para responder use a escala de sete pontos seguinte. Assinale com uma cruz o algarismo correspondente à sua resposta. Quando mais satisfatório for um dado aspeto mais elevada deverá ser a cotação. Insatisfatório 2 3 4 5 6 7 Satisfatório Comunicação descendente Comunicação ascendente Comunicação lateral/horizontal Influência Qual o grau em que os superiores obtêm as desejadas respostas dos subordinados Qual o grau em que os subordinados obtêm as desejadas respostas dos superiores Qual o grau em que membros organizacionais obtêm as desejadas respostas dos seus pares Recetividade ao feedback Em que medida os superiores estão recetivos ao feedback relativo a comunicações anteriores provindo dos seus subordinados e em grau usam esse feedback Em que medida os subordinados estão recetivos ao feedback provindo dos seus superiores Em que medida os membros organizacionais estão recetivos ao feedback provindo dos seus pares «Permissão» permissão para ou oportunidade para tomar iniciativa na comunicação Em que medida os superiores encorajam os subordinados a propor ideias apresentar sugestões colocar questões e apresentar críticas aos níveis superiores da gestão Em que medida os subordinados sentem que os seus superiores os encorajam a propor ideias apresentar sugestões colocar questões e apresentar críticas aos níveis superiores da gestão Em que medida os empregados sentem que os seus superiores os encorajam os empregados a propor ideias apresentar sugestões colocar questões e apresentar críticas aos seus pares Capacidade de resposta Em que medida os superiores proporcionam feedback i.e. dão resposta às mensagens provindas dos subordinados Em que medida os subordinados proporcionam feedback i.e. dão resposta às mensagens provindas dos seus superiores Em que medida os membros organizacionais proporcionam feedback i.e. dão resposta às mensagens provindas dos seus pares

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 8 Comunicação descendente Comunicação ascendente Comunicação lateral/horizontal Interdependência Em que medida os superiores sentem que o seu sucesso depende dos intercâmbios comunicacionais com os seus subordinados Em que medida os subordinados sentem que o seu sucesso depende dos intercâmbios comunicacionais com os seus superiores Em que medida os membros organizacionais sentem que o seu sucesso depende dos intercâmbios comunicacionais com os seus pares Recompensa por comunicar devidamente Em que medida os superiores sentem que existem vantagens e recompensas pelas melhorias na comunicação com os seus subordinados Em que medida os subordinados sentem que existem vantagens e recompensas pelas melhorias na comunicação com os seus superiores Em que medida os membros organizacionais sentem que existem vantagens e recompensas pelas melhorias na comunicação com os seus pares Confiança Em que medida os superiores confiam nos subordinados para partilhar ideias/informações sensíveis com eles Em que medida os subordinados confiam nos superiores para partilhar ideias/ /informações sensíveis com eles Em que medida os membros organizacionais confiam nos seus pares para partilhar ideias/ /informações sensíveis com eles Credibilidade Em que medida os subordinados confiam nas mensagens provindas dos superiores Em que medida os superiores confiam nas mensagens provindas dos subordinados Em que medida os membros organizacionais confiam nas mensagens provindas dos seus pares Clareza Em que medida as mensagens transmitidas pelos superiores aos subordinados são claras Em que medida as mensagens transmitidas pelos subordinados aos superiores são claras Em que medida as mensagens transmitidas entre pares são claras Comunicação descendente Comunicação ascendente Comunicação lateral/horizontal Oportunidade Em que medida as mensagens transmitidas pelos superiores chegam atempadamente aos subordinados Em que medida as mensagens transmitidas pelos subordinados chegam atempadamente aos superiores Em que medida as mensagens transmitidas pelos membros organizacionais chegam atempadamente aos seus pares Concisão Em que medida as mensagens transmitidas pelos superiores aos subordinados são concisas vão diretas ao assunto Em que medida as mensagens transmitidas pelos subordinados aos superiores são concisas vão diretas ao assunto Em que medida as mensagens transmitidas pelos membros organizacionais aos seus pares são concisas vão diretas ao assunto Profissionalismo Em que medida as mensagens transmitidas pelos superiores aos subordinados são cuidadas e «profissionais» Em que medida as mensagens transmitidas pelos subordinados aos superiores são cuidadas e «profissionais» Em que medida as mensagens transmitidas pelos membros organizacionais aos seus pares são cuidadas e «profissionais» Sentido de responsabilidade Em que medida as mensagens transmitidas pelos superiores aos subordinados são recebidas por estes com sentido de responsabilidade Em que medida as mensagens transmitidas pelos subordinados aos superiores são recebidas por estes com sentido de responsabilidade Em que medida as mensagens transmitidas pelos membros organizacionais são recebidas com sentido de responsabilidade pelos pares

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 9 Exercício 3 Pense no modo como o seu chefe se relaciona com os outros e decide Por favor refira a frequência com que o seu chefe adota os seguintes comportamentos. Utilize a seguinte escala colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspondente à sua resposta. Refira como o seu líder realmente se comporta e não como gostaria que se comportasse. Nunca Uma vez por outra Por vezes Com alguma frequência Frequentemente senão sempre 0 1 2 3 4 1. Diz exatamente o que pensa. 2. As suas ações são consistentes com as suas crenças. 3. Solicita-me pontos de vista que questionem as suas dele posições mais profundas. 4. Procura obter informação feedback das pessoas para melhorar as interações com elas. 5. Assume os erros que comete. 6. Toma decisões baseado nos seus valores fundamentais. 7. Tem uma noção clara do modo como os outros encaram as suas dele capacidades. 8. Ouve cuidadosamente os diferentes pontos de vista antes de tirar conclusões. Para pontuar o seu superior siga as instruções situadas na parte final deste manual. Walumbwa et al. 2008 Exercício 4 Pense no modo como as pessoas comunicam entre si e com os superiores Pense no seu superior e na sua equipa de trabalho. Em que medida as seguintes afirmações são ou não verdadeiras Para responder socorra-se da escala de seis pontos sugerida. Coloque à frente de cada afirmação o algarismo correspondente à sua resposta. Responda de modo franco. Ou seja: descreva o modo como o seu líder e a sua equipa realmente atuam e não como gostaria que atuassem. A afirmação é completamente falsa Na maior parte é falsa É um pouco falsa É um pouco verdadeira Na maior parte é verdadeira A afirmação é completamente verdadeira 1 2 3 4 5 6 1. As pessoas sentem-se à vontade para mostrar que discordam das opiniões do seu superior. 2. As pessoas na minha equipa partilham as suas experiências e problemas. 3. As pessoas sentem-se livres para comunicar franca e abertamente com o superior. 4. Entre os membros da minha equipa existe uma ampla partilha de informação importante. 5. É fácil falar com as pessoas situadas no nível hierárquico superior. 6. As pessoas partilham abertamente as suas ideias com os restantes membros da equipa. Para pontuar a sua equipa e o seu líder siga as instruções referidas na parte final deste manual. Construído a partir de: Kohli et al. 1993 Merlo et al. 2006 Rego e Cunha 2008a.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 10 Exercício 5 Como encara as pessoas com quem costuma comunicar Pense nas pessoas com quem costuma comunicar quotidianamente. Com que frequência acredita nas quatro afirmações seguidamente expos- tas Para responder use a escala de sete pontos seguinte. Nunca Quase nunca Raramente Por vezes Frequentemente Quase sempre Sempre 1 2 3 4 5 6 7 1. Acredito completamente no que os meus interlocutores dizem. 2. Os meus interlocutores são honestos. 3. Os meus interlocutores são verdadeiros. 4. Os meus interlocutores são bastante enganadores. Para obter as cotações proceda de acordo com as instruções situadas na parte final deste manual. Boyle et al. 2008. Exercício 6 Disposição intercultural São seguidamente enunciadas 24 afirmações relativas ao modo como o leitor se relaciona com pessoas de outros países. Para as primei- ras dezasseis refira em que grau se aplicam ou não a si. Para as res- tantes 8 refira em que grau concorda ou não com elas. Use as escalas de seis pontos situadas antes de cada grupo de questões. Responda de modo franco. Descreva-se como é – e não como gosta- ria de ser. O importante é que as suas respostas reflitam o modo como realmente pensa e se comporta na relação com as pessoas de outros países. Se o leitor não tem experiência com pessoas de outras origens cultu- rais imagine-se como pensaria e atuaria na relação com as pessoas de um país específico. Nesse caso pense num país culturalmente distinto de Portugal – sugerimos-lhe a título de exemplo a China a Rússia ou o Japão. Para as seguintes questões use a escala seguinte: A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Em geral a afirmação não se aplica a mim A afirmação aplica-se um pouco a mim A afirmação aplica-se a mim A afirmação aplica-se bastante a mim A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 6 Adaptado de Shah et al. 2004.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 11 1. Acredito que todas as questões têm dois lados e que devemos olhar para ambos. 2. Gosto realmente de analisar as razões dos comportamentos das pessoas. 3. Perante um desacordo antes de tomar uma decisão tento olhar para os vários lados defendidos pelas pessoas. 4. Para compreender a personalidade ou o comportamento de uma pessoa tento compreender como as atitudes as crenças e os traços do caráter dessa pessoa se conjugam. 5. Quando estou enervado com alguém tento colocar-me «na pele» dessa pessoa. 6. Penso bastante acerca das influências que a sociedade tem sobre as pessoas. 7. Quando estou certo das minhas razões não gasto tempo a ouvir os argumentos das outras pessoas. 8. Gosto de aprender aspetos de outras culturas através da leitura e dos filmes. 9. Por vezes sinto dificuldade em ver as coisas a partir do ponto de vista dos outros. 10. Antes de criticar alguém tento imaginar como me sentiria se estivesse no lugar dessa pessoa. 11. Compreendo os sentimentos das pessoas de outras culturas. 12. Comunico bem com as pessoas de outras culturas. 13. Posso facilmente resolver mal-entendidos com as pessoas de outras culturas. 14. Compreendo o ponto de vista das pessoas de outras culturas. 15. Tenho empatia com pessoas de outras culturas. 16. Consigo interpretar os sinais não verbais e.g. gestos expressões faciais de pessoas de outras culturas. Para as seguintes questões use esta escala de concordância de seis pontos: Discordo totalmente Discordo Não concordo nem discordo Concordo Concordo bastante Concordo totalmente 1 2 3 4 5 6 17. É melhor ser um cidadão do mundo do que de uma nação específica. 18. Em muitos países as pessoas não atribuem grande importância à vida humana. Para elas a vida não é valiosa. 19. A nossa responsabilidade para com as pessoas de outras raças é tão grande quanto a responsabilidade para com as pessoas da nossa raça. 20. Os povos primitivos têm sistemas sociais e políticos bastante simples. 21. As nossas escolas deveriam ensinar história mundial mais do que a história da nossa própria nação. 22. Os grupos minoritários no interior de um país devem conformar-se com os costumes e os valores da maioria. 23. O nosso país deveria permitir a entrada de pessoas estrangeiras mesmo que isso originasse um abaixamento dos nossos padrões de vida. 24. A principal ameaça às instituições básicas portuguesas durante este século é a infiltração de ideias doutrinas e agitadores estrangeiros. Para calcular as suas cotações siga as instruções situadas na parte final deste manual.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 12 Exercício 7 Como atua na relação com pessoas de outras culturas Seguidamente apresentamos-lhe doze afirmações respeitantes ao modo como se comporta na relação com pessoas de outras culturas. Convidámo-lo a referir o grau em que essas afirmações se lhe aplicam. Para o efeito use a escala de cinco pontos seguinte colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspondente à sua resposta. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Em geral a afirmação não se aplica a mim A afirmação aplica-se um pouco a mim A afirmação aplica-se a mim A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 Responda de modo franco. Descreva-se como é – e não como gosta- ria de ser. O importante é que as suas respostas reflitam o modo como realmente pensa e se comporta na relação com as pessoas de outros países. Se o leitor não tem experiência com pessoas de outras origens cultu- rais imagine-se como pensaria e atuaria na relação com os cidadãos de um país específico. Nesse caso pense num país culturalmente distinto de Portugal – sugerimos-lhe a título de exemplo a China a Rússia o Japão ou os EUA. Adaptado de Earley e Mosakowski 2004. 1. Antes de conviver com pessoas de uma nova cultura pergunto a mim próprio o que espero encontrar. 2. É fácil para mim mudar a minha linguagem corporal por exemplo o contacto visual ou a postura corporal de modo a ajustar-me a uma cultura diferente. 3. Estou certo de que posso lidar bem com pessoas de uma cultura diferente da minha. 4. Se experimento algo inesperado quando trabalho numa dada cultura sirvo-me dessa experiência para aprender novos modos de lidar futuramente com outra cultura. 5. Consigo alterar a minha expressão quando é necessário para um encontro com pessoas de outra cultura. 6. Estou certo de que consigo estabelecer relações amistosas com pessoas de origens culturais diferentes das minhas. 7. Antes de me encontrar com pessoas de outra cultura estudo o modo como devo relacionar-me com elas. 8. Modifico o meu modo de falar por exemplo o tom de voz para me ajustar às pessoas de uma cultura diferente. 9. Posso adaptar-me com relativa facilidade ao modo de vida de uma cultura diferente. 10. Quando chego a uma nova situação cultural consigo imediatamente compreender se algo está a correr bem ou mal. 11. Consigo mudar facilmente o meu modo de atuar quando isso é requerido num encontro com pessoas de outra cultura. 12. Estou certo de que consigo lidar com uma situação cultural que não me é familiar. Para calcular as suas cotações siga as instruções situadas na parte final deste manual.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 13 Exercício 8 Pense no modo como o seu chefe comunica Pensando no seu chefe refira a frequência com que ele adota os oito comportamentos seguidamente descritos. Para o efeito use a escala de sete pontos seguinte. Nunca Quase nunca Raramente Por vezes Frequentemente Quase sempre Sempre 1. É um bom ouvinte. 2. É fácil compreender o que ele diz. 3. Presta atenção ao que as outras pessoas lhe dizem. 4. Escreve de um modo que é fácil entender. 5. Lida eficazmente com as outras pessoas. 6. Expressa as suas ideias de modo claro. 7. É sensível às necessidades dos outros. 8. É fácil falar com ele. Para pontuar o seu chefe proceda de acordo com as instruções situadas na parte final deste manual. Henderson 2008. Exercício 9 Reflita sobre o seu chefe Usando a escala de sete pontos seguinte descreva o seu líder res- pondendo às 14 questões apresentadas que estão organizadas em sete grupos de competências. Nunca Quase nunca Raramente Por vezes Frequentemente Quase sempre Sempre Empatia O seu superior compreende o que motiva as outras pessoas mesmo as detentoras de backgrounds diferentes É sensível às necessidades dos outros «Afinação» O seu superior escuta atentamente e pensa acerca dos sentimentos dos outros Está «afinado» pelos estados de espírito dos outros Consciência organizacional O seu superior aprecia os valores e a cultura da organização Conhece as redes sociais e as suas normas implícitas Influência O seu superior persuade os outros envolvendo-os na discussão e apelando aos respetivos autointeresses Obtém apoio das pessoas chave Adaptado de Goleman e Boyatzis 2008.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 14 Desenvolvimento dos outros O seu superior proporciona coaching e mentoria com compaixão aos outros e investe nisso tempo e energias Proporciona feedback às pessoas – que elas sentem útil para o desenvolvimento profissional Inspiração O seu superior articula uma visão mobilizadora constrói o brio do grupo e proporciona um clima emocional positivo Lidera obtendo o melhor das pessoas Trabalho de equipa O seu superior solicita contributos de todos os membros da equipa Apoia todos os membros da equipa e encoraja a cooperação Para pontuar o seu chefe siga as instruções referidas na parte final deste manual. Exercício 10 Cultura e comunicação Este exercício ajuda a compreender o significado de várias dimensões culturais e as suas potenciais implicações para a comunicação. Comece por prestar atenção ao quadro seguinte no qual se definem várias dimen- sões culturais. Leia com atenção cada definição. Para melhor compreen- são da matéria pode ainda consultar o website de Geert Hofstede. 1  Algumas dimensões culturais pertinentes para a comunicação 2 Individualismo- -coletivismo Caracteriza o grau em que a identidade individual é definida com base nos objetivos e nas realizações pessoais ou em função dos interesses coletivos dos grupos aos quais o indivíduo se encontra ligado. Nos países individualistas e.g. Austrália Grã-Bretanha EUA Canadá espera-se que as pessoas atuem sobretudo em prol do seu próprio interesse e dos interesses da família mais próxima. Em culturas coletivistas e.g. Colômbia Paquistão Venezuela Guatemala as pessoas tendem a colocar os interesses do grupo e da comunidade em lugar primordial esperando em troca receber lealdade. Distância de poder Reflete o grau de deferência que os indivíduos projetam sobre os seus superiores hierárquicos assim como a necessidade de manter e respeitar um afastamento social entre o líder e os subordinados. Nos contextos de grande distância de poder e.g. Portugal Espanha América Latina Ásia e África superiores e subordinados consideram-se desiguais por natureza. Há grande reverência pelas figuras de autoridade e atribui-se grande importância aos títulos e ao status. Em países de menor distância de poder e.g. EUA Grã-Bretanha e países não latinos da Europa a dependência dos subordinados relativamente aos chefes é limitada. Os primeiros não sentem desconforto considerável por contradizer os segundos e esperam que estes os convidem para participar nas decisões. Uns e outros consideram-se iguais por natureza. Construído a partir de Riedel 2008. 1 http://www.geerthofstede.nl/ http://geert-hofstede.com/ http://geert-hofstede.com/countries.html 2 Adaptado do capítulo 2 do livro de Rego e Cunha 2009.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 15 Evitamento da incerteza Reflete o grau de desconforto que as pessoas sentem perante o risco e as incertezas o nível de aceitação/rejeição da novidade e da diferença assim como o grau de importância conferida à estabilidade e ao planeamento. Nos países mais evitadores e.g. Grécia Portugal Japão Uruguai esse sentimento exprime-se em stresse necessidade de previsibilidade busca de regras e de segurança. Nos países com baixo índice de evitamento e.g. Dinamarca Suécia parece existir uma aversão emocional às regras formais só se estabelecem normas em caso de absoluta necessidade toleram-se mais facilmente os comportamentos desviantes. Masculinidade- -feminilidade Reflete o grau em que se valoriza mais a assertividade e a competição – ou diferentemente a qualidade de vida o equilíbrio entre os papeis de ambos os sexos e a qualidade do relacionamento interpessoal. Nas sociedades masculinas e.g. Venezuela Itália Japão prevalecem a orientação para os resultados o sucesso e a competição ao passo que as culturas femininas e.g. países nórdicos Portugal valorizam sobretudo características como o bem-estar e a qualidade do relacionamento interpessoal. Monocronia- -policronia Representa o modo como o tempo é vivido e gerido. Nas culturas monocrónicas e.g. países do Norte da Europa Japão EUA prevalece uma visão fixa do tempo. A pontualidade impera e time is money. Nas culturas policrónicas o tempo assume uma natureza mais «elástica»: é mais flexível e indicativo maleável e ajustável menos ditado por agendas e mais sujeito ao sabor dos acontecimentos. Fraco-forte contexto Representa o grau em que o significado das mensagens é mais forte contexto ou menos fraco contexto influenciado pelo contexto. Nas culturas de fraco contexto e.g. EUA o significado das mensagens é explícito tendencialmente inequívoco está impregnado nas palavras. Nas de forte contexto e.g. Japão o significado das mensagens é implícito varia consoante o contexto – sendo este definido pela experiência pelas premissas partilhadas e pelo status dos intervenientes. Os comunicadores trocam mensagens verbais e não-verbais cujo significado varia consoante o contexto por eles partilhado. Discuta com outras pessoas o significado destas dimensões e pro- cure compreender como Portugal se situa em cada dimensão para várias dimensões pode encontrar dados no website de Geert Hofstede 1 . Depois para cada dimensão procure responder a questões como as seguintes preencha os espaços sombreados do quadro abaixo: As pessoas de cada cultura socorrem-se mais da comunicação for- mal ou da informal no seio das organizações Quais as culturas nas quais os subordinados estão mais dispostos a discordar dos superiores Em que culturas a partilha de informação entre colegas de trabalho é mais provável Quais os contextos culturais em que as pessoas tendem a evitar a confrontação e o conflito aberto Em que contextos as pessoas tendem a ser mais francas e diretas ou seja assertivas no modo como comunicam Quais as culturas em que as pessoas esperam mais fortemente por orientações claras e específicas dos seus superiores Em que tipo de culturas as pessoas tendem a ser pontuais mesmo que a observância da pontualidade possa requerer a interrupção de conversas interessantes com outras pessoas Em que culturas o significado das mensagens verbais é mais afe- tado pelo contexto Em que culturas é necessário prestar muito atenção aos sinais não-verbais para se compreender verdadeiramente o que está a ser-nos afirmado Note que estas são apenas questões ilustrativas. O que mais releva é que compreenda dois aspetos. Primeiro: quais as possíveis implicações das especificidades culturais para os modos de comunicar das pessoas de cada cultura. Segundo: quais as consequências dessas diferenças para a comunicação entre pessoas de diferentes culturas. 1 http://www.geerthofstede.nl/ http://geert-hofstede.com/ http://geert-hofstede.com/countries.html

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 16 Preencha os espaços a sombreado tendo em atenção as questões de discussão antes formuladas. O desafio é responder à questão: como as pessoas de cada cultura tendem a comunicar Culturas individualistas Culturas coletivistas Culturas de menor distância de poder Culturas de maior distância de poder Culturas menos evitadoras da incerteza Culturas mais evitadoras da incerteza Culturas masculinas Culturas femininas Culturas monocrónicas Culturas policrónicas Culturas de fraco contexto Culturas de forte contexto Após preencher os espaços sombreados socorra-se das instruções/indicações apresentadas na parte final deste manual. Exercício 11 Como as pessoas atuam na sua organização Pense na sua organização. Se não é membro organizacional solicite a alguém nessa condição que responda ao questionário seguinte. Em que medida as seguintes afirmações se aplicam à sua organização Para responder use a escala de sete pontos seguinte colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspondente à sua resposta. A afirmação não se aplica rigorosamente nada à minha organização Não se aplica Aplica-se muito pouco Aplica-se alguma coisa Aplica-se bastante Aplica-se muito A afirmação aplica-se completamente à minha organização 2 1. As pessoas prosseguem os seus autointeresses. 2. ...são capazes de se sacrificar pelo bem comum. 3. ...procuram recompensas extrínsecas e.g. salário superior. 4. ...procuram recompensas intrínsecas e.g. fazer trabalho com significado. 5. ...dão algo aos outros se tiverem a expectativa de receber em troca. 6. ...são capazes de dar sem esperar nada em troca. 7. ...minimizam os custos pessoais esforçam-se o menos possível. 8. ...esforçam-se aprendem melhoram e excedem as expectativas. 9. ...preferem que as coisas continuem como estão e resistem a novas iniciativas. Adaptado de Heynoski e Quinn 2012.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 17 10. ...sugerem e aderem a propostas de mudança. 11. ...não têm confiança umas nas outras. 12. ...confiam umas nas outras. 13. ...comunicam de modo calculista dizendo o que mais lhes interessa. 14. ...comunicam de modo transparente honesto franco e construtivo. 15. ...veem constrangimentos e problemas em todo o lado. 16. ...veem inúmeras possibilidades de melhoria. 17. ...atuam tendo sempre em vista a sua posição e a dos outros na hierarquia 18. ...relacionam-se com as outras pessoas de igual para igual. 19. ...atuam sob a ideia de que competem por recursos escassos. 20. ...acreditam que podem expandir os recursos existentes. Para pontuar a sua organização siga as instruções referidas na parte final deste manual. Exercício 12 Como funciona a sua equipa Pense na sua equipa de trabalho. Em que medida as seguintes afir- mações se lhe aplicam Para responder socorra-se da escala de sete pontos sugerida. Coloque à frente de cada afirmação o algarismo corres- pondente à sua resposta. Responda de modo franco. Ou seja: descreva o modo como a sua equipa realmente funciona e não como gostaria que funcionasse. A afirmação não se aplica rigorosamente nada à minha equipa Não se aplica Aplica-se muito pouco Aplica-se alguma coisa Aplica-se bastante Aplica-se muito A afirmação aplica-se completamente à minha equipa 2 1. Se eu cometer um erro mesmo que honesto toda a gente me aponta o dedo acusador. 2. Os membros da minha equipa sentem liberdade para discutir abertamente problemas e assuntos complicados. 3. As pessoas sentem liberdade para assumir riscos. 4. As pessoas inibem-se de colocar questões umas às outras. 5. Os meus talentos e competências são aproveitados e valorizados. 6. As pessoas partilham abertamente as suas ideias com os restantes membros da equipa. 7. As pessoas são encorajadas a fazer e a aprender coisas que não faziam antes. 8. As pessoas sentem liberdade para assumir que fracassaram. 9. Quando alguém comete um erro ou falha transmite a mensagem a outras pessoas para que o mesmo erro ou falha não sejam cometidos. Para pontuar a sua equipa siga as instruções referidas na parte final deste manual. Adaptado de Edmondson 1999.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 18 Exercício 13 Quais as suas reações comunicacionais perante conflitos A seguir apresentamos-lhe onze situações. Para cada uma descre- vemos três reações possíveis. Assinale qual delas seria a mais provável em si. Não estamos a propor-lhe que se pronuncie sobre a correção ou incorreção de cada comportamento. O que lhe pedimos é que refira qual seria o seu comportamento mais provável. Coloque um círculo em torno da letra correspondente à sua resposta. É possível que em alguns casos tenha dificuldade em fazer a opção. Pode até suceder que nenhuma das respostas se ajuste comple- tamente ao que o leitor faria. Nesses casos opte pela resposta que mais se aproxima da sua reação mais provável. Seja franco nas respostas. Refira o comportamento que realmente adotaria e não aquele que pensa que deveria ou gostaria de adotar. 1. Um seu colega de trabalho pede-lhe para vir trabalhar no próximo domingo de modo a realizarem um trabalho urgente. Isso causa-lhe muito transtorno pois o leitor tinha planeado fazer desporto. A sua von- tade é pois recusar. Além disso o seu colega não tem sido prestável consigo. A sua resposta mais provável seria: a «Não estou disposto a sacrificar a minha vida pessoal em prol da empresa. Além disso o senhor não me merece consideração. Porque me incomoda mais uma vez Olhe peça isso ali ao Dr. Américo. Tal- vez ele não tenha coragem para lhe dizer que não» b «A minha família está a precisar muito da minha ajuda. A minha filha tem baixado de rendimento na escola e eu prometi ajudá-la neste fim de semana. Acredite que lamento muito não poder aceitar o seu pedido. Afinal somos colegas de trabalho não é verdade Espero que não me leve a mal» c «O senhor não tem sido muito correto comigo quando lhe tenho pedido ajuda. Além disso preciso de descansar e de fazer alguma companhia à minha família. Não posso pois ajudá-lo.» As situações nºs 3 7 8 e 9 foram adaptadas de Almeida 1992. 2. O leitor terminou o seu curso na semana passada. Um seu colega diz-lhe que se candidatou a um concurso para um emprego mas que o prazo já acabou. O leitor diz-lhe que gostava de se ter candidatado. Ele aparenta lamentar o sucedido até porque havia 4 vagas mas o leitor descobre que ele nada lhe disse porque não queria mais um concorrente para o lugar. Qual seria a sua reação mais provável a Ia ter com o seu colega e dizia-lhe: «Nunca mais me fales. Sabias bem que eu gostaria de me ter candidatado mas não me disseste nada. Mereces que eu te faça o mesmo. És um patifezinho.» b Ficava muito magoado mas evitava falar com ele. Se o visse não se mostrava tão bem disposto como habitualmente mas não tocava sequer no assunto e fazia os possíveis para não criar «chatices». c Falava com ele e dizia-lhe de modo franco e educado embora firme: «Não agiste corretamente comigo. Poderias ter-me avisado do con- curso. O teu comportamento desiludiu-me. Esperava que te compor- tasses de outro modo comigo. Não merecia que me fizesses isto pois já te dei provas que te respeitava.» 3. Está num restaurante. O prato que lhe serviram está demasiado salgado. Chama o empregado e diz-lhe isso mesmo. Ele responde que já várias pessoas o comeram que ninguém se queixou e que ele próprio o comeu ao almoço. Qual seria a sua resposta mais provável a Comia ou não o resto do prato e provavelmente não voltava a esse restaurante. b Respondia ao empregado: «Compreendo que o senhor não considere o prato salgado. Mas eu sou muito sensível ao excesso de sal. O senhor compreenderá que eu não queira comer um prato que me parece salgado. Gostaria pois que me desse uma alternativa para resolvermos esta situação.» c Respondia: «Não me interessa a sua opinião. Também não quero saber o número de pessoas que comeu sem reclamar. Se não recla- maram o problema é delas. O que eu sei é que o prato está salgado. Portanto diga lá na cozinha que aprendam a fazer comida. E traga- -me um prato em condições senão vou-me embora e faça com este o que quiser.»

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 19 4. São onze e meia da noite. Está em casa com vontade de dormir. Mas o seu vizinho do andar de cima está a fazer muito barulho. Apesar de o seu vizinho ser recente só veio morar para ali há duas semanas já não é a primeira vez que isto acontece. A sua resposta mais provável seria: a Batia-lhe à porta e dizia-lhe: «Há quase uma hora que estou a tentar dormir mas não consigo por causa do barulho que o senhor está a fazer. Será que pode baixar o volume do som Obrigado.» b Ficava incomodado mas não fazia nada. Pensava para consigo: «Com vizinhos é melhor não haver conflitos. Um dia com calma falo-lhe do assunto». c Batia-lhe à porta e dizia: «Ou o senhor deixa de fazer barulho ou eu chamo a polícia. Não lhe admito isto». 5. O leitor chefia uma repartição pública. Um seu funcionário chega tarde ao trabalho. É a terceira ou quarta vez que isto acontece. O leitor não gosta desse procedimento especialmente porque o funcionário não lhe dá qualquer explicação. O que faria a Falava com ele e dizia-lhe: «É a terceira ou quarta vez que o senhor chega atrasado. Como sabe isso prejudica o trabalho da repartição. Quer dar-me alguma explicação O que poderemos fazer para evitar que isto se repita Gostaria de ouvi-lo.» b Chamava-o ao gabinete e dizia-lhe: «Isto não pode voltar a acontecer. É uma completa irresponsabilidade da sua parte. Arranje maneira de chegar a horas. Ou você só quer o salário ao fim do mês» c Perguntava-se a si próprio: «Haverá alguma razão forte para que ele faça isto» Ficava incomodado sem saber bem o que fazer. Por agora agia como se não tivesse notado. Esperava por uma melhor oportunidade para lhe dizer alguma coisa. 6. Está no cinema mas dois indivíduos atrás de si não se calam. Está inco- modado porque tem dificuldade em seguir o filme. A sala tem lugares vagos mas ficam muito perto do ecrã e o leitor não gosta de se sentar lá à frente. Qual seria a sua reação mais provável a Aguentava algum tempo esperava que eles se calassem e evitava incómodos. Se o barulho continuasse mudava de lugar. b Virava-se para trás e dizia-lhes: «Gostaria muito de ver o filme com atenção. Pedia-lhes o favor de não me importunarem. Obrigado.» c Virava-se para trás e dizia-lhes: «Calem-se se fazem favor. Ou que- rem que vá chamar o responsável pela sala Já não há respeito pelos outros Porque não vão falar lá para fora Não sabem comportar-se em sociedade» 7. Acaba de chegar a casa e repara que o artigo que comprou na loja tem um defeito. Volta à loja e mostra o defeito ao empregado. Ele responde- -lhe que o defeito é muito pequeno que ninguém notará e que não vale a pena ficar preocupado. Qual seria a sua resposta a «Acha mesmo que ninguém nota Olhe se calhar tem razão. Deixe- -me ver... Pois não não se nota. Ainda bem. Obrigado até à pró- xima.» b «Não se nota Deve estar a brincar comigo. Já lhe paguei não é ver- dade Então vá-me buscar um artigo sem defeito ou devolva-me o dinheiro. Não quero discutir consigo. E digo-lhe mais: jamais cá volta- rei.» c «Talvez tenha razão. Mas eu preferia que me trocasse o artigo ou me devolvesse o dinheiro.» 8. O leitor está a dirigir uma reunião. Mas as pessoas estão a falar de assuntos que não fazem parte da agenda. Qual seria a sua resposta mais provável a «Peço-vos desculpa. Mas... se não se importassem... eu queria conti- nuar a reunião. Já é tarde e se não nos despacharmos teremos que realizar nova reunião. Eu sei que é aborrecido – mas pedia-vos um pouco mais de atenção.» b «Como sabem temos ainda vários assuntos a discutir. O que estão a falar pode ser muito interessante mas nada tem a ver com os motivos desta reunião. Vamos voltar ao assunto que estávamos a tratar.» c «Se querem conversar não apareçam cá sequer. Não estou disposto a continuar nisto. Vamos ao trabalho. Ou querem que fiquemos aqui até à meia-noite» 9. Uns seus amigos telefonam-lhe às onze da noite propondo visitá-lo. A sua verdadeira vontade é deitar-se porque no dia seguinte terá que se levantar cedo para fazer uma viagem longa. Como lhes responderia a «Eu gostava muito de vos receber mas estava mesmo a preparar-me para me deitar. Amanhã tenho que me levantar cedo porque vou fazer uma viagem de 300 km. Porque não combinamos outro dia» b «Olha lá já viste que horas são Amanhã é dia de trabalho.» c «Olha ainda bem que telefonaste. Não ainda não me ia deitar. Ainda não é tarde. Podem vir.»

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 20 10. O seu chefe faz uma crítica ao seu trabalho que o leitor considera muito injusta. A sua reação mais provável seria: a Sentir-se-ia triste e incompreendido. Comentava o assunto com um seu amigo mas nada dizia ao seu chefe. b Dizia ao seu chefe: «O senhor está a ser injusto comigo. E fez-me esse comentário porque não sabe o que aconteceu. Eu sempre fui bom funcionário. Pensa que não sei o que valho» c Dizia ao seu chefe: «Eu penso sinceramente que o senhor não tem razão na crítica que me fez. Sinto que foi injusto comigo. No entanto posso estar enganado e até agradeço que me explique o que pensa. Como sabe quero aprender a trabalhar cada vez melhor.» 11. Acabou de apresentar ao seu chefe uma ideia ótima para resolver um problema do serviço. Mas ele não a aceitou. O que faria a Perguntava-lhe porquê e tendo em conta as opiniões dele procurava melhorar a proposta. b Sentia-se incompreendido triste e perguntava a si próprio porque isso teria acontecido. c Mostrava-se desagrado e fazia o seguinte comentário: «Não percebo porque a minha ideia é assim tão má. Afinal não valeu a pena esfor- çar-me. E não fique à espere que eu volte a empenhar-me nos pro- blemas do serviço. Estou farto» Para interpretar as suas respostas e autoavaliar-se proceda de acordo com as instruções situadas na parte final do manual. Exercício 14 Atitudes de comunicação A seguir são-lhe apresentadas dezoito afirmações. Refira a frequên- cia com que adota esses comportamentos. Note que não há respostas certas ou erradas. Responda de acordo com o que pensa e sente. Utilize a seguinte escala de seis pontos colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspondente à sua resposta. Nunca Raramente Algumas vezes Bastantes vezes Muitas vezes Sempre 1 2 3 4 5 6 1. Quando alguém está a ser injusto comigo manifesto-lhe o meu desagrado aberta e honestamente. 2. Tenho dificuldade em criticar abertamente as ideias dos outros. 3. Nas discussões interrompo as outras pessoas. 4. Consigo facilmente dizer a outra pessoa que não gosto do que ela está a fazer. 5. Quando um vendedor me aborda para me vender um produto que eu não quero é-me difícil dizer «Não quero». 6. Quando as outras pessoas são rudes comigo eu respondo-lhes de modo igualmente rude. 7. Sou capaz de dizer ao meu chefe de modo franco e educado que não concordo com ele. 8. Tenho dificuldade em falar com franqueza a pessoas estranhas. 9. Quando as outras pessoas são agressivas no modo como me falam eu respondo-lhes «na mesma moeda». Construído a partir de: Alberti e Emmons 1982 Back e Back 1982 Gordon 1996 Zuker 1984.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 21 10. Mesmo quando enfrento obstáculos consigo ser persistente na defesa dos meus pontos de vista sem me irritar zangar ou alterar a voz. 11. Se outros me interrompem quando eu estou a falar fico desagradado mas mantenho-me em silêncio. 12. Não me importo de ser sarcástico se isso for necessário para a minha argumentação. 13. Tenho facilidade em expressar abertamente os meus sentimentos de amor e afeto. 14. Empresto coisas aos outros mesmo quando não quero. 15. Se as pessoas me criticam de modo injusto reajo com rudeza. 16. Tenho facilidade em dizer às outras pessoas o que sinto. 17. Quando estou desagradado com outras pessoas prefiro manter-me calado do que expressar o meu desagrado. 18. Para vencer uma discussão sou capaz de ser agreste com as outras pessoas. Para interpretar as suas respostas e autoavaliar-se proceda de acordo com as instruções situadas na parte final deste manual. Exercício 15 Estilos de comunicação A seguir encontrará 21 afirmações relativas a comportamentos comunicacionais. Refira a frequência com que os adota. Procure ser franco nas suas respostas. Responda de acordo com aquilo que efeti- vamente faz – e não de acordo com o que gostaria ou julga que deveria fazer. Utilize por favor a seguinte escala de seis pontos. Nunca Raramente Algumas vezes Bastantes vezes Muitas vezes Sempre 1 2 3 4 5 6 1. Quando falo com as outras pessoas sou direto e franco. 2. Gosto muito de conversar com as outras pessoas. 3. As pessoas contam-me os seus problemas. 4. Para não entrar em conflito com as pessoas digo-lhes que concordo mesmo que discorde. 5. Quando defendo as minhas ideias dou longas explicações às outras pessoas. 6. As pessoas conseguem interromper-me quando falo com elas. 7. Sou do estilo «digo o que tenho a dizer». 8. Por vezes as pessoas acusam-me de ser repetitivo no que digo. 9. Sou simpático e apoiante quando falo com as outras pessoas. 10. Quando tenho alguma coisa a dizer vou direto ao assunto sem rodeios. 11. Tenho tendência para explicar as coisas através de exemplos e histórias. 12. Partilho abertamente as minhas opiniões com as outras pessoas. Construído a partir de McCallister 1994.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 22 13. Quando falo procuro não ferir a sensibilidade das outras pessoas. 14. Digo a primeira coisa que me vem à cabeça. 15. Gosto de argumentar e de debater os assuntos com as outras pessoas. 16. Fico impaciente enquanto os outros falam. 17. Quando uma discussão começa a ficar mais «acesa» prefiro calar-me. 18. Quando falo as pessoas não desligam do que eu estou a dizer. 19. Evito conversas longas e cheias de pormenores. 20. Gosto de apresentar as minhas ideias de modo detalhado. 21. Gosto de escutar o que as pessoas têm para dizer. Para interpretar as suas respostas e autoavaliar-se proceda de acordo com as instruções situadas na parte final deste manual. Exercício 16 Estilos de comunicação Seguidamente encontra diversos pares de afirmações. Convidámo- -lo a escolher em cada par a afirmação que mais se aproxima da sua personalidade. Responda espontaneamente. Não há respostas certas ou erradas – todas são certas desde que correspondam ao que pensa e sente. Em alguns casos terá dificuldade em escolher uma das duas frases. Mesmo assim escolha a que mais se aproxima do seu modo de ser e de comunicar. 1. Gosto de ação. 2. Lido com os problemas de maneira sistemática. 3. Gosto de me encontrar em reuniões de grupo bem organizadas. 4. Os prazos são importantes para mim. 5. Não suporto a hesitação. 6. Acredito que as novas ideias devem ser testadas antes de serem usadas. 7. Desejo implementar os meus próprios objetivos. 8. Quando começo alguma coisa vou até ao fim. 9. Olho em frente para receber feedback do meu desempenho. 10. Considero que a abordagem passo-a-passo é muito eficaz. 11. O planeamento é a chave do sucesso. 12. Fico impaciente com longas deliberações/discussões. 13. Acredito que as equipas são mais eficazes do que os indivíduos. 14. Valorizo muito a experiência. Construído a partir de Casse 1994.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 23 15. Gosto de trabalhar com pessoas. 16. Gosto de ter vários projetos ao mesmo tempo. 17. Gosto da estimulação provocada pela interação com os outros. 18. Aprendo fazendo. 19. Basicamente tento compreender as emoções das outras pessoas. 20. Considero-me uma pessoa decidida. 21. Penso que sou bom a «ler» as pessoas. 22. Procuro tarefas que me desafiem. 23. Sou sensível às necessidades dos outros. 24. Gosto de ser bem sucedido. 25. Ouço as pessoas. 26. Gosto da variedade. 27. Gosto muito da inovação. 28. Sou impaciente com assuntos longos e lentos. 29. Estou mais interessado no futuro do que no passado. 30. Usualmente tomo decisões sem pensar muito. 31. Estou sempre a olhar para novas possibilidades. 32. Gosto de ver as coisas feitas. 33. Faço desafios às pessoas que me rodeiam. 34. Sou impulsivo. 35. Gosto de soluções criativas para os problemas. 36. Usualmente passo rapidamente de uma tarefa para outra. 37. Sonho e faço projetos a toda a hora. 38. Detesto desperdiçar tempo. 39. As pessoas dizem que eu sou um pensador rápido. 40. Gosto de ir direto ao assunto. 41. Sou frio perante as pressões. 42. A cooperação é a palavra-chave para mim. 43. Uso métodos lógicos para testar alternativas. 44. Sou capaz de predizer como os outros podem reagir a certa emoção. 45. Acredito que a minha cabeça regula o meu coração. 46. Sou capaz de avaliar o clima de um grupo. 47. A análise deve preceder sempre a ação. 48. Posso expressar os meus sentimentos abertamente. 49. Confio na observação e nos dados para tomar decisões. 50. Considero-me um bom comunicador. 51. Gosto de me focar num assunto de cada vez. 52. Gosto de aprender com os outros. 53. Considero que os factos falam por si. 54. Acredito fortemente em que as pessoas precisam umas das outras para fazerem o trabalho. 55. As decisões chave devem ser tomadas de maneira cautelosa. 56. Estou sempre a questionar-me. 57. As emoções criam problemas. 58. Não gosto de detalhes. 59. Tenho tendência para começar as coisas e não acabá-las. 60. Acredito na abordagem científica dos problemas. 61. Gosto de desenhar novos projetos. 62. Aceito as diferenças entre as pessoas.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 24 63. Gosto muito de ler. 64. Gosto de organizar. 65. Uso a minha imaginação o mais possível. 66. Gosto de fazer aquilo em que sou bom. 67. O meu pensamento nunca para de trabalhar. 68. Sou paciente com os detalhes. 69. Gosto de que os outros gostem de mim. 70. Posso somar 2 e 2 muito rapidamente. 71. Tento levar aos outros as minhas novas ideias. 72. As boas relações são essenciais. 73. A comunicação com os outros é um fim em si mesmo. 74. Gosto de ser intelectualmente estimulado. 75. Falar e trabalhar com as outras pessoas é um ato criativo. 76. Auto-atualização é uma palavra-chave para mim. 77. Gosto de jogar com as ideias. 78. Aprendo interagindo com outros. 79. Considero que as abstrações são interessantes e agradáveis. 80. Sinto confiança em mim próprio. Para interpretar as suas respostas e autoavaliar-se proceda de acordo com as instruções situadas na parte final deste manual. Exercício 17 Estilos comunicacionais Pense numa pessoa à sua escolha. Pode ser do sexo masculino ou feminino de qualquer idade profissão ou habilitações. O que importa é que a conheça bem. Qual a frequência com que essa pessoa adota os seguin- tes comportamentos e atitudes no relacionamento com as outras pessoas Para responder utilize por favor a escala seguinte: Nunca Quase nunca Raramente Por vezes Frequentemente Quase sempre Sempre 1 2 3 4 5 6 7 1. Conta histórias. 2. É reservada na manifestação das suas opiniões. 3. É diplomática. 4. Gosta de tratar as coisas passo-a-passo. 5. Expressa facilmente as suas opiniões. 6. Partilha os seus sentimentos pessoais com os outros. 7. Evita conflitos. 8. Gosta de conversar. 9. Tem expressões faciais muito animadas. 10. Expressa abertamente as suas emoções. 11. Medita no que diz. 12. Considera os prós e contras de cada assunto. 13. Mantém a distância física e mental com os outros. 14. Quando não gosta de algo reage com subtileza. Para interpretar as respostas proceda de acordo com as instruções da parte final do manual. Rego 2002.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 25 Exercício 18 Como costuma comunicar Seguidamente são-lhe apresentadas 45 afirmações respeitantes ao modo como o leitor comunica. Convidámo-lo a referir o grau em que essas afirmações se lhe aplicam. Para o efeito use a escala de sete pontos seguinte colocando à frente de cada afirmação o algarismo cor- respondente à sua resposta. Responda de modo franco. Refira como realmente se comporta – e não como gostaria de comportar-se. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Não se aplica Aplica-se muito pouco Aplica-se alguma coisa Aplica-se bastante Aplica-se muito A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 6 7 1. Revelo facilmente assuntos pessoais acerca de mim próprio. 2. Quando fico nervoso numa discussão acalorada tenho dificuldade em interromper o que digo. 3. Prefiro sempre ser diplomata. 4. Quando faço uma apresentação em público sei que tenho alguns maneirismos nervosos. 5. Na maior parte das situações falo frequentemente. 6. Uso ativamente as minhas expressões faciais para comunicar. 7. Na maior parte das situações tendo a assumir uma posição forte. 8. Sou um comunicador extremamente amistoso. 9. Tenho a tendência para dominar as conversas informais. 10. Frequentemente insisto com as outras pessoas para que apresentem provas dos seus argumentos. Adaptado de Norton 1978. 11. Aquilo que digo às pessoas deixa-lhes sempre alguma impressão. 12. Normalmente sou muito calmo e concentrado quando falo. 13. Quando estou a argumentar teimo em ser preciso nas definições. 14. Deixo as pessoas com uma impressão sobre mim que elas tendem a relembrar. 15. Sou capaz de repetir com facilidade o que a outra pessoa disse. 16. Mesmo sob pressão sou um orador descontraído. 17. Quando faço apresentações em público o ritmo do meu discurso é afetado pelo meu nervosismo. 18. A primeira impressão que deixo nas pessoas leva-as a reagirem. 19. Na maior parte dos casos encorajo fortemente as pessoas. 20. Tento «controlar a situação» quanto estou com outras pessoas. 21. Nas relações com as outras pessoas sou muito expressivo nos sinais não-verbais por exemplo gestos expressões faciais movimentos. 22. Quando faço apresentações em público uso um estilo vivo. 23. Mostro sempre empatia com as pessoas com quem falo. 24. Quando comunico gesticulo com frequência. 25. Sou um comunicador extremamente aberto. 26. Normalmente não digo muito às outras pessoas acerca de mim próprio enquanto não as conheço bem. 27. Sou um comunicador muito atento. 28. Frequentemente exagero nas palavras para enfatizar um determinado aspeto. 29. Gosto realmente de ouvir com atenção as pessoas. 30. Muitas vezes expresso o que quero comunicar através do tom de voz e dos meus movimentos. 31. O modo como digo as coisas costuma deixar alguma impressão nas pessoas. 32. Regularmente conto anedotas e histórias quando comunico.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 26 33. Normalmente expresso abertamente os meus sentimentos e emoções. 34. Normalmente as pessoas sabem qual é o meu estado emocional mesmo que eu não diga nada. 35. Frequentemente expresso admiração por uma pessoa mesmo quando não sinto isso fortemente. 36. Sou um comunicador muito descontraído. 37. Quando estou em desacordo com alguma pessoa sou rápido a enfrentá-la. 38. Prefiro ser aberto e franco com uma pessoa mais do que fechado mesmo que isso custe a essa pessoa. 39. Dramatizo bastante quando estou a comunicar. 40. Deixo sempre nas pessoas alguma impressão. 41. Sou muito argumentativo. 42. Os meus olhos refletem bem o que sinto. 43. Habitualmente agradeço verbalmente as contribuições dos outros. 44. Sou dominante quando me relaciono com outras pessoas. 45. Atuo deliberadamente para que as pessoas saibam que estou a escutá-las. Para se pontuar siga as instruções situadas na parte final do manual. Exercício 19 Estilos comunicacionais de quatro pessoas Pense em quatro pessoas que conhece bem. Convém que sejam bastante diferentes entre si. Se possível escolha duas com quem comu- nica bem e duas com as quais comunica menos bem. As escolhas podem recair sobre o chefe colegas de trabalho colegas estudantes ou pessoas suas amigas. Na página seguinte nas colunas da esquerda e da direita são-lhe apresentados diversos modos de comunicar. Na coluna central coloque os nomes dessas quatro pessoas e escreva os cinco modos que mais caracterizam cada uma. Atribua designações a cada pessoa de acordo com as característi- cas que lhe identificou. Consulte a secção «Um modelo com nove estilos» do capítulo 4 para compreender como isso pode ser realizado. Procure verificar se alguma das pessoas se ajusta a qualquer dos perfis explanados no Quadro 5.9.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 27 Coloque nestes quadros as 5 características de cada pessoa em que pensou. Pessoa 1: _____________ 1. 2. 3. 4. 5. Pessoa 2: _____________ 1. 2. 3. 4. 5. Pessoa 3: _____________ 1. 2. 3. 4. 5. Pessoa 4: _____________ 1. 2. 3. 4. 5. Submissa Procura manter-se calada não gosta de ser alvo das atenções e cumpre ordens. Reservada É calada e modesta e aceita conceder menor saliência às suas mensagens. Afiliativa É agradável e cortês é pacífica e gosta de relações pessoais harmoniosas. Inexpressiva É reservada lenta e pouco expressiva. Frenética Tende a ficar tensa perde o autocontrolo fica rapidamente agitada e comporta-se freneticamente. Distraída É fraca ouvinte e não denota interesse pelo que os seus interlocutores dizem. Insignificante É discreta e incontroversa e veste de modo conservador. Fechada É reservada e ensimesmada evita exprimir opiniões fica entregue a si própria. Hostil É abertamente agressiva competitiva e os contactos com ela são pouco aprazíveis. Dominadora Gosta de controlar as interações sociais tenta dar ordens e orientar os outros e gosta de ser o centro das atenções. Usa o volume da voz as interrupções e o contacto visual para exercer domínio. Dramática Recorre ao exagero conta histórias e recorre ao comportamento não-verbal para expor enfaticamente as suas mensagens. Controversa Gosta de argumentar enfaticamente e de modo competitivo é confrontacional e provocadora gosta de «ser do contra». Animada Usa as mãos os olhos as expressões faciais a postura corporal e os movimentos para comunicar chamar a atenção e concitar entusiasmo nos interlocutores. Comunica de modo exuberante e vivaz. Relaxada/descontraída Revela pouca excitação denota autocontrolo permanente e nunca se agita. Atenciosa Ouve cuidadosamente os outros transmite sinais não-verbais aos seus interlocutores para manter contato empático com eles denota expressão facial e postura atenciosas. Impressionadora Apresenta uma postura marcante e deixa uma imagem forte. Pode destacar-se pelo modo como veste fala gesticula ou se penteia ou pelas teses controversas que advoga. Aberta Expressa-se livremente é franca e expansiva gosta de conversar. Amigável É sorridente feliz afável geralmente pouco competitiva e confrontacional. É agradável comunicar com ela.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 28 Exercício 20 Como se comporta quando escuta Reflita sobre as situações em que alguém fala e o leitor ouve. Refira com que frequência tem as seguintes reações. Para responder utilize a seguinte escala. Nunca Raramente Por vezes Frequentemente Sempre 1 2 3 4 5 1. Quando as pessoas falam tenho tendência para pensar noutras coisas. 2. Faço mentalmente um resumo das ideias que a outra pessoa está a comunicar. 3. Reparo na linguagem corporal e no tom de voz para melhor interpretar o que a outra pessoa está a dizer. 4. Custa-me muito prestar atenção a pessoas maçadoras. 5. Deixo de ouvir uma pessoa quando penso que ela não tem nada de interessante para me dizer. 6. Fico emotivo ou descontrolado quando a outra pessoa troça de coisas que são importantes para mim. 7. Fico furioso ou confuso quando a outra pessoa usa palavras ofensivas. 8. Não gasto muita energia quando oiço os outros. 9. Finjo que presto atenção ao que os outros dizem mesmo quando não estou realmente a ouvi-los. 10. Desminto ou ignoro a informação ou os comentários que vão contra os meus sentimentos e pensamentos. 11. Presto atenção aos pormenores que podem ser úteis para a compreensão. Construído a partir de: Kreitner e Kinicki 1998 Rice 1998 Robbins e Hunsaker 1996. 12. Faço julgamentos acerca do que outra pessoa diz mesmo antes de ela terminar o que está a dizer. 13. Presto atenção à informação favorável e desfavorável. 14. Evito ouvir apresentações sobre matérias difíceis. 15. Não consigo ouvir pessoas monótonas. 16. Quando oiço alguém estou pronto a aprender. 17. Considero as apresentações de matérias complexas como um bom exercício para o meu pensamento. 18. Se a outra pessoa diz algo que eu desaprovo manifesto-me imediatamente ainda antes de ela terminar. 19. Concentro-me no que as outras pessoas dizem quando falam comigo. 20. Quando a outra pessoa fala concentro-me sobretudo naquilo que lhe quero responder. 21. Fico impaciente quando a outra pessoa não me diz nada interessante. 22. Sinto muito desconforto quando há silêncio numa conversa. 23. Se a outra pessoa diz algo que desaprovo «desligo». 24. Procuro compreender os sentimentos da pessoa que estou a ouvir. 25. Mantenho contato visual com a pessoa que estou a escutar. 26. Tento compreender a mensagem a partir do ponto de vista da pessoa que fala comigo. Para autoavaliar-se proceda de acordo com as instruções descritas na parte final do manual.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 29 Exercício 21 Como escuta os seus interlocutores Na relação com outras pessoas o leitor fica muitas vezes na posição de escutar o que elas lhe dizem. O que lhe propomos é que se imagine nessa situação e nos diga como se comporta na relação com os seus interlocutores. Para tal refira a frequência com que adota os comporta- mentos seguidamente descritos usando a escala de sete pontos apre- sentada. Coloque à frente de cada afirmação o algarismo correspon- dente à sua resposta. Se o leitor é vendedor substitua o termo «interlocutores» por clien- tes. Se não o é mas deseja imaginar-se nessa situação responda como se estivesse a exercer esse papel. Nunca Quase nunca Raramente Por vezes Frequentemente Quase sempre Sempre 1 2 3 4 5 6 7 1. Presto atenção ao que os meus interlocutores não dizem. 2. Ordeno por prioridades a informação que recebo dos meus interlocutores. 3. Mostro aos meus interlocutores que estou recetivo às suas ideias. 4. Tenho consciência daquilo que os meus interlocutores estão a querer significar mesmo que não o digam. 5. Registo os pontos principais que os meus interlocutores assinalam. 6. Coloco questões aos meus interlocutores para lhes mostrar que compreendo as suas posições e ideias. O questionário é adaptado de um instrumento desenvolvido e validado por Drollinger e seus colaboradores 2006 para medir as competências de escuta ativa/empática de vendedores. Aqui substituímos o termo «clientes» por «interlocutor». Importa que o leitor tenha consciência destas diferenças e tome o questionário como uma ferramenta de trabalho reflexivo mais do que como um instrumento de autoavalia- ção rigoroso. 7. Pressinto o que os meus interlocutores estão a sentir. 8. Quando é apropriado resumo os pontos em que estou de acordo ou desacordo com os meus interlocutores. 9. Através da minha linguagem corporal por exemplo acenando com a cabeça mostro aos meus interlocutores que estou a escutá-los. 10. Procuro compreender para além daquilo que as palavras dizem. 11. Recordo bem detalhes importantes de conversas anteriormente tidas com os meus interlocutores. 12. Reafirmando ou parafraseando os pontos importantes que os meus interlocutores referem procuro mostrar-lhes que os compreendo. 13. Entendo a importância daquilo que os meus interlocutores estão a dizer. 14. Quando não estou certo do significado daquilo que os meus interlocutores afirmam peço-lhes que clarifiquem. 15. Mostro interesse por aquilo que dizem os meus interlocutores colocando-lhes questões que me permitam obter mais informação para clarificar os aspetos mais importantes da conversa. 16. Tenho consciência das preocupações específicas dos meus interlocutores. 17. Quando não estou seguro do significado das afirmações dos meus interlocutores peço-lhes que clarifiquem. 18. Percebo porque os meus interlocutores se sentem do modo como estão a sentir-se. 19. Presto atenção ao tom da conversa. Para calcular as suas pontuações siga as instruções expostas na parte final do manual.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 30 Exercício 22 As minhas emoções e as dos outros Convidamo-lo a referir o grau em que as afirmações seguidamente expostas se aplicam ou não a si. Seja franco – diga exata o que pensa e faz e não o que gostaria de pensar ou fazer. Para responder recorra à escala seguinte colocando à frente de cada afirmação o algarismo cor- respondente à sua resposta. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Não se aplica Aplica-se muito pouco Aplica-se alguma coisa Aplica-se bastante Aplica-se muito A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 6 7 1. Raramente penso acerca do que estou a sentir. 2. Compreendo os meus sentimentos e emoções. 3. Não lido bem com as críticas que me fazem. 4. Quando algum amigo meu ganha um prémio sinto-me feliz por ele. 5. Reajo com calma quando estou sob tensão. 6. Não reparo nas minhas reações emocionais. 7. Sou indiferente à felicidade dos outros. 8. Consigo permanecer calmo mesmo quando os outros ficam zangados. 9. Sinto-me bem quando um amigo meu recebe um elogio. 10. Nunca tomo em conta os meus sentimentos para orientar a minha vida. Rego e Fernandes 2005 Rego Sousa Cunha Correia e Saur 2007. 11. Quando sou derrotado num jogo perco o controlo. 12. O sofrimento alheio não me afeta. 13. Consigo acalmar-me sempre que estou furioso. 14. Compreendo as causas das minhas emoções. 15. Sou indiferente aos ferimentos num animal. 16. Fico alegre quando vejo as pessoas em meu redor felizes. 17. Normalmente encorajo-me a mim próprio para dar o meu melhor. 18. Percebo bem os sentimentos das pessoas com quem me relaciono. 19. Consigo compreender as emoções e os sentimentos dos meus amigos vendo os seus comportamentos. 20. Dou o melhor de mim para alcançar os objetivos a que me propus. 21. É difícil para mim aceitar uma crítica. 22. De uma forma geral costumo estabelecer objetivos para mim próprio. 23. Sei bem o que sinto. Para se autopontuar proceda de acordo com as instruções situadas na parte final deste manual.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 31 Exercício 23 Como as pessoas se expressam ou não na sua organização A seguir são-lhe apresentadas diversas afirmações relacionadas com o modo como as pessoas se expressam ou se calam na sua organização. Convidámos o leitor a referir a frequência com que esses comportamentos são adotados. Para o efeito use a seguinte escala de cinco pontos colocando à frente de cada afirmação o algarismo corres- pondente à sua resposta. Nunca Raramente Algumas vezes Bastantes vezes Sempre 1 2 3 4 5 1. Em geral os colaboradores da minha organização manifestam-se quando consideram que os acontecimentos contrariam o que elas pensam que seria apropriado. 2. Em geral os colaboradores da minha organização enfrentam corajosamente as ações e as ideias dos outros quando consideram que isso é legítimo. 3. Em geral os colaboradores da minha organização não têm receio de dizer as coisas que necessitam de ser ditas. 4. Em geral os colaboradores da minha organização pronunciam-se claramente quando sentem que um plano ou ideia não funcionam apropriadamente. 5. Em geral os colaboradores da minha organização mantêm-se calados quando há discussões sobre assuntos controversos. Siga as instruções expostas na parte final do manual. Adaptado de Premeaux e Bedeian 2003. Exercício 24 Como as pessoas se expressam e se calam São-lhe seguidamente apresentadas diversas afirmações relaciona- das com o modo como as pessoas se expressam ou não na sua orga- nização. Convidámo-lo a referir a frequência com que esses comporta- mentos são adotados. Para o efeito use a seguinte escala de cinco pontos colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspon- dente à sua resposta. Nunca Raramente Algumas vezes Bastantes vezes Sempre 1 2 3 4 5 1. As pessoas são relutantes em apresentar sugestões de mudança porque estão pouco empenhadas na organização. 2. As pessoas apoiam passivamente as ideias dos outros porque estão pouco empenhadas na organização. 3. As pessoas não apresentam sugestões para a mudança porque têm medo. 4. As pessoas apenas manifestam concordâncias com o grupo porque têm medo. 5. As pessoas não divulgam informação confidencial porque desejam beneficiar a organização. 6. As pessoas expressam soluções para os problemas porque desejam beneficiar a organização. 7. As pessoas escondem as suas ideias porque são passivas e resignadas. 8. As pessoas concordam passivamente com os outros e raramente apresentam uma ideia nova. Adaptado de Van Dyne et al. 2003.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 32 9. As pessoas omitem factos importantes de modo a protegerem-se. 10. As pessoas apresentam explicações que desviam as atenções para outros de modo a protegerem-se. 11. As pessoas resistem a pressões para que divulguem segredos organizacionais i.e. recusam divulgar esses segredos. 12. As pessoas apresentam as suas opiniões acerca de assuntos de trabalho mesmo que outras pessoas estejam em desacordo. 13. As pessoas de modo passivo guardam em si próprias as ideias que poderiam resolver problemas. 14. As pessoas preferem concordar com a opinião do grupo a que pertencem porque se sentem pouco autoconfiantes nas suas próprias sugestões. 15. As pessoas evitam expressar ideias de melhoria porque querem proteger-se. 16. As pessoas apoiam sempre o grupo de modo a protegerem-se. 17. As pessoas recusam divulgar informação que pode prejudicar a organização. 18. As pessoas apresentam ideias para novos projetos que podem beneficiar a organização. 19. As pessoas guardam para si próprias as ideias de melhoria porque se sentem pouco autoconfiantes nas suas sugestões. 20. As pessoas concordam passivamente com as outras quando se discutem soluções para os problemas. 21. As pessoas não apresentam as suas sugestões para os problemas porque têm medo. 22. As pessoas concordam com o grupo porque têm medo. 23. As pessoas protegem informação organizacional confidencial porque se empenham no benefício da organização. 24. As pessoas sugerem ideias para a mudança porque se preocupam construtivamente com a organização. Siga as instruções situadas na parte final do manual. Exercício 25 Comunicação oral – 1 Seguidamente são-lhe apresentadas nove afirmações respeitantes ao modo como atua na comunicação oral. Convidámo-lo a referir o grau em que essas afirmações se lhe aplicam. Para o efeito use a escala de cinco pontos seguinte colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspondente à sua resposta. Procure responder de modo franco. Refira como se comporta e não como gostaria ou como julga que deve- ria comportar-se. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Em geral a afirmação não se aplica a mim A afirmação aplica-se um pouco a mim A afirmação aplica-se a mim A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 1. Quando as pessoas me colocam uma questão tenho que responder várias vezes para que elas fiquem satisfeitas com a minha resposta. 2. Quando falo a outras pessoas de um determinado facto há aspetos que ficam mal esclarecidos. 3. Quando as outras pessoas me sugerem modos de eu melhorar o meu trabalho compreendo sempre essas sugestões. 4. Quando faço uma apresentação em público sou capaz de persuadir as pessoas que me ouvem. 5. Quando oiço alguém sou capaz de distinguir um facto da sua opinião pessoal. Adaptado de Large e Giménez 2006.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 33 6. Quando tento descrever o ponto de vista de outra pessoa tenho dificuldades em ser claro. 7. Tenho dificuldades em saber se as outras pessoas compreenderam o que eu disse. 8. Quando faço uma apresentação em público falo de modo claro e faço-me compreender. 9. Quando faço uma apresentação em público expresso e defendo bem os meus pontos de vista e argumentos. Para se pontuar siga as instruções situadas na parte final do manual. Exercício 26 Comunicação oral – 2 Seguidamente são apresentadas várias afirmações respeitantes ao modo como se sente perante diversas situações comunicacionais. Con- vidámo-lo a referir o grau em que essas afirmações se lhe aplicam. Para o efeito use a escala de cinco pontos seguinte colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspondente à sua resposta. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Em geral a afirmação não se aplica a mim A afirmação aplica-se um pouco a mim A afirmação aplica-se a mim A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 1. Não gosto de participar em discussões de grupo. 2. Geralmente fico nervoso quando tenho que fazer alguma intervenção numa reunião. 3. Quando participo numa conversa com uma pessoa que acabo de conhecer fico bastante nervoso. 4. Não tenho qualquer receio de fazer uma apresentação em público. 5. Geralmente sinto-me confortável quando participo em discussões de grupo. 6. Normalmente estou calmo e descontraído quando participo em reuniões. 7. Não tenho qualquer receio de conversar com outras pessoas. 8. Certas partes do meu corpo ficam tensas quando faço uma apresentação em público. 9. Fico tenso e nervoso quando participo em discussões de grupo. Adaptado de: Bline et al. 2003 McCroskety 1984 McCrsokey et al. 1985 Pitt et al. 2000.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 34 10. Fico calmo e descontraído quando sou chamado a expressar a minha opinião numa reunião. 11. Frequentemente fico muito tenso e nervoso nas conversas. 12. Sinto-me descontraído quando faço uma apresentação em público. 13. Gosto de estar envolvido nas discussões em grupo. 14. Tenho algum receio de me expressar nas reuniões. 15. Normalmente estou calmo e descontraído nas conversas. 16. Os meus pensamentos ficam confusos e desordenados quando estou a fazer uma apresentação em público. 17. Fico tenso e nervoso quando participo numa discussão em grupo em que há novas pessoas. 18. Normalmente a necessidade de me expressar nas reuniões provoca-me desconforto. 19. Quando converso com uma pessoa que conheci recentemente sinto-me descontraído. 20. Encaro com confiança a possibilidade de fazer uma apresentação em público. 21. Fico calmo e descontraído quando participo em discussões em grupo. 22. Permaneço descontraído quando coloco questões numa reunião. 23. Sinto receio de me expressar abertamente numa conversa. 24. Quando faço uma apresentação em público fico tão nervoso que esqueço coisas de que tenho conhecimento. Para se pontuar siga as instruções da parte final do manual. Exercício 27 Atitudes para com o feedback Admita que exerce funções de chefia numa determinada organiza- ção. Indique o grau de desconforto que sente em cada uma das seguin- tes situações. Use por favor a seguinte escala colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspondente à sua resposta. Sinto elevado desconforto Sinto algum desconforto Indeciso Sinto muito pouco desconforto Não sinto qualquer desconforto 1 2 3 4 5 1. Dizer a um colaborador de quem sou amigo para deixar de chegar tarde ao trabalho. 2. Falar com um colaborador acerca do respetivo desempenho. 3. Dizer a um colaborador com problemas de relacionamento com os colegas que deve fazer algo para mudar. 4. Chamar um vendedor ao meu gabinete e dizer-lhe que os clientes da empresa têm apresentado algumas queixas acerca dele. 5. Um colaborador torna-se emocional e defensivo quando lhe aponto os erros no trabalho. 6. Um colaborador falhou no alcance dos objetivos mínimos do seu trabalho. É então necessário dar-lhe uma classificação que lhe mostre a necessidade de melhorar. 7. Deixar um colaborador falar durante uma entrevista de avaliação de desempenho. 8. Um colaborador no meio de uma entrevista de avaliação desafia-me a justificar a classificação que lhe atribuí. Adaptado de: Gordon 1996: 286 Yukl 1994.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 35 9. Conversar com um colaborador que teve um problema disciplinar procurando chegar a acordo com ele sobre a maneira de melhorar. 10. Recomendar que um colaborador seja punido. 11. Perguntar a um colaborador as razões pelas quais o relatório que lhe pedi está tão atrasado. 12. Dizer a um colaborador que a respetiva performance tem que ser melhorada. 13. Dizer a um colaborador que não lhe tolero que ele gaste demasiado tempo no bar. 14. Dizer a um colaborador que não lhe tolero as conversas pessoais usando o telefone da empresa. 15. Perguntar a um colaborador porque continua a chegar atrasado ao trabalho. 16. Dizer a um colaborador que desejo sinceramente ajudá-lo a cumprir as regras e evitar a punição que acabo de lhe aplicar. 17. Perguntar a um colaborador se tem comentários a fazer à classificação de desempenho que lhe atribuí. 18. Convidar um colaborador a sugerir modos de lidar com o respetivo fraco desempenho. Para interpretar as suas respostas e autoavaliar-se proceda de acordo com as instruções da parte final do manual. Exercício 28 Feedback ascendente Seguidamente são-lhe apresentadas várias afirmações respeitantes ao modo como o seu superior se comportou na relação consigo nos últi- mos seis meses. Convidámo-lo a referir o grau em que essas afirmações se aplicam ao seu superior. Para o efeito use a escala de cinco pontos seguinte colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspon- dente à sua resposta. A afirmação não se aplica rigorosamente nada ao meu superior Em geral a afirmação não se aplica ao meu superior A afirmação aplica-se um pouco ao meu superior A afirmação aplica-se ao meu superior A afirmação aplica-se completamente ao meu superior 1 2 3 4 5 Se o leitor exerce funções de gestão pode solicitar aos seus colabo- radores que respondam a este questionário debruçando-se sobre si. Pode ainda usar o questionário para se autoavaliar veja em parte pos- terior deste exercício o questionário formulado de modo consonante e depois comparar essa autoavaliação com as respostas dos seus colabo- radores. Se é estudante pode solicitar a algum familiar ou amigo que responda relativamente ao respetivo superior. 1. O meu superior permitiu-me participar nas decisões que me afetam. 2. O meu superior encorajou-me e aceitou pontos de vista diferentes dos meus. 3. De bom grado o meu superior partilhou comigo os seus conhecimentos e competências especializadas. 4. O meu superior mostrou-se realmente acessível quando precisei de discutir com ele um problema ou assunto particular. Adaptado de: Gordon 1996 Yukl 1994.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 36 5. O meu superior tomou medidas destinadas a resolver conflitos e desacordos na equipa. 6. O meu superior aproveitou as minhas competências quando isso se revelou apropriado. 7. O meu superior desafiou-me regularmente a melhorar continuamente a minha eficácia. 8. O meu superior encorajou e facilitou o trabalho de equipa e a cooperação. 9. O meu superior proporcionou-me coaching e orientação sobre o modo como eu poderia melhorar o meu desempenho. 10. O meu superior congregou os membros da minha equipa em torno de um objetivo comum. 11. O meu superior mostrou claramente quais eram as suas expectativas relativamente ao desempenho da equipa. 12. O meu superior proporcionou-me toda a informação relevante de que eu necessitava para realizar eficazmente as minhas funções. 13. O meu superior proporcionou-me feedback atempadamente e de modo específico sobre o meu desempenho. 14. O meu superior cumpriu os seus compromissos. 15. O meu superior deu-me poderes para eu tomar decisões por mim próprio. 16. O meu superior fez-me sentir como um membro valioso da equipa. 17. O meu superior tratou-me com dignidade e respeito. 18. O meu superior tratou os membros da equipa de modo justo independentemente da raça religião sexo ou nacionalidade. 19. Sempre que fiz um bom trabalho o meu superior deu-me conta disso. 20. O meu superior cumpriu os mesmos padrões de exigência que estabeleceu para comigo. 21. O meu superior encorajou os membros da minha equipa a comunicar de modo franco e honesto. 22. O meu superior mostrou sensibilidade às minhas necessidades pessoais não relacionadas com o trabalho. 23. O meu superior ajudou-me a obter os recursos necessários à realização eficaz do meu trabalho. 24. O meu superior realizou e mostrou disponibilidade para reuniões e encontros comigo. 25. O meu superior informou-me da existência de oportunidades de desenvolvimento pessoal e encorajou-me a aproveitá-las. 26. O meu superior valorizou os contributos de todas as pessoas independentemente do nível hierárquico em que se situam. 27. O meu superior referiu frequentemente a importância da qualidade e da melhoria contínua. 28. O meu superior solicitou-me feedback acerca do seu dele desempenho e agiu em conformidade. 29. O meu superior encorajou-me a fazer sugestões e utilizou-as para definir os objetivos do meu trabalho. 30. O meu superior utilizou os conhecimentos competências e capacidades dos membros da minha equipa. Para calcular as cotações siga as instruções da parte final do manual. Se deseja fazer autoavaliação siga os mesmos procedimentos mas use o questionário reformulado do modo como se segue. Questionário para autoavaliação Seguidamente são-lhe apresentadas várias afirmações respeitantes ao modo como o leitor enquanto gestor se comportou na relação com os seus colaboradores nos últimos seis meses. Convidámo-lo a referir o grau em que essas afirmações se lhe aplicam a si. Para o efeito use a escala de cinco pontos seguinte colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspondente à sua resposta. Se não é gestor pode supor- -se nessa posição e referir como se comportaria.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 37 A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Em geral a afirmação não se aplica a mim A afirmação aplica-se um pouco a mim A afirmação aplica-se a mim A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 1. Permiti que os meus colaboradores participassem nas decisões que os afetam. 2. Encorajei os meus colaboradores e aceitei os pontos de vista diferentes dos meus. 3. De bom grado partilhei com os meus colaboradores os meus conhecimentos e as minhas competências especializadas. 4. Mostrei-me realmente acessível quando os meus colaboradores precisaram de discutir comigo um problema ou assunto particular. 5. Tomei medidas destinadas a resolver conflitos e desacordos na equipa. 6. Aproveitei as competências dos meus colaboradores quando isso se revelou apropriado. 7. Desafiei regularmente os meus colaboradores a melhorarem continuamente a sua eficácia. 8. Encorajei e facilitei o trabalho de equipa e a cooperação. 9. Proporcionei coaching e orientação aos meus colaboradores sobre o modo como eles poderiam melhorar o seu desempenho. 10. Congreguei os membros da minha equipa em torno de um objetivo comum. 11. Mostrei claramente quais eram as minhas expectativas relativamente ao desempenho da equipa. 12. Proporcionei aos meus colaboradores toda a informação relevante de que eles necessitavam para realizar eficazmente as suas funções. 13. Proporcionei feedback aos meus colaboradores atempadamente e de modo específico sobre o seu desempenho. 14. Cumpri os meus compromissos para com os meus colaboradores. 15. Dei poderes aos meus colaboradores para eles tomarem decisões por si próprios. 16. Fiz com que os meus colaboradores se sentissem como membros valiosos da equipa. 17. Tratei os meus colaboradores com dignidade e respeito. 18. Tratei os membros da equipa de modo justo independentemente da raça religião sexo ou nacionalidade. 19. Sempre que os meus colaboradores fizeram um bom trabalho dei-lhes conta disso. 20. Observei com os meus colaboradores os mesmos padrões de exigência que estabeleci para mim próprio. 21. Encorajei os membros da minha equipa a comunicarem de modo franco e honesto comigo. 22. Mostrei sensibilidade às necessidades pessoais dos meus colaboradores não relacionadas com o trabalho. 23. Ajudei os meus colaboradores a obterem os recursos necessários à realização eficaz do seu trabalho. 24. Realizei e mostrei disponibilidade para reuniões e encontros com os meus colaboradores. 25. Informei os meus colaboradores da existência de oportunidades de desenvolvimento pessoal e encorajei-os a aproveitá-las. 26. Valorizei os contributos de todas as pessoas independentemente do nível hierárquico em que se situam. 27. Referi frequentemente aos meus colaboradores a importância da qualidade e da melhoria contínua. 28. Solicitei feedback aos meus colaboradores acerca do respetivo desempenho e agi em conformidade. 29. Encorajei os meus colaboradores a fazerem sugestões e utilizei-as para definir os objetivos do seu trabalho. 30. Utilizei os conhecimentos competências e capacidades dos membros da minha equipa.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 38 Exercício 29 Atitudes perante a comunicação escrita – 1 Seguidamente são apresentadas dezasseis afirmações respeitantes ao modo como o leitor atua na comunicação escrita. Refira o grau em que essas afirmações se lhe aplicam. Para o efeito use a escala de cinco pontos seguinte colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspondente à sua resposta. Seja franco. Refira o que faz e sente – e não o que gostaria de fazer ou sentir. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Em geral a afirmação não se aplica a mim A afirmação aplica-se um pouco a mim A afirmação aplica-se a mim A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 1. Escrever é para mim um grande prazer. 2. É com prazer que penso naquilo que terei que escrever. 3. Não tenho qualquer receio de que os documentos que escrevo sejam avaliados. 4. Quando tenho em mãos um projeto de escrita estou quase certo de que o resultado não será bom. 5. Gosto de colocar as minhas ideias no papel. 6. Tenho a impressão de que nunca sou capaz de escrever claramente as minhas ideias. 7. Sinto que é uma perda de tempo expressar as minhas ideias através da escrita. 8. Gasto muito tempo a organizar as minhas ideias antes de escrever. 9. Adoro escrever. Adptado de: Bline et al. 2003 Daly e Miller 1975 Phynney 1991. 10. Gosto de ver os meus pensamentos no papel. 11. Sinto receio de escrever documentos se souber que serei avaliado. 12. Não sou bom na escrita. 13. Ficaria preocupado se tivesse que realizar e ser avaliado num curso de formação em escrita. 14. Sinto que escrevo tão bem quanto a maior parte das pessoas. 15. É para mim fácil escrever bem. 16. Sinto confiança na minha capacidade de expressar claramente as minhas ideias naquilo que escrevo. Para se pontuar siga as instruções da parte final deste manual.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 39 Exercício 30 Atitudes perante a comunicação escrita – 2 Seguidamente são-lhe apresentadas vinte afirmações respeitantes ao modo como se sente relativamente à comunicação escrita. Convi- dámo-lo a referir o grau em que essas afirmações se lhe aplicam. Para o efeito use a escala de cinco pontos seguinte colocando à frente de cada afirmação o algarismo correspondente à sua resposta. Responda de modo franco. Refira o que faz e sente e não o que gostaria ou pensa que deveria fazer. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Em geral a afirmação não se aplica a mim A afirmação aplica-se um pouco a mim A afirmação aplica-se a mim A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 1. Tenho visto coisas escritas muito boas mas a minha escrita não se aproxima delas. 2. Por vezes não estou certo do modo como devo organizar toda a informação que coloquei no papel. 3. Ultrapasso os prazos porque fico confuso quanto tento escrever um documento. 4. Cada frase que escrevo tem que estar correta antes de prosseguir na escrita. 5. Quando escrevo um documento fico por vezes bloqueado durante uma hora ou mais. 6. Penso que a minha escrita é boa. 7. É difícil para mim escrever sobre assuntos que podem ter diferentes focos. Adaptado de Rose 1984. 8. Atraso-me nas minhas incumbências porque não consigo colocar as palavras no papel. 9. Quando escrevo não avanço enquanto não encontro a frase certa. 10. De vez em quando tenho dificuldade em escrever o que pretendo transmitir. 11. Por vezes fico sentado durante horas incapaz de escrever o que quer que seja. 12. Sinto desagrado quando tenho que escrever sobre matérias que podem ter muitas interpretações. 13. Encontro-me frequentemente a escrever uma frase depois apago-a tento outra frase depois risco-a. Isto pode acontecer durante algum tempo. 14. De vez em quando o meu primeiro parágrafo demora mais de uma hora a escrever. 15. Escrever é uma tarefa muito desagradável para mim. 16. É-me difícil escrever resumos sobre livros e artigos complexos. 17. É-me muito difícil começar a escrever um documento. 18. Gosto de escrever mesmo que por vezes sinta que é difícil. 19. O meu primeiro parágrafo tem que ser perfeito antes de continuar a escrever. 20. Gosto de ter oportunidades para expressar as minhas ideias através da escrita. Para se pontuar siga as instruções da parte final deste manual.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 40 Exercício 31 A utilização do correio eletrónico Nas linhas seguintes são-lhe apresentadas nove afirmações relaciona- das com a utilização do correio eletrónico. Para responder recorra por favor às escalas de cinco pontos situadas junto de cada afirmação. Coloque um círculo em torno do algarismo que mais se aproxima da sua resposta. 1. Sinto-me sobrecarregado com a quantidade de correio eletrónico que recebo por dia. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim 1 Não se aplica 2 Aplica-se alguma coisa 3 Aplica-se muito 4 A afirmação aplica-se completamente a mim 5 2. O correio eletrónico pode reduzir a quantidade de reuniões e de conversas telefónicas. Discordo completamente Discordo Não concordo nem discordo Concordo Concordo completamente 1 2 3 4 5 3. Sou capaz de comunicar eficazmente através do correio eletrónico. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Não se aplica Aplica-se alguma coisa Aplica-se muito A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 4. O correio eletrónico é uma boa ferramenta de gestão do tempo. Discordo completamente Discordo Não concordo nem discordo Concordo Concordo completamente 1 2 3 4 5 Adaptado de Dawley e Anthony 2003. 5. O correio eletrónico ajuda-me a ser mais eficiente. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Não se aplica Aplica-se alguma coisa Aplica-se muito A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 6. Sinto que recebo demasiado correio eletrónico. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Não se aplica Aplica-se alguma coisa Aplica-se muito A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 7. Os outros colaboradores da minha organização necessitam de mais for- mação para usarem melhor o correio eletrónico. Discordo completamente Discordo Não concordo nem discordo Concordo Concordo completamente 1 2 3 4 5 8. Na minha organização o correio eletrónico deveria ser usado mais frequentemente. Discordo completamente Discordo Não concordo nem discordo Concordo Concordo completamente 1 2 3 4 5 9. Necessito de mais formação para usar melhor o correio eletrónico. A afirmação não se aplica rigorosamente nada a mim Não se aplica Aplica-se alguma coisa Aplica-se muito A afirmação aplica-se completamente a mim 1 2 3 4 5 Siga as instruções da parte final deste manual.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 41 Instruções para os Exercícios Exercício 1 O modelo APRECIA – sete dimensões da comunicação interpessoal...........42 Exercício 2 Uma auditoria à comunicação organizacional..................................................43 Exercício 3 Liderança autêntica .............................................................................................44 Exercício 4 Abertura comunicacional ....................................................................................45 Exercício 5 O seu enviesamento para a verdade..................................................................46 Exercício 6 Disposição intercultural ......................................................................................47 Exercício 7 Inteligência cultural .............................................................................................49 Exercício 8 Competências de codificação e descodificação do seu chefe........................52 Exercício 9 O seu chefe é socialmente inteligente.............................................................53 Exercício 10 Como as diferenças culturais podem afetar a comunicação nas organizações .................................................................................................54 Exercício 11 A sua organização vive o paradigma da organização «normal» ou da organização positiva...............................................................................55 Exercício 12 Segurança psicológica ........................................................................................57 Exercício 13 Assertividade agressividade e passividade.....................................................58 Exercício 14 Estilos assertivo agressivo e passivo ..............................................................59 Exercício 15 Os estilos de comunicação do modelo VIP.......................................................60 Exercício 16 Estilos comunicacionais do modelo PAPI ........................................................ 62 Exercício 17 Estilos comunicacionais do modelo SARA ...................................................... 63 Exercício 18 Quais são as suas tendências comunicacionais ........................................... 65 Exercício 20 Quais são as suas competências de escuta................................................... 67 Exercício 21 As minhas competências de escuta ativa e empática ..................................... 68 Exercício 22 Qual o meu nível de inteligência emocional................................................... 69 Exercício 23 Como as pessoas se expressam ou não na sua organização...................... 71 Exercício 24 Como as pessoas se expressam e se calam na sua organização.................. 73 Exercício 25 Competências de comunicação oral ................................................................. 74 Exercício 26 Apreensão comunicacional................................................................................ 76 Exercício 27 Qual o seu grau de dificuldade em fornecer feedback.................................. 78 Exercício 28 Feedback ascendente na sua organização....................................................... 79 Exercício 29 Nível de apreensão na comunicação escrita .................................................... 82 Exercício 30 Bloqueios perante a comunicação escrita........................................................ 84 Exercício 31 A utilização do correio eletrónico...................................................................... 85 INSTRUÇÕES PARA OS EXERCÍCIOS

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 42 Exercício 1 O modelo APRECIA – sete dimensões da comunicação interpessoal O questionário assenta no modelo APRECIA o acrónimo que repre- senta sete dimensões da comunicação interpessoal: 1 Apoio 2 Preci- são 3 Reflexividade 4 Emocionalidade 5 Cortesia 6 Introversão 7 Ameaça. Transponha as cotações para o gráfico seguinte do seguinte modo: Na barra de sete pontos referente a de cada dimensão coloque a letra B junto do número que representa a pessoa com quem comunica bem a letra M para representar a pessoa com a qual comunica mal e a expressão EU para se representar a si próprio. Ligue as letras B com uma linha sequencialmente. Proceda do mesmo modo para as letras M e a expressão EU. Disporá assim de três perfis: o seu e o das duas pessoas que descreveu. Para melhor compa- ração visual pode usar cores diferentes para representar cada perfil. A Apoio P Precisão R Reflexividade E Emocionalidade C Cortesia I Introversão A Ameaça Construído a partir de de Vries et al. 2009.  Sugestões para reflexão Reflita agora sobre o seguinte: Qual a dimensão predominante em si Qual a menos vincada Em que medida esse seu perfil o ajuda a compreender os seus relacionamentos interpessoais Como o seu estilo se compara com os das duas outras pessoas O seu estilo assemelha-se mais ao da pessoa com quem comu- nica bem ou ao da pessoa com quem comunica mal Solicite às duas outras pessoas que o descrevam a si. Compare o perfil que traçou para si com o perfil que essas duas pessoas lhe traçam. As duas pessoas descreveram a sua pessoa da mesma maneira ou encaram-no de modos diferenciados  Sugestões para professores/formadores O exercício pode ser usado em sala de aula ou formação de diver- sos modos. Eis algumas sugestões: Solicite às pessoas que se autodescrevam e descrevam duas pes- soas à sua delas escolha. Ajude-as a traçarem os três perfis com o recurso ao gráfico antes apresentado. Suscite então o debate em torno das três primeiras questões para reflexão acima sugeridas. Alternativamente pode solicitar às pessoas que comparem o seu próprio perfil com o do respetivo chefe. Convide-as depois a refletirem sobre o modo como o respetivo estilo pessoal se ajusta ou colide com o estilo do chefe. Convide os formandos que reco- nhecem ter atritos com o respetivo chefe a pensarem nas mudan- ças comportamentais que podem fazer para que o relacionamento melhore. Naturalmente pode sugerir às pessoas que se comparem com colegas de trabalho subordinados amigos etc. Pode ainda propor-lhes que as pessoas presentes na salas e des- crevam umas às outras. Um exercício igualmente interessante pode ser o de convidar os alunos/formandos a refletir sobre as situações em que cada estilo a pode ser apropriado para o exercício de funções de liderança ou b é inconveniente.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 43 Exercício 2 Uma auditoria à comunicação organizacional  Instruções para o uso do questionário como ferramenta pedagó- gica O questionário pode ser usado como ferramenta pedagógica por professores e formadores. Várias fórmulas são possíveis o leitor pode descobrir outras: Convide cada aluno a solicitar a algum amigo ou familiar com atividade profissional que responda ao questionário. Com base nas respostas de cada um promova a discussão em sala de aula. Questões a discutir são: Quais as áreas mais problemáticas Qual a direção descendente ascendente lateral onde são detetados mais problemas Quais as razões subjacentes aos problemas Quais as consequências Como podem as organizações e os líde- res sanar os problemas e melhorar a comunicação Convide cada formando com experiência profissional a obter res- postas de várias pessoas na respetiva organização e a formar uma leitura global da situação. Depois suscite o debate em sala de formação usando as questões antes sugeridas. Se não for possível obter respostas relativas a organizações con- cretas suscite o debate em torno de cada aspeto comunicacional abrangido pelo questionário. Por exemplo para a área «Influên- cia» coloque desafios como: a Quais as vantagens de os supe- riores encorajarem os subordinados a proporem ideias apresenta- rem sugestões colocarem questões e apresentarem críticas aos níveis superiores da gestão b Quais as consequências de isso não ocorrer Proceda do mesmo modo para outras áreas e dire- ções comunicacionais.  Exemplo de gráfico que permite sintetizar resultados O gráfico seguinte é um exemplo do que poderá ser usado para resumir os resultados relativos a uma organização equipa ou departa- Adaptado de: Marques 2010 Minter 2010. mento. Cada média pode ser assinalada com um ponto grosso. E os vários pontos podem depois ser unidos através de uma linha que reflete o perfil da organização equipa ou departamento. Pode também colocar no mesmo gráfico resultados comparativos. Por exemplo para cada direção ascendente descendente lateral pode colocar duas linhas: uma refletindo as médias das cotações das chefias e outra refletindo o ponto de vista de pessoas sem funções de chefia. Não se surpreenda se as perceções das chefias forem mais favoráveis Uma sugestão: é provável que muitas médias não representem valo- res exatos. Nesses casos aproxime o ponto grosso do valor mais pró- ximo. Por exemplo se a média for 3.5 coloque o ponto entre os números 3 e 4. Gráfico que pode ser usado para sintetizar os resultados da auditoria Comunicação descendente Comunicação ascendente Comunicação lateral/horizontal Influência Recetividade ao feedback Permissão Capacidade de resposta Interdependência Recompensa por comunicar devidamente Confiança Credibilidade Clareza Oportunidade Concisão Profissionalismo Sentido de responsabilidade

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 44 Eis um exemplo de folha de resultados Diagnóstico da auditoria de comunicação Comunicação descendente Comunicação ascendente Comunicação lateral/horizontal Influência Recetividade ao feedback «Permissividade» Capacidade de resposta Interdependência Recompensa por comunicar devidamente Confiança Credibilidade Clareza Oportunidade Concisão Profissionalismo Sentido de responsabilidade 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 Exercício 3 Liderança autêntica O questionário a que respondeu procura medir o grau em que o seu superior é um líder autêntico. É uma versão reduzida do instrumento completo pelo que deve ser usado apenas com intuitos indicativos. Abarca quatro dimensões: 1. A autoconsciência representa o grau em que o seu superior tem consciência das suas próprias forças e fraquezas e compreende o modo como os outros o encaram. 2. A perspetiva moral integrada representa o grau em que o seu supe- rior pauta a ação por elevados padrões éticos e atua de acordo com as suas convicções. 3. A transparência relacional representa o grau em que o seu chefe é aberto e franco na relação com os outros expressa os seus verdadei- ros pensamentos e concede aos outros a oportunidade de apresenta- rem ideias sugestões e opiniões francas. 4. O processamento equilibrado representa o grau em que o seu superior analisa com objetividade a informação relevante de que dis- põe antes de tomar decisões e estimula os outros a apresentarem pontos de vista que desafiem os seus. Para que o leitor pontue o seu superior transponha as respostas para as tabelas seguintes. Faça as somas e divisões aí sugeridas. Autoconsciência Perspetiva moral integrada Afirmações nºs Pontuação Afirmações nºs Pontuação 4 2 7 6 Some Some Divida por 2 Divida por 2 Walumbwa et al. 2008.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 45 Transparência relacional Processamento equilibrado Afirmações nºs Pontuação Afirmações nºs Pontuação 1 3 5 8 Some Some Divida por 2 Divida por 2 Transponha as cotações para a tabela seguinte. Compare-as com as obtidas em estudos realizados em Portugal. 1 A cotação do seu líder Estudo realizado em Portugal n 595 Autoconsciência 2.9 Perspetiva moral integrada 2.7 Transparência relacional 2.9 Processamento equilibrado 3.0 Reflita sobre os resultados e procure compreender as consequên- cias do perfil do seu líder para a organização. Como esse perfil afeta os fluxos de comunicação na equipa Em que medida influencia a positivi- dade ou a negatividade organizacional 1 Dissertação de doutoramento de Filipa Sousa supervisionada por Arménio Rego e Carla Marques. Exercício 4 Abertura comunicacional O questionário a que respondeu mede o grau de abertura comunica- cional em dois domínios: 1 em que grau as pessoas comunicam de modo aberto e franco com o superior 2 em que grau os membros da sua equipa comunicam abertamente entre si e partilham informação. Para calcular as cotações nas duas dimensões proceda do seguinte modo: Transponha as cotações para as duas tabelas seguintes. Faça as somas e divida por três. Comunicação aberta e franca com o superior Comunicação aberta e franca no seio da equipa Afirmações nºs Pontuação Afirmações nºs Pontuação 1 2 3 4 5 6 Some Some Divida por 3 Divida por 3 Transponha as cotações médias para a tabela seguinte e compare- -as com as pontuações obtidas noutros estudos.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 46 Coloque aqui as suas cotações As cotações obtidas noutros estudos 1 Comunicação aberta e franca com o superior 4.2 Comunicação aberta e franca no seio da equipa 4.2 Note que quanto mais elevadas forem as cotações maior o grau de abertura comunicacional um fator importante para a construção da posi- tividade organizacional. Procure responder às seguintes questões: Como se posicionam a sua equipa e o seu superior Existe aber- tura comunicacional entre os membros da sua equipa As pessoas sentem-se livres para comunicar abertamente com os restantes membros da equipa Quais são as consequências que daí advêm para: a o trabalho em equipa b as decisões tomadas pelo superior 3 a felicidade dos membros da equipa 4 o desempenho de cada membro da equipa 5 o desempenho da equipa como um todo  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é docente e/ou formador pode aplicar o questionário aos seus alunos e/ou formandos. Pode atuar do seguinte modo: Solicite às pessoas que responsam ao questionário. Recolha as pontuações individuais e calcule então a média do grupo para as duas dimensões. Faculte essas médias ao grupo/turma e convide cada pessoa a refletir sobre o respetivo posicionamento. Pode ainda suscitar discussões em grupo tentando que as pessoas discutam as diferenças entre si e perante a média. Ajude as pessoas a compreenderem como o grau de abertura comunicacional interfere na tomada de decisões e na qualidade do trabalho realizado no seio da equipa. 1 A cotação referente à comunicação aberta e franca com o superior provém de um estudo de Rego e Cunha 2008a realizado com 199 colaboradores de 118 organizações operando em Portugal. A cotação relativa à comunicação aberta e franca no seio da equipa foi estimada a partir dos dados de um estudo de Merlo et al. 2006 obtidos com 413 colaboradores 12 lojas de retalho britânicas. Exercício 5 O seu enviesamento para a verdade O questionário procura medir o grau em que o leitor denota «envie- samento para a verdade» – isto é inclinação para acreditar no que lhe dizem os seus interlocutores. Para calcular a sua cotação proceda do seguinte modo: Na afirmação nº 4 inverta a cotação socorrendo-se da tabela de equivalências seguinte. A partir de então para essa afirmação use a nova cotação e não a antiga. Cotação original 1 2 3 4 5 6 7 Substitua por esta nova cotação 7 6 5 4 3 2 1 Some todas as cotações. Numa pesquisa realizada por Boyle Kac- mar e George 2 a média obtida foi 5.6. Como se posiciona o leitor Note que esta média é apenas ilustrativa – não a interprete como termo de comparação único. Convide outras pessoas das suas relações diárias para responderem ao questionário. Compare a sua média com as des- sas pessoas. Em que medida o leitor denota maior ou menor enviesa- mento para a verdade do que elas Para compreender melhor o tema leia a secção 4.8 do Capítulo 2. Boyle et al. 2008. 2 Boyle et al. 2008.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 47 Exercício 6 Disposição intercultural O questionário a que respondeu procura medir o seu grau de dispo- sição intercultural ou seja a sua disposição para lidar com pessoas de culturas ou nações diferentes da sua. Envolve cinco dimensões. Proceda do seguinte modo: 1. Antes de calcular as suas cotações inverta as pontuações das afir- mações nºs 7 e 9. Para o efeito socorra-se da seguinte tabela de equi- valências. Pontuação anterior 1 2 3 4 5 6 Nova pontuação 6 5 4 3 2 1 2. A partir de agora apenas nessas duas afirmações passe a usar as novas pontuações e não as originais. Nas restantes afirmações mante- nha as pontuações. 3. Transponha todas as pontuações para as tabelas seguintes. Proceda às somas e às divisões aí sugeridas. Tendência empática empatia Complexidade atribucional Espírito cosmopolita Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 1 2 17 3 4 19 5 6 21 7 8 23 9 10 Some Some Some Divida por 6 Divida por 4 Divida por 4 Note: nestas questões e apenas nestas deve usar a nova pontuação e não a original. Etnocentrismo Competência comunicacional intercultural percecionada Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 18 11 20 12 22 13 24 14 15 16 Some Some Divida por 4 Divida por 6 4. Compreenda no quadro seguinte o significado de cada dimensão. 5. Compare as suas pontuações com as médias obtidas nos EUA com estudantes de farmácia. Tome em atenção o seguinte: a sua disposição intercultural e o seu potencial de ajustamento a uma cultura estrangeira serão tanto mais ele- vados quanto mais elevadas forem as suas pontuações nas três primei- ras dimensões e na última e mais baixa for a sua pontuação em etno- centrismo. Enunciando de modo distinto: as pessoas com maior pendor adaptativo a diferentes culturas são as que denotam forte tendência empática elevada complexidade atribucional forte espírito cosmopolita e fraco etnocentrismo. Como se posiciona o leitor relativamente aos estudantes americanos inquiridos Tente aplicar o questionário a outras pessoas das suas rela- ções por exemplo os seus colaboradores os seus alunos ou os seus amigos. Compare as suas pontuações com as dessas pessoas. Como se posiciona

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 48 Pontuações dos estudantes dos EUA inquiridos 1 A sua pontuação Significado Tendência empática Capacidade para estabelecer empatia com as pessoas de outras culturas i.e. ser capaz de se colocar «na pele» dessas pessoas. 4.1 Complexidade atribucional Tendência para atribuir causas complexas ao comportamento dos outros. Capacidade para compreender as idiossincrasias das outras culturas sem as julgar. 4.0 Espírito cosmopolita Capacidade para compreender as diferenças e as semelhanças entre as outras culturas e a própria. Valorização das outras culturas do mesmo modo que a própria. 3.6 Etnocentrismo Sentimento de que a cultura própria é superior às outras. 3.4 Competência comunicacional intercultural percecionada Grau em que sente que comunica bem com pessoas de outras culturas 3.7 1 Estas médias provêem de amostras inquiridas por Shah e seus colaboradores em dois momentos. O rigor científico recomendaria que cada amostra e cada momento fossem tomados separadamente. Acresce que as médias foram obtidas pelos autores do referido artigo com um elenco de itens não exactamente igual ao usado no questionário a que o leitor respondeu. Parece todavia haver razões para presumir que tal não interfere significativamente nos resultados. Ademais este exercício tem objectivos sobretudo pedagógicos. Em qualquer caso sugerimos ao leitor que tome os dados como meramente indicativos e como factores de discussão/aprendizagem. Ao leitor desejoso de aprofundar a matéria sugere-se a consulta directa do artigo. Os autores deste livro obtiveram-no no seguinte endereço: http://www.ajpe.org/aj6805/aj6805111/aj6805111.pdf 9 de Outubro de 2007. Uma nota final: as médias obtidas por Shah e seus colaboradores foram convertidas na escala de 0 a 100 pontos. Para facilitar a tarefa ao leitor essa opção não foi aqui tomada.  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é docente e/ou formador pode aplicar o questionário aos seus alunos e/ou formandos. Pode atuar do seguinte modo: Solicite às pessoas que responsam ao questionário. Recolha as pontuações individuais e calcule então a média do grupo para as cinco dimensões. Faculte essas médias ao grupo/turma e convide cada pessoa a refletir sobre o respetivo posicionamento. Pode ainda suscitar discussões em grupo tentando que as pes- soas discutam as diferenças entre si e perante a média. Verifique se as pessoas com alguma experiência internacional apresentam ou não cotações diferentes da média.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 49 Exercício 7 Inteligência cultural O questionário a que respondeu mede três dimensões da inteligên- cia cultural. Antes de compreender o seu significado transponha as suas cotações para as tabelas seguintes e proceda às somas e divisões aí sugeridas. Inteligência cognitiva Inteligência física Inteligência emocional/motivacional Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Some Some Some Divida por 4 Divida por 4 Divida por 4 Assinale as suas pontuações na estrela situada na figura seguinte colocando um ponto grosso em cada um dos três braços da estrela. Ligue esses três pontos – eis o seu perfil. Compreenda qual das sete configurações ilustrada na parte inferior da figura se aproxima mais do seu perfil. Interprete o significado das três dimensões e dos vários perfis lendo as descrições seguintes. A estrela da inteligência cultural Camaleão Embaixador Natural/intuitivo Analista Mímico Provinciano Ingénuo Cabeça inteligência cognitiva Coração inteligência emocional/motivacional Corpo inteligência física 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 50  As competências cognitiva física e emocional da inteligência emocional A inteligência cultural é uma macro-competência que engloba três aspetos: cognitivo físico e emocional/motivacional. É fundamental para atuar e comunicar com pessoas distintas da nossa. Se o leitor é do sexo masculino suponha que virá a exercer funções na Arábia Saudita. Antes de partir é-lhe referido que um sinal de grande amizade de um homem saudita para com outro homem é ele dar-lhe a mão. O leitor sabe que assim é pois viu imagens televisivas e recebeu formação para o efeito. Esta é a vertente cognitiva da inteligência emocional. Para que o leitor seja capaz de comunicar e atuar de modo apropriado na Arábia Saudita esta competência não é todavia suficiente. É também necessá- rio que seja capaz de atuar em consonância inteligência física e que sinta algum conforto emocional com essa atuação e esteja motivado para adotá-la inteligência emocional/motivacional. São estas as três facetas da inteligência cultural de grande relevância para quem neces- sita de comunicar com pessoas de diferentes culturas. Os indivíduos cognitivamente inteligentes são capazes de captar sinais da envolvente tendo em vista compreender as particularidades culturais locais. Mediante as interações e a observação dos outros con- seguem identificar o que é ou não culturalmente aceitável. Prestando atenção ao modo como as outras pessoas reagem e se comportam são capazes de compreender por exemplo: as regras apropriadas para o cumprimento a importância da pontualidade o significado dos gestos e de outros sinais não-verbais as regras da etiqueta nas refeições o modo como superiores e subordinados se relacionam o grau em que as pessoas valorizam a assertividade e a franqueza comunicacional ou alternativamente as relações sociais harmo- niosas e «diplomáticas». Não basta porém mostrar aos autóctones que se compreende a respetiva cultura – é também necessário adotar as ações correspon- dentes. Esta é a componente física/ativa da inteligência cultural. Através dela o indivíduo fica capacitado para agir de modo apropriado e suscitar a confiança dos autóctones. Uma ilustração curiosa da pertinência desta matéria pode ser encontrada nos candidatos a emprego que adotam os maneirismos culturais típicos da empresa que os recruta – têm mais pro- babilidades de serem selecionados A adaptação a uma nova cultura implica a capacidade para vencer obstáculos e insucessos. Para tal é especialmente relevante acreditar na sua própria eficácia ser perseverante perante os desafios estar moti- vado e denotar confiança. A pessoa descrente na sua capacidade de compreender verdadeiramente as pessoas de outras culturas rapida- mente esmorecerá atenuará os seus esforços de adaptação sentirá desconforto e poderá ser alvo de hostilidade e incompreensão dos autóctones.  O significado das sete configurações O indivíduo com elevada inteligência cultural combina em elevado grau estas três dimensões. Mas as pessoas podem caracterizar-se por diferentes combinações – daqui resultando os sete perfis que seguida- mente se apresentarão. 1 O provinciano denota fraca orientação nas três vertentes. Pode ser um excelente comunicador na sua própria cultura mas fracassa numa cultura distinta da sua – porque não compreende os seus interlocutores não é capaz de adotar as ações apropriadas gera incompreensões desconfianças e conflitos. Pode ser um indivíduo profundamente impreg- nado dos hábitos e valores da sua própria cultura e/ou um etnocêntrico em elevado grau. O analista é capaz de analisar e compreender as especificidades culturais do país em que se situa delineando então estratégias apropria- das para lidar com os autóctones vencer resistências alcançar os seus objetivos. É fundamentalmente um «animal cognitivo» que compreende racionalmente o contexto denota flexibilidade comportamental e adota as estratégias apropriadas ao contexto. Mas pode faltar-lhe a compo- nente emocional e motivacional apropriada. Pode atuar como um «ani- mal» racional e flexível mas «frio». 1 A sexta é por nós proposta. As restantes foram ligeiramente adaptadas de Earley e Mosakowski 2004.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 51 O natural ou intuitivo baseia as suas estratégias adaptativas na intuição mais do que na aprendizagem sistemática do contexto cultural em que se insere. Procura captar rapidamente os sinais da envolvente cultural mas pode fracassar em situações de grande ambiguidade: não é capaz de improvisar estratégias de aprendizagem adquiridas nem de lidar eficazmente com sentimentos de desorientação. Fundamental- mente imita os comportamentos que observa mas nem sempre com a motivação e a tranquilidade emocional desejáveis. O embaixador pode não ser um vigoroso conhecedor da cultura de acolhimento mas a sua confiança na adaptação cultural garante-lhe inteligência emocional/motivacional. Denota humildade para reconhecer a sua ignorância – isto é para saber o que desconhece. Tem alguma facilidade de ajustamento mas comete por vezes gaffes que podem deixá-lo algo embaraçado. No entanto consegue lidar emocionalmente bem com essas situações. É um diplomata. O mímico denota grande controlo sobre os seus comportamentos capta facilmente os sinais da envolvente ajusta-se naturalmente. Mas pode sentir dificuldade em compreender o significado dos estímulos cul- turais com que se depara. Imita o que observa e sente conforto emocio- nal com essas ações – mas nem sempre compreende os padrões cultu- rais subjacentes ao que observa. Por exemplo sabe que não deve abrir o presente perante a pessoa que lho oferece e sente enorme comodi- dade emocional em atuar desse modo. Mas não se esforça por com- preender as razões de uma tal prática cultural. O ingénuo denota grande vontade de se adaptar ao contexto cultu- ral distinto do seu mas não faz um esforço sistemático para compreen- der as especificidades locais nem se empenha na mudança de hábitos e comportamentos. Atua como se pela simples força da sua vontade os autóctones o compreendessem e lhe «desculpassem» os erros de «eti- queta». É um «animal motivado» mas que aplica poucos recursos racio- nais e comportamentais em prol do ajustamento. O camaleão denota elevada orientação para as três dimensões. Pode facilmente ser confundido com um autóctone. Este é um perfil raro mas que pode porventura ser encontrado em filhos de diplomatas e/ou de pessoas que tiveram experiências de vida em culturas distintas e que formaram uma identidade muito própria: «cidadãos do mundo».  Algumas questões para reflexão Como o leitor se enquadra nestas configurações Qual a que mais se aproxima do seu perfil Que mudanças terá que operar em si próprio para se tornar um camaleão cultural Em que medida este exercício o ajudou a compreender a impor- tância das três dimensões da inteligência cultural Pense em cada uma das sete configurações. Identifique pessoas suas conhecidas que se aproximam de cada uma delas Figura seguinte. Procure detetar os comportamentos que essas pessoas adotam. Configurações Coloque aqui os nomes das pessoas suas conhecidas que mais se ajustam a cada configuração. Escreva aqui as características que melhor definem essas pessoas. Provinciano Analista Natural Embaixador Mímico Ingénuo Camaleão

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 52  Sugestões aos docentes e formadores Se é docente ou formador e pretende aplicar este questionário aos seus alunos ou formandos proceda do seguinte modo: Convide as pessoas a calcularem as suas próprias cotações. Solicite as cotações individuais e calcule a média do grupo em cada dimensão. Anuncie às pessoas a média do grupo em cada uma das três dimensões e convide-as a refletirem e a discutirem como as res- petivas cotações se aproximam ou desviam dessa média. Crie grupos de discussão compostos por pessoas com estilos dife- rentes. Encoraje a discussão sobre as consequências para as pessoas dos seus estilos. Fomente também a discussão sobre o modo como as competências de inteligência cultural podem ser melhoradas.  Sugestões para gestores Se o leitor é gestor e pretende identificar pessoas que na sua orga- nização têm competências para exercerem atividades no estrangeiro aplique o questionário aos seus colaboradores. Após recolher as res- postas avalie a situação e verifique em que medida será necessário levar a cabo processos de formação e desenvolvimento destas compe- tências. Recorde que a inteligência cultural não é importante apenas para pessoas que exercem funções no estrangeiro. Atualmente diversas empresas têm ao seu serviço pessoas de diferentes proveniências cultu- rais. Acresce que é progressivamente mais necessário contactar com clientes e fornecedores estrangeiros. Por conseguinte o desenvolvi- mento de competências de inteligência cultural é relevante para a gene- ralidade dos membros organizacionais. Exercício 8 Competências de codificação e descodificação do seu chefe O questionário a que respondeu mede o grau em que o seu chefe revela duas competências comunicacionais importantes para a gestão e o desempenho de equipas: 1 codificação 2 descodificação. A pri- meira representa o grau em que o seu chefe é capaz de codificar corre- tamente os pensamentos em linguagem acessível aos colaboradores. A segunda representa o grau em que ele é eficaz na descodifica- ção/compreensão das mensagens dos colaboradores. Transponha as cotações para as duas tabelas seguintes: Descodificação eficaz Codificação eficaz Itens Cotação Itens Cotação 1 2 3 4 5 8 7 8 Some as 5 pontuações Some as 3 pontuações Numa pesquisa realizada com 564 indivíduos 1 que se reportaram aos seus gestores de projeto as médias foram 10.8 e 6.5 para a desco- dificação e a codificação respetivamente. Como se posiciona o chefe a que o leitor se reportou Em que medida essas cotações ajudam a com- preender o modo como os respetivos colaboradores trabalham tanto individualmente como em equipa Henderson 2008. 1 Henderson 2008.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 53 Exercício 9 O seu chefe é socialmente inteligente O questionário mede o nível de inteligência social do seu chefe. Para cada par de questões faça as somas. Após responder compare as suas respostas com as de outras pessoas. Coloque aqui as suas cotações Coloque aqui as cotações obtidas por outras pessoas sobre o mesmo líder ou outro Empatia «Afinação» Consciência organizacional Influência Desenvolvimento dos outros Inspiração Trabalho de equipa Some  Sugestões para reflexão Procure responder sozinho ou em grupo às seguintes questões: Quais as facetas em que o seu chefe é mais pontuado Que benefícios daí advêm para o funcionamento da equipa Quais as facetas em que o seu chefe é menos pontuado Que consequências daí advêm para o funcionamento da equipa Se o leitor se autodescrevesse respondendo a este questionário qual seria o nível de inteligência social evidenciado Adaptado de Goleman e Boyatzis 2008. Fazendo uma análise introspetiva quais as dimensões em que o leitor se destacaria E quais as que necessitaria de melhorar Em que medida o seu próprio perfil o pode ajudar ou não a comunicar melhor com os outros  Sugestões para formadores/professores Como formador/docente pode proceder do seguinte modo: Convide cada pessoa a responder ao questionário. Crie condições para que cada uma compare a cotação do respe- tivo chefe com a média obtida na turma/grupo. Identifique o formando/aluno cujo chefe apresenta as mais eleva- das cotações. Solicite-lhe que descreva para toda a turma/grupo outras características desse chefe e o modo como encoraja a equipa. Suscite a discussão em torno das consequências da inteligência social para a eficácia comunicacional dos líderes. Convide os participantes a lerem o artigo de Goleman e Boyatzis. 1 Convide algum membro da turma/grupo a assumir o papel de «advogado do diabo» e a discutir eventuais efeitos perversos da elevada inteligência social. 1 Goleman e Boyatzis 2008.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 54 Exercício 10 Como as diferenças culturais podem afetar a comunicação nas organizações  Sugestões para reflexão Após ter realizado o exercício proposto realize alguns dos seguintes exercícios de reflexão: Compare as suas respostas com as descrições expostas no Qua- dro 4.5 no Capítulo 4. Reflita sobre a cultura portuguesa veja o website de Hofstede 1 . Em que medida os traços culturais portugueses ajudam a explicar o modo como o português «médio» tende a comunicar Consulte a informação sobre Portugal disponibilizado no website Executive Planet. 2 Preste atenção sobretudo aos aspetos relacio- nados com a conversação as regras de etiqueta no tratamento pessoal e os procedimentos em processos negociais. Em que medida a informação aí apresentada se coaduna com a caracterização cul- tural de Portugal  Sugestões para docentes/formadores O exercício pode ser usado em sala de aula/formação e ser com- plementado com o acesso ao website de Hofstede 3 e ao Executive Pla- net. 4 Comece por suscitar o debate em torno da caracterização das dimensões culturais pertinentes para a comunicação. Assegure-se de que as pessoas compreendem o significado dessas dimensões. Depois para cada dimensão crie vários grupos de trabalho incumbindo cada grupo de responder a questões como as seguintes: As pessoas de cada cultura socorrem-se mais da comunicação for- mal ou da informal no seio das organizações 1 http://geert-hofstede.com/countries.html 2 http://www.executiveplanet.com/index.phptitlePortugal 3 http://geert-hofstede.com/countries.html 4 http://www.executiveplanet.com/index.phptitlePortugal Quais as culturas nas quais os subordinados estão mais dispostos a discordar dos seus superiores Em que culturas a partilha de informação entre colegas de trabalho é mais provável Quais os contextos culturais em que as pessoas tendem a evitar a confrontação e o conflito aberto Em que contextos as pessoas tendem a ser mais francas e diretas ou seja assertivas no modo como comunicam Quais as culturas em que as pessoas esperam mais fortemente por orientações claras e específicas dos seus superiores Em que tipo de culturas as pessoas tendem a ser pontuais mesmo que a observância da pontualidade possa requerer a interrupção de conversas interessantes com outras pessoas Em que culturas o significado das mensagens verbais é mais afe- tado pelo contexto Em que culturas é necessário prestar muito atenção aos sinais não-verbais para se compreender verdadeiramente o que está a ser-nos afirmado Procure sobretudo que cada grupo responda a duas questões essenciais. Primeira: quais as possíveis implicações das especificidades culturais para os modos de comunicar das pessoas de cada cultura Segunda: quais as consequências dessas diferenças para a comunica- ção entre pessoas de diferentes culturas Uma boa maneira de organi- zar o trabalho consiste em solicitar a cada grupo que preencha os espa- ços sombreados do quadro seguinte. Culturas individualistas Culturas coletivistas Culturas de menor distância de poder Culturas de maior distância de poder

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 55 Culturas menos evitadoras da incerteza Culturas mais evitadoras da incerteza Culturas masculinas Culturas femininas Culturas monocrónicas Culturas policrónicas Culturas de fraco contexto Culturas de forte contexto Após o trabalho realizado por cada grupo suscite o debate em ple- nário juntando todos os grupos. Antes disso nomeie um porta-voz para cada grupo. Crie condições para que a turma na globalidade preencha um novo quadro contendo os espaços sombreados antes apresentado. O objetivo é ajudar toda a turma a encontrar uma «solução» conjunta. Compare essa solução com a síntese do Quadro 4.5 no Capítulo 4 «Exemplos de diferenças comunicacionais resultantes de diferenças culturais». Exercício 11 A sua organização vive o paradigma da organização «normal» ou da organização positiva O questionário mede o grau em que a sua organização funciona segundo o paradigma da organização «normal» ou o da organização «positiva». A organização pode ser considerada «normal» se os colaboradores são encarados como entidades centradas nos seus autointeresses egoístas desconfiadas procurando sobretudo recompensas materiais ajudando apenas quando têm expectativa de receber algo em troca acomodadas e resistentes à mudança e pouco empenhadas na melhoria da organização. Distintamente a sua organização pode ser considerada «positiva» se os colaboradores forem capazes de contribuir para o bem-comum procurarem trabalho com significado confiarem e forem confiáveis forem transparentes na comunicação e se empenharem nas melhorias constantes da vida organizacional. Todas as organizações combinam elementos de ambos os paradig- mas embora algumas sejam mais «normais» enquanto outras são mais «positivas». Para que o leitor pontue a sua organização comece por transpor todas as cotações para as tabelas seguintes. Faça as somas aí sugeridas e divida-as por dez. Adaptado de Heynoski e Quinn 2012.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 56 Paradigma da organização «normal» Paradigma da organização «positiva Afirmações nºs Pontuação Afirmações nºs Pontuação 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Some Some Divida por 10 Divida por 10  Sugestões para reflexão Para formar uma ideia mais precisa da sua organização socorra-se das duas barras seguintes colocando um círculo junto do número que mais se aproxima das duas médias obtidas. Ligue os dois pontos assim obtendo o perfil da sua organização. Compare esse perfil com o perfil descrito por pessoas que trabalham noutras organizações. Paradigma da organização «normal» 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5 6 6.5 7 Paradigma da organização «positiva» 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5 6 6.5 7 Reflita agora sobre as razões e as implicações desse perfil para o funcionamento da sua organização. Pergunte-se: Porque as pessoas atuam e pensam deste modo Em que medida a atuação dos líderes contribui para essa situação Quais as consequências deste paradigma para a organização e o desempenho dos colaboradores O que pode ser mudado Adicionalmente compare a sua descrição com a de outros membros da sua organização. As pessoas descrevem a organização do mesmo modo Haverá partes da sua organização que funcionam sob o signo de um paradigma ao passo que outras atuam sob outro paradigma  Sugestões para formadores/professores Como formador/docente pode usar o exercício de vários modos: Convide os membros da turma/grupo a descreverem a respetiva organização através das instruções antes expostas. Calcule a média da turma/grupo em cada um dos paradigmas. Faculte essas médias ao grupo e convide as pessoas a compararem a sua organização com a pontuação média do grupo/turma. Suscite o debate em torno de questões como as seguintes: a Porque as pessoas da minha organização atuam e pensam deste modo b Em que medida a atuação dos líderes da minha organi- zação contribui para essa situação c Quais as consequências deste paradigma para o funcionamento da minha organização e o desempenho dos colaboradores d O que pode ser mudado Identifique no seio do grupo a pessoa que descreveu a respetiva organização como mais «normal» elevada cotação no paradigma «normal» baixa cotação no paradigma «positivo». Identifique também a pessoa que descreveu a respetiva organização como mais «positiva» elevada cotação no paradigma «positivo» baixa cotação no paradigma «normal». Promova o debate: a O que distingue as duas organizações b Porque são tão diferentes c Quais as consequências para o desempenho c Em qual delas as pessoas sentem mais vontade de abandoná-la d Qual a organização que tem mais capacidade de atrair talentos

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 57 Exercício 12 Segurança psicológica O questionário mede o nível de segurança psicológica da sua equipa. 1 «Quando os membros da equipa experimentam segurança psicológica diversos efeitos ocorrem: a falam abertamente b pedem ajuda e colocam questões sem receio de parecerem ignorantes c colaboram e ajudam os restantes membros da equipa sem receio de serem alvo de condutas oportunistas da parte de quem recebe ajuda d discutem abertamente problemas e preocupações e procuram feed- back sobre as suas ações e desempenho f arriscam e experimentam novas soluções para problemas e oportunidades g assumem os seus erros e desaires e partilham-nos com a equipa de modo que esta aprenda com os mesmos». 2 Para calcular o nível de segurança psicológica da sua equipa comece por inverter as cotações das afirmações nºs 1 e 4. Use para tal a tabela de equivalências seguinte: Pontuação anterior 1 2 3 4 5 6 7 Substitua por esta nova pontuação 7 6 5 4 3 2 1 A partir de agora use as novas pontuações – e não as antigas. Mas faça a inversão apenas para essas duas afirmações. Nas restantes mantenhas as cotações originais. Some as nove cotações e divida a soma por nove. Compare essa média com a de um estudo de Edmondson 3 : 5.25. 1 Nembhard e Edmondson 2012. 2 Extraído de Cunha e Rego 2013. 3 Edmondson 1999. Seja cauto na comparação pois os itens aí usados não são exatamente os mesmos que aqui propomos.  Sugestões para análise e discussão O questionário pode ser usado para fazer um diagnóstico da sua equipa ou das equipas da sua organização. Assegure o anonimato das respostas. Caso contrário as pessoas que operam em equipas de baixa segurança psicológica sentir-se-ão inibidas ou seja: psicologicamente inseguras para se expressarem livremente. Após obter as respostas procure compreender as causas e as consequências da cotação média obtida para a equipa. Discuta também o grau em que as pessoas den- tro da mesma equipa perfilham opiniões mais ou menos semelhantes. A que se devem eventuais diferenças  Sugestões para formadores/professores Se o leitor é docente/formador pode também usar o exercício em sala de aula ou de formação: Solicite a cada pessoa que avalie a segurança psicológica da respetiva equipa. Obtenha todas as cotações e calcule a média do grupo/turma. Suscite a discussão: Porque há diferenças Quais as causas Quais as consequências Se os alunos/formandos não tiverem experiência profissional con- vide-os a obterem respostas junto de amigos ou familiares. Depois siga as instruções antes apresentadas.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 58 Exercício 13 Assertividade agressividade e passividade O questionário a que respondeu procura medir as suas tendências assertivas agressivas e passivas. Para avaliar o seu perfil proceda do seguinte modo: 1. Assinale as respostas na tabela seguinte colocando um círculo em torno da letra correspondente à sua resposta. Situações nºs Assertividade Agressividade Passividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 c c b a a b c b a c a a a c c b c b c b b c b b a b c a a a c a b Quantas respostas assinalou em cada coluna 2. Some o número de respostas em cada coluna. 3. Na figura seguinte assinale a sua pontuação com um círculo. Ligue os três círculos sequencialmente através de uma linha: eis o seu perfil. Assertividade 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Agressividade 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Passividade 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 4. Compreenda o significado de cada estilo lendo a secção «Assertivi- dade passividade e agressividade» do Capítulo 5. 5. Compare o seu perfil com o de outras pessoas.  Sugestões aos docentes e aos formadores Se o leitor é professor ou formador e pretende usar o questionário como instrumento formativo pode proceder do seguinte modo: Convide cada membro do grupo a preencher o questionário e a calcular a respetiva autoavaliação. Solicite a cada aluno ou formando anonimamente a respetiva pontuação em cada estilo. Some então as pontuações de todos os membros calcule a média da turma para cada estilo e escreva as três médias em local visível para todos. Convide cada membro a comparar-se com as médias do grupo. Ou suscite a discussão em grupo. Pode ainda atuar do seguinte modo: Antes de convidar as pessoas a responderem ao questionário soli- cite a algumas que façam uma pequena apresentação perante o grupo/turma. Convide a turma a fazer perguntas a esses oradores sobre o tema apresentado. Realize depois o exercício com este questionário. Após todos calcularem as respetivas cotações nos três estilos focalize-se nas pessoas que fizeram a apresentação anterior. Pro- cure compreender em colaboração com a turma/grupo se há alguma relação entre os estilos comunicacionais e os modos como as apresentações foram feitas. Por exemplo: a a pessoa com estilo mais agressivo foi mais agressiva nas respostas às perguntas da turma b a pessoa com estilo mais assertivo fez melhor exposição apresentou melhor os argumentos e respondeu de modo mais assertivo às questões c a pessoa com estilo mais passivo fez uma apresentação mais «apagada» e «submissa»

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 59 Exercício 14 Estilos assertivo agressivo e passivo O questionário a que respondeu procura medir os seus níveis de assertividade passividade e agressividade. Para se pontuar coloque as pontuações nas tabelas seguintes e proceda às respetivas somas. Passividade Agressividade Assertividade Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 2 3 1 5 6 4 8 9 7 11 12 10 14 15 13 17 18 16 Some Some Some Na figura seguinte assinale as suas pontuações com círculos. Ligue os três círculos sequencialmente através de uma linha: eis o seu perfil. Compare o seu perfil com o de outras pessoas. Compare estes resultados com os obtidos no exercício 13. Obteve um perfil similar ou diferente Se obteve um perfil diferente a que se deverá Serão os questionários pouco apropriados para medir os perfis comunicacionais das pessoas Assertividade 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Agressividade 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Passividade 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é professor ou formador e pretende usar o questionário como instrumento formativo pode proceder do seguinte modo: Convide cada membro do grupo a preencher o questionário e a proceder à respetiva autoavaliação. Solicite a cada aluno ou formando anonimamente a respetiva pontuação em cada estilo. Some então as pontuações de todos os membros calcule a média da turma para cada estilo e escreva as três médias em local visível para todos. Convide cada membro a comparar-se com as médias do grupo. Ou suscite a discussão em grupo. Fomente a discussão convidando os alunos ou formandos a refleti- rem sobre as cotações obtidas neste questionário e no anterior. Incite-os a procurar explicações para as eventuais semelhanças e/ou as diferenças entre os perfis obtidos nos dois questionários. Pode ainda atuar do modo que foi sugerido para o exercício anterior: Antes de convidar as pessoas a responderem ao questionário soli- cite a algumas que façam uma pequena apresentação perante o grupo ou turma. Convide a turma a fazer perguntas a esses orado- res sobre o tema apresentado. Realize depois o exercício com este questionário. Após todos calcularem as respetivas cotações nos três estilos focalize-se nas pessoas que fizeram a apresentação anterior. Pro- cure compreender em colaboração com a turma/grupo se há alguma relação entre os estilos comunicacionais e os modos como as apresentações foram feitas. Por exemplo: a a pessoa com estilo mais agressivo foi mais agressiva nas respostas às pergun- tas da turma b a pessoa com estilo mais assertivo fez melhor apresentação apresentou melhor os seus argumentos e respon- deu de modo mais assertivo às questões c a pessoa com estilo mais passivo fez uma apresentação mais «apagada» e «sub- missa»

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 60 Exercício 15 Os estilos de comunicação do modelo VIP O questionário a que respondeu mede as suas tendências nos esti- los comunicacionais do modelo VIP consulte a secção específica no Capítulo 5. Proceda do seguinte modo: 1. Coloque as suas respostas nas três tabelas seguintes. 2. Some as pontuações e divida o resultado por 6. Assim obtém a sua pontuação nos três estilos básicos. Nobre Socrático Reflexivo Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 1 2 3 7 5 4 10 8 6 12 11 9 14 15 13 16 18 17 19 20 21 Some Some Some Divida por 6 Divida por 6 Divida por 6 3. Na figura seguinte em cada braço da estrela de três pontos assinale com um círculo a sua pontuação. 4. Ligue os três círculos através de uma linha. Obtém assim um triân- gulo que representa o seu estilo. Os estilos do modelo VIP Nobre Reflexivo Socrático 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 6 6 6 Magistrado Nobre Socrático Reflexivo Candidato Senador 5. Com qual das seis configurações mais se aproxima o seu perfil

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 61 6. Para compreender melhor qual é o seu perfil tenha em atenção o seguinte: Se a sua pontuação no estilo Nobre for superior às outras duas o leitor é um Nobre. Se a sua pontuação no estilo Socrático for superior às outras duas o leitor é um Socrático. Se a sua pontuação no estilo Reflexivo for superior às outras duas o leitor é um Reflexivo. Se as suas pontuações nos estilos Nobre e Socrático forem eleva- das e superiores à pontuação no estilo Reflexivo o leitor é um Magistrado. Se as suas pontuações nos estilos Socrático e Reflexivo forem ele- vadas e superiores à pontuação obtida no estilo Nobre o leitor é um Candidato. Se as suas pontuações nos estilos Nobre e Reflexivo forem eleva- das e superiores à pontuação no estilo Socrático o leitor é um Senador. Se as suas pontuações nos três estilos básicos forem muito próxi- mas entre si pode suceder que não tenha consciência clara do seu estilo comunicacional. Talvez seja preferível nesse caso vol- tar a responder às questões. No entanto isso também pode signi- ficar que usa de alguma flexibilidade no modo como comunica com as outras pessoas.  Procure responder às seguintes questões O estilo que resulta das suas pontuações coincide com a perceção que tinha de si próprio Como se comporta quando comunica com pessoas que têm estilos diferentes do seu Pensa que a sua eficácia comunicacional poderá aumentar se alte- rar o seu estilo habitual Como se compara o seu estilo com o das pessoas com as quais mais frequentemente se relaciona Quais as pessoas com as quais tem mais conflitos Quais as pessoas com as quais se relaciona melhor Essas pessoas têm estilos iguais ou diferentes do seu  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é professor ou formador e pretende usar o questionário como instrumento formativo pode proceder do seguinte modo: Convide cada membro do grupo a preencher o questionário e a calcular o respetivo estilo. Após todas as pessoas terem identificado os seus estilos consti- tua alguns grupos com indivíduos detentores de estilos similares. Por exemplo junte três pessoas com estilo socrático outras três com estilo reflexivo outras três com estilo nobre e assim por diante. Constitua também grupos compostos por indivíduos com estilos muito diferentes. Por exemplo constitua um grupo com um socrá- tico um nobre e um reflexivo outro grupo com um magistrado um senador e um candidato outro com um candidato um nobre e um senador e assim por diante. Encoraje os membros do grupo a refletirem em conjunto sobre os perfis de cada pessoa. Analise o que sucede nas discussões. Procure levar o grupo a compreender se os contributos de cada membro para a discussão se relacionam com os respetivos perfis. Pode ainda fomentar a discussão colocando uma questão aos gru- pos sobre uma matéria específica. Pode ser um tema relacionado ou não com o programa formativo que está a lecionar. Se não tiver qualquer ideia sugerimos-lhe temas como o ataque às torres gémeas em Nova Iorque os comportamentos dos condutores automóveis em Portugal o insucesso escolar Analise de novo o que sucede nas discussões. Procure levar o grupo a compreender se os contributos de cada pessoa para a discussão se relacionam com os respetivos perfis.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 62 Exercício 16 Estilos comunicacionais do modelo PAPI O questionário a que respondeu procura medir as suas propensões nos quatro estilos do modelo PAPI: processos ação pessoas e ideias. Para calcular a suas pontuações nos quatro estilos proceda do seguinte modo: 1. Assinale as suas respostas nas tabelas seguintes. Por exemplo se escolheu a afirmação 2 no primeiro par coloque um círculo à volta do número 2. Se escolheu a afirmação 3 no segundo par coloque um cír- culo em torno do número 3. E assim sucessivamente. 1 – 4 – 5 – 7 – 9 12 – 14 – 16 – 18 – 20 22 – 24 – 26 – 28 – 30 Estilo «Ação» 32 – 34 – 36 – 38 – 40 Quantas respostas assinalou 2 – 3 – 6 – 8 – 10 11 – 41 – 43 – 45 – 47 49 – 51 – 53 – 55 – 57 Estilo «Processo» 60 – 62 – 64 – 66 – 68 Quantas respostas assinalou 13 – 15 – 17 – 19 – 21 23 – 25 – 42 – 44 – 46 48 – 50 – 52 – 54 – 69 Estilo «Pessoas» 72 – 73 – 75 – 78 – 80 Quantas respostas assinalou 27 – 29 – 31 – 33 – 35 37 – 39 – 56 – 58 – 59 61 – 63 – 65 – 67 – 70 Estilo «Ideias» 71 – 74 – 76 – 77 – 79 Quantas respostas assinalou 2. Para cada estilo calcule a quantidade de respostas assinalada ou seja a quantidade de círculos em cada uma das quatro áreas. 3. Obtém assim quatro pontuações que correspondem às suas prefe- rências por cada estilo. Assinale-as com um círculo na figura seguinte. Ligue os 4 círculos de modo sequencial – esse é o seu perfil 4. Compreenda o significado de cada estilo na secção respetiva no Capítulo 5. 5. Compare o seu estilo com os de outras pessoas. Tente compreender com quem se relaciona e comunica melhor – com as pessoas com esti- los similares ou diferentes do seu Pontuação fraca Pontuação intermédia Pontuação forte Ação 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1415 16 17 18 19 20 Processo 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1415 16 17 18 19 20 Pessoas 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1415 16 17 18 19 20 Ideias 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1415 16 17 18 19 20  Tome em atenção o seguinte Uma fraca pontuação entre 0 e 7 num estilo significa que o leitor poderá ter dificuldade em comunicar com alguém que tem uma forte pontuação nesse mesmo estilo. Uma pontuação intermédia entre 8 e 15 significará um certo grau de flexibilidade e adaptabilidade. As pessoas com pontuações equilibradas do tipo 10 10 10 10 tendem a ajustar-se bem às diferentes pessoas estilos e situações. O problema reside em que podem ser consideradas imprevisíveis. Uma pontuação elevada acima de 16 pode refletir uma necessi- dade de impor aos outros as próprias crenças valores e assun- ções. Pessoas com tal perfil tendem a olhar para as coisas de uma única maneira a ser rígidas e a ter dificuldades em praticar a empatia.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 63  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é docente ou formador pode usar o questionário para um exercício prático atuando do seguinte modo: Solicite a cada membro do grupo/turma que preencha o questioná- rio e se autoavalie. Solicite anonimamente de preferência a cada membro a res- petiva pontuação em cada estilo. Para cada estilo calcule a média da turma/grupo. Afixe as médias do grupo/turma nos quatro estilos em lugar visí- vel. Cada membro pode então comparar o seu perfil com o perfil do grupo/turma. Constitua vários grupos de discussão. Alguns grupos podem ser compostos por pessoas com estilos similares. Outros grupos podem abarcar indivíduos com estilos muito distintos. Procure encorajar a discussão entre as pessoas de cada grupo sobre um dado tema à sua escolha. Se não lhe surgirem ideias abra um jornal e convite os grupos a discutirem uma dada notícia Observe os comportamentos dos grupos e dos seus membros nessa discussão. Encontra diferenças entre os modos de discus- são de cada grupo Em que medida essas eventuais diferenças se devem aos estilos dos seus membros Procure conduzir os alunos/formandos a refletir sobre essa mesma matéria. Exercício 17 Estilos comunicacionais do modelo SARA O questionário procura medir qual o grau em que a pessoa por si descrita se orienta para os quatro estilos comunicacionais do modelo SARA. Proceda do seguinte modo: 1. Comece por inverter as cotações das afirmações nºs 2 3 4 7 11 12 13 14. Para o efeito sirva-se da escala de correspondências seguinte. No questionário a que respondeu substitua as antigas cota- ções pelas novas. Mas faço-o apenas para estas afirmações. Nas res- tantes mantenha as antigas cotações Pontuação original 1 2 3 4 5 6 7 Pontuação nova 7 6 5 4 3 2 1 2. Agora transponha todas as cotações para as duas tabelas seguintes. Faça as somas e as divisões aí sugeridas. Orientação social/expressiva nas emoções Orientação direta/indireta Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 1 3 2 4 5 7 6 11 8 12 9 14 10 13 Some Some Divida por 8 Divida por 6 Note que nestas afirmações e apenas nestas deve usar a nova pontuação e não as antigas.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 64 3. A tabela da esquerda mede o grau em que a pessoa descrita pelo leitor é mais contida versus mais expressiva nas emoções. A tabela da direita mede o grau em que essa pessoa é mais ou menos direta no modo como comunica com as outras. 4. Assinale as duas cotações na figura seguinte escrevendo um ponto no cruzamento de ambas. Para facilitar o trabalho do leitor foi colocada na figura a posição de uma hipotética pessoa com uma pontuação de 5.5 na orientação expressiva e de 6.5 na orientação direta/indireta. 5. Qual o estilo da pessoa que o leitor descreveu 6. Compreenda o significado dos quatro estilos lendo a secção do Capítulo 5 dedicada ao modelo PAPI. Coloque aqui as cotações da pessoa cujos comportamentos descreveu Socialmente aberto/expressivo Direto Indireto Socialmente autocontido Administrador/ /diretor Reflexivo/ /pensador Afiliativo/ /relacional Social/ /emotivo 4 5 6 7 3 2 1 5 6 7 3 2 1  Sugestões adicionais ao leitor O leitor pode usar o questionário para se autoavaliar. Basta que em vez de pensar nessa outra pessoa pense em si. Melhor ainda será solicitar a outra pessoa que o descreva a si próprio. Se obtiver os perfis de várias pessoas para além do seu identifi- que com quem comunica melhor e pior. Ou seja: o leitor comunica e relaciona-se melhor com as pessoas detentoras de estilo similar ao seu Ou ambas as coisas estão pouco relacionadas  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é docente ou formador pode usar o questionário num exercício prático. Proceda do seguinte modo: Solicite a cada membro do grupo ou da turma que preencha o questionário e se autoavalie. Depois de todas as pessoas terem calculado os respetivos estilos constitua vários grupos de discussão. Alguns grupos podem ser compostos por pessoas com estilos similares. Outros grupos podem abarcar indivíduos com estilos muito distintos. Procure induzir a discussão entre as pessoas de cada grupo sobre um dado tema à sua escolha. Se não lhe surgir qualquer ideia solicite aos seus formandos/alunos que sugiram um tema depois verifique o estilo de quem mais participou nessas sugestões. Observe os comportamentos dos grupos e dos seus membros nessa discussão. Encontra diferenças entre os modos de discus- são de cada grupo Em que medida essas eventuais diferenças se devem aos estilos dos seus membros Procure encorajar os alunos/formandos a refletirem sobre essa mesma matéria. Na parte final do exercício calcule a quantidade de pessoas situa- das em cada estilo. É provável mas não necessário que o estilo afiliativo/relacional seja o mais frequente. Se for o caso procure relacionar essa tendência com o que foi afirmado no Capítulo 5 sobre a cultura portuguesa. Pode ainda dividir a turma em função do sexo. Qual a percenta- gem de homens e de mulheres em cada estilo Encontra uma maior percentagem de mulheres do que homens no estilo afiliativo/relacional Se for o caso então reflita sobre o que foi escrito no Capítulo 5 acerca do caráter feminino da cultura por- tuguesa.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 65 Exercício 18 Quais são as suas tendências comunicacionais O questionário a que respondeu mede as suas tendências comuni- cacionais nas nove dimensões seguidamente a prever todas veja a sua explanação na secção «Um modelo com nove dimensões no Capítulo 5. Para se pontuar proceda do seguinte modo: 1. Altere as pontuações das afirmações nºs 4 17 e 26. Para o efeito inverta as pontuações de acordo com a escala de equivalências seguinte. Mas note: altere apenas as cotações nestas afirmações nas restantes mantenha as pontuações originais. Pontuação original 1 2 3 4 5 6 7 Nova pontuação 7 6 5 4 3 2 1 2. Transponha todas as cotações para as nove tabelas seguintes. Faça as somas aí sugeridas. Dominador Dramático Controverso Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 5 22 2 7 28 10 9 30 13 20 32 37 44 39 41 Some Some Some Animado Impressionador Descontraído Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 6 11 4 21 14 12 24 18 16 34 31 17 42 40 36 Some Some Some Não esqueça: nestes itens inverta as cotações. Atencioso Aberto Amigável Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 15 1 3 23 25 8 27 26 19 29 33 35 45 38 43 Some Some Some Não esqueça: nestes itens inverta as cotações. 3. Coloque as cotações relativas às nove dimensões no quadro seguinte. Se desejar comparar-se com outras pessoas entregue-lhes o questionário. Depois calcule as pontuações de cada uma seguindo as instruções anteriores. Calcule então a pontuação média dessas pes- soas em cada dimensão.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 66 Dimensão As suas pontuações As pontuações de outras pessoas com as quais se quer comparar Dominador Dramático Controverso Animado Impressionador Descontraído Atencioso Aberto Amigável 4. Para compreender o patamar em que se situa tome como referência os três níveis seguintes: 5-15 pontos 16-25 pontos 26-35 pontos Orientação forte Orientação moderado Orientação fraco 5. Como é que o leitor relaciona o seu perfil com os aspetos da sua vida pessoal e profissional Por exemplo: a Quais as orientações das pes- soas com quem se relaciona melhor e pior b Quais são as orientações dos seus amigos c Qual a orientação do seu chefe d Se o seu chefe denota uma orientação diferente da sua o que lhe parece que deve mudar na relação com ele e Qual a orientação que menos aprecia nas outras pessoas f Em que medida isso tem afetado a sua relação com algumas pessoas  Sugestões adicionais ao leitor Se desejar reformule as afirmações de modo a descrever os estilos de outras pessoas e não o seu. Por exemplo reformule o item nº 1 deste modo: «Revela facilmente assuntos pessoais acerca de si próprio» Des- creva então outras pessoas à sua escolha. Pode ser o seu superior os seus colaboradores amigos colegas ou até pessoas da sua família. Depois de descrever essas pessoas compare as respetivas pontuações com aquelas que o leitor obteve para si próprio.  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é docente ou formador pode usar o questionário num exercício prático. Proceda do seguinte modo: Solicite a cada membro do grupo ou da turma que preencha o questionário e se autoavalie. Recolha as pontuações de todas as pessoas. Calcule então as médias da turma em cada uma das nove dimen- sões. Afixe essas médias em lugar visível de modo que cada pessoa possa comparar as suas cotações com a tendência geral do grupo/ /turma. Crie grupos de discussão e convide as pessoas a refletirem sobre as respetivas tendências. Verifique em que medida os comportamentos de discussão se relacionam com os estilos das pessoas. Encoraje os membros do grupo a refletirem sobre isso.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 67 Exercício 20 Quais são as suas competências de escuta O questionário a que respondeu procura avaliar as suas competên- cias como ouvinte. Não deve considerá-lo como uma ferramenta infalível de autoavaliação – mas como um elemento indicador do modo como tende a comportar-se neste domínio tão importante para a comunicação. Para se pontuar proceda do seguinte modo: 1. Nas afirmações nºs 2 3 11 13 16 17 19 24 25 e 26 e apenas nessas altere a pontuação. Se respondeu 1 altere para 5 e vice-versa se respondeu 2 altere para 3 e vice-versa se respondeu 3 mantenha a pontuação. Sirva-se da tabela seguinte para fazer essas alterações. Pontuação original 1 2 3 4 5 Pontuação nova 5 4 3 2 1 2. A partir de agora para essas afirmações utilize esta nova pontuação e não a original. Mas faça isto apenas para estas afirmações – nas restantes mantenha as pontuações. 3. Some as pontuações das 26 afirmações. 4. Essa é a sua pontuação na competência em escutar. Avalie-se de acordo com a tabela seguinte: Pontuação As suas competências na capacidade de escutar são: Entre 26 e 52 Muito boas Entre 53 e 78 Boas Entre 79 e 104 Moderadas Entre 105 e 130 Pobres 5. Convide várias pessoas suas conhecidas a responderem a este questionário. Compare essas pontuações com a sua. Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é docente ou formador pode usar o questionário num exercício prático. Proceda do seguinte modo: Solicite a cada membro do grupo/turma que preencha o questioná- rio e se autoavalie. Após recolher as pontuações de todas as pessoas calcule a média do grupo/turma. Afixe essa média em lugar visível para que todas as pessoas se possam posicionar perante ela. Convide as pessoas a discutirem em grupo as suas cotações e a importância das competências de escuta na vida social familiar e profissional. Verifique se os comportamentos das pessoas na discussão estão relacionados com as respetivas pontuações.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 68 Exercício 21 As minhas competências de escuta ativa e empática O questionário a que respondeu procura medir o grau em que o lei- tor é um ouvinte ativo e empático. É uma adaptação de um questionário usado para medir as competências de escuta de vendedores pelo que sugerimos ao leitor que procure compreender o seu significado nesse contexto. O questionário mede três dimensões cujo significado pode ser compreendido no artigo de Drollinger e seus colaboradores 1 assim como no corpo do Capítulo 6 do livro. Proceda do seguinte modo: 1. Transponha as suas respostas para as três tabelas seguintes. Depois faça as somas e as divisões aí sugeridas. Perceber/discernir Processar/avaliar Responder Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Some Some Some Divida por 8 Divida por 6 Divida por 5 2. Some agora as pontuações das três dimensões e divida por três. Assim obtém a sua pontuação global em escuta ativa/empática. 1 Drollinger et al. 2006. 3. Coloque as suas cotações no quadro seguinte e compare-as com as obtidas por Drollinger e seus colaboradores num estudo com 200 vende- dores. Como se posiciona o leitor 4. Compare a sua cotação global aqui obtida com os resultados do exercício 20. A sua posição relativa mantém-se ou não Porquê Estudo de Drollinger e seus colaboradores 2 As suas pontuações Menos bons ouvintes Excelentes ouvintes Perceber/discernir 5.3 5.8 Processar/avaliar 5.5 6.0 Responder 5.7 6.2 Competências de escuta ativa/empática 5.5 6.0 Média das três pontuações anteriores.  Sugestões adicionais ao leitor O questionário pode ser usado pelo leitor para medir as competên- cias de escuta ativa/empática de outras pessoas. Basta que reformule as afirmações. Por exemplo a afirmação nº 1 passaria a ter a seguinte redação: «Presta atenção ao que os seus interlocutores não dizem». A afirmação nº 3 seria reformulada para «Mostra aos seus interlocutores que está recetivo às respetivas ideias». Proceda do mesmo modo para as restantes afirmações. 2 Drollinger et al. 2006.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 69  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é docente ou formador pode também usar este questio- nário num exercício prático. Proceda do seguinte modo: Solicite a cada membro do grupo/turma que responda ao questio- nário e se autoavalie. Recolha as pontuações de todas as pessoas. Calcule a média do grupo/turma para cada uma das três dimen- sões e para a pontuação global em escuta ativa/empática. Exiba em lugar visível estas quatro médias do grupo/turma. Sugira às pessoas que se comparem com essas médias referentes à turma. Crie grupos e suscite a discussão. Nessas discussões procure que as pessoas compreendam quais as áreas em que podem melhorar as suas competências.  Sugestões para gestores Se o leitor é gestor e pretende fazer uma avaliação geral sobre as competências de escuta dos seus colaboradores compreenda a impor- tância da matéria lendo o Capítulo 6 pode aplicar o questionário aos seus colaboradores. Importa que as respostas sejam anónimas sob pena de as pessoas não responderem de modo franco. Note que o seu objetivo não é obter respostas – mas sim respostas francas Em vez de solicitar a cada pessoa que se autodescreva pode con- vidá-la a expressar-se sobre as competências de escuta na generalidade das pessoas da organização. Ou então sobre as competências de escuta ... do seu delas superior Em qualquer caso o que importa é que reformule as afirmações de modo ajustado. Note que pela natureza das matérias em causa pode ser difícil as pessoas pronunciarem-se sobre outras pessoas. Por conseguinte tome estes exercícios como fatores de reflexão debate e identificação de pro- cessos de melhoria desta competência. Note ainda que em qualquer caso pode ser importante para si como gestor saber como os seus colaboradores o encaram – mesmo que essas perceções não corres- pondam à realidade. Exercício 22 Qual o meu nível de inteligência emocional O questionário a que respondeu procura medir o seu grau de inteli- gência emocional relativamente às oito dimensões a seguir identifica- das. Os indivíduos emocionalmente inteligentes usam a razão para compreender as emoções as próprias e as dos outros e lidar com elas e recorrem às emoções para interpretar a envolvente e tomar decisões mais racionais. Nesta lógica a emoção torna o pensamento mais inteligente e a inteligência permite pensar e usar de modo mais apurado as emoções. Por conseguinte a IE representa a capacidade para conciliar emoções e razão: usar as emoções para facilitar a razão e raciocinar inteligentemente acerca das emoções. Para que o leitor se autopontue proceda do seguinte modo: Nos itens números 1 3 6 7 10 11 12 15 e 21 inverta as pontua- ções de acordo com a tabela de equivalências seguinte apenas a pon- tuação 4 deve ser mantida. Pontuação antiga 1 2 3 4 5 6 7 Nova pontuação 7 6 5 4 3 2 1 Rego e Fernandes 2005 Rego Sousa Cunha Correia e Saur 2007.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 70 A partir de agora nestas afirmações e apenas nessas passe a usar as novas pontuações e não as antigas. Transponha todas as pon- tuações para o quadro seguinte. Faça as somas e as divisões aí sugeri- das. Itens Some A Divida por: B A sua cotação resultante da divisão de A por B Atenção às emoções próprias 1 6 10 3 Sensibilidade às emoções alheias 7 12 15 3 Maturidade emocional autocontrolo perante as críticas 3 11 21 3 Empatia e contágio emocional 4 9 16 3 Compreensão das causas das emoções próprias 2 14 23 3 Autoencorajamento uso das emoções 17 20 22 3 Compreensão das emoções dos outros 18 19 3 Autocontrolo emocional 5 8 13 3 Compare as suas cotações com as obtidas numa investigação reali- zada em Portugal a seguir referidas. Coloque aqui as suas cotações Geral Homens Mulheres Atenção às emoções próprias 5.2 4.8 5.4 Sensibilidade às emoções alheias 5.5 5.1 5.8 Maturidade emocional autocontrolo perante as críticas 5.0 4.8 5.1 Empatia e contágio emocional 5.4 5.2 5.6 Compreensão das causas das emoções próprias 5.1 5.1 5.1 Autoencorajamento uso das emoções 5.2 5.3 5.2 Compreensão das emoções dos outros 4.9 4.8 5.0 Autocontrolo emocional 4.4 4.6 4.2  Reflita sobre as seguintes questões: 1. Quais as dimensões em que o leitor apresenta cotações mais eleva- das Que consequências daí advêm para o modo como comunica com os outros 2. Quais as dimensões em que o leitor apresenta cotações mais baixas Que consequências daí advêm para o modo como comunica com os outros Como pode fomentar essas competências emocionais de modo a melhorar o modo como comunica com os outros. 3. Procure preencher a tabela seguinte assinalando as dificuldades e problemas que as pessoas podem enfrentar se revelarem fracas cotações nas oito dimensões da IE.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 71 As pessoas com esta característica podem enfrentar os seguintes problemas e dificuldades na comunicação com os outros: Fraca atenção às emoções próprias. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Fraca sensibilidade às emoções alheias. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Fraca maturidade emocional autocontrolo perante as críticas. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Fraca empatia e contágio emocional. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Fraca compreensão das causas das emoções próprias. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Fraco autoencorajamento uso das emoções. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Fraca compreensão das emoções dos outros. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Fraco autocontrolo emocional. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Exercício 23 Como as pessoas se expressam ou não na sua organização O questionário a que respondeu procura medir o grau em que os colaboradores se expressam abertamente sobre assuntos respeitantes ao trabalho e às decisões. Proceda do seguinte modo: 1. Inverta a cotação da afirmação nº 5. Para tal socorra-se da tabela de equivalências seguinte: Pontuação original 1 2 3 4 5 Pontuação nova 5 4 3 2 1 2. Após essa inversão some todas as pontuações. Mas note: na afirma- ção nº 5 deve usar a nova pontuação e não a original. 3. Coloque as suas cotações na tabela seguinte e compare-as com as obtidas num estudo realizado com 169 empregados de uma empresa de telecomunicações dos EUA. 4. Encontrou diferenças significativas Em que afirmações A que se devem essas diferenças Quais as consequências que advêm para a sua organização desse modo de as pessoas se expressarem 5. Leia a secção «Calar» no Capítulo 6 para melhor compreender a importância deste assunto.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 72 Coloque aqui as suas cotações Cotações obtidas no estudo de Premeaux e Bedeian 1 1. Em geral os colaboradores da minha organização pronunciam-se quando consideram que os acontecimentos contrariam o que elas pensam que seria apropriado. 4.04 2. Em geral os colaboradores da minha organização enfrentam corajosamente as ações e as ideias dos outros quando consideram que isso é legítimo. 3.79 3. Em geral os colaboradores da minha organização não têm receio de dizer as coisas que necessitam de ser ditas. 3.86 4. Em geral os colaboradores da minha organização pronunciam-se claramente quando sentem que um plano ou ideia não funcionam apropriadamente. 4.03 5. Em geral os colaboradores da minha organização mantêm-se calados quando há discussões sobre assuntos controversos. 3.87 Soma 19.59 Na afirmação nº 5 coloque a pontuação invertida.  Sugestões para gestores Se o leitor como gestor pretende aferir o grau em que as pessoas das várias partes da organização se expressam ou não solicite- -lhes que respondam anonimamente ao questionário. Se deseja comparar as pontuações obtidas em vários departamen- tos ou secções inclua uma quantidade significativa de pessoas em cada departamento ou secção. Caso contrário as poucas pessoas 1 Premeaux e Bedeian 2003. de uma dada unidade poderão recear que as suas respostas sejam identificadas – e não responderão francamente. Use os resultados para avaliar o grau em que as pessoas se sen- tem mais ou menos propensas a expressar-se. Se os resultados não forem os que mais deseja procure discutir com os seus cola- boradores as razões subjacentes. Pondere sobre os seus eventuais comportamentos de chefia que inibem as pessoas de se expressarem francamente.  Sugestões para formadores Se o leitor é formador pode usar este questionário para ajudar os formandos a refletirem sobre as ocorrências nas respetivas organiza- ções. Suponha que os formandos provêm de organizações diferentes. Proceda do seguinte modo: Solicite a cada pessoa que responda ao questionário. Recolha as pontuações de todas as pessoas e calcule a média do grupo em cada uma das cinco questões. Afixe essa média em lugar visível para que todos possam posicio- nar-se relativamente à mesma. Estimule a discussão para que as pessoas identifiquem as razões dos resultados referentes às suas organizações. Se lhe parecer apropriado crie grupos de discussão constituídos por pessoas cujas cotações são muito diferentes. Encoraje também a discussão sobre as consequências de uma eventual inibição dos membros organizacionais em expressarem- -se sobre assuntos organizacionais. Estimule as pessoas a lerem a secção «Calar» do Capítulo 6.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 73 Exercício 24 Como as pessoas se expressam e se calam na sua organização O questionário procura medir o grau em que os membros da sua organização adotam três comportamentos de silêncio aquiescente defensivo e pro-social e três de expressão de voz aquiescente defen- siva e pro-social. Para compreender o seu significado leia a secção «Calar» do Capítulo 6. Para calcular as pontuações nesses seis aspetos proceda do seguinte modo: 1. Transponha as cotações para as seis tabelas seguintes. 2. Faça as somas aí sugeridas. Silêncio aquiescente Voz aquiescente Silêncio defensivo Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 1 2 3 7 8 9 13 14 15 19 20 21 Some Some Some Voz defensiva Silêncio pro-social Voz pro-social Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 4 5 6 10 11 12 16 17 18 22 23 24 Some Some Some 3. Transponha as seis cotações para a figura seguinte assinalando-as com um círculo. 4. Ligue os seis círculos sequencialmente com uma linha. Esse é o perfil da sua organização. Se obtiver o perfil de outras organizações desenhe-o também na figura do mesmo modo – mas com tinta de cor diferente. Assim poderá comparar mais facilmente a sua organização com outras. Pontuação baixa Pontuação intermédia Pontuação elevada Silêncio aquiescente 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Voz aquiescente 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Silêncio defensivo 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Voz defensiva 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Silêncio pro-social 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Voz pro-social 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 5. Procure identificar as razões subjacentes às cotações da sua organi- zação. Reflita também sobre as potenciais consequências.  Sugestões para gestores Se o leitor como gestor pretende aferir o grau em que as pessoas das várias partes da organização se expressam ou não solicite- -lhes que respondam anonimamente ao questionário. Se deseja comparar as pontuações obtidas em vários departamen- tos ou secções inclua uma quantidade significativa de pessoas em cada departamento ou secção. Caso contrário as poucas pes- soas de uma dada unidade poderão recear que as suas respostas sejam identificadas – e não responderão francamente. Calcule as médias de cada unidade para cada dimensão. Use os resultados para avaliar o grau em que as pessoas se sen- tem mais ou menos propensas a expressar-se. Se os resultados não forem os que mais deseja procure discutir com os seus cola- boradores as razões subjacentes.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 74 Procure verificar se o seu comportamento como gestor inibe as pessoas de se expressarem ou as conduz a falarem de modo menos franco.  Sugestões para formadores Se o leitor é formador pode usar este questionário para ajudar os formandos a refletirem sobre as ocorrências nas respetivas organiza- ções. Suponha que os formandos provêm de organizações diferentes. Proceda do seguinte modo: Solicite a cada membro do grupo que responda ao questionário. Recolha as pontuações de todas as pessoas e calcule a média do grupo em cada uma das seis dimensões. Afixe essas médias do grupo em lugar visível para que todos pos- sam comparar as cotações referentes à sua organização com as médias do grupo. Estimule a discussão para que as pessoas identifiquem as razões dos resultados referentes às suas organizações. Procure também fomentar a discussão das potenciais consequências Se lhe parecer apropriado crie grupos de discussão constituídos por pessoas cujas cotações são muito diferentes. Exercício 25 Competências de comunicação oral O questionário a que respondeu mede as suas competências em três domínios: 1 capacidade para transmitir informação 2 capacidade de persuasão 3 capacidade de escutar e de compreender. Para se pontuar proceda do seguinte modo: 1. Altere as pontuações das afirmações nºs 1 2 6 e 7. Para o efeito inverta as pontuações de acordo com a escala de equivalências seguinte. Mas note: altere apenas as cotações nestas afirmações nas restantes mantenha as pontuações originais. Pontuação original 1 2 3 4 5 Pontuação nova 5 4 3 2 1 2. Transponha todas as pontuações para as tabelas seguintes. Faça as somas e as divisões. Capacidade para transmitir informação Capacidade de persuasão Capacidade de escutar e de compreender Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 1 4 3 2 8 5 6 9 7 Some Some Some Divida por 4 Divida por 3 Divida por 2 Não esqueça: nestas afirmações deve inverter as pontuações.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 75 3. Some as pontuações obtidas nas três dimensões e divida por 3. Assim obtém a cotação global em capacidade de comunicação oral. Capacidade de comunicação oral global Dimensões Pontuação Capacidade para transmitir informação Capacidade de persuasão Capacidade de escutar e de compreender Some Divida por 3 4. Compare as suas cotações com as obtidas num estudo realizado com 201 gestores espanhóis veja tabela seguinte. Em que grupo se situa o leitor Pontuações obtidas com 201 gestores espanhóis 1 Excelentes comunicadores Capacidade para transmitir informação Capacidade de persuasão Capacidade de escutar e de compreender Capacidade de comunicação oral global 4.2 4.6 4.2 4.1 Comunicadores médios Capacidade para transmitir informação Capacidade de persuasão Capacidade de escutar e de compreender Capacidade de comunicação oral global 3.7 3.7 3.5 3.9 Fracos comunicadores Capacidade para transmitir informação Capacidade de persuasão Capacidade de escutar e de compreender Capacidade de comunicação oral global 3.3 3.4 3.2 3.3 1 Large e Giménez 2006.  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é formador ou docente pode usar este questionário num exercício prático. Pode proceder do seguinte modo: Solicite a cada membro do grupo/turma que responda ao questio- nário. Recolha as pontuações de todas as pessoas e calcule a média do grupo/turma em cada uma das três dimensões mais a capacidade de comunicação oral global. Exponha as médias do grupo/turma em lugar visível para que cada pessoa se possa posicionar. Suscite a discussão juntando as pessoas em grupos. Constitua grupos de pessoas com cotações diferentes. Verifique se o modo como as pessoas participam na discussão está relacionado com as respetivas pontuações. Será que por exemplo as pessoas com menores capacidades de persuasão são menos convincentes e os seus argumentos menos aceites pelos restantes membros do grupo Procure também que as pessoas comparem as suas cotações com as pontuações obtidas no estudo antes citado realizado com 201 gestores espanhóis. Convide as pessoas a compreenderem as razões pelas quais denotam pontuações eventualmente inferiores às desejáveis. Fomente nas pessoas a discussão acerca do modo como estas competências podem ser melhoradas.  Nota final Se o leitor desejar avaliar outra pessoa reformule as afirmações do modo que a seguir se propõe. Suponha por exemplo que é gestor e pretende avaliar as capacidades de um seu colaborador.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 76 A afirmação não se aplica rigorosamente nada a esse colaborador Em geral a afirmação não se aplica a esse colaborador A afirmação aplica-se um pouco a esse colaborador A afirmação aplica-se a esse colaborador A afirmação aplica-se completamente a esse colaborador 1 2 3 4 5 1. Quando as pessoas lhe colocam uma questão ele tem que responder várias vezes para que elas fiquem satisfeitas com a sua resposta. 2. Quando fala a outras pessoas de um determinado facto há aspetos que ficam mal esclarecidos. 3. Quando as outras pessoas lhe sugerem modos de ele melhorar o seu trabalho ele compreende sempre essas sugestões. 4. Quando faz uma apresentação em público é capaz de persuadir as pessoas que o ouvem. 5. Quando ouve alguém é capaz de distinguir um facto da opinião pessoal. 6. Quando tenta descrever o ponto de vista de outra pessoa tem dificuldade em ser claro. 7. Tem dificuldades em saber se as outras pessoas compreenderam o que ele disse. 8. Quando faz uma apresentação em público fala de modo claro e faz-se compreender. 9. Quando faz uma apresentação em público expressa e defende bem os seus pontos de vista e argumentos. Exercício 26 Apreensão comunicacional O questionário a que respondeu mede a sua apreensão comunica- cional em quatro domínios: 1 comunicação interpessoal ou conversas 2 apresentações em público 3 discussões em grupo 4 participação em reuniões. A apreensão significa o grau em que o leitor fica ansioso e tenso quando tem que comunicar nessas quatro situações. Proceda de acordo com as instruções seguintes: 1. Altere as pontuações das afirmações nºs 4 5 6 7 10 12 13 15 19 20 21 e 22. Para o efeito inverta as pontuações de acordo com a escala de equivalências seguinte. Mas note: altere apenas as cotações nestas afirmações nas restantes mantenha as pontuações originais. Pontuação original 1 2 3 4 5 Pontuação nova 5 4 3 2 1 2. Transponha todas as pontuações para as quatro tabelas seguintes. Faça as somas. Apreensão nas discussões em grupo Apreensão perante a participação em reuniões Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 1 2 5 6 9 10 13 14 17 18 21 22 Some Some Não esqueça: nestas afirmações deve inverter as pontuações.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 77 Apreensão na comunicação interpessoal ou nas conversas Apreensão nas apresentações em público Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 3 4 7 8 11 12 15 16 19 20 23 24 Some Some Não esqueça: nestas afirmações deve inverter as pontuações. 3. Some as pontuações obtidas nas quatro dimensões. Assim obtém a cotação em apreensão comunicacional global. Coloque todas as pontua- ções no quadro seguinte. Compare-as com as obtidas em estudos realizados com pessoas de vários países. Procure responder às seguin- tes questões: 4. Como se posiciona o leitor 5. Se encontra diferenças serão elas resultantes da sua profissão Ou terão outros fundamentos 6. Quais as razões pelas quais os vendedores apresentam cotações abaixo da média 7. Quais as razões pelas quais as pontuações relativas aos japoneses são mais elevadas Como encara isso à luz da cultura nipónica Para o efeito veja o livro de Rego e Cunha sobre gestão transcultural de recur- sos humanos. 1 Procure também compreender na Caixa 2.6 do Capítulo 2 as diferenças entre culturas de contexto forte e.g. Japão e de con- texto fraco e.g. EUA. 1 Rego e Cunha 2009. 8. Compare agora as suas pontuações com as cotações de pessoas de outro sexo. Se é mulher a sua pontuação na apreensão perante as apresentações em público é superior à dos homens Se for o caso não se surpreenda pois alguns estudos corroboram essa tendência. 2 Caso contrário não se surpreenda também: em determinadas matérias algu- mas mulheres são mais próximas da média dos homens – e vice-versa Compare as suas cotações com as obtidas noutros estudos Pontuações obtidas por Richmond e McCroskey 3 com indivíduos norte-americanos Pontuações obtidas num estudo de Pribyl e seus colaboradores 4 abarcando estudantes japoneses Pontuações obtidas num estudo de Pitt e seus colaboradores 5 com 113 vendedores industriais de 6 países da Ásia e da Europa Pontuações por si obtidas Dimensões Apreensão perante as discussões em grupo 12.4 19.4 15.4 Apreensão perante a participação em reuniões 13.6 20.1 16.4 Apreensão perante a comunicação interpessoal conversas 12.2 17.2 14.5 Apreensão perante as apresentações em público 15.9 20.4 19.3 Apreensão comunicacional global soma das 4 cotações anteriores 54 76.7 65.6 2 Penley et al. 1991 Pribyl et al. 1998. 3 Richmond e McCroskey 1995 citado em Pribyl et al. 1998. 4 Pribyl et al. 1998. 5 Pitt et al. 2000.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 78 9. Leia na parte inicial do Capítulo 7 algumas considerações sobre esta matéria.  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é formador ou docente pode usar este questionário num exercício prático complementando-o com outras atividades. Eis uma possibilidade: Convide as pessoas a participarem em discussões em grupo e a fazerem apresentações perante o grupo/turma. Registe os comportamentos dessas pessoas ou sugira a cada pessoa que faça registos sobre as outras. Aplique este questionário a todas as pessoas e ajude-as a calcula- rem as respetivas cotações. Calcule a média da turma/grupo nas quatro dimensões e na apreen- são comunicacional global. Encontre um modo de relacionar as pontuações das pessoas com os registos antes feitos sobre os respetivos comportamentos comunicacionais. Convide-as a relacionarem a sua apreensão com o modo como se comportaram nas várias atividades comunica- cionais. Fomente a discussão entre as pessoas de modo que compreen- dam as causas dos seus níveis de apreensão e as consequências para as suas vidas pessoal e profissional. Exercício 27 Qual o seu grau de dificuldade em fornecer feedback O questionário a que respondeu procura medir o grau em que o lei- tor tem maior ou menor dificuldade em proporcionar feedback aos seus colaboradores. Este feedback é muito importante pois os seus colabora- dores só poderão melhorar o seu desempenho se receberem informação acerca do modo como têm executado o trabalho. Uma das funções de qualquer chefia é precisamente a de fornecer essa informação veja sec- ção «Proporcionar feedback» no Capítulo 7. Proceda do seguinte modo: 1. Some todas as pontuações. 2. Compreenda em que patamar se situa tomando em atenção o esquema seguinte. O leitor sente em proporcionar aos seus colaboradores. elevado desconforto feedback O leitor sente em proporcionar aos seus colaboradores. moderado desconforto feedback O leitor sente em proporcionar aos seus colaboradores. pouco ou nenhum desconforto feedback 67-90 pontos 43-66 pontos 18-42 pontos 3. Por conseguinte quanto mais baixa a sua pontuação maior é o seu desconforto. Ou seja: maior será a sua dificuldade em fornecer feedback negativo aos seus colaboradores. 4. Reflita sobre as razões da sua pontuação. 5. Relacione esta pontuação com as suas cotações nos exercícios nºs 13 e 14 relativos à assertividade. Por exemplo o leitor é assertivo e não sente desconforto em facultar feedback aos seus colaboradores Ou é pouco assertivo e também sente tal desconforto

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 79 6. Compare-se com outras pessoas para melhor compreender se existe alguma relação entre a assertividade e esta competência para propor- cionar feedback.  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é formador ou docente pode usar este questionário num exercício prático complementando-o com outras atividades. Eis uma possibilidade: Convide as pessoas a preencherem o questionário e a calcularem a respetiva cotação. Recolha as cotações e calcule a média do grupo/turma. Faculte essa média de modo que as pessoas possam comparar- -se com a mesma. Crie grupos de discussão – uns compostos apenas por pessoas com elevado desconforto outros contendo pessoas com fraco desconforto. Pode também criar grupos mistos. Estimule a discussão sobre as razões das pontuações das pes- soas e as suas potenciais consequências para a atividade de lide- rança. Encoraje as pessoas a compreenderem a eventual relação entre as pontuações neste questionário e as cotações obtidas nos questionários 13 e 14 sobre assertividade. Exercício 28 Feedback ascendente na sua organização Se o leitor respondeu ao questionário na qualidade de colaborador que se pronunciou sobre o superior o questionário mede o grau em que o seu superior se mostrou aberto nos últimos seis meses ao feedback provindo dos colaboradores. Se respondeu acerca de si próprio como gestor o leitor procedeu a uma autoavaliação sobre a sua propensão para obter feedback dos seus colaboradores. As instruções seguintes reportam-se ao primeiro caso mas são igualmente aplicáveis ao segundo. Sugerimos ao leitor que coloque as suas respostas no quadro seguinte e as compare com as cotações obtidas num estudo de Smither e seus colaboradores 1 relativas a cerca de 238 gestores sobre os quais subordinados se pronunciaram. Pontuações dos gestores seis meses depois Pontuações dos gestores inquiridos por Smither e seus colaboradores Coloque aqui as suas pontuações 1. O meu superior permitiu-me participar nas decisões que me afetam. 3.8 4.0 2. O meu superior encorajou-me e aceitou pontos de vista diferentes dos seus. 3.6 3.7 3. De bom grado o meu superior partilhou comigo os seus conhecimentos e competências especializadas. 3.9 4.0 4. O meu superior mostrou-se realmente acessível quando precisei de discutir com ele um problema ou assunto particular. 3.8 4.0 5. O meu superior tomou medidas destinadas a resolver conflitos e desacordos na equipa. 3.4 3.6 1 Smither et al. 1995.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 80 Pontuações dos gestores seis meses depois Pontuações dos gestores inquiridos por Smither e seus colaboradores Coloque aqui as suas pontuações 6. O meu superior aproveitou as minhas competências quando isso se revelou apropriado. 3.9 4.0 7. O meu superior desafiou-me regularmente a melhorar continuamente a minha eficácia. 3.6 3.7 8. O meu superior encorajou e facilitou o trabalho de equipa e a cooperação. 3.6 3.7 9. O meu superior proporcionou-me coaching e orientação sobre o modo como eu poderia melhorar o meu desempenho. 3.1 3.3 10. O meu superior congregou os membros da minha equipa em torno de um objetivo comum. 3.4 3.4 11. O meu superior mostrou claramente quais eram as suas expectativas relativamente ao desempenho da equipa. 3.5 3.6 12. O meu superior proporcionou-me toda a informação relevante de que eu necessitava para realizar eficazmente as minhas funções. 3.5 3.6 13. O meu superior proporcionou-me feedback atempadamente e de modo específico sobre o meu desempenho. 3.2 3.3 14. O meu superior cumpriu os seus compromissos. 3.7 3.9 15. O meu superior deu-me poderes para eu tomar decisões por mim próprio. 4.0 4.1 16. O meu superior fez-me sentir como um membro valioso da equipa. 4.0 4.0 17. O meu superior tratou-me com dignidade e respeito. 4.2 4.2 18. O meu superior tratou os membros da equipa de modo justo independentemente da raça religião sexo ou nacionalidade. 4.3 4.4 19. Sempre que fiz um bom trabalho o meu superior deu-me conta disso mesmo. 3.6 3.8 20. O meu superior cumpriu os mesmos padrões das exigências que estabeleceu para comigo. 3.9 4.0 Pontuações dos gestores seis meses depois Pontuações dos gestores inquiridos por Smither e seus colaboradores Coloque aqui as suas pontuações 21. O meu superior encorajou os membros da minha equipa a comunicar de modo franco e honesto. 3.9 4.0 22. O meu superior mostrou sensibilidade às minhas necessidades pessoais não relacionadas com o trabalho. 4.0 4.1 23. O meu superior ajudou-me a obter os recursos necessários à realização eficaz do meu trabalho. 3.6 3.7 24. O meu superior realizou e mostrou disponibilidade para reuniões e encontros comigo. 3.9 3.9 25. O meu superior informou-me da existência de oportunidades de desenvolvimento pessoal e encorajou-me a aproveitá-las. 3.2 3.3 26. O meu superior valorizou os contributos de todas as pessoas independentemente do nível hierárquico em que se situam. 3.9 4.0 27. O meu superior referiu frequentemente a importância da qualidade e da melhoria contínua. 3.8 3.9 28. O meu superior solicitou-me feedback acerca do seu dele desempenho e agiu em conformidade. 3.2 3.3 29. O meu superior encorajou-me a fazer sugestões e utilizou-as para definir os objetivos do meu trabalho. 3.6 3.8 30. O meu superior utilizou os conhecimentos competências e capacidades dos membros da minha equipa. 3.8 3.9 A escala usada por Smither e seus colaboradores é ligeiramente diferente da usada aqui. Por conseguinte importa que o leitor tome as médias apenas como uma referência genérica.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 81 As várias questões podem ser agrupadas de acordo com nove dimensões. 1 Coloque as pontuações nas nove tabelas seguintes depois realize as somas e as divisões sugeridas. Coaching/ /apoio Comunicação Criação do espírito de equipa Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 3 11 8 9 12 10 Some Some Some Divida por 2 Divida por 2 Divida por 2 Justiça Integridade e respeito Participação/ /empowerment Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 17 14 1 18 22 15 Some Some Some Divida por 2 Divida por 2 Divida por 2 Feedback facultado aos colaboradores Valorização dos colaboradores Empenhamento na qualidade e na melhoria contínua Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 13 2 7 19 6 28 Some Some Some Divida por 2 Divida por 2 Divida por 2 1 Usaram-se com algumas adaptações apenas dois itens para cada dimensão embora o questionário contenha maior quantidade. Transponha as nove cotações para o quadro seguinte. Compare-as com as obtidas no estudo de Smither e seus colaboradores já referido. Encontrou diferenças significativas Quais A que se devem Haverá razões culturais Serão os gestores portugueses menos/mais abertos ao feedback dos seus colaboradores do que os da amostra norte-americana de Smither e seus colaboradores Pontuações dos gestores seis meses depois Pontuações dos gestores inquiridos por Smither e seus colaboradores Coloque aqui as suas pontuações Coaching/apoio 3.5 3.7 Comunicação 3.5 3.6 Criação do espírito de equipa 3.5 3.6 Justiça 4.3 4.3 Integridade e respeito 3.9 4.0 Participação/empowerment 3.9 4.0 Feedback facultado aos colaboradores 3.4 3.6 Valorização dos colaboradores 3.8 3.9 Empenhamento na qualidade e na melhoria contínua 3.4 3.5  Sugestões para gestores Se o leitor é gestor e pretende saber como os seus colaboradores o interpretam entregue-lhes o questionário. Obtenha as respostas mas assegurando o anonimato – sob pena de eles não responderem francamente. Calcule as pontuações médias dos colaboradores. Compare os resultados com os do estudo de Smither e colegas já referido. Em que áreas o leitor é melhor ou pior pontuado pelos seus cola- boradores

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 82 Quais as razões pelas quais isso ocorre Quais as atuações em que pode melhorar Se o leitor respondeu ao questionário na sua forma de autoavalia- ção compare essa autoavaliação com a maneira como os seus colaboradores o avaliam. Em que áreas encontra diferenças A que se deverão O leitor tem uma imagem de si próprio melhor ou pior do que a imagem que os seus colaboradores formam acerca de si  Sugestões para formadores Se o leitor é formador pode usar este questionário num exercício prático. Eis uma possibilidade: Convide as pessoas a preencherem o questionário de autoavalia- ção e a calcularem a respetiva cotação de acordo com as instru- ções antes apontadas. Recolha as cotações e calcule as médias do grupo. Faculte essas médias de modo que os formandos se possam posicionar perante elas. Crie grupos e fomente a discussão sobre as pontuações as suas causas e as consequências. Se os formandos forem gestores convide-os a entregarem o ques- tionário aos respetivos colaboradores e a recolherem as respostas de modo anónimo. Procure que os formandos comparem as autoavaliações com as avaliações facultadas pelos respetivos colaboradores. Exercício 29 Nível de apreensão na comunicação escrita O questionário a que respondeu mede o seu nível de apreensão na comunicação escrita. A apreensão é o grau de nervosismo e ansiedade que uma pessoa experimenta quando tem que escrever ou pensa que terá que fazê-lo. Para se pontuar proceda do seguinte modo: 1. Altere as pontuações das afirmações nºs 1 2 3 5 9 10 14 15 e 16. Para o efeito inverta as pontuações de acordo com a escala de equiva- lências seguinte. Mas note: altere apenas as cotações nestas afirma- ções nas restantes mantenha as pontuações originais. Pontuação original 1 2 3 4 5 Pontuação nova 5 4 3 2 1 2. Transponha todas as pontuações para a tabela seguinte. Faça a soma. Assim calcula a sua apreensão em comunicação escrita. Afirmações Cotação Afirmações Cotação 1 9 2 10 3 11 4 12 5 13 6 14 7 15 8 16 Some Não esqueça: nestas afirmações deve inverter as pontuações.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 83 3. Veja na figura seguinte qual o seu nível de apreensão. Em que patamar se situa 4. Note que as pessoas com elevada apreensão podem sentir-se nervo- sas e receosas da avaliação que outros poderão fazer da sua escrita. Tendem também a evitar funções que requeiram essa competência comunicacional. 5. No extremo oposto estão as pessoas com uma fraca apreensão. Contrariamente ao que seria presumível uma tal tendência pode não ser desejável do ponto de vista da melhoria das competências de escrita. Estas pessoas poderão a não estar motivadas para ouvir ou ler cuida- dosamente as incumbências de escrita que lhes são atribuídas b não prestar a devida atenção a datas de conclusão de documentos c prestar menor atenção aos critérios de avaliação do material que escre- vem e d negligenciar sugestões de melhoria que possam ser-lhes diri- gidas. 6. O desejável parece ser pois um nível moderado de apreensão. 59-80 pontos 38-59 pontos 16-37 pontos Elevada apreensão Moderada apreensão Baixa apreensão  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é docente ou formador pode usar este questionário num exercício prático. Proceda do seguinte modo: Convide as pessoas a escreverem durante dez minutos um texto sobre um dado tema. Decorridos os dez minutos convide as pessoas a preencherem o questionário. Faculte-lhes as instruções para que possam calcular a cotação em apreensão na escrita. Recolha as cotações individuais e calcule a pontuação média do grupo/turma. Exiba essa média de modo que as pessoas possam posicionar-se perante ela. Crie grupos de discussão e encoraje as pessoas a discutirem a relação entre a cotação obtida no questionário e os sentimentos experimentados quando foram convidadas a escrever o texto durante aqueles dez minutos. Convide as pessoas a refletirem sobre as causas e as consequên- cias da apreensão na comunicação escrita.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 84 Exercício 30 Bloqueios perante a comunicação escrita O questionário a que o leitor respondeu mede cinco categorias de bloqueio na escrita: 1. O bloqueio nas atitudes representa o modo como sente e encara a sua escrita. 2. O bloqueio perante a complexidade mede a sua maior ou menor capacidade para lidar com material complexo. 3. O bloqueio na redação revela a tendência para não redigir pre- maturamente o texto. 4. O atraso representa a incapacidade para cumprir prazos. 5. O bloqueio puro significa a incapacidade de escrever. Para calcular as suas cotações nestas cinco dimensões proceda do seguinte modo: 1. Altere as pontuações das afirmações nºs 6 18 e 20. Para o efeito inverta as pontuações de acordo com a escala de equivalências seguinte. Mas note: altere apenas as cotações nestas afirmações nas restantes mantenha as pontuações originais. Pontuação original 1 2 3 4 5 Pontuação nova 5 4 3 2 1 2. Transponha todas as pontuações para as cinco tabelas seguintes. Faça as somas e as divisões. Bloqueio nas atitudes Bloqueio da complexidade Bloqueio da redação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 1 2 4 6 7 9 15 12 13 18 16 19 20 Some Some Some Divida por 5 Divida por 4 Divida por 4 Não esqueça: nestas afirmações deve inverter as pontuações. Atraso/ /adiamento Bloqueio puro incapacidade de escrever Afirmação nº Pontuação Afirmação nº Pontuação 3 5 8 10 11 14 17 Some Some Divida por 2 Divida por 5

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 85 3. Insira as cinco pontuações no quadro seguinte. Some-as assim obtendo a sua cotação global em bloqueio na escrita. Note que quanto mais elevadas são as suas cotações maiores são os seus bloqueios na escrita e mais dificuldade terá em levar a cabo essa tarefa comunicacio- nal. Bloqueio global Dimensões Pontuação Bloqueio nas atitudes Bloqueio perante a complexidade Bloqueio na redação Atraso Bloqueio puro Some Divida por 5 4. Compare as suas cotações com as de outras pessoas. Qual a dimen- são em que denota maior bloqueio  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é docente ou formador pode usar este questionário num exercício prático. Proceda de acordo com as sugestões apresentadas para o exercício 26. Ajude as pessoas a compreenderem a relação entre a apreensão exercício 26 e os bloqueios identificados neste exercício. Exercício 31 A utilização do correio eletrónico Compare as suas respostas com as médias obtidas num estudo rea- lizado por Dawley e Anthony 1 veja quadro seguinte. Reflita sobre as eventuais diferenças e as razões das mesmas. Pode também comparar as suas respostas com as de outras pessoas. Em que áreas sente mais dificuldades Como poderão ser ultrapassadas Médias obtidas no estudo realizado por Dawley e Anthony Coloque aqui as suas respostas 1. Sinto-me sobrecarregado com a quantidade de correio eletrónico que recebo por dia. 4.22 2. O correio eletrónico pode reduzir a quantidade de reuniões e de conversas telefónicas. 3.97 3. Sinto que sou capaz de comunicar eficazmente através do correio eletrónico. 3.87 4. O correio eletrónico é uma boa ferramenta de gestão do tempo. 3.71 5. O correio eletrónico ajuda-me a ser mais eficiente. 3.53 6. Sinto que recebo demasiado correio eletrónico. 3.51 7. Os outros colaboradores da minha organização necessitam de mais formação para usarem melhor o correio eletrónico. 3.41 8. Na minha organização o correio eletrónico deveria ser usado mais frequentemente. 3.23 9. Necessito de mais formação para usar melhor o correio eletrónico. 2.68 1 Para tornarmos o questionário mais ajustado à língua portuguesa usamos escalas cujos conteúdos semânticos nem sempre foram os mesmos que os usados por Dawley e Anthony 2003. Por conseguinte sugere-se ao leitor que tome as médias obtidas nesse estudo como meramente ilustrativo e como factor de discussão e reflexão.

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Comunicação Pessoal e Organizacional – Manual de Exercícios www.silabo.pt 86  Sugestões para gestores Se como gestor o leitor pretende compreender com as pessoas encaram o correio eletrónico na sua organização pode proceder do seguinte modo: Aplique o questionário aos membros da sua organização. Assegure o anonimato das respostas. Recolha as respostas e calcule as médias para a globalidade da organização assim como as médias em cada uma das unidades ou departamentos da organização. Compare os resultados com os do estudo de Dawley e Anthony. Identifique as unidades organizacionais em que há mais problemas na utilização do correio eletrónico. Identifique os modos de lidar com esses problemas.  Sugestões para docentes e formadores Se o leitor é docente ou formador pode usar este questionário num exercício prático. Proceda do seguinte modo: Convide as pessoas a responderem ao questionário. Recolha as respostas e calcule as médias do grupo/turma. Faculte essas médias às pessoas. Crie grupos de trabalho combinando em cada grupo pessoas com diferentes pontuações. Convide as pessoas que sentem mais problemas na utilização do correio eletrónico a compreenderem as razões pelas quais outras pessoas não sentem os mesmos problemas. Ou seja: procure que uns aprendam com os outros. FIM