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Project Management Professional

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PMP (Project Management Professional) Review Guide:

PMP (Project Management Professional) Review Guide Elena Xia 2011.5.6

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2 第一章 定义 Chapter 1 Definitions

一、什么是项目?(What is a project?):

3 一、什么是项目? (What is a project?) 是为提供某项 独特 产品、服务或成果所做的 临时性 努力。 (They are temporary in nature and have definitive start and end dates . They produce a unique product, service, or result that didn ’ t exist before.)

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4 项目 Project 临时性 temporary 渐近明细 clear start and finish 独特性 unique 二、项目和运作的特征 (Project & Operation Characteristics) 运作 Operations 持续进行 on going 重复 repetitive 维持组织的运行 keeps organization functioning

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5 三、项目与运作 (Project & Operations) 1. 共同点 (Common) A. 由人来做 (need people to process) B. 受制于有限的资源 (subject to the limited resources) C. 需要规划、执行和控制 (need plan, implement and control)

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6 2. 不同点 (Different) A. 项目是临时性的、独特的; 运作是持续不断和重复进行的。 B. 目标的本质不同 : 项目是实现设定的目标,达成后结束; 运作是为了维持经营,也就是说一般 目标实现后会确立新目标,然后持续。

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7 四、项目管理 / 项目经理的定义 (Defining Project Management & Project Manager) 项目管理是把各种知识、技能、工具和技术应用于项目活动之中,以达到项目的要求。 (Project management is the application of knowledge, skills tools, and techniques to project activities to meet the project requirements.) 项目经理是负责实现项目目标的个人。 (Project manager is the people responsible for managing the project processes and applying the tools and techniques used to carry out the project activities.)

项目经理的职责和角色:

8 项目经理的职责和角色 职责 成本估算和计划编制 人员绩效和趋势分析 沟通和维持关系 角色 :综合者 沟通协调者 团队领导 发言人 决策者 气氛创造者、老师

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9 五、项目集 / 项目组合的定义 (What is Program & Portfolio?) 项目集(又译做大型项目、项目群、计划)是经过协调统一管理以便获取单独管理这些项目时无法取得的效益和控制的一组 互相联系 的项目。 (Program are groups of related projects that are managed using the same techniques in a coordinated fashion, allowing them to capitalize on benefits that wouldn ’ t be achievable otherwise.) 项目组合是为了便于有效管理以实现战略经营目标,而将项目或项目集与其他工作组合后形成的。 (Portfolio are collections of programs and projects that support a specific business goal or objective.)

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10 六、项目管理办公室的定义 (What is PMO?) 是组织中集中和协调管理其管辖的各个项目的实体。 (a centralized organizational unit that oversees the management of projects and programs throughout the organization.)

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11 第二章 基本知识 Chapter 2 Basic Knowledge

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12 一、项目管理技能 (General Project Management Skills) 沟通 (Communications) 组织和计划 (Organization and planning) 预算 (Budgeting) 冲突管理 (Conflict management) 协调和影响 (Negotiation and influencing) 领导能力 (Leadership) 团队建设和激励 (Team building and motivating)

1. 冲突的七个来源 (Why Conflict?):

13 1. 冲突的七个来源 (Why Conflict?) 进度计划:项目内的排序 项目优先级:项目间的排序 资源:指责分工的不均衡 技术意见:正常的方案差异 行政程序:与组织大规章冲突 成本:估算上的冲突 个性:人际关系

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14 2. 常见的冲突 (Common Conflicts) 项目优先级冲突 (Project Priority Conflict) 人力资源冲突 (Human Resource Conflict) 管理程序冲突 (Management Procedure Conflict) 技术见解冲突 (Technical Opinion Conflict) 成本冲突 (Cost Conflict) 时间规划冲突 (Time Schedule Conflict) 个性冲突 (Personality Conflict)

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15 3. 冲突的分类 (Conflicts Types) 任务型冲突 (Task Conflict) ----- 对项目任务执行和技术见解等不同造成的,一般是项目开发中想引发和鼓励的冲突。项目经理的任务是确保观念的冲突不要演变为 “ 关系型抵触 ” 。 流程型冲突 (Procedure Conflict) ----- 行政管理流程和资源分配等意见分歧造成的

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16 人际关系型冲突 (Interpersonal Conflict) ----- 人与人之间的不同造成的(如性格差异、 个人反感等) 产生原因: 1 、实质性的利益冲突 --- 解决着重问题的解决, 采取合作或谈判的方式。 2 、负面情绪的影响 --- 解决强调修正冲突双方 的观点和正面团队态度的培养。

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17 4. 处理关系型冲突的方法 (How to handle interpersonal conflicts?) 回避 -- 是指在冲突的情况下采取退缩或中立的倾向。 缓和 -- 是指在冲突的情况下尽量弱化冲突双方的差异,更强调双方的共同利益。 妥协 -- 是指在冲突双方互相让步的过程中以达成一种协议的局面。 强迫 -- 是指利用奖惩的权力来支配他人,迫使他人遵从管理者的决定。 合作 -- 是指冲突双方愿意共同了解冲突的内在原因,分享双方的信息,共同寻求对双方都有利的方案。 仲裁 -- 是指引入第三方资源的介入,就冲突的情况进行分析和诊断,最终作出处理决定。

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18 5. 冲突的处理原则 (Principle for Handling Conflicts) WW 原则: Win-Win OO 原则: Object Orientation

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19 6. 如何预防冲突 ? (How to Avoid Conflicts?) 预防态度上引发的冲突,要建立和谐的团队文化。 (Attitude conflict: build up concordant team culture) 预防上下游关系的冲突,要建立项目沟通制度。 (Conflict between up & down relation: set up project communication system) 预防立场上对立的人员冲突,要树立职业态度的工作意识。 (Opposite standpoint conflict: set working consciousness of professional attitude)

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20 7 、领导的四个角色 (Leader ’ s Role) 探索航向 (Path Finding) 整合体系 (Align) 授能自主 (Empowerment) 树立榜样 (Modeling) 公司文化 (Corporate Culture)

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21 8 、三种管理风格 (Three Management Styles) 官僚式:独裁专政 高效高风险,适用于多种可选,风险不大的问题 放任式:无为而治 适用于没有选择,需要创造的工作,如研发 民主式:少数服从多数 低效低风险 适用于高执行风险,如制度等。

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22 二、了解项目管理的组织结构 (Understanding Organizational Structures) 职能型组织 (Functional Organizations) 项目型组织 (Projectized Organizations) 矩阵型组织 (Matrix Organizations) 复合型组织 (Compound Organizations)

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23 职能型组织 (Functional Organizations) 参与项目 A 活动的职员 特点:项目基本局限于本部门;如果有跨部门的项目,没有项目经理,通过部门经理协调。 参与项目 B 活动的职员 参与项目 C 活动的职员

职能型组织形式的优缺点:

24 职能型组织形式的优缺点 优点 在人员使用上具有较大的灵活性 技术专家可以同时被不同的项目使用 同一部门的专业人员在一起易于交流知识和经验 当有人员离开时,职能部门可作为保持项目技术连续性的基础 职能部门可以为专业人员提供一条正常晋升的途径 缺点 使得客户不是活动和关心的焦点 职能部门的工作方式常常是面向本部门活动的 没有一个人承担项目的全部责任 使对客户要求的响应变得迟缓和艰难 项目常常得不到很好的对待 调配给项目的人员积极性往往不是很高 技术复杂的项目需要的多部门合作交流沟通困难

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25 2. 项目型组织 (Projectized Organizations) 特点:项目成员安排在同一地点;项目经理有很大的独立性和权限。

项目型组织形式的优缺点:

26 项目型组织形式的优缺点 优点 项目经理对项目全权负责 项目组的全体成员直接对项目经理负责 项目从职能部门中分离使得沟通途径简洁 项目式组织可以保留专家作为固定成员 项目的目标是单一的 权力集中使决策加速 命令协调一致 组织结构简单灵活易于操作 缺点 人员、设施、技术、设备重复配置 专业人员和设备被项目储备造成冗余 项目专业人员知识不全面 易造成组织规章制度执行的不一致 明显的界限不利于与外界的沟通和引起矛盾 项目成员缺乏事业的连续性和保障

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27 3. 矩阵型组织 (Matrix Organizations) 项目协调 弱矩阵型 特点:没有项目经理,即使有也是个协调者或联络员的角色。

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28 项目协调 平衡矩阵型 特点:设立项目经理,但项目经理对于项目和项目资金不能全权支配。 3. 矩阵型组织 (Matrix Organizations)

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29 3. 矩阵型组织 (Matrix Organizations) 特点:有拥有相当大权限的全职项目经理和全职项目行政管理人员。

矩阵结构:

30 矩阵结构 组织形式 团队特性 矩阵型 弱矩阵 平衡矩阵 强矩阵 团队负责人权力 低 低到中等 中等到高 职能部门人员投入团队工作的时间比率 0-25% 15-60% 50-95% 团队负责人的角色 兼职 专职 专职 团队负责人的头衔 团队协调人 团队经理 团队经理

矩阵式组织形式的优缺点:

31 矩阵式组织形式的优缺点 优点 项目是工作的焦点 项目分享各个部门的技术人才储备 项目组成员对项目结束后的忧虑减少了 对客户要求与项目式组织同样快捷灵活 项目组的行政部门人员使规章制度执行与组织保持一致 组织可以平衡资源,统筹和优化安排 矩阵式组织在两个极端之间提供了较广的选择范围 缺点 矩阵式组织权力是均衡的,没有明确的负责者 资源平衡的同时有竞争 项目经理必须与部门经理进行谈判协调 矩阵式组织违反命令单一的原则

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32 4. 复合型组织 (Compound Organizations)

三、组织结构形式对项目的影响:

33 三、组织结构形式对项目的影响

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34 四、项目阶段和生命期 (Project Phases and Life Cycles) 移交 项目可交付成果 产品 项目管理成果 阶段 依据 思想 章程 项目管理团队 范围说明书 开始阶段 中间阶段 计划 基准 绩效 验收 最后阶段 批准 项目生命期内的典型阶段序列

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35 五、 项目选择方法 (Project Selection Methods) 效益测定方法 (Benefit Measurement Methods) 比较法 (Cost-benefit analysis) 评分模型 (Scoring models) 对效益的贡献或经济学模型 (Benefit contribution methods) 数学模型 (Benefit Measurement Methods) 线性 (Linear) 非线性 (Nonlinear) 动态 (Dynamic) 整数 (Integer) 多目标编程算法 (Multi-objective programming)

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36 六、项目管理过程 / 过程组 (Project Management Processes/Groups) 启动 (initiating) 计划 (planning) 执行 (executing) 监控 (monitoring & controlling) 收尾 (closing)

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37 七、项目管理知识领域 (Project Management Knowledge Areas) 项目整体管理 (Project Integration Management) 项目范围管理 (Project Scope Management) 项目时间管理 (Project Time Management) 项目费用管理 (Project Cost Management) 项目质量管理 (Project Quality Management) 项目人力资源管理 (Project HR Management) 项目沟通管理 (Project Communications Management) 项目风险管理 (Project Risk Management) 项目采购管理 (Project Procurement Management)

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38 1 、项目整体管理的流程 (Project Integration Management Processes) 制定项目章程 (Develop Project Charter ) 制定项目初步范围说明书 (Develop Preliminary Project Scope Statement) 制定项目管理计划 (Develop Project Management Plan) 指导与管理项目执行 (Direct & Manage Project Execution) 监控项目工作 (Monitor & Control Project Work) 整体变更控制 (Integrated Change Control) 项目收尾 (Close Project)

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39 范围规划 (Scope Planning) 范围定义 (Define Scope) 制作工作分解结构 (Create WBS -work breakdown structure) 范围核实 (Scope Verification) 范围控制 (Scope Control) 2 、 项目范围管理的流程 (Project Scope Management Processes)

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40 活动定义 (Define Activities) 活动排序 (Sequence Activities) 活动资源估算 (Estimate Activity Resources) 活动持续时间估算 (Estimate Activity Durations) 制定进度表 (Develop Schedule)-- 里程碑 (Milestone) 进度控制 (Schedule Control) 3 、 项目时间管理的流程 (Project Time Management Processes)

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41 项目进度表范例 (Sample of Project Plan Schedule)

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42 费用估算 (Costs Estimating) 费用预算 (Cost Budgeting) 费用控制 (Cost Control) 4 、 项目费用管理的流程 (Project Cost Management Processes)

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43 质量规划 (Quality Planning) 实施质量保证 (Perform Quality Assurance) 实施质量控制 (Perform Quality Control ) 5 、 项目质量管理的流程 (Project Quality Management Processes)

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44 人力资源规划 (Human Resource Planning) 项目团队组建 (Acquire Project Team) 项目团队建设 (Develop Project Team) 项目团队管理 (Manage Project Team) 6 、 项目人力资源管理的流程 (Project HR Management Processes)

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45 沟通规划 (Communications Planning) 信息发布 (Information Distribution) 绩效报告 (Performance Reporting) 利害关系者管理 (Manage Stakeholders) 7 、 项目沟通管理的流程 (Project Communication Management Processes)

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46 风险管理规划 (Risk Management Plan) 风险识别 (Risk Identification) 定性风险分析 (Qualitative Risk Analysis) 定量风险分析 (Quantitative Risk Analysis) 风险应对规划 (Risk Response Plan ) 风险监控 (Risks Monitoring & Control) 8 、 项目风险管理的流程 (Project Risk Management Processes)

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47 采购规划 (Plan Purchases & Acquisitions) 发包规划 (Plan Contracting) 询价 (Request Seller Responses) 卖方选择 (Select Sellers) 合同管理 (Contract Administration) 合同收尾 (Contract Closure) 9 、 项目采购管理的流程 (Project Procurements Management Processes)

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48 八、项目涉及的专业知识领域及技能 (Special Knowledge Areas and Skills) 项目管理知识体系 ( Project management knowledge system) 应用领域知识、标准与规章制度 (Application area knowledge, standard and regulations) 理解项目环境 (Understand project environment) 通用管理知识与技能 (General management knowledge and skills) 处理人际关系技能 (Personnel relationship management skills)

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