secretariado - tecnicas de redaccion y gestion eficaz de documentos

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TÉCNICAS DE REDACCIÓN Y GESTIÓN EFICAZ DE DOCUMENTOS:

TÉCNICAS DE REDACCIÓN Y GESTIÓN EFICAZ DE DOCUMENTOS

OBJETIVOS:

OBJETIVOS 1.- Capacitar en la práctica de técnicas redaccionales que la conduzcan a redactar textos institucionales con eficiencia, claridad, corrección y propiedad. 2.- Facilitar el dominio de la lengua española a nivel escrito. 3.- Habilitar la práctica de formatos de textos laborales. 4.- Desarrollar la creatividad y variedad en la redacción de las distintas partes constitutivas de los documentos.

CONTENIDOS:

CONTENIDOS

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1.- PERCEPTIVIDAD DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA. 2.- MANEJO EFICAZ DEL LENGUAJE ESCRITO. 3.- MANEJO LÓGICO DEL LENGUAJE. 4.- USO DE NEXOS ORACIONALES. 5.- GENERACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE PÁRRAFOS: EJE DE TODA COMUNICACIÓN ESCRITA. 6.- LA PRÁCTICA REDACCIONAL: GESTIÓN DE UNA HABILIDAD PROPIA. 7.- UTILIZACIÓN DE CLICHÉS EN LA CARTA CONTEMPORÁNEA. 8.- TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DOCUMENTOS FORMALES. 9.- USO DEL PROCESADOR DE TEXTO: MANEJO EFICAZ DE LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS.

PERCEPTIVIDAD DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA:

PERCEPTIVIDAD DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA Toda la comunicación que se escriba y que forme parte de la documentación oficial de una institución, conlleva el valor agregado de ser congruente con la imagen corporativa de la organización. Dicha situación es sobremanera real, tratándose de una institución ligada a la educación y por extensión a la cultura.

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Las percepciones que emanan de todo documento son: 1.- SOCIAL: se refiere al flujo de comunicaciones del trabajo, por tanto mientras más arriba de la escala jerárquica lleguen las comunicaciones más latas serán las expectativas. De aquí que toda persona que genera o transcribe documentos es considerado como un modelo formal de comunicación, dotado de claridad expresiva y competencia temática.

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2.- SICOLÓGICAS: la redacción del documentos, en tanto elección de palabras, sintaxis utilizada, tipografía y formato posesionan al redactor como una persona que posee un estilo propio que traduce no sólo su pensamiento, sino su particular manera de enfrentar las relaciones humanas. Se trata de percepciones que se apoyan en la elección de conceptos, sabemos que no todas las palabras indican lo mismo, aunque se trate de sinónimos, lo mismo ocurre con la amplitud de párrafos, lo que indicará a la persona como lacónica o llana al momento de tratar algunos asuntos. Todas estas consideraciones, en definitiva, facilitan o bloquean la recepción del mensaje en cuanto tal.

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3.- Tecnológico: dado por el uso de herramientas informáticas que entregan la percepción de contemporaneidad de las comunicaciones, borrando el fantasma de la obsolescencia, sobretodo en la actualidad, cuando estamos frente a una revolución no sólo de la tecnología, sino de las comunicaciones. Por lo pronto, los ordenadores en la confección de los diversos documentos añaden al contenido, la amenidad de la forma.

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Por lo anterior, los documentos se escriben pensando en la recepción que éstos tendrán, donde lo más importante es a quién se dirigen. Para poder definir qué información es conveniente comunicar y la mejor manera de hacerlo.

AUTOEVALUACIÓN:

AUTOEVALUACIÓN Revisión de estilo. Revisión de formato. Revisión ortográfica. Revisión conceptual. Revisión temática. Revisión general.

ORTOGRAFÍA:

ORTOGRAFÍA Herramientas para redactar con eficiencia, claridad, intención comunicativa y propiedad.

ACENTUACIÓN :

ACENTUACIÓN Se refiere a la tildación de las palabras según corresponda conforme a la ubicación que posea la sílaba tónica. Para ello se establece la siguiente clasificación: 1.- AGUDAS. 2.- GRAVES. 3.- ESDRÚJULAS. 4.- SOBRESDRÚJULAS.

TILDE AGUDA:

TILDE AGUDA Según la regla, llevan tilde las palabras polisílabas agudas acabadas en vocal o en una de las consonantes N o S. Ejemplos: Sofá, Café, Dominó, Sartén.

TILDE GRAVE:

TILDE GRAVE Llevan tilde todas las palabras graves terminadas en una consonante que no sea N o S. Ejemplo: Mártir, Cráter, Cárcel, Mármol.

TILDE ESDRÚJULO Y SOBRESDRÚJULO:

TILDE ESDRÚJULO Y SOBRESDRÚJULO Todas las palabras esdrújulas simples o complejas llevan tilde. Ejemplo: Máquina, célula, concédaselo.

ATENCIÓN:

ATENCIÓN TODAS LAS PALABRAS LLEVAN TILDE SI CORRESPONDE, INDEPENDIENTEMENTE DE SI SE ENCUENTRAN ESCRITAS EN MAYÚSCULAS O MINÚSCULAS

TILDACIÓN DE LOS MONOSÍLABOS:

TILDACIÓN DE LOS MONOSÍLABOS Por regla general, los monosílabos no llevan tilde, salvo los que tengan una función paralela. No llevan tilde : Fui, fue, vio, dio, Luis, pie, Dios, cien, seis, vais, pez, ven, fe, dos, bien, ti.

TILDACIÓN DIACRÍTICA:

TILDACIÓN DIACRÍTICA Corresponde a la tilde aplicada a las palabras que tienen funciones diferentes, la distinción se marca con la tilde. Sean palabras monosílabas o polisílabas.

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SÉ Verbo Saber o Ser No lo sé Sé bueno. SE Pronombre Se fue ayer. SÍ Afirmación Sí, es verdad. SI Condicional Si llega, la conoceré. DÉ - DE Verbo Dar Preposición Espero que me dé. TÉ Planta para infusiones Tomamos un té. TE Pronombre Te lo dije

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MÁS Adverbio de cantidad Pedía más. MAS Equivale a PERO Fuimos, mas no los encontramos. SÓLO Equivale a SOLAMENTE Sólo quería ayudar. AÚN Equivale a TODAVÍA Aún no está listo. POR QUÉ Interrogativo o Exclamativo ¿Por qué callas? ¡Por qué hablas! Porque Responde o afirma Porque quiero. Porqué Equivale a Causa o Razón Desconocía el porqué.

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Él Pronombre personal Él llegó luego El Artículo El regalo. Tú Pronombre personal Tú tienes tiempo. Tu Adjetivo posesivo Tu casa. Mí Pronombre personal A mí me importas Mi Adjetivo posesivo Mi pie

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QUÉ, CUÁL,QUIÉN,CUÁNTO, CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE Interrogativos o Exclamativos. No sé dónde vives. ÉSTE, ÉSE, AQUÉL, ÉSTA, ÉSA. Se permite la tilde cuando son pronombres, pero sólo es obligatorio si hay riesgo de ambigüedad. Dijo que ésta es la que necesitaba.

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ESTE, ESE AQUEL, ESTA, ESA Adjetivos o pronombres sin riesgo de ambigüedad Este libro es mío Esta mañana llegará.

ORTOGRAFÍA PUNTUAL:

ORTOGRAFÍA PUNTUAL NO EXISTEN UNAS REGLAS EXACTAS PARA EL USO DE LA COMA, PERO SÍ UNAS NORMAS GENERALES QUE SE DETALLAN A CONTINUACIÓN:

SE USA COMA::

SE USA COMA: 1.- Para aislar los vocativos que van en medio de las oraciones. Ejemplos: Luchad, soldados, hasta vencer. Chofer, detenga el taxi. El taxi, Chofer, detenga. Detenga el taxi, Chofer

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2.- Para separar las palabras de una enumeración. Ejemplo: Las riquezas, los honores, los placeres, la gloria, pasan como el humo. Antonio, José y Pedro.

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3.- Para separar oraciones muy breves, pero con sentido completo. Ejemplos: Llegué, vi, vencí. Acude, corre, vuela.

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4.- Para separar del resto de la oración una aclaración o explicación. Ejemplos: La verdad, escribe un político, se ha de sustentar con razones. Los vientos, que son muy fuertes en aquella época, impedían la navegación. La luna, una luna hermosa y diáfana, iluminaba nuestros pasos aquel día.

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5.- Para separar de la oración expresiones tales como: Esto es. Es decir. En fin. Por último. Por consiguiente. Por ejemplo. Por lo tanto. No obstante.

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En efecto. En consecuencia. Sin duda. En cambio. En general. Si bien. Por descontado. Entonces. Al menos que.

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6.- Para indicar que se ha omitido un verbo. Por ejemplo: Unos hablaban de política; otros, de negocios. El mar nos regala sus frutos; la tierra, sus secretos.

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7.- Cuando se invierte el orden lógico de los complementos en la oración. Por ejemplo: Con esta nevada, no llegaremos nunca. Un millón de buenos deseos, les regaló.

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8.-Delante de las siguientes expresiones: pero, mas, porque, pues, mientras, donde, como, sino, aunque, siquiera. Por ejemplo: Lleva prisa, pero no se le nota. Nadie le dijo nada, siquiera una palabra de aliento. Caminemos, pues se hace tarde.

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9.- Delante de una forma verbal gerundio. Por ejemplo: Le tendió la mano al despedirse, recordándole el compromiso que habían contraído. La medida favorecerá a todos, incluyéndolos a ustedes. Felicitó a su colega, dándole efusivos abrazos.

USO DEL PUNTO Y COMA:

USO DEL PUNTO Y COMA 1.- Para separar oraciones en las que ya hay coma o comas. Por ejemplo: Llegaron los vientos de noviembre, glaciales y recios; arrebataron sus hojas a los árboles.

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2.- Antes de las conjunciones adversativas MAS, PERO, AUNQUE, etc., si la oración es larga. Ejemplo: Todo en amor es triste; mas triste y todo, es lo mejor que existe.

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3.- Delante de una oración que resume todo lo dicho con anterioridad. Por ejemplo: El incesante tránsito de coches, el ruido y el griterío de las calles; todo me hace creer que hoy es la primera corrida de toros.

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4.- Para separar oraciones yuxtapuestas. Ejemplo: Tendremos que cerrar el negocio; no hay ventas. Las entradas se agotaron muy pronto; había gran expectación por el concierto.

SE USAN DOS PUNTOS:

SE USAN DOS PUNTOS 1.- Para iniciar una enumeración. Por ejemplo: Las estaciones del año son cuatro: primavera, verano, otoño e invierno.

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2.- En los encabezamientos de las cartas. Estimado señor: De mi consideración: Señor Alcalde: De nuestra consideración: Respetado señor: Señora Elorrieta:

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3.- En el saludo al comienzo de un discurso. Por ejemplo: Señoras y señores:

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4.- Para reproducir palabras textuales. Por ejemplo: Ya dije el primer día: Tengan cuidado.

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5.- Después de expresiones como: por ejemplo, declaro, certifico, ordeno, expone, suplica... Por ejemplo: En la zona ecuatorial hay ríos muy importantes. Por ejemplo: el Amazonas, el Congo... Certifico: que el señor...

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6.- Para llamar la atención o resumir lo anterior. Por ejemplo: Lo,primero de todo: vean la plaza Mayor. Una vivienda ha de estar limpia, aireada y soleada, en una palabra: habitable. Para separar las cifras al expresar un valor horario. Por ejemplo: 12:10 hrs.

USO DE PUNTOS SUSPENSIVOS:

USO DE PUNTOS SUSPENSIVOS 1.- Cuando se omite algo o se deja la oración incompleta. Por ejemplo: Dime con quien andas... Dime como hablas ...

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2.- Para indicar duda, inseguridad, temor o sorpresa con una forma de expresarse entrecortada. Por ejemplo: Bueno... En realidad...quizá....es posible.

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3.- Cuando se deja sin completar una enumeración. Por ejemplo: Tengo muchas clases de flores: rosas, claveles...

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4.- Cuando se quiere dar emoción. Por ejemplo: Y en lo más interesante...se apagó la luz.

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5.- Para dejar algo indefinido o indeterminado. Ejemplo: De la subida de precios...mejor ni hablar

USO DE COMILLAS:

USO DE COMILLAS 1.- Para encerrar una cita o frase textual. Ejemplo: Contestó Felipe II: “ Yo no mandé mis barcos a luchar contra los elementos”

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2.- Para indicar que una palabra se está usando en sentido irónico no con su significado habitual. Por ejemplo: Me regaló una caja de fósforos. ¡Qué “espléndido”!

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3.- Para indicar que una palabra pertenece a otro idioma. Ejemplo: Sonó la alarma y lo pillaron “in fraganti”

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4.- Para citar el título de un artículo, poema... Ejemplo: Voy a leer el poema “A un olmo seco”.

USO DE GUIÓN:

USO DE GUIÓN 1.- Para unir palabras. Por ejemplo: Se trataron temas socio-políticos. Hubo un acuerdo franco-español.

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2.-Para relacionar dos fechas. Por ejemplo: Guerra civil (1936-1939) Rubén Darío (1876-1916)

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3.- Para cortar palabras al final de línea. Por ejemplo: Pro-mo-ción. Con-si-guen-te.

CONSIDERACIONES AL CORTAR PALABRAS:

CONSIDERACIONES AL CORTAR PALABRAS 1.- Una vocal nunca quedará sola: Ate-neo 2.- ll,rr,ch,, nunca se separan.. CC sí. 3.- Monosílabos, siglas y abreviaturas no se separan: buey, UNESCO, Excmo.

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4.- Para intercalar en una oración una aclaración o comentario. Por ejemplo: La isla de Pascua -según creo- es maravillosa.

USO DE PARÉNTESIS:

USO DE PARÉNTESIS 1.- Para aislar aclaraciones que se intercalan en la oración, lo mismo que el guión. Por ejemplo: Las hermanas de Pedro (Clara y Sofía) llegarán mañana.

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2.- Para separar de la oración datos como fechas, páginas, provincia, país... Por ejemplo: Se lee en Neruda (pág.34) esta importante poesía.

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3.- Al añadir a una cantidad en número su equivalente en letra o viceversa. Por ejemplo: La factura era de 50.000 (cincuenta mil) pesos.

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4.- Para añadir la traducción de palabras extranjeras. Por ejemplo: César dijo:”Alea jacta est” (la suerte está echada)

VICIOS IDIOMÁTICOS:

VICIOS IDIOMÁTICOS ERRORES IDIOMÁTICOS FRECUENTES EN LA EXPRESIÓN ESCRITA Y ORAL

CACOFONÍA:

CACOFONÍA Es un vicio que se presenta tanto en el lenguaje oral como escrito . Resulta ser un error muy evidente que consiste en repetir sílabas o sonidos, quedando éstos contiguos o muy próximos. Se puede dar al comienzo, medio o al final de las oraciones.

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Por ejemplo: Dado a petición el interesado para ser presentado en el BancoEstado. María y Isabel se fueron de vacaciones. Se señaló en la sesión la necesidad de esa medida.

MONOTONÍA:

MONOTONÍA Es un vicio producido por el uso frecuente de los mismos vocablos para referirse a distintas situaciones. Corresponde a un estilo que no posee variedad léxica, con lo cual, la expresión pierde propiedad y precisión.

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Por ejemplo: Se hizo ilusiones con el nuevo cargo. La cantante hizo un gran recital. El profesor hizo una prueba. La secretaria hizo una carta.

AMBIGÜEDAD O ANFIBOLOGÍA:

AMBIGÜEDAD O ANFIBOLOGÍA Consiste en expresar de manera poco clara las ideas, sea porque éstas se comprenden de dos o más sentidos o no se entienden.

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La ambigüedad se produce en las siguientes situaciones: 1.- EMPLEO INADECUADO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS. Ejemplo: Ella fue la que escribió. Se tramitó el oficio del Jefe, que informa sobre el periodo de vacaciones. Hay una circular del Ministro, el cual se refiere a las políticas de incentivos.

USO CORRECTO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS:

USO CORRECTO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS Los pronombres relativos se usan correctamente en los siguientes casos: -si se trata de personas: quien, quienes. - si se trata de cosas: que, el cual, la cual, etc. -si se trata de personas y cosas: cuyo.

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2.- Mal uso del adjetivo posesivo SU . Padre e hijo conversaron de su problema. El Jefe estaba reunido con el Contralor en su oficina. Paula se fue con Sergio en su auto.

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Para solucionar la ambigüedad se debe ubicar el adjetivo posesivo próximo al sustantivo correspondiente. El padre habló de su problema con el hijo. El Jefe estaba reunido en su oficina con el Contralor. Paula se fue en su auto con Sergio.

DEQUEÍSMO:

DEQUEÍSMO Es un vicio que consiste en anteponer la preposición DE, cuando es innecesario. Por ejemplo: Dijo de que se iba. Contestó de que estaba enfermo. Pienso de que es tarde ya.

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Se corrige eliminando la preposición DE. Dijo que se iba. Contestó que estaba enfermo. Pienso que es tarde ya. Para corregir se puede reemplazar el DE QUE POR la palabra ALGO, SI EL REEMPLAZO ES POSIBLE, la preposición está de más.

ADEQUEÍSMO:

ADEQUEÍSMO Es un error que consiste en eliminar elementos de enlace necesarios. Por ejemplo: Estoy seguro que vendrá. Le informó que vendría: Acuérdate que llega hoy.

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Para corregir estas expresiones se debe anteponer el enlace DE a la expresión. De manera tal que, lo expresado por DE QUE , SEA EQUIVALENTE A ALGO. Así se tiene: Estoy seguro de que vendrá. Le informó de que vendrá. Acuérdate de que llega hoy.

IMPROPIEDAD:

IMPROPIEDAD Empleo de palabras con significado distinto del que tienen: Es un ejecutivo agresivo. Examinar el tema con profundidad. Juan ostenta el cargo de Alcalde. Ha terminado el redactado de la ley. El coche era bien grande.

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Corrección: Es un ejecutivo audaz. Examinar el tema con detenimiento. Juan ejerce el cargo de alcalde. Ha terminado la redacción de la ley. El coche era muy grande.

PLEONASMO:

PLEONASMO Es el empleo de palabras innecesarias: Miel de abeja. Tubo hueco por dentro. Persona humana. Me parece a mi que... Suele tener a menudo mal humor. Muy idóneo. Muy óptimo. Volar por el aire. Etc.,etc.,etc.

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Corrección: Miel. Tubo. Persona. Me parece que. Suele tener mal humor. Idóneo. Óptimo. Volar. Etc.

REDUNDANCIA:

REDUNDANCIA Repetición innecesaria de palabras o conceptos: Sube arriba. Baja abajo. Cruza al frente. Salió de dentro de la casa. A mí, personalmente, me parece que... Lo vi con mis propios ojos.

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Niñito hombre. Niñita mujer. Par de mellizos. Se me le perdió. Te le cayó. Lapso de tiempo. Entre paréntesis. Volver a reincidir. Lo voy a cuidarlo. Abismo sin fondo.

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Corrección: Sube. Baja. Cruza Salió A mí me parece. Lo vi. Niñito Niñita. Mellizos.

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Se me perdió. Se te cayó. Lapso. Paréntesis Lo voy a cuidar . Abismo.

REDACCIÓN DE DOCUMENTOS:

REDACCIÓN DE DOCUMENTOS

Documentos de uso laboral:

Documentos de uso laboral Los principales documentos de uso laboral son: 1.- Carta. 2.- Memorando. 3.- Circulares. 4.- Fax. 5.- Resumen ejecutivo. 6.- Correo electrónico.

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Las comunicaciones escritas poseen una característica distintiva, diferencian claramente dos aspectos: Forma y Fondo. La forma está referida a la diagramación, al lugar que ocupa cada uno de los elementos o partes del documento, existen dos formatos básicos: Carta y Memorando. El fondo o contenido se refiere al tipo de comunicación que lleva el documento, pudiendo tratarse de órdenes, instrucciones, informaciones , etc.

EL MEMORANDO:

EL MEMORANDO Se refiere a la comunicación breve usada internamente en la empresa para pedir o entregar información. Características: Tiene un carácter funcional, de empleo muy extendido. Identifica rápidamente al emisor, receptor y mensaje. Puede contener varios tipos de mensajes: órdenes, instrucción, informe, puede reemplazar a la carta.

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Estructura: -ENCABEZAMIENTO: consta de membrete, número de orden, fecha, emisor, receptor y materia del mensaje. Si el destinatario tiene cierto grado de autoridad, suele emplearse vocativo. CUERPO: Exposición clara, directa y escueta del asunto que motiva el mensaje. FINAL: eventualmente frase de salutación si el receptor es de nivel jerárquico superior, forma nombre y cargo del emisor, los inclusos o anexos se especifican abajo al lado izquierdo.

MEMORANDO QUE ORDENA:

MEMORANDO QUE ORDENA

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El memorando que ordena, como su nombre lo indica es una comunicación que obliga al destinatario a cumplir la decisión adoptada por el emisor. Lo cual se explica por el nivel de autoridad que posee el emisor, generalmente superior, o de jefe a subordinado. Algunas veces las órdenes se complementan con instrucciones, éstas es la información acerca del procedimiento que debe seguirse para cumplir correctamente la orden.

MEMORANDO QUE INFORMA:

MEMORANDO QUE INFORMA

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El memorando que informa, es el resultado normal de un memorando que ordena requerir información. Los informes dan a conocer cómo y cuándo se han ejecutado las órdenes de la dirección. De este modo, el ejecutivo conoce exactamente las actividades de la empresa, la eficiencia de los departamentos, los resultados de las operaciones, etc.

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Los informes entregan al receptor una descripción de situaciones o bien de tareas efectuadas. Constituyen una relación sobre cómo y cuándo se ha cumplido una orden. Son, por tanto, comunicaciones verticales ascendentes.

USO DEL MEMORANDO PARA LA TRANSMISIÓN DE INFORMES:

USO DEL MEMORANDO PARA LA TRANSMISIÓN DE INFORMES Se distinguen dos casos: 1.- Si el informe es breve, se contiene en el memorando. 2.- Si el informe es extenso, el memorando se cita como anexo.

LA CIRCULAR:

LA CIRCULAR

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La circular es la comunicación que, con idéntica redacción, transmite el mismo mensaje a múltiples destinatarios. El mensaje puede ser una orden, una instrucción, una información, etc. La circular tiene uso generalizado, porque es comunicación económica y de facilidad operativa, tanto en su elaboración como en su distribución.

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Estructura y redacción: 1.- Epígrafe o título : La palabra CIRCULAR escrita en mayúsculas y seguida de su número de orden. 2.- Introducción : Breve preámbulo para caracterizar la situación y referirse a una norma general. 3.- Texto : Particularización de la regla general. El emisor da una orden o instrucción, o bien suministra una información. El texto se redacta escuetamente en tercera persona, pero la tonalidad debe ser la adecuada para concitar la aceptación de los receptores .

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4.- Recomendación : Requerimiento del emisor para que los destinatarios den cabal cumplimiento a la disposición impartida. Recurso sicológico importante es precisar las ventajas que se derivan del cumplimiento estricto de ella. 5..- Lugar y Fecha : Localidad y data de la circular. 6.- Firma : Nombre, cargo y firma del emisor. 7.- Destinatarios : Nómina de receptores de la circular. En cada copia se indica el destinatario preciso con el fin de facilitar la distribución y el registro.

LA CITACIÓN :

LA CITACIÓN

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Es una comunicación mediante la cual la autoridad competente de un organismo convoca a una reunión a os miembros de éste con el objeto de informar o de resolver sobre materias institucionales. TÉCNICAMENTE, LA CITACIÓN ES UNA ORDEN QUE EMANA DEL JEFE DE LA ENTIDAD, Y LA CUAL LOS RECEPTORES ESTÁN LLAMADOS A CUMPLIR O BIEN A EXCUSARSE, EN CASO DE NO PODER ASISTIR.

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Estructura: La citación debe contener los siguientes datos esenciales: 1.- Nombre de la institución emisora. 2.- Clase de reunión (ordinaria, extraordinarias, especial); lugar, día y hora de ésta. 3.- Designación de las personas citadas. 4.- Calidad de la citación: primera o segunda citación.

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5.- Tabla: es la agenda de materias sobre las cuales se informará o se resolverá. 6.- Cargo del emisor: por lo común, el presidente o el secretario de la entidad. 7.- Lugar y fechas de la citación. Redacción: Se puede redactar en primera o tercera persona, aunque lo más usual es redactar en tercera.

LA NOTA VERBAL:

LA NOTA VERBAL

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La nota verbal o recado escrito es una comunicación breve que “habla por el emisor. Siendo mensaje simple y directo, se usa ampliamente para asuntos personales, administrativos y de negocios. De este modo, la nota verbal se utiliza para presentaciones, recomendaciones, invitaciones, participaciones, excusas, congratulaciones, pésames.

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Características: La nota verbal se escribe en papel tamaño memorando, dispuesto de manera vertical; dimensiones 18 por 22 cm. Comienza con el,nombre, firma y cargo del emisor, el saludo introductorio y el nombre y cargo del receptor. Luego se enuncia el contenido del mensaje, dividido en párrafos cortos. Concluye la comunicación con el lugar y fecha de emisión.

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La nota verbal se redacta siempre en tercera persona, la cual debe mantenerse a lo largo del mensaje. Esta exigencia gramatical se facilita al iniciar cada párrafo con el nombre abreviado del emisor de la nota.

CERTIFICADO:

CERTIFICADO

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El certificado es un documento público o privado que comprueba o acredita ciertos hechos o méritos personales. En algunos casos, se emite un juicio favorable respecto de la acreditación. Con todo, los certificados atestiguan y recomiendan. La estructura del certificado es la siguiente: a.- ENCABEZAMIENTO. b.- CUERPO. c..-FINAL.

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ENCABEZAMIENTO: la palabra CERTIFICADO, con el número correlativo. CUERPO: la exposición de los hechos pertinentes y, cuando corresponda, la enunciación de los juicios positivos que esos hechos o la persona misma del interesado merecen al otorgante. FINAL: propósito del certificado, la fecha, la antefirma si la hay y la firma.

CORREO ELECTRÓNICO:

CORREO ELECTRÓNICO

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El correo electrónico sustituye al memorando, por lo tanto, también tiene un protocolo de presentación, para ello se usa la plantilla que viene dada en el servicio de correo electrónico usado.

PORTADA DE FAX:

PORTADA DE FAX

PORTADA DE FAX:

PORTADA DE FAX Normalmente se debe usar una portada para registro y orientación del receptor del documento, toda vez que indica la institución desde la cual se originó el envío de los documentos. Por ello es recomendable usar una portada diseñada por la institución, en caso de no existir, usar una de las plantillas de fax del programa Office.

MINUTA o ACTA:

MINUTA o ACTA Es el documento que recoge los problemas tratados y los acuerdos que se han adoptado en una reunión oficial o privada. Relación escrita d lo sucedido o tratado o acordado en una junta, la certificación del resultado de una votación o de una elección. El resumen o reflejo de lo acaecido en una reunión o charla.

CARACTERÍSTICAS:

CARACTERÍSTICAS Los datos que un acta debe contener son: 1.- Lugar de la reunión. 2.- Día, mes y año. 3.- Hora en que comienza. 4.- Identificación del presidente, secretario y miembros de la corporación. 5.- Carácter ordinario o extraordinario de la reunión. 6.- Asuntos que se examinen .

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7.- Votaciones que se verifiquen y, en el caso de la nominales, el sentido n que cada miembro emita su voto. 8.- Parte positiva d los acuerdos que se tomen. 9.- Hora en que el presidente levante las sesión.

RESUMEN EJECUTIVO:

RESUMEN EJECUTIVO El resumen ejecutivo o llamado también One-Page Report, es una página que contiene un resumen de toda la información contenida en un informe. Contiene las conclusiones y recomendaciones que se establecen en el informe general.

EJEMPLO DE RESUMEN EJECUTIVO:

EJEMPLO DE RESUMEN EJECUTIVO Durante muchos años Banco UBV ha mantenido una posición de líder en la banca. Sin embargo, debido a su falta de adecuación a los cambios, el Banco ha empezado a perder mercado. CAUSAS DE LA PÉRDIDA DE MERCADO. 1.- Los productos crediticios del Banco son menos ventajosos que los que ofrece la competencia Son lentos de obtener (mal servicio). Son caros.

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2.- El Banco es ineficiente en la captación y mantención de clientes: No se hacen sondeos periódicos de mercado. El posicionamiento es demasiado elitista. 3.- El Banco se ha dejado estar y no ha reforzado una imagen innovadora conforme a los cambios habidos en el mercado.

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MEDIDAS CORRECTIVAS SUGERIDAS 1.- Para competir ventajosamente el Banco deberá abaratar precios de sus productos crediticios. 2.- Para mejorar el servicio al cliente el Banco deberá hacerse eficiente. 3.- Para mejorar la imagen el Departamento de Marketing, deberá estar alerta para diseñar productos y darlos a conocer bajo una publicidad atractiva.

CARTA:

CARTA Es junto al memorando el documento base de toda la correspondencia empresarial, tanto administrativa como comercial. La carta posee tres estilos de escritura: A.- BLOQUE: B.- SEMIBLOQUE. C.- BLOQUE EXTREMO.

PARTES CONSTITUTIVAS:

PARTES CONSTITUTIVAS Las partes constitutivas de la carta son: 1.- MEMBRETE: logo e identificación corporativa de la institución emisora. 2.- LUGAR Y FECHA: nombre de la localidad y fecha de emisión del documento. 3.- DESTINATARIO: nombre de la persona o institución a la cual se dirige la carta.

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4.- REFERENCIA: corresponde a la síntesis del tema o asunto de que trata la carta, ocupa una línea. 5.- SALUDO: introducción agradable y de respeto para la persona a la cual se escribe. 6.-INTRODUCCIÓN: generalmente corresponde a las primeras palabras o frases o a un pequeño párrafo de encabezamiento. 7.- DESPEDIDA: es una frase o fórmula muy breve con que se cierra y se da el paso a la identificación mediante la firma.

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8.- FIRMA: corresponde a la rúbrica de puño y letra de la persona que suscribe y el título o cargo que posee dentro de la organización. 9.- IDENTIFICACIÓN MECANOGRÁFICA: se indican las iniciales en mayúsculas de la persona que redactó seguidas del signo pleca y en minúsculas , las de la persona que transcribió.

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10.- LÍNEA DE ATENCIÓN: se usa esta línea cuando se desea que alguien en particular, dentro de una compañía, reciba y atienda el asunto de que trata la carta.

EJEMPLOS DE PARTES DE LA CARTA:

EJEMPLOS DE PARTES DE LA CARTA 1.- FECHA: al escribir la fecha, no se puede abreviar, recuerde que los nombres de los meses se escriben en minúsculas. Valparaíso, 13 de agosto de 2002.

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2.- DESTINATARIO: Señor Enrique Aceituno Fajardo Decano Facultad de Física Universidad de Dalcahue Presente

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3.- REFERENCIA: REF: REMITE ANTECEDENTES .

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4.- SALUDO: Para Instituciones: Señores: Estimados Señores: Para personas de poca confianza: Estimado señor: - De mi consideración:

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Para personas de especial dignidad: Señor Alcalde: Señor Gobernador. - Señor Intendente.

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5.- INTRODUCCIÓN: En relación con su solicitud... Recibimos su carta... Nos permitimos informarle... De acuerdo con la normativa vigente le comunicamos...

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Informo que... Remito listado de ...

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6.- DESPEDIDA: Atentamente, Respetuosamente, Cordialmente, Sinceramente,

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