PMO presentazione

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PMO Project Management Office 1

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A cosa serve e quali problemi risolve Cosa fa Reportiistica sullo stato dei singoli progetti e del Programma Il supporto a tutti gli attori Gli strumenti comuni La comunicazione L’archiviazione dei documenti Formazione Supporto ed assistenza ai team operativi Correggere la rotta Controlli e verifiche ispettive Il segreto del successo Cosa non fare mai Contenuto del documento PMO 2

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3 Che cosa è il PMO Il Project Management Office è una scienza, fatta di metodi, tecnologie, processi e ruoli organizzativi, che consente di ottenere i propri obiettivi rapidamente, con efficacia, riducendo al minimo i tempi, i rischi ed i costi legati alle attività progettuali. Uno studio periodicamente condotto su scala mondiale mostra che solo un terzo dei progetti ha successo , ovvero viene portato a termine nei modi, nei tempi, nei costi previsti e con l’efficacia attesa. Le cause principali di questi risultati negativi riguardano proprio l’area metodologica- organizzativa. Non si trova tra le cause la “scarsa competenza tecnica” che invece tutte le organizzazioni possiedono nel loro DNA, mentre inevitabilmente ricorrono i temi dell’organizzazione, della comunicazione, della condivisione delle informazioni, della pianificazione, del coinvolgimento di tutte le parti in causa, della gestione e risoluzione dei conflitti che fanno parte della vita di un progetto

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1. A che cosa serve Il Project Management Office uno strumento indispensabile per garantire la credibilità (rispetto dei tempi di esecuzione e della qualità delle opere) ed il contenimento dei costi (rispetto dei budget di spesa) dei singoli progetti/cantieri e quindi del Programma Generale come può essere la Ricostruzione post sisma . Quali problemi risolve Problemi comuni nella realizzazione di Programmi Generali costituiti da un insieme di singoli progetti: - diversi project manager con diversi livelli di competenza ed esperienza. mancanza di processi condivisi comporta che project manager e membri del team debbano apprendere nuovi processi ogni volta che si spostano da un progetto all'altro. reportistica e comunicazione è sempre difficile sapere se il Programma Generale si stia realizzando con successo, e nessuno saprà cosa stanno facendo gli altri. certificazione delle attività effettivamente eseguite nel singolo progetto Archiviazione e gestione documentale 4

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2. Cosa fa Garantisce il rispetto dei tempi, dei costi e della qualità dei singoli progetti e quindi del Programma Generale; Visione e controllo d’insieme , funge da punto focale per una visione complessiva dello stato di tutti i progetti e propone azioni correttive e/o di miglioramento dei progetti nel tempo. Fornisce il metodo di project management e lo diffonde in modo capillare nell’organizzazione, in modo da aiutare i tutti gli attori ( project manager, imprese, amministrazione, soggetti finanziari, …) a parlare la stessa lingua, utilizzando gli stessi strumenti; Garantisce competenze comuni a tutti project manager verificando che abbiano competenze di base, che utilizzino processi e strumenti comuni. Fornisce supporto operativo ai project manager ed a tutti gli attori che possono chiedere assistenza e supporto; Migliora la produttività di tutto il personale dell'organizzazione dando informazioni costantemente sull’andamento dei singoli progetti determinando anche un ciclo virtuoso di competizione tra i singoli che saranno incentivati ulteriormente a concludere i progetti entro le aspettative (tempi, costi e qualità). -Supporto nel change management: se esiste già un organizzazione potrebbe le verrà chiesto di cambiare modo di lavorare. Quando si cambia il modo di lavorare delle persone, si incontra un certo livello di resistenza. Oltre alle attività di formazione e coaching, in questi casi è prevista l’utilizzazione di tecniche che facilitano la gestione dei cambiamenti organizzativi. 5

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3. Fornisce la reportistica sullo stato dei progetti e del Programma Il PMO gestirà il reporting sullo stato corrente di tutti i progetti nell’organizzazione e offrirà la visibilità sui progetti in corso omogeneizzando i parametri di valutazione. Dando nel contempo la visione d’insieme dell’intero Programma analizzando gli effetti della singola azione sul quadro generale. Preliminarmente in fase di start up del Programma il PMO può fornire all’Amministrazione una stima dei tempi, dei costi e dei punti critici per la realizzazione dell’intero programma, facendo riferimento a metriche affinate sul campo sulla base delle esperienze maturate sullo storico dei progetti in modo da portare un contributo già in fase di progettazione dell’intero Programma 6

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4. Assicura il supporto a tutti gli attori L’attività di supporto consiste concretamente nel fornire un metodo comune, processi, procedure, template, buone prassi tecniche, standard, linee guida, politiche, che vengono utilizzate per realizzare i lavori in modo omogeneo. Per gestire i progetti in modo omogeneo. Viene fornito ai project manager uno schema di riferimento che dovrà essere utilizzato per gestire il lavoro. Tale schema è naturalmente flessibile per soddisfare le necessità di modifiche, e aggiunge valore ai progetti. 7

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5. Fornisce gli strumenti comuni Il PMO stabilirà e distribuirà un insieme di processi e template comuni di  project management, per evitare che ogni project manager o organizzazione debba crearseli per proprio conto. Questi componenti di project management sono indispensabili per avviare i progetti più velocemente e con molto meno sforzo. Tutta l’attività sarà gestita da uno specifico sistema informativo 8

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6. Assicura la comunicazione Il PMO garantisce la comunicazione dei team di progetto attraverso processi, deliverable e terminologia comuni . Ci sono meno incomprensioni e meno confusione all'interno dell'organizzazione se tutti utilizzano lo stesso linguaggio e la stessa terminologia per sviluppare progetti correlati. Verrà prodotto un piano di comunicazione nel quale saranno fissate le periodicità delle riunioni, i partecipanti, gli argomenti, le regole di condotta degli incontri, i documenti finali, … 9

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7. Struttura e verifica l’archiviazione dei documenti Uno dei problemi principali della gestione delle opere è la disponibilità dei documenti di progetto, di collaudo, le schede dei materiali, le prove di laboratorio nel corso della vita del manufatto. Per rendere possibile una corretta gestione del manufatto il PMO fornisce, e verifica costantemente che venga attuato, il processo di archiviazione dei documenti . Il PMO imposta e gestisce il repository di documenti, in modo che siano facilmente disponibili per tutta la vita del bene. L’archivio sarà dinamico in modo da poter accogliere anche tutti i documenti che verranno prodotti nella vita dell’opera (verifiche periodiche di sicurezza, analisi strutturali, analisi ambientali …). 10

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8. Eroga la formazione La formazione è uno dei servizi fondamentali offerti dai PMO Lo scopo è quello di sviluppare le competenze centrali di project management ed un comune insieme di esperienze. Il processo di formazione sarà erogato attraverso corsi specifici per: i project manager interni, dipendenti coinvolti nel programma le imprese esterne per essere certi che anche i fornitori abbiano ben chiare le regole prima d’iniziare i lavori, evitando sorprese e discussioni in corso d’opera CBT ( computer based training ); ….. 11

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9. Fornisce supporto ed assistenza ai team operativi Il  PMO fornirà servizi di supporto ( coaching )  di project management per salvaguardare i progetti da problemi. L'attività di Coaching si sarà fatta con i singoli project manager e/o con team di progetto per trasferire loro conoscenze e nuove competenze. Il  Coaching è diverso dal training in quanto la formazione implica un formale rapporto allievo-docente  e l'insegnamento formale di una materia. Il  Coaching è meno strutturato e consisterà nel descrivere e dimostrare come le tecniche di  project management possono essere di aiuto nello svolgere una determinata attività. Seguendo anche per un periodo i singoli per essere sicuri che abbiano appreso ed utilizzino correttamente le tecniche e le metodologie individuate dal PMO 12

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10. Correggere la rotta: rilevare metriche e indicatori di performance Il  PMO raccoglierà metriche ed informazioni che mostrino da diverse angolazioni se il Programma generale è in linea con gli obiettivi prefissati. Saranno definiti sia dei livelli di servizio attesi (SLA) che degli indicatori di perfomance (KPI) che aiutino l’organizzazione a comprendere immediatamente se la rotta e la velocità di navigazione sono quelle pianificate. Più è grande la nave e maggiore è il tempo necessario per farle cambiare rotta e velocità, quindi i problemi devono essere individuati al più presto possibile per avere la reale possibilità di correggerli. 13

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11. Esegue i controlli e le verifiche Il PMO condurrà le ispezioni di progetto (audit) in maniera da verificare se i team ed i project manager stanno utilizzando i processi e le procedure individuate in fase di lancio del Programma. Il PMO guarderà l’organizzazione periodicamente ed eseguirà verifiche su come i processi si stanno integrando con il lavoro di routine. I singoli assessment saranno comparati con quelli precedenti per avere sempre presente se ci sono dei progressi e se si procede verso un miglioramento continuo. 14

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15 12. Il segreto del successo 1 .Partire a piccoli passi e in modo semplice identificando i bisogni fondamentali, sviluppando le parti essenziali, aiutando i team e soprattutto non cercando di affrontare tutti gli aspetti del project management. 2.Comunicare spiegando gli obiettivi del PMO, fissando i messaggi da dare per i vari livelli, comunicando i risultati e i successi. 3.Assicurarsi che le aspettative e gli obiettivi siano condivisi. 4.Focalizzarsi sul lavoro determinando le problematiche pressanti, concentrarsi sulle necessità prioritarie. 5.Supportare i Project Manager fornendo supporto, assistenza, mentoring nello sviluppo dei piani, la schedulazione delle attività, la realizzazione dei report, e la gestione delle riunioni. 6.Dedicare tempo a capire i problemi organizzativi da vari punti di vista facendo attenzione alle problematiche e alle sfide che riguardano i diversi attori dell’organizzione. 7.Condurre i progetti pilota e poi raffinare i processi e le metodologie con le lessons learned. 8.Coinvolgere le persone giuste, partendo dagli sponsor: senza sponsorizzazione il progetto è destinato fallire. Si deve comprendere chi ha interessi, chi sarà impattato, chi prende le decisioni (fornitori, clienti, partner, ecc.). 9.Pianificare per fasi e con diversi livelli di informazioni le iniziative di breve, le iniziative di medio e lungo termine, i progetti pilota, e la formazion e.

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16 13. Che cosa non fare mai 1.Dimenticare gli stakeholder: si devono tenere coinvolti e allineati tutti gli stakeholder.2.Chiedere prima di fornire: il PMO deve essere visto come un'unità che fornisce servizi per semplificare la gestione e per facilitare best practices .3.Bruciare le tappe compromettendo i processi. 4.Rimandare: quando viene presa la decisione di implementare il PMO, partire immediatamente.
Non si deve esitare e si deve supportare l'idea. 5.Lavorare in isolamento: l'approccio di team vince. Il PMO deve servire molteplici clienti che hanno esperienze personali e conoscenze da condividere e per questo deve coinvolgere e rendere partecipi le persone. Le esperienze accumulate a livello internazionale dimostrano come il PMO che dà valore e risultati all'azienda debba avere il sostegno e l'impegno del top management, avere obiettivi precisi a breve, medio e lungo termine, essere integrato e riconosciuto nell'organizzazione, deve fornire servizi a tutti i livelli aziendali per la gestione del portafoglio, dei programmi e dei progetti e deve riuscire a coinvolgere in modo proattivo tutti gli attori per condividere e crescere.