GGP_2013_11_27_acInteresados (1)

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Control Stakeholder Engagement:

Capítulo 13 Gestión de los Interesados del Proyecto Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition , Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición

Control Stakeholder Engagement:

Procesos de la gestión de Interesados Identificar a los Interesados Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas por el proyecto, identificando y documentando sus intereses, participación, interdependencias, influencias y potencial impacto Planificar la gestión de los interesados Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de forma efectiva con base en sus necesidades e intereses Gestionar los compromisos con los Interesados Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus necesidades/requisitos, resolver polémicas y fomentar grupos de interés adecuados Controlar los compromisos con los interesados Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y ajustar las estrategias y planes para involucrar a todos los interesados

Control Stakeholder Engagement:

Análisis de los Interesados Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesados Identificar a los potenciales interesados relevantes Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje Matriz de poder/interés Matriz de poder/influencia Matriz de influencia/impacto Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Control Stakeholder Engagement:

Análisis de los Interesados Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas negativamente Conocer las razones de su oposición Elaborar un plan de tratamiento Para los implicados del equipo de trabajo Elaborar plan de tratamiento

Control Stakeholder Engagement:

Análisis de los interesados El análisis de los Interesados es un documento que brinda información importante sobre: Las organizaciones y nombres de los interesados Funciones de los interesados en el proyecto Hechos únicos sobre los interesados Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados

Control Stakeholder Engagement:

Ejemplo de análisis de interesados del proyecto (Stakeholders) Interesados claves del proyecto Ahmed Susan Organización Dirección interna Equipo del proyecto rol Patrocinador y uno de los fundadores de la compañía Experto en secuenciación del ADN Factores únicos Tranquilo, enfocado en el negocio PHD en biología, fácil trabajar con ella Nivel de interés Muy alto Muy alto Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia Sugerencias en el manejo de las relaciones Mantenerlo informado, dejarlo liderar, hacer lo que dice y rápido Puede hacer trabajo desde casa; asegurarse de revisar las especificaciones

Control Stakeholder Engagement:

Modelos de clasificación Matriz de poder / interés Matriz de poder / influencia Matriz de influencia / impacto Modelo de prominencia Clases de interesados con base en: su poder, urgencia y legitimidad

Control Stakeholder Engagement:

Matriz de Poder / Interés

Control Stakeholder Engagement:

Registro de Interesados Documento donde se identifica a los interesados. Contenido : Información de identificación Nombre Puesto en la organización Ubicación Rol Datos de contacto Información de evaluación Principales requisitos Principales expectativas Expectativas Influencia potencial Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor Clasificación de los interesados Interno/Externo Partidario/Neutral/Opositor …

Control Stakeholder Engagement:

Matriz de análisis de los interesados Interesado Interés(es) en el Proyecto Evaluación de impacto Estrategias potenciales para Ganar Apoyo o Reducir Obstáculos Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad Seguimiento Fecha Observación Acción Responsable Estado Ejemplo 1 Ejemplo 2

Control Stakeholder Engagement:

Identificar a los Interesados 4.1 Develop Project Charter 5.2 Collect requirements   8.1 Plan Quality Management 10.1 Plan Communications Management 11.1 Plan Risk Management 11.2 Identify Risks   12.1 Plan procurement Management 12.1 Plan procurement Management 13.1 Identify stakeholders 13.2 Plan Stakeholder Management Project Stakeholder Management Organizational process assets Enterprise environmental factors Project charter Stakeholder register Procurement documents   Enterprise/ Organization   Stakeholder register

Control Stakeholder Engagement:

Identify stakeholders 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 5.2 Recopilar Requisitos   8.1 Planificar la gestión de la Calidad 10.1 Planificar la gestión de las Comunicaciones 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos   12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones 13.1 Identificar a los Interesados 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados Gestión de los Interesados del Proyecto Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Acta de constitución Registro de interesados Documentos de adquisiciones   Empresa/ Organización   Registro de interesados

Control Stakeholder Engagement:

Identificar a los Interesados Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados Entradas Acta de Constitución del Proyecto Documentos de Adquisición Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Salidas Registro de Interesados Herramientas y técnicas Análisis de los Interesados Juicio de Expertos Reuniones

Control Stakeholder Engagement:

Identify stakeholders Inputs Project charter Procurement documents Enterprise environmental factors Organizational process assets Outputs Stakeholder register Tools & Techniques Stakeholder analysis Expert judgment Meetings

Control Stakeholder Engagement:

Clasificación de interesados Indiferente Resistente Neutral De apoyo Líder Interesado Indiferente Resistente Neutral De apoyo Líder Interesado 1 D     D   Interesado 2     D D   Interesado 3       D A           A Actual D Deseado  

Control Stakeholder Engagement:

Plan de gestión de los interesados Formal / informal Detallado / Genérico Contenido sugerido: Niveles de compromiso actuales y deseables Alcance e impacto de cambio de interesados Interrelaciones y superposiciones entre los interesados Requisitos de comunicación de los interesados Información a entregar; incluido idioma, formato, contenido y nivel de detalle Motivo de distribución de información e impacto esperado Tiempo y frecuencia de distribución de información Método de actualización y perfeccionamiento del plan de gestión

Control Stakeholder Engagement:

Planificar la Gestión de los Interesados 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 5.2 Recopilar Requisitos   13.1 Identificar a los Interesados 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados Gestión de los Interesados del Proyecto Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Plan de dirección del proyecto Documentos del proyecto actualizados Plan de gestión de interesados Registro de interesados Documentos del proyecto   Empresa/ Organización  

Control Stakeholder Engagement:

Plan Stakeholder Management 4.2 Develop Project Management Plan 5.2 Collect requirements 13.1 Identify stakeholders 13.2 Plan Stakeholder Management 13.3 Manage Stakeholder Engagement Project Stakeholder Management Organizational process assets Enterprise environmental factors Project management plan Project documents updates Stakeholder management plan Stakeholder register Project documents   Enterprise/ Organization  

Control Stakeholder Engagement:

Planificar la Gestión de los Interesados Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Registro de Interesados Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Salidas Plan de Gestión de los Interesados Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Herramientas y técnicas Juicio de Expertos Reuniones Técnicas Analíticas

Control Stakeholder Engagement:

Plan Stakeholder Management Inputs Project management plan Stakeholder register Enterprise environmental factors Organizational process assets Outputs Stakeholder management plan Project documents updates Tools & Techniques Expert judgment Meetings Analytical techniques

Control Stakeholder Engagement:

Entender necesidades de comunicación grupales e individuales Las personas no son partes intercambiables Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month *, no se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos personas Nueve mujeres no pueden producir un bebé en un mes! * Ley Brooks: " agregar más personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar aún más" Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784

Control Stakeholder Engagement:

Preferencias personales afectan las necesidades de comunicación Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones, mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las afecta personalmente Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y seguimiento de los planes

Control Stakeholder Engagement:

Otras consideraciones sobre comunicaciones Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitente La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto Diferentes horarios laborables Barreras idiomáticas Diferentes normas culturales

Control Stakeholder Engagement:

Gestionar las expectativas de los interesados Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las diversas partes interesadas Idear maneras para identificar y resolver problemas Dos instrumentos importantes: Matriz de expectativas de gestión Registro de polémicas

Control Stakeholder Engagement:

Ejemplo de matriz de expectativas de gestión Medida de éxito Prioridad Expectativas Sugerencias Alcance 2 La especificación del alcance define claramente los requerimientos obligatorios y opcionales Enfocarse en alcanzar los requerimientos obligatorios antes de considerar los opcionales Tiempo 1 No hay fecha para la terminación del proyecto. Cada gran ítem se debe acordar y programar de la manera más realista Cumplir con todas las fechas importantes Terminar a tiempo El patrocinador y el gerente del programa deben estar atentos a cualquier problema que pueda afectar el cumplimiento del calendario Costos 3 Este proyecto es crucial para la organización. Si se justifica claramente la necesidad de más fondos, ellos tienen que estar disponibles Hay reglas estrictas para los gastos del proyecto y procesos de escalamiento. Los costos son muy importantes, pero se pueden analizar cambios en éstos para alcanzar los objetivos del proyecto dentro del cronograma Calidad 6 La calidad es importante y se espera que tengamos buenos procesos para probar el sistema El personal nuevo debe tomar cursos internos para estar seguros que ellos entienden nuestros procesos de calidad. Todos los estándares corporativos de calidad deben ser tenidos en cuenta Satisfacción del cliente 4 Nuestros clientes esperan que seamos profesionales, que respondamos preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos para terminar el proyecto Todas las presentaciones y documentos formales para los clientes deben ser elaborados por escritores profesionales. Las peticiones del cliente deben ser contestadas en menos de 24 horas Proyección del ROI 5 El caso de negocio para este proyecto prevé un ROI* del 40% dentro de los dos años siguientes a la implementación Nuestro departamento de finanzas trabajará con el cliente para medir el ROI. Satisfacer/sobrepasar esta proyección nos ayudará en futuros negocio con este y otros clientes Etc. * ROI: Return On Investment

Control Stakeholder Engagement:

Ejemplo de registro de polémicas Polémica # Descripción Impacto en el proyecto Fecha de reporte Reportada por Asignada a Prioridad (A/M/B) Fecha de respuesta Estado Comentarios 1 Costo de los servidores 10% mayor a lo planeado Pequeño incremento de costos en el proyecto 5/15 Jean Oded A 6/15 Cerrada El patrocinador accedió a aumentar los fondos para cumplir el plazo 2 Dos personas abandonaron el proyecto Necesario reasignar personal 9/26 Gaurav Karen M 10/2 Abierta Si Karen no puede reasignar personal en una semana deberá hablar directamente con Peter Etc.

Control Stakeholder Engagement:

Formas de manejar los conflictos Confrontación : Enfrentar el conflicto directamente por medio de un acercamiento problema-solución Compromiso : Usar un acercamiento dar- recibir Suavizar : no enfatizar en áreas de diferencia pero si en las de acuerdo Forzar : Acercar a ganar-perder Retiro : Retirarse de un desacuerdo real o potencial

Control Stakeholder Engagement:

El conflicto puede ser bueno El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivación para trabajar más duro y con más colaboración Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas éticas de un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay puntos de vista conflictivos Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo

Control Stakeholder Engagement:

Informe de lecciones aprendidas El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un informe de lecciones aprendidas Una reflexión que documenta las cosas importantes que se aprendieron al trabajar en el proyecto El gerente de proyecto a menudo combina la información de todas los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas

Control Stakeholder Engagement:

Gestionar los Compromisos de los Interesados 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto 10.1 Planificar la gestión de las Comunicaciones 10.3 Controlar las Comunicaciones 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados 13.4 Controlar los compromisos de los Interesados Gestión de los Interesados del Proyecto Documentos del proyecto actualizados Solicitud de cambios Registro de cambios Activos de procesos de la organización actualizados Plan de gestión de interesados Activos de procesos de la organización Plan de dirección del proyecto actualizado Documentos del proyecto Plan de gestión de las comunicaciones Registro de asuntos   Empresa/ Organización  

Control Stakeholder Engagement:

Manage Stakeholder Engagement 4.2 Develop Project Management Plan 4.5 Perform Integrated Change Control 4.5 Perform Integrated Change Control 9.4 Manage Project Team 10.1 Plan Communications Management 10.3 Control Communications 13.2 Plan Stakeholder Management 13.3 Manage Stakeholder Engagement 13.4 Control Stakeholder Engagement Project Stakeholder Management Project documents updates Change requests Change log Organizational process assets updates Stakeholder management plan Organizational process assets Project management plan updates Project documents Communications management plan Issue log   Enterprise/ Organization  

Control Stakeholder Engagement:

Gestionar los Compromisos de los Interesados Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados Entradas Plan de Gestión de Interesados Plan de Gestión de Comunicaciones Registro de Cambios Activos de los Procesos de la Organización Salidas Registro de Incidentes Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Métodos de Comunicación Habilidades Interpersonales Habilidades de Gestión

Control Stakeholder Engagement:

Manage Stakeholder Engagement Inputs Stakeholder management plan Communications management plan Change log Organizational process assets Outputs Issue log Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates Tools & Techniques Communication methods Interpersonal skills Management skills

Control Stakeholder Engagement:

Controlar los Compromisos de los Interesados 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados 13.4 Controlar los compromisos de los Interesados Gestión de los Interesados del Proyecto Plan de dirección del proyecto Documentos del proyecto actualizados Datos sobre el desempeño del trabajo Información sobre el desempeño del trabajo Solicitud de cambios Activos de procesos de la organización actualizados Plan de dirección del proyecto actualizado Documentos del proyecto Registro de asuntos   Empresa/ Organización   Documentos del proyecto

Control Stakeholder Engagement:

Control Stakeholder Engagement 4.2 Develop Project Management Plan 4.3 Direct and Manage Project Work 4.4 Monitor and Control Project Work 4.5 Perform Integrated Change Control 13.3 Manage Stakeholder Engagement 13.4 Control Stakeholder Engagement Project Stakeholder Management Project management plan Project documents updates Work performance data Work performance information Change requests Organizational process assets updates Project management plan updates Project documents Issue log   Enterprise/ Organization   Project documents

Control Stakeholder Engagement:

Controlar los Compromisos de los Interesados Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Registro de Incidentes Datos sobre el Desempeño del Trabajo Documentos del Proyecto Salidas Información sobre el Desempeño del Trabajo Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Sistema de Gestión de Información Juicio de expertos Reuniones

Control Stakeholder Engagement:

Control Stakeholder Engagement Inputs Project management plan Issue log Work performance data Project documents Outputs Work performance information Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates Tools & Techniques Information management systems Expert judgment Meetings

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