Los Modelos de Madurez y Factores Críticos de Éxito en la Implantación de Sistemas de Información :Los Modelos de Madurez y Factores Críticos de Éxito en la Implantación de Sistemas de Información XIII Congreso Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas La Administración frente a la Globalización: Gobernabilidad y Desarrollo 9 de Julio de 2009 Jesús Marcelo Ramírez Arias Universidad Nacional Autónoma de México jmarcelora@yahoo.com Jaime Jiménez Universidad Nacional Autónoma de México jjimen@servidor.unam.mx


Introducción :Introducción El uso de las TIC para la modernización y el cambio en las organizaciones son temas recurrentes en los discursos administrativos. Las metas que se buscan con los esfuerzos de modernización y cambio, sólo se alcanzan de manera parcial. Los proyectos de TIC son principalmente aquellos relacionados con la implantación de SI. 2


Introducción :Introducción Un SI es un conjunto de elementos usados en una organización para recopilar almacenar y procesar datos para después convertirlos en información útil. En la actualidad los SI hacen uso extensivo de las TIC. El término SI/TIC se usa para referirse a los sistemas de información (SI) basados en las tecnologías de información y las comunicaciones (TIC). 3


Introducción :Introducción Debido al uso extensivo de las TIC en los SI la problemática se presenta en el proceso de implantación. El contexto organizacional es el factor determinante para conseguir el éxito en la implantación de SI/TIC. La organización es un sistema que tiene la propiedad de adaptarse. 4


Introducción :Introducción La adaptabilidad está relacionada con la transformación de la organización, más que con el cambio organizacional planeado. Es necesario conocer el nivel de desarrollo o la madurez organizacional. Esto deberá ser complementado con la identificación de los factores críticos para la implantación exitosa de un SI/TIC. 5


Modelo de Madurez :Modelo de Madurez Es el conjunto de los procesos organizados en niveles (denominados de madurez) con los que debería contar una organización. Permite contar con información comparativa que puede ser usada para trazar un plan de desarrollo organizacional. Permite identificar las fortalezas y debilidades de la organización con respecto a sus áreas de proceso. 6


Modelo de Madurez :Modelo de Madurez En la actualidad se presentan las siguientes áreas de aplicación (y siguen aumentando) Modelos de Madurez para el Desarrollo de Software Modelos de Madurez para el Desarrollo de las Capacidades Modelos de Madurez para la Gestión de Proyectos Modelos de Madurez de Habilidad de Cambio Modelos de Madurez de Gestión del Conocimiento 7


Factores Críticos de Éxito :Factores Críticos de Éxito Son elementos presentes (o no) en la organización sobre los cuales es preciso actuar para conseguir resultados favorables con respecto a las metas trazadas. Estos elementos se identifican en las áreas de actividad de la organización y pueden hacerse extensivos a las áreas de proceso de la misma. 8


Relación entre los modelos de madurez y los FCE :Relación entre los modelos de madurez y los FCE Los modelos de madurez muestran el estado de la organización a través de la valoración de las áreas de proceso. Los FCE permiten conocer que áreas de actividad de la organización deben ser reforzadas. Existe relación entre las áreas de proceso de los modelos de madurez y las áreas de actividad de los FCE. 9


Relación entre los modelos de madurez y los FCE :Relación entre los modelos de madurez y los FCE Fitzgerald y OKane (1999) estudiaron la madurez de las organizaciones en términos de los FCE en lugar de las APC (Áreas de Proceso Clave). Las APC de “bajo nivel” pueden ser más fáciles de alcanzar que aquellos de niveles más altos. El proceso de mejora que se va frenando a medida que la organización sube en los escalones de la madurez. 10


Relación entre los modelos de madurez y los FCE :Relación entre los modelos de madurez y los FCE Mendoza, Montoya, et al (2003), realizaron la evaluación de un grupo de FCE y su correspondencia con los niveles de madurez definidos por Schmidt (2000). Se probó que los proyectos de integración (usando SI/TIC) pueden ser conducidos prestando atención a los FCE. La medición de los FCE usando un modelo de madurez muestra que factores no se encuentran en un nivel de desarrollo aceptable. 11


Relación entre los FCE y los Modelos de Madurez :Relación entre los FCE y los Modelos de Madurez Se usa un modelo de madurez para medir el nivel de desarrollo de la organización y relacionar los resultados con los FCE para la implantación de un SI/TIC. El objetivo es trasladar la información cuantitativa del modelo de madurez hacia los FCE. Con esto se identifican las áreas de proceso que requieren intervención adicional antes de la implantación de un SI/TIC. 12


CMMI :CMMI 13


CMMI :CMMI Áreas de Proceso Clave Gestión de procesos Innovación y desarrollo organizacional Definición de procesos organizacionales Procesos orientados a la organización Rendimiento de los procesos de la organización Entrenamiento organizacional 14


CMMI :CMMI Áreas de Proceso Clave Gestión de proyectos Gestión integral de proyecto Monitoreo y control de proyectos Planeación de proyectos Gestión cuantitativa de proyectos Gestión de riesgos Gestión y acuerdo con proveedores 15


CMMI :CMMI Áreas de Proceso Clave Desarrollo de Productos o Servicios Integración de productos Desarrollo de requerimientos Gestión de requerimientos Solución técnica Validación Verificación 16


CMMI :CMMI Áreas de Proceso Clave Respaldo Análisis y resolución de problemas Gestión de la configuración Análisis y resolución de decisiones Medición y análisis Aseguramiento de la calidad de procesos y productos 17


FCE en empresas mexicanas :FCE en empresas mexicanas Factores humanos Composición del equipo de trabajo Comunicación Líder de proyecto Participación de los usuarios finales 18


FCE en empresas mexicanas :FCE en empresas mexicanas Factores tecnológicos Gerencia de proyecto Selección del SI/TIC Entrenamiento y soporte a usuarios Pruebas y solución de problemas Facilitación de cambios en la estructura organizacional, en los “sistemas legado” e infraestructura 19


FCE en empresas mexicanas :FCE en empresas mexicanas Factores organizacionales Apoyo de la alta gerencia Reingeniería de procesos de negocio Contar con consultores externos Plan de gestión el cambio Enunciado de la visión y plan de negocio adecuado 20


Relación entre el CMMI los FCE :Relación entre el CMMI los FCE La trasferencia de la información hacia los FCE presentes en la implantación de SI/TIC se realizó a través de una matriz de correspondencias. La correspondencia se consiguió atendiendo a la definición y aplicación de cada uno de los FCE y Áreas de Proceso Clave. 21


Relación entre el CMMI los FCE :Relación entre el CMMI los FCE 22 Composición del equipo de trabajo Comunicación Líder del Proyecto Participación de los usuarios finales Gerencia del Proyecto Selección del SI/TIC Entrenamiento y Soporte a Usuarios Pruebas y Solución de Problemas Facilitación de Cambios en la EO Apoyo de la Alta Gerencia Reingeniería de Procesos de Negocio Contar con Consultores Externos Plan de Gestión del Cambio Visión y Plan de Negocio Adecuado Análisis y Resolución de Decisiones Áreas de Proceso Clave Factores Críticos de Éxito


Relación entre el CMMI los FCE :Relación entre el CMMI los FCE 23 Composición del equipo de trabajo Comunicación Líder del Proyecto Participación de los usuarios finales Gerencia del Proyecto Selección del SI/TIC Entrenamiento y Soporte a Usuarios Pruebas y Solución de Problemas Facilitación de Cambios en la EO Apoyo de la Alta Gerencia Reingeniería de Procesos de Negocio Contar con Consultores Externos Plan de Gestión del Cambio Visión y Plan de Negocio Adecuado Gestión integral del proyecto Áreas de Proceso Clave Factores Críticos de Éxito


Método :Método La evaluación se realizó en una empresa del sector de los servicios en el área de la construcción. La empresa se encuentra ubicada en México, Distrito federal y lleva operando más de 20 años. Se ha desarrollado desde que era una empresa unipersonal hasta convertirse en una pequeña empresa. 24


Método :Método La principal restricción encontrada fue el bajo conocimiento de los procesos y procedimientos de trabajo por parte de los involucrados. Se realizaron entrevistas con el objeto de identificar evidencia del uso de procesos definidos. Se entrevistaron a 15 miembros de la organización considerados como actores clave del sistema. 25


Resultados :Resultados 26


Resultados :Resultados 27


Resultados :Resultados 28


Resultados :Resultados 29


Resultados :Resultados 30


Resultados :Resultados Lo anterior indica que para empezar a trabajar en la implantación del SI/TIC, la organización debe librar sus deficiencias en lo siguiente: Entrenamiento y soporte a usuarios Pruebas y solución de problemas Reingeniería de procesos de negocio Plan de gestión el cambio Comunicación 31


Resultados :Resultados Establecer acciones para reforzar o crear las siguientes áreas de proceso: Análisis y resolución de decisiones Validación Verificación Definición de procesos organizacionales 32


Resultados :Resultados Como complemento se deberá trabajar sobre las siguientes áreas de proceso: Entrenamiento y soporte a usuarios Entrenamiento organizacional Pruebas y solución de problemas Análisis y resolución de problemas Solución técnica 33


Resultados :Resultados Como complemento se deberá trabajar sobre las siguientes áreas de proceso: (cont.) Reingeniería de procesos de negocio Aseguramiento de la calidad de procesos y productos Innovación y desarrollo organizacional Procesos orientados a la organización Rendimiento de los procesos de la organización 34


Resultados :Resultados Como complemento se deberá trabajar sobre las siguientes áreas de proceso: (cont.) Plan de gestión el cambio Gestión de la configuración Planeación de proyectos Comunicación Definición de procesos organizacionales Gestión integral de proyecto 35


Conclusiones :Conclusiones Se comprobó que existe un nexo entre CMMI y los FCE, el cual se presenta en las APC. El siguiente paso es revisar las prácticas generales y específicas de las APC para refinar la tabla de correspondencias. La generalización de la herramienta de planeación presentada se ve limitada por que fue aplicada a una sola organización. 36


Conclusiones :Conclusiones Es necesario desarrollar el seguimiento posterior a la implantación para validar los resultados de la aplicación de la herramienta. La herramienta de planeación (CMMI-FCE ) permite definir las acciones específicas que deben llevar a cabo antes de iniciar el proceso de implantación de un SI/TIC. Esto permitirá reducir la probabilidad de falla en la implantación de un SI/TIC. 37


Los Modelos de Madurez y Factores Críticos de Éxito en la Implantación de Sistemas de Información :Los Modelos de Madurez y Factores Críticos de Éxito en la Implantación de Sistemas de Información XIII Congreso Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas La Administración frente a la Globalización: Gobernabilidad y Desarrollo 9 de Julio de 2009 Jesús Marcelo Ramírez Arias Universidad Nacional Autónoma de México jmarcelora@yahoo.com Jaime Jiménez Universidad Nacional Autónoma de México jjimen@servidor.unam.mx