time management workshop ACMS 2010 draft

Views:
 
Category: Entertainment
     
 

Presentation Description

No description available.

Comments

Presentation Transcript

אדיומארט- יעוץ שיווקי אסטרטגי ארגז הכלים של בנושא:ניהול זמן אפקטיבי : 

אדיומארט- יעוץ שיווקי אסטרטגי ארגז הכלים של בנושא:ניהול זמן אפקטיבי Edumart

Time management : 

TRAINER : NATHAN RONEN, MBA . For ACMS – ALBANIA Time management

Please close you cell phonesthank you : 

Please close you cell phonesthank you Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED ©® 3

Program Objectives : 

Program Objectives Clarify participant objectives. Recognize signs of chronic disorganization. Identify the most common interruptions of working time and ways to eliminate them. Determine why and where you procrastinate and overcome procrastination and delays. Apply the practical techniques, concepts, and strategies developed through this program. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 4

A Challenge : : 

A Challenge : Please write your definition of Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 5 T I M E M A N A G E M E N T

WHY TIME MANAGEMENT ? : 

WHY TIME MANAGEMENT ? To utilise the available time in optimum manner to achieve one’s personal and professional goals.

Another Definition: : 

Another Definition: The predictable control an individual can exercise over a series of events with minimum stress . Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 7

TIME IS MONEY : 

TIME IS MONEY You can make money but you can’t make time. An inch of gold cannot buy an inch of time. (Chinese proverb).

MAKE TIME FOR EVERYTHING : 

MAKE TIME FOR EVERYTHING Take time to work,it is the price of success Take time to think, it is the source of power Take time to play,it is the source of youth Take time to read , it is the source of wisdom Take time to love, it is the privilege of menkind Take time to serve,it is the purpose of life Take time to laugh,it is the music of the soul ( psalms)

EFFICIENCY vs EFFECTIVENESS : 

EFFICIENCY vs EFFECTIVENESS Often worst performers are those who seem to be working hardest and longest hours . They are always very busy but not necessarily effective…

EFFICIENCY vs EFFECTIVENESS : 

EFFICIENCY vs EFFECTIVENESS A group of workers and their managers are set a task of clearing a road through a dense jungle on a remote island to get to the coast where an estuary provides a perfect site for a port. Managers organise the labour into efficient units and monitor the distribution and use of capital assets – progress is excellent. The managers continue to monitor and evaluate progress, making adjustments along the way to ensure the progress is maintained and efficiency increased wherever possible. Then, one day amidst all the hustle and bustle and activity, one person climbs up a nearby tree. The person surveys the scene from the top of the tree.

EFFICIENCY vs EFFECTIVENESS : 

EFFICIENCY vs EFFECTIVENESS And shouts down to the assembled group below… “ Hey , Wrong Way !” (Story adapted from Stephen Covey (2004) “The Seven Habits of Highly Effective People”). “Management is doing things right, leadership is doing the right things” (Warren Bennis and Peter Drucker)

TIME AWARNESS – TIME TRACKING : 

TIME AWARNESS – TIME TRACKING Peter Drucker : “Reflections of a Social Ecologist,” Society, May/June 1992 “Make sure you know where your time goes. Don’t depend on memory. Keep a time log. See that your time is spend as per your priorities or your core responsibilities. ”

MANAGERS TIME : 

MANAGERS TIME Planning is key managerial function but research shows that less than 5% of management time goes on planning. Pareto Principle : Twenty percent of your time will produce 80% of your productive output. Can you afford not to manage at-least that 20% ? Parkinson’s Law : Work expands to fill the time available for it. Beware !

TIME MANAGEMENT MATRIX-CLASSIFICATION OF ACTIVITIES : 

TIME MANAGEMENT MATRIX-CLASSIFICATION OF ACTIVITIES

COMMON TIME MANAGEMENT PROBLEMS : PROCRASTINATION : 

COMMON TIME MANAGEMENT PROBLEMS : PROCRASTINATION Procrastination : Putting off the doing of something intentionally and habitually. If you suspect yourself; ask yourself – why am I putting this off?. If there is no reason. Do it. Do not confuse reason with excuse. PROCRASTINATION is world’s number one time waster. Banish it from your life. There is no time like present to do any work.

COMMON TIME MANAGEMENT PROBLEMS : POOR DELEGATION : 

COMMON TIME MANAGEMENT PROBLEMS : POOR DELEGATION Do not spend time on a work that can be done ,to a satisfactory level, by your subordinate. Delegation saves your time and develops subordinates Delegation improves results by making fuller use of resources Delegation implies transferring initiative and authority to another

THE ART OF DELEGATION : 

THE ART OF DELEGATION Delegation begins with a deep sense of the value and limits of your time. Managers often complain that they are running out of time when their subordinates are running out of work. Delegating the more routine or predictable part of ones job is only the first step. Delegation is not abdication. Some degree of control needs to be maintained.

DIFFICULTIES IN DELEGATION : 

DIFFICULTIES IN DELEGATION It’s risky. We enjoy doing things. We don’t sit & think. It’s a slow process. Like to be “top of everything”. Will subordinate outstrip us? Nobody can do it as well as I can. Delegation is a great motivator. It enriches jobs, improves performance & raises morale of staff.

COMMON TIME MANAGEMENT PROBLEMS OFFICE MIS-MANAGEMENT : 

COMMON TIME MANAGEMENT PROBLEMS OFFICE MIS-MANAGEMENT Develop an efficient system of office working. Muddle makes work and wastes time. Strive for good order in your office. Utilise all resources fully. Handle telephone properly. Don’t let it become a nuisance. To the extent possible, handle a piece of paper only once.

TIME EFFECTIVENESS IN OFFICES : 

TIME EFFECTIVENESS IN OFFICES Time can be wasted imperceptibly if your work area is not organized well. Your desk should be clear of all paper except the specific job on hand. It invites you to think about one thing at a time. Concentration is a great time saver. Paper work : Recommended principle is “to handle each piece of paper only once.” Sort papers under : FOR ACTION / FOR INFORMATION / FOR READING / FOR WASTE PAPER BOTTOM DRAWER

EFFECTIVE WRITING : 

EFFECTIVE WRITING Clarity, simplicity and conciseness are essentials of good writing. Think, List and then Arrange. Do not cover too many subjects in one letter. Strive to write one page letters. These are more digestible.

MAKE THE TELEPHONE WORK FOR YOU : 

MAKE THE TELEPHONE WORK FOR YOU Telephone is a great time-saving tool in right hands. Plan your calls. Set aside a period of time for making and if possible, receiving calls Timing for each call.

HOW TO CONTROL INTERRUPTIONS : 

HOW TO CONTROL INTERRUPTIONS Set a time limit and stick to it. Set the stage in advance : You are very busy with a deadline in light. With casual droppers-in, remain standing. Meet in other person’s office. Get visitors to the point. Be ruthless with time but gracious with people. Have a clock available . Use a call-back system for telephone calls.

YOUR PROFESSIONAL ASSISTANT : 

YOUR PROFESSIONAL ASSISTANT Transform your PA/Secretary into Professional Assistant . Your PA can help you save time by Keeping unwanted callers at bay – by diverting them to appropriate person. Minimizing interruptions; can arrange interviews suitably. Dealing with routine correspondence.

COMMON TIME MANAGEMENT PROBLEMS : MEETINGS : 

COMMON TIME MANAGEMENT PROBLEMS : MEETINGS Meetings are potential time wasters. Meetings are necessary evil; distractions from one’s regular work. Try to say ‘No’ to a meeting where you are not required. Agenda should be definite. Every one should receive the agenda and relevant papers well in advance. There should be a finishing time for meeting.

DOs/ DON’Ts FOR BOSS/CHAIRPERSON/ADMINISTRATOR : 

DOs/ DON’Ts FOR BOSS/CHAIRPERSON/ADMINISTRATOR Do not call a meeting unless it is necessary Do not call a meeting if the task can be handled by a call or by a small group through formal/ informal discussion Meetings are not required to: ‘Boss around’ or give ‘messages’ Socialize Rubber stamp decisions Pass on information Promote private or hidden agenda Continue the habit

DOs/DON’Ts FOR BOSS/CHAIRPERSON/ADMINISTRATOR : 

DOs/DON’Ts FOR BOSS/CHAIRPERSON/ADMINISTRATOR Call only those who are involved Have a written agenda and circulate to all along with supporting papers Do not over-pack the agenda Agenda should not have ‘Any other item’ Start on time Stick to agenda Beware of ‘Hijackers’

DOs/DON’Ts FOR PARTICIPANTS : 

DOs/DON’Ts FOR PARTICIPANTS Come prepared (with facts and figures) Come on time Talk to the point . Do not try to divert the discussion Do not try to hijack the meeting

BOSS-IMPOSED TIME : 

BOSS-IMPOSED TIME Time spent doing things we would not be doing if we did not have bosses. Keeping bosses satisfied takes time, but dealing with dissatisfied bosses takes even more time. Failing to invest sufficient time to satisfy bosses always results in more & more boss-imposed time. With lesser time for others.

ROLE OF BOSS:BOSS MUST REALISE THAT- : 

ROLE OF BOSS:BOSS MUST REALISE THAT- The time of the subordinate is also important for the organisation. The tasks monitored by you are only part of duties of subordinate. If subordinate is hard pressed for time the quality of output is bound to suffer. System improvements are essential responsibilities of bosses-particularly those which reduce time being spend on unimportant/ unnecessary activities You can do only one persons work. Perfection, at times, becomes counterproductive.

ROLE OF SUBORDINATE : 

ROLE OF SUBORDINATE Realise that Boss has a wider vision Devote time as per organisational objectives and your goals Go to Boss after doing your home work Manage the problems which can be tackled at your level

PLANNING THE DAY : 

PLANNING THE DAY Prepare a list of priorities for the day based on urgency and importance. Get the timing right. Morning is the time for hard work. Interesting work, meetings and social events can take place in off-peak time. Have work-breaks to over come fatigue. Living 100% in the present improves your work output.

OTHER TIME SAVERS : 

OTHER TIME SAVERS Concentration, Avoid interruptions Use of committed time Good Health Do not let your subordinate come to you with problems unless they bring their proposed solutions.

PROBLEMS OF OVERWORKED MANAGER : 

PROBLEMS OF OVERWORKED MANAGER Why some managers are typically running out of time while their staff is running out of work. They pick up staff’s job. They enjoy & are good at it. They try to do things efficiently which are not worth doing at first place. Efficiency Vs Effectiveness. It can be explained by ‘Monkey-on-the-back’ analogy. Monkey is ‘next move’ or problem or opportunity that comes to us.

WHAT IS A MONKEY? : 

WHAT IS A MONKEY? A monkey is a next move or an opportunity, or problem which comes to us. ‘Monkey Management’ helps to transform from a manager under time pressure to an effective one.

MONKEY-ON-THE-BACK : 

MONKEY-ON-THE-BACK Some ‘Monkeys’ belong to us. However, greatest proportion belongs to subordinates. Once we pick up ‘Monkeys’ from subordinates they get message that we want Monkeys. By allowing ‘Monkey’ from your subordinates on to your back you volunteered for two things: Accepted responsibility for the problem from him. Promised him a progress report. Now he will pressurize you to do what actually is his job.

MONKEY-ON-THE-BACK : 

MONKEY-ON-THE-BACK Sometimes colleagues also try to pass on their monkeys. Many Bosses are in habit of passing their monkeys to subordinates. This snowballs to upward, sideward & downward leaping ‘Monkeys’. These take our all available time with no time to work on our own ‘Monkeys’. So be careful. Do not accept others monkeys.

RECAP : 

RECAP Yesterday is a cancelled cheque, Tomorrow is a promisory note,Today is ready cash. Use it. When feasible, delegate. Don’t let paperwork pile up. Do not postpone work. Identify your time waster and resolve to eliminate them. Add times for relaxation and recreation in your schedule.

RECAP : 

RECAP Identify and make use of “up” and “down” time. Learn to say “NO.” It is not a crime. Make use of committed time – travel time, waiting time etc. Plan the day. Set goals and work towards achieving them. Keep the Boss happy.

Why Is It Necessary? : 

Why Is It Necessary? Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 41 What does “Time” (SELF) Management do for you, your job, your group and/or your organization?

Controlling The Demands : 

Controlling The Demands Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 42 Manage the work (use time constructively). Improve productivity/effectiveness (spend time on results-producing activities). Let’s look at this thing called, “Time Management.”

Time Wasting Culprits : 

Time Wasting Culprits What Are The Most Common Time Wasters, Thieves and Culprits? (guilty party) Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 43

Time Wasting Culprits (1 of 2) : 

Time Wasting Culprits (1 of 2) Telephone Interruptions Inefficient Delegation Extended Lunches or Breaks Cluttered Work Space Poorly Run Meetings Socializing On The Job Misfiled Information Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 44

Time Wasting Culprits (2 of 2) : 

Time Wasting Culprits (2 of 2) Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 45 Poor Planning Procrastination ( delay ) Waiting/Delays Paperwork Junk Mail Drop-In Visitors Not Setting/Sticking to Priorities

Time/Self Management : 

Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 46 Time/Self Management You do not manage time! Yourself, others and work. You manage:

How to Use Time Effectively (1 of 2) : 

Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 47 How to Use Time Effectively (1 of 2) Consolidate Similar Tasks. Tackle Tough Jobs First. Delegate And Develop Others. Learn To Use Idle Time. Get Control Of The Paper Flow. Avoid The Cluttered ( messy) Desk Syndrome.

How to Use Time Effectively (2 of 2) : 

Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 48 How to Use Time Effectively (2 of 2) Get Started Immediately On Important Tasks. Reduce Meeting Time. Take Time To Plan. Learn To Say “No.” ( assertiveness) Remember That Now Is The Time To Put It All Together.

מטרת הסדנא : 

מטרת הסדנא להיות מודע לצורך לתכנן נכון יותר את זמננו . זה ייתן לנו הרגשת שליטה טובה יותר על חיינו. להבין ולהתעלם משודדי זמן, הפרעות וממסיחי דעת שאינם קשורים ישירות למטרות שמקדמות אותנו בחיים. ( איזון בין קריירה וחיים פרטיים, בין המטרות והיעדים ) לפתח את יכולת ההבחנה בעדיפויות החשובות לכם בחיים. ( חשוב ודחוף) הצורך להקצות זמנים ריאליים לכל פעילות, כולל אלה שמסבות לך הנאה, מגיע לך! יש המון כלים טכנולוגיים היכולים לסייע לנו בניהול זמן אפקטיבי. למד אותם והפעל אותם. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 49

הזמן במקורותינו: : 

הזמן במקורותינו: " לכל זמן ועת, לכל חפץ תחת השמיים: עת ללדת - ועת למות, עת לטעת - ועת לעקור נטוע עת לבכות- ועת לשחוק עת לחשות – ועת לדבר עת לאהוב- ועת לשנוא ...... וגו' " ספר קהלת , פרק ג. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 50

הגדרת ניהול זמן מיטבי : 

הגדרת ניהול זמן מיטבי היכולת להשיג בזמן נתון מטרות ויעדים בצורה מאוזנת ואפקטיבית עם מינימום לחץ STRESS NO Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 51

"החיים קצרים, שחק יותר ! " פרסומת למשחק מחשב X- BOX : 

"החיים קצרים, שחק יותר ! " פרסומת למשחק מחשב X- BOX Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 52 מה אמר לכם הסרט הזה?

מה אומר לכם הזמן? : 

מה אומר לכם הזמן? בואו ונרשום על הלוח משפטים הקשורים בזמן ובחיינו. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 53

מה אומר לכם הזמן? : 

מה אומר לכם הזמן? מיתוסים על זמן ( time is money, אי אפשר לעצור את הזמן ,, זמנים טובים, זמנים רעים, אין לי זמן, הכחשת המוות,מחזוריות החיים, מחזור זרעים ) זמן ומרחב בתרבויות שונות ( מערב , מזרח , manyana , חרדים מתחתנים מוקדם ) תפישת זמן אישית שונה טיפוס תרנגול או ינשוף? אכלנים איטיים, צעיר מול זקן, פרספקטיבה שונה על זמן בהתאם לגיל עדיפויות בחיים - חשוב או דחוף? תנו לי דוגמאות האם אני מתכנן או מובל ?ע"י מאורעות היום יום ? מבזבזי זמן ומסיחי דעת בחיים תנו לי דוגמאות Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 54

פער הביצוע The Execution Gap : 

פער הביצוע The Execution Gap הפער בין מה שתכננו לעשות ובין מה שביצענו הוא שמלחיץ אותנו. למרות שהיינו מאד עסוקים כל היום, בסוף יום מעייף אנחנו מרגישים סחוטים עם רגשי אשמה שלא הספקנו , שאנחנו לא אפקטיביים. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 55

מילוי שאלון ניהול זמן : 

מילוי שאלון ניהול זמן האם את/ה מתכנן נכון את הזמן שלך? אין נכון או לא נכון ,מה שנכון עבור אחר הוא לא בהכרח נכון עבורך . סכמו את הנקודות שצברתם על פי המספרים (פלוס או מינוס) המופיעים בצמוד לתשובה שבחרת. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 56

10 דקות למילוי השאלון : 

10 דקות למילוי השאלון Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 57

תוצאות הבחינה העצמית : 

תוצאות הבחינה העצמית טווח נקודות של עד 10+ אתה טיפוס מגיב, הסביבה מנהלת אותך , אתה כל הזמן בלחץ , כל הזמן מכבה שריפות, אתה במצב של לחץ ושחיקה נפשית. טווח נקודות שבין 10-20 מצבך סביר, אתה כמו רוב האנשים, לפעמים בשליטה ולפעמים ברפיון. בסה"כ חייך מתנהלים. טווח נקודות שבין 20-26 אתה בשליטה על חייך, אתה מנהל את זמנך היטב, אתה בוחר נכון בעדיפויות שבין החשוב והדחוף. הציון נגזר מן המקום העכשווי שאתם נמצאים בו בחייכם, והא דינאמי ומתחלף כל הזמן. אם את אם עובדת ומתרוצצת בין הקריירה ובין הילדים + מטלות הבית, סביר להניח שיהיו לך המון הפרעות ופער גדול בין הרצוי למצוי. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 58

כיצד עלינו לנהל את הזמן? : 

כיצד עלינו לנהל את הזמן? חוק פארטו אומר: Pareto’s Principle 20% מן המאמץ צריך לייצר 80% מן התוצאה . כלומר: אנו צריכים להתמקד בדברים החשובים באמת. אז מה עושים? Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 59

רגע למחשבה: : 

רגע למחשבה: " אם תעשה את הכל מהר, יהיה לך מספיק זמן לעשות את זה שוב......" ( עמוס שוסט) פתגם ערבי : החיפזון מן השטן הבדיחה על הפר הצעיר והפר הזקן. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 60

סיפור קטן על מה חשוב בחיים..... : 

סיפור קטן על מה חשוב בחיים..... יום אחד הוזמן מרצה זקן לבית הספר למינהל ציבורי באוניברסיטת ייל בארה"ב לשאת הרצאה על הנושא "תכנון זמן יעיל" בפני קבוצה של 15 מנהלים בכירים בחברות הגדולות ביותר בארה"ב. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 61

Slide 62: 

Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 62 ההרצאה הייתה אחת מתוך חמש הרצאות ביום העיון שאורגן עבור מנהלים מן הבכירים במשק האמריקני .

Slide 63: 

בעומדו בפני קבוצת האליטה הזו, שהיתה מוכנה לרשום כל מילה שתצא מפיו, העביר המרצה הזקן את מבטו עליהם באיטיות ולאחר מכן אמר: "אנו עומדים לערוך ניסוי". Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 63

Slide 64: 

מתחת לשולחן שהפריד בינו לבין מאזיניו הוציא המרצה מיכל זכוכית גדול והניחו בעדינות לפניו. לאחר מכן הוציא מתחת לשולחן כתריסר אבנים, כל אחת בגודל של כדור טניס, והניחן בעדינות, אחת אחת, בתוך המיכל. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 64

Slide 65: 

כאשר התמלא המיכל לגמרי ולא ניתן היה להוסיף עוד אבן אחת, הרים המרצה את מבטו באיטיות ושאל: "האם המיכל מלא?" כולם השיבו "אכן". Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 65

Slide 66: 

המרצה המתין מספר שניות ושאל:"האמנם?" ואז שוב התכופף והוציא מתחת לשולחן כלי מלא אבני חצץ. בקפדנות שפך את החצץ מעל האבנים וניער מעט את המיכל. אבני החצץ הסתננו בין האבנים הגדולות עד שירדו לתחתית המיכל. שוב הרים המרצה הזקן את מבטו ושאל את הקהל: "האם המיכל מלא?" Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 66

Slide 67: 

עתה החלו מאזיניו המבריקים להבין את כוונתו. אחד מהם השיב "כנראה שלא." Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 67

Slide 68: 

"נכון" השיב המרצה הזקן. חזר והתכופף, והפעם הוציא מתחת לשולחן סיר מלא בחול. בתשומת לב שפך את החול אל תוך המיכל. החול מילא את החלל בין האבנים הגדולות ובין החצץ. פעם נוספת שאל המרצה את תלמידיו: "האם המיכל מלא?" Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 68

Slide 69: 

הפעם ללא היסוס ובמקהלה השיבו התלמידים המחוננים: "לא!" "נכון" השיב להם המרצה הזקן. וכפי שציפו תלמידיו רבי העוצמה והיוקרה, הוא נטל את כד המים שעמד על השולחן ומילא בהם את המיכל עד לשפתו. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 69

Slide 70: 

המרצה הזקן הרים את מבטו אל הקהל ושאל: "איזו אמת גדולה יכולים אנו ללמוד מניסוי זה?" בחושבו על נושא ההרצאה, השיב אחד הנועזים והזריזים שבין מאזיניו: "אנו למדים שככל שנראה לנו שהיומן שלנו גדוש ומלא התחייבויות, אם באמת מתאמצים תמיד ניתן להוסיף עוד משימות ומטלות". Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 70

Slide 71: 

"לא", השיב המרצה הזקן. "לא זה. האמת הגדולה שמוכיח לנו הניסוי היא זו: אם לא מכניסים למיכל קודם כל את האבנים הגדולות, לעולם לא נוכל להכניס אותן אחר כך." Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 71

Slide 72: 

דממה עמוקה השתררה באולם, כאשר כל אחד מנסה לתפוס את מלוא המשמעות של דברי המרצה. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 72

Slide 73: 

הזקן התבונן בשומעיו ואמר: "מהן האבנים הגדולות בחייכם? בריאותכם? המשפחה? ידידיכם? הגשמת חלומותיכם? לעשות מה שאתם באמת אוהבים? להילחם למען מטרה נעלה? להינפש? לקחת זמן לעצמכם? למכור משהוא ? " Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 73

Slide 74: 

מה שחייבים לזכור הוא, שחשוב ביותר להכניס קודם כל את האבנים הגדולות בחיינו, כי אם לא נעשה זאת, אנו עלולים לפספס את החיים. אם ניתן עדיפות לדברים הקטנים (החצץ, החול) יתמלאו החיים בדברים הקטנים, ולא יישאר די מהזמן היקר שלנו כדי להשיג את הדברים החשובים באמת בחיים. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 74

Slide 75: 

משום כך, אל תשכחו לשאול את עצמכם את השאלה: מהן האבנים הגדולות בחיי? וכאשר תזהו אותן, הכניסו אותן ראשונות למיכל החיים שלכם." Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 75

Slide 76: 

המרצה הזקן הסתכל טוב טוב בעיניים של קהל המנהלים הנדהם, חייך אליהם ואמר: "תחשבו על זה טוב טוב! " ויצא מן החדר. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 76

הפסקת קפה ועישון 15 דקות : 

הפסקת קפה ועישון 15 דקות

משמעויות: מעבר מניהול זמן לניהול לתוצאות : 

משמעויות: מעבר מניהול זמן לניהול לתוצאות מודעות לבעייה: "אין לי זמן" משמעויות: אין לי שליטה על הכל, לעולם לא אספיק לדחוס את הכל אפילו אם יתנו לי 25 שעות ביממה , כלומר צריך לתעדף. נכונות לשלם מחיר צריך להיות מודעים ל" שודדי זמן", ללמוד לחיות עמם ולא לאפשר להם להשתלט עלינו כי הכי פופולארי ונח להתעסק איתם-נותן לנו סיפוק מיידי. ( השוטף......) סיוע של החברה צריך אסרטיביות, הבנות ושת"פ של כולם על מנת להגיע לניהול לתוצאות .( להיות אפקטיביים) Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 78

חשוב לעומת דחוף : 

חשוב לעומת דחוף חשוב = פעולות המקדמות אותנו למטרה שקבענו או לביצוע ערכים מרכזיים שלנו ( מלשון: חשיבה, חשבון= ערכים) דחוף = פעולות הדורשות תגובה מיידית ( מלשון: דחיפה, נדחף לנו ) Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 79

אפקטיביות או ריאקטיביות : 

אפקטיביות או ריאקטיביות אפקטיביות ניתנת להמחשה הכי טוב בהסתכלות על מנורת להט רגילה. מה מאפיין אותה? Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 80

אפקטיביות או ריאקטיביות : 

אפקטיביות או ריאקטיביות היא מפיצה את האור שלה לכל הצדדים , מתפזרת......... Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 81

אפקטיביות= היכולת להשיג מטרה באופן ממוקד ויעיל : 

אפקטיביות= היכולת להשיג מטרה באופן ממוקד ויעיל קרן הלייזר לעומת מנורת הלהט, חזקה בעוצמתה כי היא ממוקדת , עם כיוון מוגדר. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 82

אפקטיביות משמעה: : 

אפקטיביות משמעה: היכולת להשיג בזמן נתון מטרות ויעדים בצורה מאוזנת ואפקטיבית עם מינימום לחץ. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 83

מטריצת ניהול הזמן : 

מטריצת ניהול הזמן Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 84 חשוב לא חשוב דחוף לא דחוף

מטריצת ניהול הזמן : 

מטריצת ניהול הזמן Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 85 חשוב לא חשוב דחוף לא דחוף

מטריצת ניהול הזמן : 

מטריצת ניהול הזמן Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 86 חשוב לא חשוב דחוף לא דחוף

מטריצת ניהול הזמן : 

מטריצת ניהול הזמן Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 87 חשוב לא חשוב דחוף לא דחוף

הבה נזהה יחד את שודדי הזמןאצלכם ,איך אתם מטפלים בהם ?: תכנון, סדר וארגון בעבודתכם, תקשורת, קבלת החלטות ומשמעת אישית : 

הבה נזהה יחד את שודדי הזמןאצלכם ,איך אתם מטפלים בהם ?: תכנון, סדר וארגון בעבודתכם, תקשורת, קבלת החלטות ומשמעת אישית Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 88

מטריצת ניהול הזמן : 

מטריצת ניהול הזמן Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 89 חשוב לא חשוב דחוף לא דחוף

לסיכום: מטריצת ניהול הזמן : 

לסיכום: מטריצת ניהול הזמן Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 90 חשוב לא חשוב דחוף לא דחוף

מי מבין הרביעים של מטריצת הזמן הוא הכי ישראלי? : 

מי מבין הרביעים של מטריצת הזמן הוא הכי ישראלי? נכון! הרביעי השלישי. הכל חשוב ודחוף, אין דחיית סיפוקים, אין תכנון, הכל אילתור מה הכי מאפיין מנהלים אמריקניים? הם בעיקר משתדלים להתעסק ב: Q2 נושאי תכנון לטווח ארוך ,פיתוח עסקים וטכנולוגיה. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 91

ולפני שנצא להפסקה עוד פתגם קטן: : 

ולפני שנצא להפסקה עוד פתגם קטן: בגלל שאיננו יודעים מה חשוב לנו באמת, הכל נראה חשוב. בגלל שהכל נראה חשוב אנחנו עושים את הכל! אנשים אחרים רואים שאנחנו עושים את הכל, ומצפים מאיתנו לעשות את הכל. בגלל שאנו עסוקים בלעשות את הכל אין לנו זמן לחשוב על מה חשוב לנו באמת. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 92

בנק הזמן של חיינו : 

בנק הזמן של חיינו Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 93 עוד סיפור קטן להמחשה של מימד הזמן לפני שנגיע לכלים המעשיים לארגון הזמן שלנו.

חשיבות הזמן לפי הנסיבות : 

חשיבות הזמן לפי הנסיבות בכל יום אנו מקבלים במתנה 86,400 שניות שהן 1440 דקות או 24 שעות זמן זה עומד לרשותנו לנצלו כפי ראות עיננו אך אם אנו לא מנצלים אותו כראוי , הוא פשוט הולך לאיבוד, אין משחק חוזר. על מנת להבין ולהעריך את משמעות הזמן אנו צריכים לשאול : Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 94

Slide 95: 

אם אתה רוצה להעריך את משמעותה של שנה, שאל סטודנט לרפואה שנכשל בבחינות המעבר לשנה ב' לאחר השקעה עצומה והוא חייב לחזור על השנה שוב. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 95

Slide 96: 

אם אתה רוצה להעריך מה משמעותו של חודש תשאל אמא שילדה פג הנמצא בטיפול נמרץ בפגייה בבית החולים, ועכשיו היא מחכה חודש לפני שתוכל לקחת את תינוקה ולחבקו בחיקה. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 96

Slide 97: 

אם אתה רוצה להעריך מה משמעותו של שבוע, שאל פועל תעשייה העובד עבודה קשה כל השבוע מול תנור יציקה לפרנסתו. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 97

Slide 98: 

אם אתה רוצה להעריך מה משמעותו של יום , תשאל שני אוהבים שמחכים לפגישתם הבאה. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 98

Slide 99: 

אם אתה רוצה להעריך מה משמעותה של שעה, תשאל איש/ה חולה בקלסטרופוביה ( פחד ממקומות סגורים) שנתקע/ה במעלית חשוכה . Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 99

Slide 100: 

אם אתה רוצה להעריך מה משמעותה של דקה הסתכל בפניו של אדם שזה הרגע ניצל ממוות בתאונת דרכים . Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 100

Slide 101: 

אם את הרוצה להעריך מה משמעותו של שבריר שנייה, שאל את האתלט שסיים שני במרוץ הגמר 100 מטר ריצה באולימפיאדה . Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 101

מסקנה: : 

מסקנה: מאחר ואף אחד מאיתנו איננו יודע כמה זמן נותר לו בבנק החיים שלו , כדאי לנצל נכון כל שנייה בחיים לפני שנגמר לנו הזמן! Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 102

ניהול זמן אישי ב 5 מהלכים פשוטים : 

ניהול זמן אישי ב 5 מהלכים פשוטים Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 103

תהליך ניהול הזמן בחמישה מהלכים : : 

תהליך ניהול הזמן בחמישה מהלכים : הצב לעצמך עדיפויות: אישיות ומקצועיות הצב מטרות בכל עדיפות תכנן את המהלכים להשגת העדיפויות הקצה זמן ריאלי לכל מהלך השתמש בטכניקות ניהול זמן: יומן, לוח מעקב, רשימה, לוח בקרה ( כל אחד איך שנח לו) Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 104

צעד ראשון – הצבת עדיפויות ( אישיות ומקצועיות) : 

צעד ראשון – הצבת עדיפויות ( אישיות ומקצועיות) איך אני יודע מה חשוב ומה דחוף בחיים שלי? עשה לעצמך רשימה של דברים שהיית רוצה להשיג באמת אם הרופא שלך היה אומר לך שנותרה לך רק שנה אחת לחיות. זכור, אינך יכול להספיק הכל ! מה הייתי רוצה להשיג בשנה זו? על מה הייתי מצטער אם הייתי מחמיץ או לא מספיק? עשה אותם בעדיפות ראשונה. Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 105

צעד שני – הצב מטרות לכל עדיפות : 

צעד שני – הצב מטרות לכל עדיפות עדיפויות אישיות : בעייה: אני לא מקדיש מספיק זמן לילדים שלי פתרון: קביעת נוהג לארוחת ערב משפחתית חובה לא מול הטלביזיה כל הערב. פתרון: פעם בחודש אני נפגש עם ילד מחוץ לבית בבית קפה או מסעדה לשיחה אישית. ( אחד על אחד) . עדיפויות בעבודה בעייה : מה אני עושה בעבודה עם המטלה שהפילו עלי? אני מרגיש סחיטה רגשית, אחריות בלי סמכות, בלי תקציב, תכנית עמומה, תסכול מתמיד. פתרון : אני יושב עם המנהל שלי ומסביר לו את הדילמה ומבקש ממנו הנחיות עבודה מדוייקות בכתב. פתרון: אני מבקש קורס בניהול פרוייקטים כגון MS PROJECT MANAGEMENT על מנת לטייב את היכולות שלי ( חייל בלי רובה ? ) Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 106

צעד שלישי – תכנון : 

צעד שלישי – תכנון "תכנון נבון משמעותו הבאת העתיד להווה . באופן שתוכל היום להשפיע על המחר ". Good planning is bringing the future into the present so you can do something about it now! Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 107

צעד 3 : תכנון נבון ( המשך) : 

צעד 3 : תכנון נבון ( המשך) מיפוי מכשולים: מאיפה יכולות לצוץ הבעיות? התנגשות עם תוכניות או עדיפויות אחרות, הקצאת זמן לא ריאלית, לחץ של עבודה אחרת, אי בהירות ביחס להקצאת מטרות או משאבים מצד המערכת ביחס לתכנית , הפרעות והיסחי דעת , העדר אסרטיביות מצד המתכנן ברצון להגשמת המטרה ,פוליטיקה פנימית בארגון, יחסי אנוש, צרכים של כבוד של אנשים שונים, נורמות תרבות וערכים שונים ועוד . תוצאות תכנון לקוי : הרגשת תסכול מתמדת ולחץ בעבודה, הרגשה של מכבה אש תמידי, אקלים סביבתי לא נעים, בזבוז זמן ומשאבים, פגיעה בתפוקה העבודה, עלייה ברמת המשברים והקונפליקטים בסביבת העבודה , פחד שהאשמה בסוף תיפול עלי ( כסת"ח) Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 108

תכנון , תכנון , תכנון ! ( המשך) : 

תכנון , תכנון , תכנון ! ( המשך) תכנון קודם לכל, לפני שאתה מתחיל לעשות משהוא שאל את עצמך: Why האם פעילות זו נחוצה, מה זה משרת? What איזה מטרות אני רוצה להשיג? When מתי הזמן המתאים ביותר לכל מטרה? Who מי יכול לעזור לי לעשות את זה הכי טוב? ( האצלת סמכויות יותר טובה מכלום של פרפקציוניזם) Where איפה לעשות את זה? משרד, בית ,חדר דיונים, בית קפה? How איך לעשות את זה הכי טוב ? Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 109

צעד רביעי : הקצאת זמן : 

צעד רביעי : הקצאת זמן דמיין איך היית רוצה לראות את המטרה מושגת? ( חשוב/ י על אפיית עוגת יום הולדת, על מצרכים שצריך לקנות , על התהליך וכמה זמן זה לוקח) : שבור את התהליכים לשלבים הקצב זמן ריאלי לכל תהליך רשום את זה לפניך בטבלה בקרה תהליכית ( Gant / Pert ) לצורך בקרה ומעקב : רשימת המשימות/נושאים לו"ז, אחריות, משאבים, Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 110

צעד חמישי ואחרון- DO LISTטכניקות ניהול זמן : 

צעד חמישי ואחרון- DO LISTטכניקות ניהול זמן אל תסמוך על הזיכרון או על פתקאות- רשום הכל ביומן, בפאלם פיילוט, OUTLOOK או בלוח בקרה שתכין לעצמך, רשום לעצמך תזכורת מוקדמת בזמן לגבי דברים שצריך לעשות בעתיד. היה מודע להפרעות להיסחי דעת ונסה להתעלם מהם: דחייה לרגע האחרון של מטלות, הססנות, חוסר מוטיבציה, סביבת עבודה מבולגנת דואר זבל, פטפוטי סרק ורכילות,יותר מדי פגישות לא ממוקדות, מטרות לא מוגדרות,בירוקרטיה ונהלים קשיחים,אורחים וטלפונים לא קרואים, "שיטת הקוף". רשום לעצמך ביומן את כל החגים, חופשות בית הספר, ימי ההולדת של המשפחה והחברים הקרובים , בדיקות רפואיות שנתיות: שיננית, רופא נשים, רופא עיניים וכו' וגם מטלות אישיות שהחלטת עליהם כגון: פגישה שבועית עם אמא או אבא, פגישה חודשית עם ילד מחוץ לבית, השאר זמן לבלת"מ – אל תצופף באופן מלאכותי את הלו"ז שלך מחק או העבר משימות שגמרת לבצע – אתה בשליטה על חייך! Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 111

לסיכום : 

לסיכום למד לתכנן את חייך – זה יתן לך הרגשת שליטה על חייך למד להתעלם משודדי זמן, הפרעות וממסיחי דעת פתח את יכולת ההבחנה ועדיפויות החשובות לך בחיים. ( חשוב ודחוף) הקצה זמן ריאלי לכל פעילות למד להשתמש בטכניקות של ניהול זמן הנוחות לך Genesis consulting group- international ALL RIGHTS RESERVED 112

"האהבה גורמת לזמן לעבור, הזמן גורם לאהבה לעבור “ תודה על תשומת הלב. : 

"האהבה גורמת לזמן לעבור, הזמן גורם לאהבה לעבור “ תודה על תשומת הלב.

authorStream Live Help