logging in or signing up Presentacion PaperlessMachines (KT) monycon Download Post to : URL : Related Presentations : Share Add to Flag Embed Email Send to Blogs and Networks Add to Channel Uploaded from authorPOINT lite Insert YouTube videos in PowerPont slides with aS Desktop Copy embed code: (To copy code, click on the text box) Embed: URL: Thumbnail: WordPress Embed Customize Embed The presentation is successfully added In Your Favorites. Views: 197 Category: Product Traini.. License: All Rights Reserved Like it (1) Dislike it (0) Added: May 20, 2010 This Presentation is Public Favorites: 0 Presentation Description No description available. Comments Posting comment... Premium member Presentation Transcript Gestión de Documentos : Gestión de Documentos Document Management System (DMS) Ricardo Alejos Representante de Ventas r.alejos@monycon.com.mx Mantenimiento Producción Marzo 2010 Agenda : Agenda ¿Qué es “Open Source”? ¿Qué es un DMS? Beneficios del DMS: problemática y soluciones Características del producto Acerca de KnowledgeTree “Open Source” : “Open Source” “Open source” es un método de desarrollo de software que aprovecha el poder de revisión distribuida y la transparencia del código. La promesa del “Open Source” es mejor calidad, mayor confiabilidad y flexibilidad, menor costo y el final de prácticas depredadoras en la venta de SW. www.opensource.org Open Source : Open Source Gerencial Recursos Humanos Finanzas openerp.org Procesos ¿Qué es un DMS? : ¿Qué es un DMS? El “Document Management System” (DMS) es un sistema que almacena, administra y rastrea documentos e imágenes electrónicas. www.aiim.org. Problemática : Problemática PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Diagramas eléctricos en papel desactualizados Archivos en unidades compartidas desorganizadas y distribuidas Manuales, diagramas, programas desaparecidos DESCONTROL DE VERSIONES Múltiples versiones crean confusión Se pierde tiempo determinando la última versión. Las modificaciones se ven directo en la máquina RIESGO DE NO-CONFORMIDAD No hay manera de registrar los cambios en la documentación de los equipos No se puede tener rápidamente un seguimiento para auditorías INEFICIENCIA EN PROCESOS Documentación no actualizada y obsoleta Documentos se pierden en cadenas de mails Revisión de manuales en biblioteca física ROMPE LA CONTINUIDAD No todos tienen acceso a la misma información Documentación de máquinas lejos de ellas Mucho tiempo en búsqueda de información FUERZA DE SOPORTE DISPERSA Documentos distribuidos en diferentes PC’s Soluciones diferentes para problemas similares Acceso a personas no autorizadas Soluciones : Soluciones REPOSITORIO CENTRAL DE DOCUMENTOS Localización única para los documentos Acceso controlado con roles y permisos CONTROL DE VERSIONES Ckeck-in/Check-out elimina conflictos Notificaciones de cambios Documentos bloque-ados e inalterables CONFORMIDAD Firma electrónica Información de cambios en documentos para auditorías Se retiene el historial del documento FLUJOS DE TRABAJO Refuerza procesos consistentes Las alertas mantienen acciones futuras agendadas CONTINUIDAD DE NEGOCIO Servicio de Hosting seguro en Amazon EC2 (SaaS) Fuente de respaldo sencillo para todos sus activos MOBILIDAD Integración con Zoho Aplicaciones mejoradas Acceso remoto seguro La tecnología de KT : La tecnología de KT Repositorio central de documentos : Repositorio central de documentos Etiquetas de documentos Búsqueda y Navegación en Nube de Etiquetas Propiedades de documentos personalizables y para búsqueda Búsquedas de contenido dentro de documentos en los formatos más comunes Constructor de búsquedas avanzadas con operaciones booleanas. Guarde, reutilice y comparta búsquedas avanzadas Propiedades y Búsqueda de Documentos Check-in/Check-out entre versiones de documentos Candados a documentos Historial de versiones y transacciones Comparación de contenido y de propiedades de documentos Control de Versiones Flujos de Trabajo y Accesos : Flujos de Trabajo y Accesos Flujos basados en estados Notificaciones de Flujos de Trabajo en su correo y en su panel Ruteo del Flujo de Trabajo a través de restricciones en las transacciones Revisión/Aprobación de los Flujos de Trabajo Flujos de Trabajo ilimitados Comandos automáticos que ejecutan acciones en documentos dentro de un Flujo de Trabajo. Flujos de Trabajo Control a nivel de carpetas basados en grupos y roles Control de Permisos por niveles Integración con “Active Directory “ y con LDAP Permisos dinámicos basados en propiedades de documentos Soporte SSL Control de Acceso E-mails y Notificaciones : E-mails y Notificaciones Suscripción a documentos y foros de discusión Notificaciones en Flujos de Trabajo a través de e-mail y RSS Vínculos a documentos vía email Envíe documentos vía email desde sus aplicaciones MS Office Colaboración Panel configurable con reportes Lista en el panel de documentos recientemente vistos Lista de documentos que han sido reservados en el sistema (Check-out) Lista de notificaciones en el panel Lista de vínculos rápidos a documentos y carpetas Facilidad de Uso Add-ins Disponibles : Add-ins Disponibles Integración con MS Office, Outlook y Windows Desktop Intergación con Zoho Productive Suite “Drop Box” para arrastrar y colocar documentos desde el escritorio Captura de automática de email desde MS Outlook Integración con TWAIN (escáners) WebDAV Integración con Terceros Interfaz basada en PHP Interfaz de servicios web RESTful Interfaz con servicios web basados en SOAP Documentación detallada de las API’s. Posibilidad de embeber URL’s dentro de KT. Interfaz de Programación de Aplicaciones (API) Cumplimiento de Normas : Cumplimiento de Normas Historial de versiones y transacciones Capture comentarios del usuario en sus acciones Seguimiento de auditorías con comentarios Registro de accesos Reporte de actividades de usuarios Auditoría Notificaciones basadas en tiempo Identificador único para documentos Seguimiento en auditorías para las firmas electrónicas (con comentarios) Opción para hacer un documento inalterable Comprimir y archivar Manejo de Registros Acerca de la empresa : Acerca de la empresa Knowledgetree : Knowledgetree Software de Gestión de Documentos Posicionado para Pequeñas y Medianas Empresas Disponibe en 2 modalidades: “On-premise” y SaaS Código Abierto Doble licenciamiento (GPLv3 y Commercial) 3 niveles de soporte y 2 de funcionalidad KT Fundado en 2006 Oficinas centrales en Raleigh, NC y Cape Town, SA Inversionistas: HassoPlattner Ventures Momentum de KT : Momentum de KT +300 clientes comerciales 50 partners en 41 países Traducido a 25 idiomas 70 proyectos de comunidad activos Comunidad de más de 55,000usuarios 650,000 downloads de SourceForge Clientes Globales : Clientes Globales ¿Porqué Knowledgetree? : ¿Porqué Knowledgetree? El software de manejo de documentos KnowledgeTree es fácil de instalar, simple de utilizar y permite a los profesionales de las empresas manejar el ciclo de vida de los documentos mientras promueven colabaración y cumplimiento de sus normas. ¿Cómo se complementan? : ¿Cómo se complementan? + Ecosistema TI : Ecosistema TI CAM CAD CAE EPLAN MiniTab SIM CAD CAD Slide 21: USUARIO Servidor Interface Generación de Diagramas Servicios de Ingeniería Conversión a EPLAN Validación técnica y de calidad Administración de Documentos Eléctricos Sketch a mano Diagramas EPLAN ¿Cumple con los estándares? No Si Datos Diagramas PDF Consulta e impresión de diagramas en PDF Datos Comentarios en PDF Modificaciones de Cliente Modificaciones en diagramas PDF Alertas y Notificaciones 5/20/2010 21 M Diagramas impresos Documentos electrónicos Slide 22: www.knowledgetree.mx ¡GRACIAS! You do not have the permission to view this presentation. In order to view it, please contact the author of the presentation.
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Beneficios del DMS: problemática y soluciones Características del producto Acerca de KnowledgeTree “Open Source” : “Open Source” “Open source” es un método de desarrollo de software que aprovecha el poder de revisión distribuida y la transparencia del código. La promesa del “Open Source” es mejor calidad, mayor confiabilidad y flexibilidad, menor costo y el final de prácticas depredadoras en la venta de SW. www.opensource.org Open Source : Open Source Gerencial Recursos Humanos Finanzas openerp.org Procesos ¿Qué es un DMS? : ¿Qué es un DMS? El “Document Management System” (DMS) es un sistema que almacena, administra y rastrea documentos e imágenes electrónicas. www.aiim.org. Problemática : Problemática PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Diagramas eléctricos en papel desactualizados Archivos en unidades compartidas desorganizadas y distribuidas Manuales, diagramas, programas desaparecidos DESCONTROL DE VERSIONES Múltiples versiones crean confusión Se pierde tiempo determinando la última versión. Las modificaciones se ven directo en la máquina RIESGO DE NO-CONFORMIDAD No hay manera de registrar los cambios en la documentación de los equipos No se puede tener rápidamente un seguimiento para auditorías INEFICIENCIA EN PROCESOS Documentación no actualizada y obsoleta Documentos se pierden en cadenas de mails Revisión de manuales en biblioteca física ROMPE LA CONTINUIDAD No todos tienen acceso a la misma información Documentación de máquinas lejos de ellas Mucho tiempo en búsqueda de información FUERZA DE SOPORTE DISPERSA Documentos distribuidos en diferentes PC’s Soluciones diferentes para problemas similares Acceso a personas no autorizadas Soluciones : Soluciones REPOSITORIO CENTRAL DE DOCUMENTOS Localización única para los documentos Acceso controlado con roles y permisos CONTROL DE VERSIONES Ckeck-in/Check-out elimina conflictos Notificaciones de cambios Documentos bloque-ados e inalterables CONFORMIDAD Firma electrónica Información de cambios en documentos para auditorías Se retiene el historial del documento FLUJOS DE TRABAJO Refuerza procesos consistentes Las alertas mantienen acciones futuras agendadas CONTINUIDAD DE NEGOCIO Servicio de Hosting seguro en Amazon EC2 (SaaS) Fuente de respaldo sencillo para todos sus activos MOBILIDAD Integración con Zoho Aplicaciones mejoradas Acceso remoto seguro La tecnología de KT : La tecnología de KT Repositorio central de documentos : Repositorio central de documentos Etiquetas de documentos Búsqueda y Navegación en Nube de Etiquetas Propiedades de documentos personalizables y para búsqueda Búsquedas de contenido dentro de documentos en los formatos más comunes Constructor de búsquedas avanzadas con operaciones booleanas. Guarde, reutilice y comparta búsquedas avanzadas Propiedades y Búsqueda de Documentos Check-in/Check-out entre versiones de documentos Candados a documentos Historial de versiones y transacciones Comparación de contenido y de propiedades de documentos Control de Versiones Flujos de Trabajo y Accesos : Flujos de Trabajo y Accesos Flujos basados en estados Notificaciones de Flujos de Trabajo en su correo y en su panel Ruteo del Flujo de Trabajo a través de restricciones en las transacciones Revisión/Aprobación de los Flujos de Trabajo Flujos de Trabajo ilimitados Comandos automáticos que ejecutan acciones en documentos dentro de un Flujo de Trabajo. Flujos de Trabajo Control a nivel de carpetas basados en grupos y roles Control de Permisos por niveles Integración con “Active Directory “ y con LDAP Permisos dinámicos basados en propiedades de documentos Soporte SSL Control de Acceso E-mails y Notificaciones : E-mails y Notificaciones Suscripción a documentos y foros de discusión Notificaciones en Flujos de Trabajo a través de e-mail y RSS Vínculos a documentos vía email Envíe documentos vía email desde sus aplicaciones MS Office Colaboración Panel configurable con reportes Lista en el panel de documentos recientemente vistos Lista de documentos que han sido reservados en el sistema (Check-out) Lista de notificaciones en el panel Lista de vínculos rápidos a documentos y carpetas Facilidad de Uso Add-ins Disponibles : Add-ins Disponibles Integración con MS Office, Outlook y Windows Desktop Intergación con Zoho Productive Suite “Drop Box” para arrastrar y colocar documentos desde el escritorio Captura de automática de email desde MS Outlook Integración con TWAIN (escáners) WebDAV Integración con Terceros Interfaz basada en PHP Interfaz de servicios web RESTful Interfaz con servicios web basados en SOAP Documentación detallada de las API’s. Posibilidad de embeber URL’s dentro de KT. Interfaz de Programación de Aplicaciones (API) Cumplimiento de Normas : Cumplimiento de Normas Historial de versiones y transacciones Capture comentarios del usuario en sus acciones Seguimiento de auditorías con comentarios Registro de accesos Reporte de actividades de usuarios Auditoría Notificaciones basadas en tiempo Identificador único para documentos Seguimiento en auditorías para las firmas electrónicas (con comentarios) Opción para hacer un documento inalterable Comprimir y archivar Manejo de Registros Acerca de la empresa : Acerca de la empresa Knowledgetree : Knowledgetree Software de Gestión de Documentos Posicionado para Pequeñas y Medianas Empresas Disponibe en 2 modalidades: “On-premise” y SaaS Código Abierto Doble licenciamiento (GPLv3 y Commercial) 3 niveles de soporte y 2 de funcionalidad KT Fundado en 2006 Oficinas centrales en Raleigh, NC y Cape Town, SA Inversionistas: HassoPlattner Ventures Momentum de KT : Momentum de KT +300 clientes comerciales 50 partners en 41 países Traducido a 25 idiomas 70 proyectos de comunidad activos Comunidad de más de 55,000usuarios 650,000 downloads de SourceForge Clientes Globales : Clientes Globales ¿Porqué Knowledgetree? : ¿Porqué Knowledgetree? El software de manejo de documentos KnowledgeTree es fácil de instalar, simple de utilizar y permite a los profesionales de las empresas manejar el ciclo de vida de los documentos mientras promueven colabaración y cumplimiento de sus normas. ¿Cómo se complementan? : ¿Cómo se complementan? + Ecosistema TI : Ecosistema TI CAM CAD CAE EPLAN MiniTab SIM CAD CAD Slide 21: USUARIO Servidor Interface Generación de Diagramas Servicios de Ingeniería Conversión a EPLAN Validación técnica y de calidad Administración de Documentos Eléctricos Sketch a mano Diagramas EPLAN ¿Cumple con los estándares? No Si Datos Diagramas PDF Consulta e impresión de diagramas en PDF Datos Comentarios en PDF Modificaciones de Cliente Modificaciones en diagramas PDF Alertas y Notificaciones 5/20/2010 21 M Diagramas impresos Documentos electrónicos Slide 22: www.knowledgetree.mx ¡GRACIAS!