penulisan minit mesyuarat

Views:
 
Category: Entertainment
     
 

Presentation Description

No description available.

Comments

Presentation Transcript

PowerPoint Presentation:

PENULISAN MINIT MESYUARAT ZULKIFLI YAHYA

MINIT MESYUARAT:

MINIT MESYUARAT Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai oleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula diperbincangan akan datang.

…sambung…:

…sambung… Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format tertentu serta peraturan dan syarat yang ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang empunya.

JENIS MESYUARAT:

JENIS MESYUARAT Mesyuarat Bersiri - Berkala dan ada kesinambungan - Melebihi sekali dalam tempoh tertentu - Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi - Agenda mesyuarat tersusun dan tetap

…sambung…:

…sambung… Mesyuarat Khas Ad-hoc Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai kepakaran Agenda mesyuarat ringkas tetapi mendalam/terperinci Nama mesyuarat menjelaskan tujuan / fungsi

PowerPoint Presentation:

Penting sebagai; Laporan Rekod Rujukan Mengambil tindakan Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli mesyuarat Imej Jabatan/Kementerian MINIT MESYUARAT

PowerPoint Presentation:

Peringkat Persediaan - Mengetahui agenda - Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu - Membaca semua kertas kerja - Mengetahui latar belakang ahli Semasa Mesyuarat - Tumpukan perhatian kepada perbincangan - Ambil/buat catatan perbincangan - Guna perakam suara - Gunakan juru teringkas PANDUAN MENGAMBIL MINIT

…sambung…:

…sambung… Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi dalam masa 3 hari selepas mesyuarat Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari selepas mesyuarat

PETUA PENULISAN:

PETUA PENULISAN FAKTA, bukan tanggapan peribadi PADAT, bukan bercerita TEPAT, bukan panjang berjela JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan PROFESYENAL, tunjukan kematangan

CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK:

CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK TULIN LENGKAP TEPAT BEBAS DARI KERAGUAN KUPASAN ISU/PERKARA POKOK RINGKASAN PERBINCANGAN KEPUTUSAN TINDAKAN PIHAK TERLIBAT

PowerPoint Presentation:

BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN PERBINCANGAN 1. PERUTUSAN PENGERUSI 2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 4. PERBINCANGAN 5. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA 6. HAL-HAL LAIN 7. PENUTUP STRUKTUR MINIT

FORMAT MINIT:

FORMAT MINIT MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat) - Tarikh: ……. - Masa:……… - Temapat:…….. SENARAI KEHADIRAN - Yang Hadir - Tidak Hadir(dengan maaf/izin) - Turut Hadir - Setiausaha

PowerPoint Presentation:

1. PERUTUSAN PENGERUSI 1.1. Ucapan penghargaan 1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi 2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan …sambung…

PowerPoint Presentation:

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT (dari mesyuarat lepas) 3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan 3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk makluman) 3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan 3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan) …sambung…

PowerPoint Presentation:

PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS KERJA PERLU DIREKODKAN: 4.1. Tajuk 4.1.1. Tujuan utama 4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan 4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan 4.1.4. Rumusan Pengerusi 4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya 4.2. (Kertas seterusnya) …sambung…

PowerPoint Presentation:

5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat) 5.1. (Tajuk) – perkara/isu yang dikemukakan 5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman) 5.2. (Tajuk) – perkara/isu berkaitan yang dibincangkan 5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan) 6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT 6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang 6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi 6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan …sambung…

…sambung…:

…sambung… URUSETIA Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat Susunan nama hendaklah mengikut kekananan (Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) TARIKH Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan

PowerPoint Presentation:

CONTOH STRUKTUR MINIT Perutusan Pengerusi Pengesahan Minit Mesyuarat Perkara-perkara Berbangkit - Tajuk i) Mesyuarat mengambil maklum a) b) ii) Mesyuarat membuat keputusan a) b)

PowerPoint Presentation:

… sambung … Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-kertas kerja i. Tajuk (a) (maklumat kertas) ii. Mesyuarat mengambil maklum (a) (b) iii. Mesyuarat membuat keputusan (a) (b) Tindakan Hal-hal Lain 6. Penutup

Contoh Format Minit Mesyuarat:

Contoh Format Minit Mesyuarat Bil Perkara Tindakan Perlu Tanggungjawab Status Diambil Semasa

TINDAKAN SUSULAN:

TINDAKAN SUSULAN Mengadakan “post mortem” Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi setiap tindakan (follow up dan follow through)

PowerPoint Presentation:

SEKIAN,TERIMA KASIH, WASSALAM

authorStream Live Help