pengurusan strategik

Views:
 
Category: Entertainment
     
 

Presentation Description

No description available.

Comments

Presentation Transcript

PERANCANGAN STRATEGIK : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 1 PERANCANGAN STRATEGIK . Oleh Muhamad Bustaman bin Haji Abdul Manaf Institut Aminuddin Baki, KPM

Introducing Your Facilitator : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 2 Introducing Your Facilitator hak milik mbustamanIAB.KPM 2

BIODATA PENCERAMAH : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 3 BIODATA PENCERAMAH MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF Ketua Jabatan Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM 1. Pengalaman memberi kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin Baki semenjak 1995. (paling lama dalam bidang ini di IAB) 2. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan 3. Buku ketiga: Pengurusan Strategik-akan terbit bulan 7 2009 oleh PTS. 3. Pernah mengikuti Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti Latihan Luar Negara (selain dalam negara): i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York, USA (1996) ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila. Philippine (1998) iii. Strategic planning in education: Uni of York, England (2000- 2004) iv. Strategy Performance Measurement (BSC): Uni of Adelaide, Australia (2005) 4. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar dengan IRCA London. Memberi khidmat konsultasi dalam Pengurusan Strategik dan KPI untuk semua peringkat Bahagian dalam Kementerian Pelajaran Malaysia. Ahli Panel Sistem Pengurusan Kualiti Star Rating (SSR) KPM Pembentang kertas pernyataan baru MISI, VISI dan Matlamat KPM Kepakaran lain: Kursus KMK, Benchmarking, Quality Tools, Quality from Islamic Perspectives, Strategic Change, Strategic Leadership Skills, Strategic Thinking Skills. 3

Buku Terbaru : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 4 Buku Terbaru

Matlamat kursus ini: Semua peserta akan dapat memahami tentang: : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 5 Matlamat kursus ini: Semua peserta akan dapat memahami tentang: Proses utama pengurusan strategik berasaskan perspektif organisasi awam Kaedah untuk menjelaskan dan menterjemahkan hala tuju organisasi (misi & visi) dengan lebih bermakna kepada pelan operasi atau jadual kerja seharian setiap staf. Kaedah pengukuran dan pelaporan prestasi strategi dengan berkesan

What’s An Organization’s Strategic Planning Like? : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 6 6 What’s An Organization’s Strategic Planning Like? snake wall spear tree hak milik mbustamanIAB.KPM

Slide 7: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 7 Hello Sir, I’m Mr. Muhd. Bustamante from IAB to …………..

Main References : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 8 mbustaman/IAB/KPM/05 8 Main References 1. Allison and Kaye. (2003) Strategic Planning for Public and Non-profit Organizations. San Francisco: John Wiley & Son, Inc. 2. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and nonprofit organizations: A guide to strengthening and sustaining organizational achievement 3rd ed. San Francisco: Jossey-Bass. 3. Hairuddin.M.A. & Muhamad Bustaman.A.M. (2007) Perancangan Strategik Pembangunan Sekolah: Memperkasa dan Melonjakkan Kecemerlangan Institusi Pendidikan. Genting Highlands, Pahang: Institut Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia. 4. Kaplan & Norton. (1996) Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. 5. Kaplan & Norton. (2004) Strategy Maps: Converting Intangible Assets Into Tangible Outcomes. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. 6. Kaplan & Norton. (2006) Alignment: Using the Balanced Scorecard to Create Corporate Synergies. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. 7. Miller, B.A. (2007) Assessing Organizational Performance in Higher Education. San Francisco: John Wiley & Son, Inc. 8. Niven, P.R. (2003). Balanced Scorecard: Step-by-step for Government and Nonprofit Agencies. San Francisco: Jossey-Bass. 9. Sevier, R. (2000). Strategic Planning for Higher Education Institution. Chicago, USA.

Apakah itu Strategi? : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 9 Apakah itu Strategi? Strategi- perkataan Latin: Strategos (the art of generalship, or how to be an effective general. Kamus Oxford mentakrifkan strategy has to do with war and deception of an enemy. In nonprofit management, strategy has to do with responding to a dynamic and often hostile environment in pursuit of a public service mission (Allison &Kaye, 2005)

Slide 10: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 10 “Strategic management is the process of formulation the strategic plan and implementation of the plan. It involves strategic analysis, strategic choice and strategic implementation” Brian Fidler, Strategic Management for School Development (2002)

Slide 11: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 11 Govt’ Mandates, Mission, Vision & Values Strategy Formulation External Opportunities & Threats Internal Strengths & Weaknesses Priorities (issues) or KRA, Goals, Objectives, KPI & Target Strategies/Initiative

Slide 12: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 12 Strategy Implementation Annual Objectives (Annual Plan/ Tactical Plan & Operational Plan Policies Resource Capacity plan Budgeting plan

Slide 13: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 13 Strategy Evaluation Internal Review External Review Performance Measurement Corrective Actions & process improvement

Slide 14: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 14

Model Pengurusan Strategik Untuk Institusi Pendidikan Awam : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 15 Model Pengurusan Strategik Untuk Institusi Pendidikan Awam . 1. Pra-Perancangan 7. Penilaian Prestasi& Penambahbaikan berterusan Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai (Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat) 5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi) 6. Implementasi Strategi 3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & Luaran Organisasi 4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI Pusingan Semula Sumber Asal: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for Public & Nonprofit Organization. S.Fra: Jossey-Bass.

Slide 16: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 16

TRANSLATING A MISSION INTO DESIRED OUTCOMES USING BSC-KAPLAN& NORTON (2003) : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 17 TRANSLATING A MISSION INTO DESIRED OUTCOMES USING BSC-KAPLAN& NORTON (2003) . MISSION Why we exist STRATEGY Our game plan PERSONAL OBJECTIVES What I need to do VISION What we want to be CORE VALUES What we believe in STRATEGIC INITIATIVES What we need to do BALANCED SCORECARD Implementation & focus Motivated & Prepared workforce Effective Processes STRATEGIC OUTCOMES Satisfied stakeholders Delighted Customers

Slide 18: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 18 PROSES PRA-PERANCANGAN: CONTOH JADUAL KERJA PEMBINAAN PERANCANGAN STRATEGIK

Slide 19: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 19

Slide 20: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 20

Semak Hala Tuju Organisasi : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 21 Semak Hala Tuju Organisasi

Semak Hala Tuju: Mandat : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 22 Semak Hala Tuju: Mandat Kamus Dewan- DBP (2005): 1. Amanah yang diberikan oleh orang ramai. 2. Kuasa yang diberikan oleh oleh pihak yang lebih tinggi. 3. Surat kuasa, surat perintah 4. Kuasa yang diberikan untuk mentadbir

Slide 23: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 23 Mandates are written and unwritten rules that govern and guide an institution and its stakeholders. Its maybe directly tied to laws, by laws, ordinances, acts and charters (Sevier, 2000) Mandat berkait dengan ‘akauntabiliti”- Kewajipan untuk memberi jawapan dan menanggung segala akibatnya. (Kamus DBP) Mandat menjadi asas kepada pembinaan pernyataan misi Ia garis panduan tanggungjawab/kerja umum sesebuah organisasi. Ia menjelaskan apa yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan (Yes or No)

Mandat (sambungan) : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 24 Mandat (sambungan) Semua dasar kerajaan akan menentukan ‘nature’, skop dan arah tujuan perancangan institusi awam terutama strategi-strategi yang boleh dilaksanakan atau skop kawalan membuat keputusan dan tindakan. Menjadikan perancangan ada ‘validity’ dan ‘reliability’ yang tinggi. Mandat menjelaskan apakah kemahuan dan keperluan pihak stakeholder dan pelanggan yang menjadi fokus kepada pengukuran kecemerlangan prestasi organisasi.

Contoh MANDAT : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 25 Contoh MANDAT 1. Perlembagaan & Dasar-Dasar Kerajaan - Akta Pendidikan 1996 (Pindaan 2002) - Akta acara kewangan 1957 - Arahan perbendaharaan - Peraturan am sekolah - Pekeliling dan surat pekeliling perbendaharaan, KPM, JPN & Jabatan Akautan Negara. - dan semua undang-undang Kerajaan Malaysia. PIPP & NKRA

Semak Hala Tuju: Misi : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 26 Semak Hala Tuju: Misi Kamus Dewan (2005): Tugas khusus yang dipertanggungjawabkan kepada atau yang akan dilakukan oleh seseorang atau sesuatu kumpulan.

Apakah itu MISI? : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 27 Ia adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan padat menjelaskan perkara-perkara berikut: 1. Tujuan atau sebab penubuhan organisasi anda? (What is our basic purpose or Why do we exist?) Ianya menjawab soalan tentang apakah urusan/tugas utama (core business) yang dipertanggungjawabkan ke atas organisasi anda. 2. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan? (Who we serve? , as our customers: geography, segments, names) Ianya menjawab siapakah pelanggan utama organisasi anda? 3. Apakah yang hasil akhir yang diingini? (What we produce- outcome benefits: products, services, uses) atau Keperluan pelanggan apakah yang dapat organisasi anda penuhi. 4. Bagaimanakah cara untuk melakukannya? ( Our distinctive competence. (How we do it "differently", "better", "more effectively" than others) Apakah itu MISI?

Contoh Pernyataan MISI : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 28 Contoh Pernyataan MISI (INTAN) Untuk membangun sumber manusia dalam sektor awam melalui latihan berkualiti KPM Membangun potensi individu melalui pendidikan berkualiti

Semak Hala Tuju: Visi/wawasan : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 29 Semak Hala Tuju: Visi/wawasan Kamus Dewan (2005): Pandangan yang jauh (terutamanya yang berkaitan dengan perkembangan masa depan dsb) bagi mencapai matlamat penting sesebuah organisasi atau negara.

Apakah itu Wawasan/Visi? : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 30 Apakah itu Wawasan/Visi? Burt Nanus:“A vision is a realistic, credible, attractive future for your organisation”. Thornberry (1997), Wawasan adalah satu gambaran atau pandangan tentang masa depan. Sesuatu yang bukan “real”, tetapi yang diimaginasikan

Slide 31: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 31 matlamat INGAT! LAGI TINGGI VISI ANDA, LAGI TINGGI USAHA DIPERLUKAN

Semak Nilai : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 32 Semak Nilai Nilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan seseorang dalam sesuatu organisasi.(W.G Ricky & M. Pustay, 1999) Nilai dapat diertikan sebagai asas oleh masyarakat menilai, mengukur atau membuat keputusan terhadap sesuatu perkara, darjat, mutu, kualiti, taraf perilaku dan benda mengenai seseorang atau kelompok orang sebagai baik, berharga dan bernilai.

Nilai-nilai murni : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 33 Nilai-nilai murni Amanah Tanggungjawab Ikhlas Benar Sederhana Tekun

Contoh Nilai: IAB : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 34 Contoh Nilai: IAB Integriti (Integrity) Menghayati nilai integriti diri melalui pemikiran, amalan dan tindakan Profesionalisme (Profesionalism) Memupuk budaya kerja yang profesional bagi merealisasikan mandat yang diamanahkan kepada Institut Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan Negara, menerusi pengamal profesional latihan dan pembangunan (master trainer) kepimpinan dan pengurusan pendidikan Budaya Permuafakatan (Team Work Culture) Membentuk sinergi jalinan perkongsian ilmu, kemahiran dan pengalaman di kalangan warga IAB yang boleh menyumbang ke arah pembangunan dan pembaharuan organisasi pendidikan yang berprestasi tinggi. Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation) Pembentukan budaya pembelajaran berterusan melalui pengwujudan iklim tempat kerja yang boleh menjadi pemangkin ke arah peningkatan ketrampilan individu, pembelajaran kolaborasi, amalan terbaik , perkongsian misi dan visi, serta aplikasi pendekatan sistem untuk penambahbaikan berterusan dan berfikiran terbuka memberikan idea, pandangan serta teguran bagi kemajuan organisasi dan negara. Prestasi Tinggi (High Performance) Membentuk budaya kerja yang berprestasi tinggi melalui tenaga kerja yang kompeten dan berpotensi untuk menjana ilmu bagi meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan komitmen seiring dengan perkembangan tubuh ilmu Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan.

Misi & Visi secara implisit : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 35 Misi & Visi secara implisit Piagam Pelanggan Moto atau Slogan Logo organisasi Warna Organisasi

ANALISIS PERSEKITARAN : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 36 ANALISIS PERSEKITARAN

Slide 37: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 37

THE ORGANIZATION AS AN ICEBERG : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 38 THE ORGANIZATION AS AN ICEBERG 14.5

Slide 39: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 39

Bagaimana maklumat dikumpul? : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 40 Bagaimana maklumat dikumpul? Semakan dokumen/rekod. Kajian: Soalselidik Temubual Pemerhatian Hasil-hasil penyelidikan Kajian literatur

Taxonomy of Strategic Data Collection : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 41 Taxonomy of Strategic Data Collection

Kaedah-Kaedah Untuk Analisa Maklumat Persekitaran Organisasi : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 42 Kaedah-Kaedah Untuk Analisa Maklumat Persekitaran Organisasi 1. Matrik KLAP (SWOT) 2. PEST (Persekitaran Luar) 3. Analisis Senario 4. Matrik NDTS (Space) 5. Analisis Titik Pulangan Modal 6. Matrik Portfolio (BCG/ GEC) 7. 7S McKinsley 8. Matrik Kawasaki

Analisis SWOT: Kekuatan (Strength – S) : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 43 Analisis SWOT: Kekuatan (Strength – S) S1 : Guru Besar berpengalaman (10 tahun) S2 : GB sebagai Pengerusi MGB Daerah Selatan S3 : GPK yang komited dan berpengalaman S4 : 100% guru terlatih dan bertauliah S5 : 100% staf mengambil bahagian dalam semua aktiviti sekolah yang dirancang S6 : Guru-guru inovatif , kreatif dan berwibawa S7 : Guru Cemerlang dalam Pengurusan SPBT (SISBUT) memenangi Anugerah SPBT Cemerlang S8 : Terdapat 35% guru lelaki dan melibatkan diri dalam KK secara aktif A strength is something an organization does well or a characteristic that enhances its abilities. (Bryson,2003)

Analisa Kelemahan (Weakness –W) : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 44 Analisa Kelemahan (Weakness –W) W1. Peratus pencapaian UPSR masih berada di tahap yang rendah – 74% W2. Guru kurang kursus dan motivasi diri. W3. Murid bergantung 100% kepada sekolah dan guru. W4. 5% kes ponteng sekolah. A weakness is something an organization lacks, does poorly, or a condition placing it at a disadvantage (Bryson,2003)

Analisis Peluang (OPPORTUNITIES – O) : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 45 Analisis Peluang (OPPORTUNITIES – O) O1 : Sokongan komuniti setempat yang baik O2 : Belia tempatan sebagai jurulatih dalam bidang kokurikulum. O3 : Hubungan erat dengan PIBG O4 : Hubungan baik dengan NGO dan swasta 05 : Hubungan dengan ahli politik baik. O6 : Ibu bapa mempunyai kemahiran perkebunan dan landskap O7 : Kawasan sekolah yang luas dan subur Think about external events that affect your school. These can be political, economic, social, technological, demographic and legal,.

Analisis Ancaman/Cabaran (Threats – T) : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 46 Analisis Ancaman/Cabaran (Threats – T) T1 : Tahap kesedaran ibubapa terhadap pelajaran anak-anak masih rendah. T2 : Sumbangan bantuan kewangan daripada ibubapa terhad. T3 : Kerosakan padang sekolah. (Belia gunakan padang di waktu petang) What changes outside the school do we need to guard against or prepare for? (threats)

Hasil Dari Analisis Persekitaran Strategik… : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 47 Hasil Dari Analisis Persekitaran Strategik… TAHAP 1: Isu-isu strategik, KRA dan matlamat untuk mencapai Misi & Visi dikenalpasti? TAHAP 2: Maklumat akan digunakan untuk bina objektif, penetapan sasaran (KPI) & Matrik COWS/TOWS - membina strategi.

Contoh hasil dari analisis SWOT : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 48 Contoh hasil dari analisis SWOT

Slide 49: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 49 Penetapan Matlamat Strategik Sasaran atau kedudukan khusus yang ingin capai bagi mencapai misi dan visi organisasi. Perkara-perkara yang dikehendaki pada masa depan (Ahmad Atory,1996) Strategic goals define what must be done to achieved the mission & vision. (Niven, 2003)

Slide 50: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 50 Goals: Strategy components; action items that must be done (e.g., improve students achievement, increase staff skills, develop a new teaching & learning process). They are long-range performance targets. (BSC Collaborative Inc.2005) They are long-range performance targets that are consistent with an organization’s mission, usually requiring a substantial commitment of resources and achievement of short-term and mid-term supporting plans.

Ciri-ciri matlamat : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 51 Ciri-ciri matlamat 1. Masa Perkara yang dikehendaki atau wujud di masa depan. Tempoh masa: bergantung kepada proses yang terlibat. Matlamat Operatif: Matlamat Rasmi 2. Nilai Kuantitatif atau Kualitatif 3. Syarat tertentu. Kriteria khusus output.

Slide 52: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 52 Goal is the overall expected outcome based on initial assumptions. Target is the planned outcome of a specific indicator. Forecast is the expected outcome based on current assumption. TAKRIF MATLAMAT, SASARAN & UNJURAN

Contoh perhubungan antara misi,matlamat & strategi : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 53 Contoh perhubungan antara misi,matlamat & strategi . MISI NASIONAL MATLAMAT: Melahirkan Modal Insan Kelas Pertama Strategi 1: Meningkatkan keupayaan dan pengusaan ilmu pengetahuan Strategi 2: Meningkatkan tahap kemahiran teknikal & vokasional Strategi 3: Memperkukuh keupayaan R&D, sains & inovasi Strategi 4: Memupuk masyarakat berbudaya dan memiliki kekuatan moral Strategi 5: Meningkatkan akses kepada pendidikan dan latihan berkualiti di semua peringkat

OBJEKTIF : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 54 OBJEKTIF 1. Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan. 2. Hasil Khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya (David, 2003)

Slide 55: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 55 DUA bentuk objektif: Objektif yang perlu dicapai untuk jangka masa melebihi dari setahun dikenali sebagai - jangka panjang (David,2003) Objektif yang perlu dicapai untuk untuk jangka masa kurang dari setahun seperti pelan taktikal/pelan tindakan dikenali sebagai jangka pendek) OBJEKTIF

Slide 56: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 56

Perhatian Penting : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 57 Perhatian Penting Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelas apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin dicapai dalam satu tempoh tertentu. Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh memberi masalah untuk membina KPI. Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan proses atau cara (means) iaitu strategi.

Mengapakah pentingnya KPI alam proses perancangan strategik? : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 58 Mengapakah pentingnya KPI alam proses perancangan strategik? Mengikut Kaplan (2003): If we can’t measure our processes, we can’t manage our processes If we can’t manage our processes, we can’t change our processes for improvement If we can’t improve our processes, we can’t meet or exceed our customers’ expectations MEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED

Performance Measurement Study Findings : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 59 Performance Measurement Study Findings

KPI : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 60 KPI KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi (Muhamad Yahaya, 2005). KPI juga dikenali sebagai penunjuk kejayaan membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai matlamat organisasi. Maka KPI adalah kaedah mengukur pencapaian matlamat.

Slide 61: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 61

Slide 62: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 62

4 Categories of Performance Measures : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 63 4 Categories of Performance Measures 1. Inputs: the resources that an organization uses to produce goods or services, including human, financial, facility, or material resources (e.g., number of Ringgits expended) 2. Output Measures: tools, or indicators, to count the services & goods produced by an organization. The number of people receiving a service or the number of services delivered are often as measures of output. 3. Efficiency Measures: indicators that measures the cost, unit cost, or productivity associated with a given outcome or output. 4. Outcomes Measures: tools, or indicators, to assess the actual impact of an organization’s actions. An outcome measures is a means for quantified comparison between the actual result the intended result.

Slide 64: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 64

Lag & Lead Indicators : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 65 Lag & Lead Indicators Performance Measures (Lagging): Indicators of success. The final results (e.g., no. or % of students success in national exam) Performance Measures (Leading): Predictors (performance drivers) of future success (e.g., % of increase in teachers knowledge and skills) Target: Desired level of performance for a performance measure (e.g., % of customer satisfaction target = 95%) Initiatives: Action programs that will achieve our performance goals (e.g., license renewals via Internet) (source: Balanced Scorecard Institute, USA. 2005)

Slide 66: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 66 CONTOH KAD DATA PENGUKURAN

CONTOH 2 REKOD DATA KPI : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 67 CONTOH 2 REKOD DATA KPI

Slide 68: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 68 HUBUNGAN ISU STRATEGIK, MATLAMAT, OBJEKTIF ,KPI DAN SASARAN CONTOH

Slide 69: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 69

Slide 70: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 70

Slide 71: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 71

Apakah itu Strategi? : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 72 Apakah itu Strategi? Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus atau pendekatan yang diambil oleh sesuatu organisasi untuk mencapai matlamat dan objektif. Ia bersifat ‘action-oriented’ dan berhubungan terus dengan pengukuran output. Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk mencapai matlamat dan objektif berbanding dengan objektif merujuk kepada apakah yang mahu dicapai oleh sesebuah organisasi itu

Slide 73: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 73 A strategy is an approach, or an implementation methodology, that will lead to the achievement of an objective. Strategies sets the basis for the development of action plans that follow, in which case the when, how, and by whom the organization will achieve each objective is described.

What is Organisational Strategy? : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 74 What is Organisational Strategy? “A strategy is defined as a pattern, of purposes, policies, programmes, actions, decisions, or resource allocations that define what a school is, what it does, and why it does it. Strategies can vary by level function, and by time frame.” (Bryson, 1995, p.32)

Slide 75: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 75 Strategy is the art of the general. It is broad, long range and far reaching. In part, it is about the preparations made before battle, before the enemy is engaged. But it is also about avoiding battle and making combat unnecessary. Strategy is direction and destination. At one and the same time strategy says, "We are headed there — by this path.“ Strategy is a set of decisions made. What business are we in? What products and services will we offer? To whom? At what prices? On what terms? Against which competitors? On what basis will we compete? Strategy is a general plan of attack, an approach to a problem, the first step in linking the means or resources at our disposal with the ends or results we hold in view. Strategy is getting it right and doing it right. On the one hand, we have to pick the right course of action. On the other hand, once chosen, we have to carry it out properly.

PENJANAAN STRATEGI MENGGUNAKAN TOWS MATRIKS : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 76 PENJANAAN STRATEGI MENGGUNAKAN TOWS MATRIKS INTERNAL ENVIRONMENT S-O STRATEGIES USE STRENGTHS TO TAKE ADVANTAGE OF OPPORTUNITIES W-O STRATEGIES OVERCOME WEAKNESSES BY TAKING ADVANTAGE OF OPPORTUNITIES S-T STRATEGIES USE STRENGTHS TO AVOID THREATS W-T STRATEGIES MINIMIZE WEAKNESSES AND AVOID THREATS EXTERNAL ENVIRONMENT

Slide 77: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 77 THE TOWS MATRIX(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS) STRENGTHS 1. 2. LIST STRENGTHS 3. 4, 5. 6. INTERNAL ENVIRONMENT WEAKNESSES 1. 2. LIST WEAKNESSES 3. 4. 5. 6. OPPORTUNITIES 1. 2. LIST OPPORTUNITIES 3. 4. 5. 6. S-O STRATEGIES PENETRATION EXPANSION INTENSIFICATION ACQUISITION INTEGRATION OF BACKWARD AND FORWARD LINKAGES W-O STRATEGIES NICHE LINKAGING OR NETWORKING SUB-CONTRACTING ANCHORING ORGANIZATION DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING THREATS 1. 2. LIST THREATS 3. 4, 5. 6. S-T STRATEGIES DIVERSIFICATION CONSOLIDATION CONTINGENCY MECHANISMS W-T STRATEGIES RETRENCH MERGE WITHDRAW CLOSE SHOP STATUS QUO EXTERNAL ENVIRONMENT

Slide 78: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 78

Slide 79: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 79 SKALA PEMILIHAN STRATEGI YANG TERBAIK 5 - Cemerlang 4 - Amat Baik 3 - Baik 2 - Memuaskan 1 - Kurang Baik

Slide 80: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 80 PENJANAAN STRATEGIBIDANG HEM contoh TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM KAEDAH PENILAIAN STRATEGI SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN

Slide 81: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 81 TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM

Slide 82: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 82

Slide 83: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 83

Slide 84: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 84

Slide 85: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 85 PENJANAAN STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM MENGGUNAKAN TOWS/COWS MATRIK Objektif / sasaran Jangka Panjang : 95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar.

PENILAIAN STRATEGI : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 86 PENILAIAN STRATEGI

SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 87 SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid. 2. Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG. 3. Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling. 4. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi. 5. Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling. 6. Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan. 7. Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah 8. Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG.

PELAN TAKTIKAL : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 88 PELAN TAKTIKAL

PELAN TAKTIKAL BAGI STRATEGI 1 : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 89 PELAN TAKTIKAL BAGI STRATEGI 1

PELAN OPERASI : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 90 PELAN OPERASI .

PELAN OPERASI : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 91 PELAN OPERASI

Carta Aliran : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 92 Pelaksanaan Penyediaan Hadiah / Cenderamata Penilaian Carta Aliran Mula Mesyuarat Surat-menyurat Publisiti Aturcara Majlis Mesyuarat Penyelarasan Tamat Post-mortem Semua AJK Program Urusetia AJK Publisiti AJK Urusetia AJK Hadiah Setiausaha Semua AJK PERANTARA GB, J/K Program GB, J/K Program Tanggungjawab GB, GPK HEM, YDP PIBG Setiausaha

Format Program/Pelan Operasi : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 93 Format Program/Pelan Operasi 1. Nama Program 2. Rasional 3. Objektif Program 4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan 5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas 6. Kos Pelaksanaan 7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja) & tindakan kontingensi 8. Penilaian Program 9. Tindakan Susulan 10. Lampiran Berkenaan

Slide 94: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 94 CONTOH PELAN OPERASI & KPI

Slide 95: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 95

Slide 96: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 96

Slide 97: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 97 ANGGOTA ALIRAN KERJA MASA SEBENAR(MINIT) CONTOH KPI DAN SASARAN PRESTASI UNTUK PERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA Terima dan semak permohonan 5 Sah dokumen dan lulus 3 Terima bayaran 2 Tangkap imej 1 Cetak muka surat utama 2 Laminate 1 Kepastian cip dan cetak muka surat pemerhatian 2 Encoding 1 Sah keluar 2 Serahan 11 JUMLAH SEBENAR: 30 minit 9 PI 5 PIT 9 PI 3 PI 3 PI 3 PI 3 PI 1 PI 4 PI 3 PI

Cth format kertas kerja : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 98 Cth format kertas kerja Pendahuluan/Rasional Matlamat & Objektif Tema Tempat/Lokasi Tarikh & tempoh perlaksanaan Jemputan perasmian (jika ada) Bilangan penyertaan & kategori Jawatankuasa pelaksana Jawatankuasa kecil Perbelanjaan/pelaburan/modal Pendapatan yang dijangkakan (jika ada) Penutup Lampiran: Jadual aktiviti keseluruhan, senarai JK pelaksana dll berkaitan

Standard Format for a Strategic Plan : 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 99 Standard Format for a Strategic Plan TABLE OF CONTENTS The final document should include a table of contents. These are the sections commonly included in a strategic plan: I. Introduction by the CEO/Director/Head of the organization A cover letter from the head of the organization's board of directors introduces the plan to readers. The letter gives a "stamp of approval" to the plan and demonstrates that the organization has achieved a critical level of internal agreement. (This introduction is often combined with the Executive Summary below.) II. Executive Summary In one to two pages, this section should summarize the strategic plan: it should reference the mission and vision; highlight the long-range goals (what the organization is seeking to accomplish); and perhaps note the process for developing the plan, as well as thank participants involved in the process. From this summary, readers should understand what is most important about the organization.

Slide 100: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 100 III. Mission and Vision Statements These statements can stand alone without any introductory text, because essentially they introduce and define themselves. IV. Organization Profile and History In one or two pages, the reader should learn the story of the organization (key events, triumphs, and changes over time) so that he or she can understand its historical context (just as the planning committee needed to at the beginning of the planning process). V. Critical Issues or Priorities or KRA Sometimes organizations omit this section, choosing instead to "cut to the chase" and simply present goals and objectives. However, the advantage of including this section is that it makes explicit the strategic thinking behind the plan. Board and staff leaders may refer to this document to check their assumptions, and external readers will better understand the organization's point of view. The section may be presented as a brief outline of ideas or as a narrative that covers several pages.

Slide 101: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 101 VI. Strategic Goals, Objectives, KPIs, Long Term Targets In many ways the program goals, objectives and KPI are the heart of the strategic plan. Mission and vision answer the big questions about why the organization exists and how it seeks to benefit society, but the goals and objectives are the plan of action - what the organization intends to "do" over the next few years. As such, this section should serve as a useful guide for operational planning and a reference for evaluation. For clarity of presentation, it makes sense to group the goals and objectives by program unit if the organization has only a few programs; if some programs are organized into larger program groups (e.g., Case Management Program in the Direct Services Program Group), the goals and objectives will be delineated at both the group level and the individual program level.

Slide 102: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 102 VII. The Implementation Plan In this section, the important information is about HOW to achieve objectives and target set earlier. Usually it consist of strategy, action plan (6W) or annual plan. VIII. Appendices The reason to include any appendices is to provide needed documentation for interested readers. Perhaps no appendices are truly necessary (many organizations opt for brevity). They should be included only if they will truly enhance readers' understanding of the plan, not just burden them with more data or complicating factors.

Slide 103: 

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 103 Sekian.Terima Kasih Daripada: Muhamad Bustaman bin Abdul Manaf Ketua Jabatan Pengurusan Kualiti Institut Aminuddin Baki, Kem. Pelajaran Malaysia 03-61056307/0199890524