Pengurusan Perubahan

InformationThe author has made his best effort to produce a high quality, informative and helpful guide on change management in public organization. All slides are copyrights and trademarks of the respective owner. No part of this publication may be stored in a retrieval system, transmitted, reproduced or distributed in any way, including but not limited to digital copying without the prior agreement of the author.AuthorMuhamad Bustaman Haji Abdul Manafmbustaman@iab.edu.myTel: 019 9890524 : 

mbam/iab-moe/2006 1 InformationThe author has made his best effort to produce a high quality, informative and helpful guide on change management in public organization. All slides are copyrights and trademarks of the respective owner. No part of this publication may be stored in a retrieval system, transmitted, reproduced or distributed in any way, including but not limited to digital copying without the prior agreement of the author.AuthorMuhamad Bustaman Haji Abdul Manafmbustaman@iab.edu.myTel: 019 9890524

Slide 2: 

mbam/iab-moe/2006 2 1 Pengurusan Perubahan - Kepentingan Dalam Meningkatkan Prestasi Organisasi. MBAM

Pendahuluan : 

mbam/iab-moe/2006 3 Pendahuluan Perubahan adalah merupakan sebahagian dari kehidupan kita seharian Organisasi sebagai satu sistem, tidak dapat lari daripada melakukan perubahan- proses interaksi yang berterusan di antara organisasi dengan persekitarannya. Persekitaran di mana Perkhidmatan Awam beroperasi sekarang telah banyak berubah. Ini termasuklah jenis pelanggan, pekerja, sektor swasta, sistem maklumat dan sebagainya.

Slide 4: 

mbam/iab-moe/2006 4 PKPA- cth TQM, Benchmarking, ISO 9000, KPI dll- usaha perubahan untuk meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan Persediaan minda positif untuk menerima perubahan dan berubah adalah titik mula kepada proses mengurus perubahan dengan cemerlang.

Sikap Mental Orang Yang Cemerlang : 

mbam/iab-moe/2006 5 Sikap Mental Orang Yang Cemerlang Bersikap Positif Terhadap Perubahan Yakin bahawa semua orang boleh dan perlu berubah Perubahan sebagai satu harapan bukan ancaman Kalau kita tidak berubah, kita tidak boleh jadi bertambah baik. Orang yang cemerlang melihat dirinya sebagai agen perubahan

Apakah perkara yang membangkitkan tindakan organisasi untuk berubah? : 

mbam/iab-moe/2006 6 Apakah perkara yang membangkitkan tindakan organisasi untuk berubah? dari persekitaran luar: faktor pelanggan dan stakeholder, politikal, perundangan, ekonomi, sosial, teknologi dan alam sekitar. dari persekitaran dalaman: perubahan mandat, perubahan pimpinan, misi & visi baru, kemahiran baru,prosedur kerja baru, ketidakpuasan cara bekerja sekarang, keinginan untuk terus meningkatkan kecekapan dan keberkesanan kerja dan lain-lain lagi

Model Mudah Penguruan Perubahan? : 

mbam/iab-moe/2006 7 Model Mudah Penguruan Perubahan? 2. Kenalpasti perubahan yang diperlukan 1.Kenalpasti masalah, potensi krisis, atau peluang 3. Implementasi perubahan 4. Pengawalan & Penilaian Prestasi perkhidmatan

Istilah Pengurusan dan Kepimpinan Perubahan. : 

mbam/iab-moe/2006 8 Istilah Pengurusan dan Kepimpinan Perubahan. pengurusan merujuk kepada satu proses sosial dibentuk untuk mendapatkan kerjasama, penyertaan dan penglibatan ahli-ahli dalam sesebuah organisasi untuk mencapai sesuatu matlamat atau objektif yang paling berkesan (Drucker, 1972). Pengurusan =POLC/PODC Leadership defines what the future should look like, aligns people with that vision, and inspires them to make it happen despite the obstacles’. (Kotter, 1996)

Kenalpasti Punca Masalah & Peluang : 

mbam/iab-moe/2006 9 Kenalpasti Punca Masalah & Peluang Mungkin mewakili: tradisi & budaya/ cara kerja lazim/sistem dan prosedur Untuk peningkatan kualiti, konflik dalaman atau tekanan luaran. What may be some of your organization’s Square Wheel?

Langkah 1 (Peleburan): Mengenalpasti masalah, potensi krisis, atau peluang : 

mbam/iab-moe/2006 10 Langkah 1 (Peleburan): Mengenalpasti masalah, potensi krisis, atau peluang Kenalpasti isu yang membangkitkan tindakan agensi untuk berubah . Adakah faktor luaran? Atau kerana kita mahu berubah - ‘raise the heat’ untuk tarik perhatian kepada perubahan. Jika kita mahu orang berubah: a. Yakinkan mereka kepada keperluan untuk berubah/ketidakpuasan kepada keadaan sekarang. b. Sediakan visi/senario tentang faedah & hasil dari melakukan perubahan c. Tunjukkan yang anda tahu apa yang anda buat (P= axbxc >w (kos untuk berubah)

Langkah 2: Kenalpasti perubahan dan halangannya : 

mbam/iab-moe/2006 11 Langkah 2: Kenalpasti perubahan dan halangannya Proses ini melibatkan tindakan untuk memahami lebih mendalam kepada keperluan untuk berubah. “Saya ada idea yang hebat tetapi apa jadi jika orang tidak mahu menerimanya?”. halangan-halangan kepada perubahan ini boleh memperlahankan proses perubahan, kelancaran transisi atau menghalang terus perubahan yang diinginkan.

‘Managing the Mud’ : 

mbam/iab-moe/2006 12 ‘Managing the Mud’ 1. Apakah perkara yang ‘gum up’progres dan menganggu perubahan agensi anda? 2. Bagaimanakah cara untuk mengurus ‘lumpur’ itu? 3. Strategi berubah: a. Apakah perkara yang menyebabkan orang tidak selesa dengan cara sekarang? Tingkatkan daya tarikan kepada misi dan visi Beri pengikhtirafan kepada individu/kumpulan yang baru berjaya berubah Beri sokongan tahap rakan sekerja(peer support) untuk usaha perubahan ini.

Halangan/Rintangan Organisasi : 

mbam/iab-moe/2006 13 Halangan/Rintangan Organisasi Halangan yang berkaitan organisasi adalah seperti: Struktur pentadbiran yang tidak sesuai Misi dan visi yang tidak jelas untuk dijadikan panduan membina strategi. Komunikasi maklumat yang lemah Prasarana Mandat

halangan yang berkaitan dengan manusia : 

mbam/iab-moe/2006 14 halangan yang berkaitan dengan manusia Halangan pemikiran (minda) Halangan tabiat Halangan pengetahuan dan kemahiran

Alasan kepada bantahan : 

mbam/iab-moe/2006 15 Alasan kepada bantahan 1. Perceived negative outcome 2. Fear of more work 3. Habits must be broken 4. Lack of communication 5. Failure to align with the organization as a whole 6. Employee rebellion

10 Principles of Change Management : 

mbam/iab-moe/2006 16 10 Principles of Change Management 1. Address the “human side” systematically. 2. Start at the top. 3. Involve every layer. 4. Make the formal case. 5. Speak to the individual. 6. Communicate the message. 7. Assess the cultural landscape. 8. Address culture explicitly. 9. Prepare for the unexpected. 10. Create ownership (Jones, Aguirre & Calderone, Boz Allen Hamilton Inc. 2006)

Slide 17: 

mbam/iab-moe/2006 17

Richard Mauer (1996) telah mencadangkan strategi-strategi berikut sebagai panduan asas untuk ‘getting beyond the wall’: : 

mbam/iab-moe/2006 18 Richard Mauer (1996) telah mencadangkan strategi-strategi berikut sebagai panduan asas untuk ‘getting beyond the wall’: 1. Kekalkan fokus yang jelas 2. ‘Embrace resistence’ (cuba fahami suara yang menentang perubahan) 3. Hormati kepada mereka yang menentang perubahan 4. Relak (stay calm and stay engaged).Ketahui niat mereka yang sebenar. 5. Libatkan diri bersama dengan penentang. Mulakan bersama, ubah cara atau pendekatan dan cari tema-temadan kemungkinan-kemungkinan baru.

4 Antidotes to Change Resistance : 

mbam/iab-moe/2006 19 4 Antidotes to Change Resistance 1. Bring employees face to face with the external pressures to change. Staff can be energized to participate in a change initiative if they understand how their work contributes to the company’s success. Engage change zealots. People who “own” and drive the change can serve as role models.

4 antidotes….. : 

mbam/iab-moe/2006 20 4 antidotes….. 3. Manage employee feelings. Help people deal with their emotional reactions to change and decide whether they can thrive in the new environment. 4. Support the change with new tools and systems. customer service models developed balanced scorecards to monitor changes in behavior and results. Incentives/ reward

Making the Change Less Painful & More Likely : 

mbam/iab-moe/2006 21 Making the Change Less Painful & More Likely Terangkan bagaimana misi & visi di sampaikan kepada semua staf ( helping to push your wagon). (Resistance because of no ownership? 2. Kenalpasti penglibatan- motivasi & inovasi 3. Bagaimanakah hendak menguna ‘positif pusher’ untul berubah/bergerak kehadapan?

Langkah 3: Implementasikan Perubahan atau Penyelesaian : 

mbam/iab-moe/2006 22 Langkah 3: Implementasikan Perubahan atau Penyelesaian Peringkat yang bersifat ‘action oriented’. Perubahan mungkin boleh bermula dengan pihak kepimpinan menyediakan halatuju dan dasar yang jelas dengan KPI dan sasaran prestasi. Pelaksanaan mungkin melibatkan perubahan dasar, sikap, nilai, tingkahlaku baru, prosedur kerja baru, atau budaya kerja baru

Faktor penting dalam menentukan kejayaan implementasi : 

mbam/iab-moe/2006 23 Faktor penting dalam menentukan kejayaan implementasi Teamwork- hubungan baik dan saling memahami di antara pihak pengurusan atasan dengan staf bawahannya. latihan yang mencukupi mengenai perubahan baru yang dicadangkan kepada semua staf Pelaziman kepada budaya baru ‘Self learning’ setiap individu atau pasukan boleh membantu kepada penemuan atau inovasi kerja baru bagi terus memperbaiki prestasi kerja yang baru Budaya pembelajaran Fleksibiliti dalam prosedur kerja - penambaikan berterusan Model Benchmark yang betul Bina pelan perancangan perubahan strategik ( Dokumen yang lengkap dengan sistem pengukuran prestasi – KPI)

Dealing With Change : 

mbam/iab-moe/2006 24 Dealing With Change Apakah situasi dimana ‘we’re so busy doing things’ tetapi kita terlepas peluang Untuk bertambah baik? 2. Apakah perubahan yang sedang terlibat sekarang yang mungkin diperolehi faedah darinya? Apakah pendekatan baru akan digunakan untuk membetulkan masalah yang berbeza dari pendekatan biasa? 4. Apa yang anda akan lihat, dengar orang berkata atau rasa tentang kejayaan dan motivasi yang mungkin terjadi kesan dari perubahan tangkahlaku ini?

Langkah 4: Penilaian Prestasi Perubahan (Langkah Pengekalan) : 

mbam/iab-moe/2006 25 Langkah 4: Penilaian Prestasi Perubahan (Langkah Pengekalan) Menstabilkan perubahan yang telah berlaku. Keadaan yang baru itu akan menjadi ‘status quo’ dan mestilah dikekalkan. Pengawalan dan penyeliaan perubahan secara ‘closely’. Pelaporan berasaskan KPI sangat membantu kejayaan pelaksanaan khususnya ‘Lead Indicators).

Slide 26: 

mbam/iab-moe/2006 26 Pengwujudan KPI dan penetapan sasaran prestasi bagi setiap objektif akan membantu agensi melaksanakan pengukuran dan penilaian prestasi perubahan dengan cara mengumpul maklumat dan menilai pencapaiannya dengan membandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran prestasi yang telah ditetapkan. Agensi perlu mengenal pasti jurang antara pencapaian sebenar dan sasaran yang ditetapkan, membuat analisis sebab-sebab berlaku jurang dan mencadangkan tindakan penambahbaikan kepada pihak pengurusan atasan agensi

Envisioning the Future : 

mbam/iab-moe/2006 27 Envisioning the Future

Slide 28: 

mbam/iab-moe/2006 28 “ Alif Lam Mim, Adakah manusia mengira bahawa mereka akan dibiarkan sahaja untuk mengaku bahawa ‘kami telah beriman’ dan sedangkan mereka tidak diuji lagi? Sesungguhnya Kami telah menguji orang-orang sebelum mereka, maka sesungguhnya Allah mengetahui orang-orang yang benar dan sesungguhnya Dia mengetahui orang-orang yang dusta” Al ‘Ankabut: 1-3. RENUNGAN

Slide 29: 

mbam/iab-moe/2006 29 1 Q SEKIAN TERIMA KASIH Jika perlu khidmat bantuan konsultasi, sila hubungi saya di: Muhamad Bustaman Abd. Manaf Pensyarah Kanan Institut Aminuddin Baki Kementerian Pelajaran Malaysia mbustaman@hotmail.com 0199060524 0361056240 MBAM