Penulisan_surat_memo_dan_email

Views:
 
Category: Education
     
 

Presentation Description

No description available.

Comments

Presentation Transcript

PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI :

PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI 3/11/2013 1

PowerPoint Presentation:

OBJEKTIF Mempertingkatkan kemahiran dan pengetahuan peserta mengenai kaedah-kaedah menulis surat , memo dan email yang berkualiti ; 3/11/2013 2

PowerPoint Presentation:

8.30 – 10.30 pagi 10.30 – 11.00 pagi 11.00 – 1.00 tgh 1.00 – 2.00 ptg 2.00 – 4.30 ptg Pengenalan Kepada Konsep Penulisan Surat , Memo dan Email R E H A T Prinsip-prinsip dan penggunaan bahasa dalam penulisan R E H A T Teknik Penulisan Surat, Memo dan Email Rasmi 3/11/2013 3

PowerPoint Presentation:

PENGENALAN KEPADA KONSEP PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL 3/11/2013 4

PowerPoint Presentation:

SURAT RASMI ALAT KOMUNIKASI BERTULIS YANG DITULIS OLEH JABATAN-JABATAN KERAJAAN, BADAN-BADAN BERKANUN, SWASTA DAN INDIVIDU UNTUK BERHUBUNG SECARA RASMI DI ANTARA SATU SAMA LAIN 3/11/2013 5

:

ALAT KOMUNIKASI BERTULIS BAHAN RUJUKAN DUTA PERIBADI, JABATAN ATAU NEGARA. IMEJ BAHAN BUKTI YANG NYATA 3/11/2013 6

PowerPoint Presentation:

FUNGSI SURAT RASMI ALAT KOMUNIKASI BERTULIS DOKUMENTASI DUTA MEDIA YANG MENGGAMBARKAN PENDIRIAN/ SIKAP SESUATU AGENSI TERHADAP ORANG RAMAI. 3/11/2013 7

E-Mel:

E-Mel Alat komunikasi bertulis elektronik untuk tujuan rasmi atau tidak rasmi Format penulisan berbeza dari surat dan memo 3/11/2013 8

JENIS SURAT:

JENIS SURAT SURAT RASMI SURAT TIDAK RASMI MEMO E-MEL 3/11/2013 9

PowerPoint Presentation:

JENIS-JENIS SURAT RASMI SURAT-SURAT PERSENDIRIAN SURAT-SURAT FORMAL/RASMI SURAT-SURAT PERNIAGAAN SURAT PERMOHONAN SURAT RAYUAN SURAT BANTAHAN SURAT MAKLUMAN 3/11/2013 10

PowerPoint Presentation:

JENIS-JENIS SURAT RASMI SURAT ARAHAN SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/ PENGHARGAAN SURAT PERAKUAN SURAT JEMPUTAN SURAT CADANGAN SURAT PEKELILING SURAT IRINGAN 3/11/2013 11

FORMAT YANG DIGUNAKAN:

FORMAT YANG DIGUNAKAN SURAT MEMO TELEGRAM TELEX/FAK KAD JEMPUTAN PEKELILING 3/11/2013 12

MEMO:

MEMO Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi 3/11/2013 13

1.0 Pengenalan:

1.0 Pengenalan Memo merupakan singkatan perkataan “memorandum” (catatan atau peringatan). Memo juga merupakan sejenis surat. 3/11/2013 14

PowerPoint Presentation:

Ada tanggapan negatif tentang memo. Apabila seseorang itu menerima memo, dianggap telah melakukan suatu kesalahan. 3/11/2013 15

PowerPoint Presentation:

Memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya hanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri. Misalnya: Hebahan atau panggilan mesyuarat 3/11/2013 16

2.0 Bentuk Memo:

2.0 Bentuk Memo Tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat 3/11/2013 17

PowerPoint Presentation:

Boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu : Bentuk borang ; dan Bentuk terbuka 3/11/2013 18

2.1 Memo Bentuk Borang:

2.1 Memo Bentuk Borang Tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang Hanya perlu mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan 3/11/2013 19

2.2 Memo Bentuk Terbuka:

2.2 Memo Bentuk Terbuka Bentuk ini sama seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri. 3/11/2013 20

PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT:

PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT RANCANG SURAT YANG HENDAK DITULIS SUSUNAN KANDUNGAN SURAT JELAS ISI KANDUNGAN DAN ‘SUARA’ BAHASA GAYA TULISAN MAKSUD SURAT DIHADKAN DALAM SATU SURAT 3/11/2013 21

PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT:

PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT EJAAN TANDA BACAAN REAKSI PENERIMA KESEDERHANAAN ALAMAT SAMPUL DENGAN BETUL 3/11/2013 22

PRINSIP-PRINSIP PENULISAN SURAT:

PRINSIP-PRINSIP PENULISAN SURAT 3/11/2013 23

PRINSIP PENULISAN SURAT:

PRINSIP PENULISAN SURAT 4C+P Correct ( betul ) Clear ( jelas ) Comprehensive ( lengkap ) Concise ( ringkas ) Polite ( bersopan ) 3/11/2013 24

1. CORRECT (BETUL):

1. CORRECT (BETUL) FORMAT EJAAN KANDUNGAN = TUJUAN TATABAHASA LARAS BAHASA(penggunaan ganti nama dan gelaran) 3/11/2013 25

2. CLEAR (JELAS):

2. CLEAR (JELAS) PENGENALAN ISI KANDUNGAN SASARAN TUJUAN STRUKTUR BAHASA MESEJ 3/11/2013 26

2.1 Pengenalan:

2.1 Pengenalan PENGIRIM (NAMA JABATAN, ALAMAT & PERHUBUNGAN) RUJUKAN FAIL DAN TARIKH PENERIMA (JAWATAN, ALAMAT DAN POSKOD) RUJUKAN HORMAT 3/11/2013 27

2.2 Isi Surat:

2.2 Isi Surat TAJUK KESELARASAN/KONSISTEN RUJUKAN HORMAT PENGENALAN ISI UTAMA/ISI SOKONGAN HARAPAN (ANTISIPASI) 3/11/2013 28

2.3 Akhir surat:

2.3 Akhir surat PENGAKUAN KESETIAAN TANDATANGAN SLOGAN SALINAN KEPADA (S.K.:) INITIAL 3/11/2013 29

3. COMPREHENSIVE (LENGKAP):

3. COMPREHENSIVE (LENGKAP) SASARAN ALAMAT DATA FAKTA MAKLUMAT LENGKAP 3/11/2013 30

4. CONCISE (RINGKAS DAN PADAT):

4. CONCISE (RINGKAS DAN PADAT) KISS SURAT RASMI PERLU DITULIS SEBERAPA RINGKAS,PADAT DAN RELATIF TIDAK PERLU BAHASA BERBUNGA 3/11/2013 31

PowerPoint Presentation:

Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi 3/11/2013 32

PENGGUNAAN BAHASA SURAT RASMI:

PENGGUNAAN BAHASA SURAT RASMI 3/11/2013 33

LARAS BAHASA:

LARAS BAHASA PENGGUNAAN RUJUKAN GANTI NAMA ORANG PERTAMA, KEDUA DAN KETIGA. PENGGUNAAN GANTI NAMA DALAM PENULISAN SURAT RASMI DAN TIDAK RASMI ADALAH BERBEZA 3/11/2013 34

PowerPoint Presentation:

2. Penggunaan kata pemeri ialah dan adalah Unsur yang menjadi perangkai di antara subjek dengan frasa utama dalam predikat 3/11/2013 35

PowerPoint Presentation:

Pemeri ADALAH digunakan apabila terdapat persamaan (ekuitif) antara subjek dan predikat Contoh: Zakaria adalah budak baik Subjek/kata pameri adalah/ predikat 3/11/2013 36

PowerPoint Presentation:

2.1 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan sendi nama Contoh: Hadiah itu adalah untuk adiknya 3/11/2013 37

PowerPoint Presentation:

2.2 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan kata nafi dan kata adjektif secara serentak Contoh : Kenyataannya adalah tidak benar 3/11/2013 38

PowerPoint Presentation:

2.3 Kata pemeri adalah tidak boleh digunakan bersama-sama dengan kata kerja Contoh : 1. Adalah dimaklumkan ….( salah ) Tuan adalah dimaklumkan …. ( betul ) 2 . Adalah berjalan kaki ke sekolah (?) 3/11/2013 39

PowerPoint Presentation:

Contoh: Adalah saya dengan hormatnya….(X) Saya dengan hormatnya…..(/) 2.4 Kata pemeri ADALAH tidak boleh digunakan tanpa berfungsi sebagai perangkai di antara subjek dengan predikat 3/11/2013 40

PowerPoint Presentation:

Mengapakah banyak bentuk pasif dalam surat rasmi ? 3/11/2013 41

PowerPoint Presentation:

1. Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian dan tak bersahaja pelaku tidak disebut – memudahkan suasana tak peribadian , terutamanya dalam suasana perintah . contoh : Tuan diminta ….( pasif ) Saya meminta tuan …( aktif ) 2 . Objek berkenaan yang dipentingkan / diutamakan . Oleh itu objek dikedepankan . 3/11/2013 42

KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT MENYURAT:

KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT MENYURAT Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa … Dengan hormatnya dimaklukan bahawa .. Sukacita dimaklumkan bahawa … Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa 3/11/2013 43

PowerPoint Presentation:

Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk* Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk Berhubung perkara di atas, … Berhubung dengan pekara di atas … 3/11/2013 44

PowerPoint Presentation:

Sehubungan itu, … Sehubungan dengan itu, …. Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan. Kehadiran tuan dalam mesyuarat ini adalah wajib Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En.Saiful Haris di Unit Perancangan, tel 03-23948605 ext 492. Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. Saiful Haris di Unit Perancangan, tel. 03-23948605 ext 492 3/11/2013 45

PowerPoint Presentation:

Senarai nama peserta-peserta adalah seperti berikut: Senarai nama peserta adalah seperti berikut: Saya Yang Menurut Perintah, Saya yang menurut perintah, 3/11/2013 46

PowerPoint Presentation:

Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut. Saya mohon perhatian tuan terhadap Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan adalah dikesalkan Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat dikesali 3/11/2013 47

PowerPoint Presentation:

Sila majukan bersama ini satu salinan surat … Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan surat … Permohonan ini dipanjangkan …. Permohonan ini dikemukakan … 3/11/2013 48

PowerPoint Presentation:

Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan … Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan … Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian, terima kasih Kesudian tuan menerima jemputan in amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian. 3/11/2013 49

PowerPoint Presentation:

Jika ada sebarang masalah, tuan diminta menggantikan dengan pegawai yang sesuai. Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap kiranya mencari pengganti yang sesuai. 3/11/2013 50

RUJUKAN KEHORMAT:

RUJUKAN KEHORMAT Bahasa sapaan yang digunakan untuk merujuk kepada golongan yang mempunyai taraf sosial dalam masyarakat. 3/11/2013 51

SAPAAN:

SAPAAN Tanpa gelaran Dengan gelaran Rujukan kehormat Tuan/ Puan Duli Yang Maha Mulia (DYMM) Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Duli yang Teramat Mulia (DYTM) Raja Muda Kedah, Perak dan Selangor 3/11/2013 52

PowerPoint Presentation:

iii) Tuan Yang Terutama (TYT) Yang di-Pertua Negeri Duta Pesuruhjaya Tinggi iv) Yang Amat Berhormat (YAB) Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Ketua Menteri Menteri Besar 3/11/2013 53

PowerPoint Presentation:

v) Yang Berhomat (YB) Menteri , Timbalan Menteri , Wakil Rakyat , Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/ Negeri Ahli Dewan Negara/Rakyat/ Undangan Negeri Setiausaha Kerajaan Negeri Penasihat Undang-Undang Negeri vi) Yang Amat Berbahagia ( YABhg .) Isteri Yang di-Pertua Negeri / Isteri Perdana Menteri / Isteri Timb . Perdana Menteri Tun dan Toh Puan 3/11/2013 54

PowerPoint Presentation:

vii) Yang Berbahagia ( YBhg .) Tan Sri/ Puan Sri Datuk Seri/ Datuk / Dato ’/ Datuk Paduka / Datin viii) Yang Amat Arif (YAA) Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya atau Borneo ix) Yang Arif (YA) Hakim Mahkamah Agong Hakim Mahkamah Tinggi 3/11/2013 55

PowerPoint Presentation:

TEKNIK PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI 3/11/2013 56

PowerPoint Presentation:

ALAMATKAN SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGARAH, ATAU PENGURUS BESAR. SEKIRANYA HENDAK MERUJUK SURAT KEPADA PEGAWAI BAWAHAN HENDAKLAH DITULIS PERHATIAN PEGAWAI YANG DIMAKSUDKAN DENGAN MENULIS NAMANYA. 3/11/2013 57

PowerPoint Presentation:

SEMUA SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGURUS BESAR BADAN BERKANUN YANG DATANG DARI ORGANISASI PENGIRIM HENDAKLAH DITANDATANGANI OLEH PENGURUS BESAR ATAU PEGAWAI KANAN. PEGAWAI KUMPULAN LAIN YANG DIBERI KUASA DAN TANGGUNGJAWAB BOLEH MENANDATANGANI BAGI PIHAK JAWATAN TERTINGGI DIDALAM ORGANISASI TERSEBUT. 3/11/2013 58

CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI:

CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis ” Saya diarah memaklumkan ......" atau "Merujuk kepada perkara diatas adalah saya.. " Diakhiri dengan Saya yang menurut perintah, ......................... (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi 3/11/2013 59

PowerPoint Presentation:

Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis "Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri Dengan hormatnya, ................ (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi 3/11/2013 60

PowerPoint Presentation:

Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu jawatankuasa boleh meletakan nama jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut. Saya yang menurut perintah, ....................... Setiausaha Jawatankuasa Tender b.p Jawatan Terkanan di Organisasi 3/11/2013 61

STRUKTUR SURAT :

Daripada Kepada Perkara Nombor Bilangan atau Kod Fail Tarikh surat Salinan Rujukan pengirim Tandatangan pegawai bertanggungjawab STRUKTUR SURAT 3/11/2013 62

Kaedah Penulisan Memo:

Kaedah Penulisan Memo Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan. Akhir sekali ialah pernyataan tentang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan kaedah ‘kun terbalik’ 3/11/2013 63

PowerPoint Presentation:

ISI PENTING DATA SOKONGAN HARAPAN 3/11/2013 64

Langkah Penulisan:

Langkah Penulisan RANCANG (1H 5W) TULIS (PRINSIP 4C 1P) SEMAK ( sasaran,maklumat , tujuan , harapan penulis / penerima , tujuan,bahasa dan ejaan ) 3/11/2013 65

4.2 Tulis ::

4.2 Tulis : Menepati tujuannya Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut Satu isi satu perenggan 3/11/2013 66

4.3 Semak:

4.3 Semak Maklumatnya adakah tepat dan betul Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca Konstruktif 3/11/2013 67

authorStream Live Help