CAPITULO 2 - LA IMAGEN PROFESIONAL ADMIN

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Preparado Por: Prof. Marisol Martínez-Vega © Derechos Reservados 2010 Capitulo 2 La Imagen del Profesional Administrativo y las Relaciones Interpersonales

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Introducción El profesional de la oficina moderna necesita dotarse de: conocimientos, habilidades; y, destrezas profesionales. Esto le permitirá cumplir con las exigencias de las nuevas modalidades en el mundo empresarial. Las relaciones comerciales laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y bienestar para los empleados.

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Introducción Los empleados que proyectan una imagen profesional, poseen: actitudes positivas, practican la etiqueta; y, la cortesía basada en normas de protocolo.

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Imagen Profesional del Personal de Administrativo Además de poseer las destrezas básicas necesarias para ejercer su profesión con eficacia, necesitan: tener la habilidad para asumir responsabilidad sin supervisión directa, demostrar iniciativa, buen juicio; y, tomar decisiones dentro del ámbito asignado de autoridad.

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Preparación Académica Extendida El profesional administrativo debe: ser hábil en el manejo de los sistemas de información, dominio del uso del Internet, dominio del lenguaje y comunicación, conocer un segundo idioma (preferiblemente inglés). destrezas de redacción, organización de viajes y eventos manejo del tiempo adecuadamente, toma de decisiones, técnicas de solución de problemas, Trabajar bajo presión.

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Preparación Académica Extendida Su preparación académica debe estar acompañada de un compromiso con los valores humanos y con el esfuerzo de desarrollar: cualidades; y, habilidades. Esto le ayudara a observar un buen comportamiento moral y social de un buen ser humano integro. El deseo de superación y mejoramiento profesional lo ayudara a mantenerse al día en la profesión. El pertenecer a las diversas asociaciones profesionales le brindara mayor exposición.

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Destrezas Básicas

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Destrezas Básicas

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Manejo de la Tecnología Debe ser capaz de utilizar efectivamente: la computadora, los diferentes programas de aplicación, la fotocopiadora, el facsímil, la impresora, la calculadora, escáner, diferentes equipos de telecomunicaciones e Internet.

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Comunicación El personal de oficina esta en constante comunicación con otras personas; ya sea escrito o verbal. Puede utilizar cualquier medio: teléfono correo electrónico cartas, etc. No importa el medio el empleado debe ser muy hábil en las técnicas de comunicación. Una comunicación escrita: clara, exacta y concisa: economiza tiempo, contribuye a loa productividad; y, mantiene buenas relaciones comerciales.

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Comunicación En la comunicación oral o escrita se usa vocabulario: apropiado, correcto, claro que este presente la cortesía. Permitirá que el que recibe la comunicación comprenda el mensaje sin riesgo a malentendidos. Es importante que para obtener buenos resultados en la comunicación oral: se inicie y termine una conversación adecuadamente; escuchar activamente al interlocutor; estar alerta al lenguaje no verbal.

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Comunicación Mantener una conversación pausada, especialmente al dar y seguir instrucciones, es clave para mantener una comunicación efectiva. La habilidad para escuchar es un requisito indispensable. La comunicación escrita requiere: redactar oraciones completas, claras , y con la información necesaria para lograr la transmisión completa del mensaje.

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Solución de Problemas Se recomienda los siguientes pasos : Definir detalladamente el problema: Se requiere tiempo para analizar serenamente los diferentes aspectos de la situación. Identificar las posibles causas: Hacer una lista de las posibles causas, sin descartar aquellas que parezcan insignificantes o sin posibilidades. Verificar las causas: Hacer un análisis objetivo de cada una de las causas.

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Solución de Problemas Se recomienda los siguientes pasos : Identificar posibles soluciones: Hacer una lista de las posibles soluciones, incluir las que parecen menos apropiadas. Clasificarlas en orden descendente según su mayor o menor grado de posibilidad de solución, esto facilita su verificación. Seleccionar y ejecutar la solución: Poner en acción la primera solución de la lista. Si no produce resultado, intentar con la siguiente.

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Toma de Decisiones Tomar decisiones acertadas y resolver problemas son técnicas que pueden aprenderse y que conviene ser desarrolladas. Se logra un adecuado uso del tiempo y la empresa marcha con un alto grado de productividad, cuando se cuenta con personal: que sigue instrucciones sin tener que darle los mas mínimos detalles; que presenta alternativas para solucionar situaciones; y, que toma decisiones sin traspasar su marco de autoridad.

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Manejo del Tiempo y Establecimiento de Prioridades Se recomienda para el buen manejo del tiempo: Conocer bien su trabajo con relación a las tareas asignadas y la forma de realizarlas y dominar el equipo necesario. Mantener el área de trabajo organizada. Mantener la mente centrada en la tarea que se realiza. Hacer el trabajo bien desde la primera vez. Planificar la composición y ubicación del equipo; así como los materiales necesarios.

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Manejo del Tiempo y Establecimiento de Prioridades Se recomienda para el buen manejo del tiempo que: Hacer un plan diario lo suficientemente flexible que permita atender las emergencias. Utilizar los espacios de tiempo disponibles entre una tarea y la siguiente. Hacer las tareas mas difíciles en horas de la mañana, cuando se esta mas descansado y con la mente más alerta.

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Manejo del Tiempo y Establecimiento de Prioridades Se recomienda para el buen manejo del tiempo que: Cambiar de tareas para renovar energías, cuando se presente el agotamiento. Tomar recesos para recuperar energías y despejar la mente. Anotar todas las tareas pendientes. No confiar en la memoria. Pedir ayuda cuando realmente se necesita. Y, DELEGAR!!!!

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Trabajo en Equipo La meta de una empresa es lograr la formación de equipos de trabajo con alto y excelente nivel de desempeño. Es una destreza fundamental en la estructura de las empresas. Un equipo es una unidad formada por dos o más personas con: habilidades complementarias, que se comprometen con un propósito común, se fijan objetivos y expectativas de desempeño.

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Trabajo en Equipo Un equipo de trabajo se constituye: cuando hay buena comunicación, existe un ambiente de confianza, liderazgo, un claro entendimiento de los objetivos o meta a lograr, cada miembro participa. La tecnología hace su aportación al trabajo en equipo con aplicaciones y programas que facilitan y aceleran la comunicación.

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Trabajo en Equipo Los participantes en un grupo necesitan: Tener confianza mutua Establecer metas claras Mantener buena comunicación Estar comprometidos con las metas para que la labor sea eficaz,’ Respetarse, Ser corteses en la comunicación, Permitir que cada uno tenga la oportunidad e expresar sus ideas, y opiniones personales.

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Productividad Es el rendimiento por empleado en una empresa. Se mide la realización de tareas por el empleado a base de la cantidad y efectividad del equipo que utiliza y el período de tiempo para la ejecución. El uso de la computadora aumenta considerablemente la productividad. Los empleados de una oficina productiva: trabajan juntos, producen información correcta, y la presentan en el formato adecuado.

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La Calidad Total- Total Qualiry Fue desarrollado por un grupo de americanos expertos en calidad, entre los cuales se destaca Edwards W. Deming. Es un método filosófico-administrativo, el cual esta en un continuo desarrollo y responde a las necesidades y expectativas del cliente. La filosofía de la calidad total enfoca toda su atención en el cliente; provee para un continuo desarrollo en mejorar la calidad del servicio.

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La Calidad Total- Total Qualiry Es una meta, una medida o un conjunto de requisitos por los cuales se determina si se ha logrado lo que se dijo que se iba a lograr, de tal manera que se satisfaga al cliente. Implica un esfuerzo continuo por mejorar, el cual comienza con metas personales de calidad y compromiso con esa calidad. La calidad requiere un esfuerzo consciente y continuo de parte de todos los empleados de una empresa.

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La Calidad Total- Total Qualiry Se miden los logros de las metas, por medio de la retroalimentación que provee el cliente. La evaluación final es la satisfacción del cliente. “Los 7 hábitos de la gente eficaz”, su autor Steven Covey, ilustra los principios de la calidad total aplicados no solamente a nuestra vida profesional; sino también a nuestra vida personal.

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Imagen Personal y Profesional Una presentación personal excelente se refleja: en el vestuario, en el maquillaje que se utiliza, en los accesorios, en los modales, y en el estado general de salud. Se debe escoger la vestimenta adecuada para el ambiente de trabajo, y se debe ser pulcro en el aseo personal. Todo personal de oficina debe proyectar una imagen profesional positiva y de calidad humana.

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Imagen Personal y Profesional Debe demostrar profesionalismo en: hacer las tareas asignadas con calidad, llegar a tiempo al trabajo, hacer buen uso de los materiales, hacer buen uso del tiempo.

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Vestimenta El vestuario que se seleccione debe proyectar profesionalismo y buen gusto. Debe considerar: sus gustos, su figura, el clima, la comodidad y seguridad. Se debe utilizar accesorios adecuados para el ambiente de trabajo. El calzado debe ser cómodo, seguro y debe armonizar con la vestimenta. Mantener una postura adecuada, caminar con elegancia, seguridad y con la cabeza erguida.

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Comportamiento en la Oficina El comportamiento en la oficina debe ser una extensión del comportamiento habitual. Al compartir con los compañeros de trabajo el trato debe ser cordial y con respeto. Los gestos, miradas y expresiones de mal gusto no son propios del ambiente de oficina ni de ningún otro. Debe evitarse: los chismes, los rumores, comentarios mal intencionados a perjudicar la labor de otro compañero.

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Capacidades Humanas y Autoestima La sana autoestima ayuda a los seres humanos en las relaciones interpersonales. Se denomina autoestima al concepto de valoración propia. Es el aprecio valorativo que tiene la persona de si misma y que lo lleva a reconocer sus posibilidades para lograr lo que se propone. El ser humano posee las capacidades de inteligencia, imaginación y voluntad, entre otras virtudes, que lo hacen ser dueño de sus decisiones y capaz de emprender nuevas metas.

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Actitudes Positivas Se define como: “la predisposición de animo manifestada de algún modo.” Real Academia El comportamiento humano puede ser influenciado, por algún tipo de comportamiento de carácter personal, por los sentimientos, pensamientos, creencias y convicciones. Son la disposición permanente a actuar de acuerdo con los valores morales.

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Normas de Cortesía y Protocolo Cortesía es: “la demostración con que se manifiesta afecto y/o respeto a otra persona.” Etiqueta: Se aplica al concepto de las normas de comportamiento, las cuales se derivan de los buenos hábitos y de la vivencia y el compartir con los demás. Las normas de cortesía las aprendemos de los padres, familiares y del ambiente social en el cual nos desenvolvemos.

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Normas de Cortesía y Protocolo La etiqueta cotidiana se refleja en: escenarios profesionales, sociales; y, religiosos. El buen comportamiento permite que las relaciones interpersonales y la comunicación sean efectivas entre los compañeros de trabajo. Las siguientes normas debe estar siempre presentes: Saludar amablemente y responder al saludo cuando se recibe. Respetar los derechos de los demás. Cumplir con los deberes con alegría.

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Normas de Cortesía y Protocolo También: Decir “por favor” al solicitar un servicio. Agradecer por los favores recibidos. Ofrecer disculpas sinceras ante una equivocación personal. Felicitar cuando la ocasión lo amerite. Observar un comportamiento amable en todo momento.

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Bibliografía Maldonado, Delgado, Román, (2008), Procedimientos Administrativos para la Oficina, Segunda Edición, McGraw Hill.

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¿Dudas o Preguntas? Gracias!!!

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