CAPITULO 1 - LA OFICINA MODERNA1

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Capítulo 1: La Oficina Moderna : 

Capítulo 1: La Oficina Moderna Preparado Por: Prof. Marisol Martínez-Vega © Derechos Reservados 2010

Contenido : 

Universidad del Este Contenido 1. Logros 3. Trayectoria del Profesional Administrativo 4. Retos de la Oficina Moderna 5. Posiciones en la Oficina Moderna 2. Introducción

Logros : 

Logros El estudiante: Identifica la trayectoria del profesional administrativo. Define el termino profesional administrativo. Señala las diferentes posiciones de empleo en la oficina automatizada. Describe aspectos de la oficina virtual. Identifica las diferentes áreas de especialización en la administración de oficinas. Explica las tareas básicas que se realizan en cada posición en la oficina automatizada. Universidad del Este

Introducción : 

Introducción La automatización genera más demandas de personal especializado para realizar tareas en el área administrativa de oficina. Los avances tecnológicos facilitan las tareas en la oficina. Pero, requiere apoyo del profesional de otras áreas de trabajo. Todo este impacto ha ocasionado el cambio de nombre de las posiciones que ocupan. La oficina automatizada continuara reestructurándose para satisfacer la demanda de un mercado en evolución. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna El impacto de la tecnología en el mundo del trabajo durante las ultimas décadas ha provocado una transformación en el ambiente de las oficinas. Debido a esto propicia un desempeño más productivo y provee las oportunidades para que el empleado pueda adquirir conocimientos en áreas relacionadas con la profesión. Como consecuencia, el profesional administrativo se enfrenta cada día a nuevos retos. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Dominio de los sistemas de información: Posee dominio de las diferentes aplicaciones que se utilizan para procesar la información. Microsoft Office Word Perfect Google Docs Think Free Open Office, etc. Universidad del Este Paquetes en línea y Gratuitos

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Dominio de internet: Dominio de las redes de comunicación “telecommuting”. Conocer los motores de búsquedas más reconocidos. Google Chrome Internet Explorer Mozilla Safari, etc. Uso y manejo del correo electrónico. Microsoft Outlook Yahoo Gmail – Google Hotmail, etc. Preparar portales y mantenerlos al día. Comunicación con visitantes-clientes virtuales. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Las exigencias de una mejor preparación académica formal: La mayoría de los puestos vacantes en las empresas requieren una preparación universitaria; ya sea un grado asociado un bachillerato. El estar mejor preparados nos asegura un mejor salario y la oportunidad de ocupar puestos de mayor jerarquía. Interacción con empleados de diferentes culturas: La internalización de las empresas requiere que el empleado pueda trabajar con personas de diferentes nacionalidades, idiomas, razas y culturas. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Interacción con empleados de experiencias diversas: Las experiencias pueden ser breves pero enriquecedoras. La oficina automatizada le permite a las personas de edad avanzada la oportunidad de continuar trabajando. Permite la interacción en el ambiente de trabajo de personas jóvenes, con poca experiencia, con personas mayores de mas experiencia. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Las empresas funcionan con menos empleados a tiempo completo (downsizing): La estructura organizativa de las empresas tienen a ser mas horizontal. Debido a esto, se tiende a eliminar a los ejecutivos de nivel intermedio. Trazar su plan de ascenso en la trayectoria profesional, es una alternativa de permanencia en el empleo. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna El enfoque actual es hacia la calidad total (TQ) o el continuo mejoramiento de la calidad (Continuous Quality Improvement COI) en los servicios y los productos: Es importante conocer las necesidades de los clientes para ofrecerle un servicio de calidad. Se debe evaluar continuamente el servicio para implantar practicas que lleven al mejoramiento del mismo y lograr la satisfacción del cliente o visitante. Recordemos que por cada cliente contento; entran cinco clientes adicionales a quien atender. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Horarios flexibles en la semana de trabajo: Una semana de cuatro días de trabajo, horarios extendidos y trabajo desde el hogar son modalidades que ya existen. El horario flexible también conlleva compartir equipo y tareas. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Habilidad para trabajar en equipo: Debe prepararse para formar parte de un equipo de trabajo para lograr las metas y objetivos de la empresa. El trabajo en equipo permite aportar sus conocimientos y habilidades. Los equipos de trabajo virtuales estan teniendo mayor aceptación debido al uso de la tecnología. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Alto rendimiento: = a P r o d u c t i v i d a d. En el trabajo que se realiza siempre tiene que estar juntas la cantidad y la calidad. El personal capacitado que utiliza equipo tecnológicamente avanzado, debe producir un alto rendimiento en su trabajo. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Trabajar sin supervisión directa: Al poder trabajar desde el hogar, a tiempo parcial en una empresa o trabajar en un negocio propio nos permite convertirnos en nuestro propio supervisor. Esta modalidad requiere horarios rotativos, y se espera del empleado compromiso y calidad; al no contar con supervisión directa. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Flexibilidad para manejar cambios en el ambiente de trabajo y en las tareas asignadas e iniciativa para crear nuevas estrategias en la realización de las tareas: Las empresas constantemente planifican y reorganizan las tareas para lograr un mejor rendimiento de los recursos humanos, del equipo y del espacio. Los empleados deben adaptarse a nuevos procedimientos con rapidez e incorporarlos a las tareas diarias. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Facilidad para readiestramiento: Hay que re-inventarse. La rapidez en el cambio de equipo hace necesario que el empleado este en un proceso continuo de adiestramiento. Algunas veces, esto se hace en forma planificada y en otras por iniciativa propia. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Buena comunicación: La comunicación oral y escrita es un requisito indispensable para todo profesional de oficina. Con el uso del correo electrónico y de otros equipos “multimedia”, se requiere que el personal pueda redactar y crear documentos con rapidez y corrección. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Buena organización y administración efectiva del tiempo: Se requiere destrezas para manejar eficientemente el tiempo y organizar las tareas; debido al ritmo acelerado del trabajo en la oficina. Existen programas de computadoras dedicados a la organización del trabajo. “Things To Do” Microsoft Outlook Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Conocimientos en disciplinas relacionadas: Conocer dos o mas idiomas es necesario. Conocer aspectos de su área de trabajo. Conocer otras disciplinas le permite enriquecerse como ser humano. Les permite ampliar sus fronteras para poder ocupar otras posiciones dentro de la empresa y en diferentes lugares geográficos. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Calidad en las relaciones humanas: La tecnología no debe menoscabar el aspecto personal en la toma de decisiones en el trabajo diario en la oficina. Mantener relaciones interpersonales cordiales, demostrar: calor humano, cooperación, y; capacidad para trabajar en equipo; son actitudes necesarias para el trabajo en oficina. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna Concepto de la oficina virtual: El número de empleados que ofrece sus servicios a empresas grandes va en aumento cada día. Estos profesionales dejan sus empleos para convertirse “en sus propios jefes”. Trabajar en forma independiente; ya sea desde una localización remota o desde su hogar, nos permitirá mayor dependencia laboral. Universidad del Este

Retos de la Oficina Moderna : 

Retos de la Oficina Moderna En la oficina virtual podemos encontrar: Empleos a distancia (teletrabajador – “teleworker”) Autoempleo Universidad del Este

Empleos a Distancia : 

Empleos a Distancia Empleos a distancia (teletrabajador – “teleworker”): El trabajar para una empresa, pero no estar físicamente en ella nos ofrece innumerables ventajas. Nos permite el compartir la información con otros compañeros de trabajo utilizando: la computadora para acceder la Internet celulares máquinas de facsímil impresoras sistemas de mensajes de voz, etc. Universidad del Este

Autoempleo : 

Autoempleo Autoempleo: Las pequeñas empresas siguen en aumento. Se espera que un porcentaje alto de personal de la oficina del futuro serán su propio jefe. Estos empleados independientes pueden ofrecer sus servicios desde su empresa a otras más grandes. Universidad del Este

Autoempleo : 

Autoempleo Autoempleo: Pueden hacer contratos para realizar labores especificas para empresas. La preparación en el área de administración y gerencia es muy necesaria para quién opta por el autoempleo. Universidad del Este

Posiciones en la Oficina Moderna : 

Posiciones en la Oficina Moderna Cada día se generan más transacciones comerciales en los negocios y se hace mayor uso de los sistemas de comunicación. Los cambios en las tareas que se realizan, la tecnología y la proliferación de sistemas de telecomunicaciones han generado nuevos nombres y posiciones en la oficina automatizada. La mayor demanda de empleados de oficina ha permitido la integración de profesionales de ambos sexos al ámbito laboral. Universidad del Este

Posiciones en la Oficina Moderna : 

Posiciones en la Oficina Moderna Universidad del Este

Operador de Texto o Especialista : 

Operador de Texto o Especialista Personal que utiliza la computadora para procesar la información. Se conoce también: Operador de Sistemas de Oficina Técnico de Sistema de Oficina Existen niveles dentro de estas categorías; por lo que tiene oportunidad de ascenso. Universidad del Este

Operador de Texto o EspecialistaDestrezas y Habilidades : 

Operador de Texto o EspecialistaDestrezas y Habilidades Rapidez y exactitud para entrar la información al crear documentos en la computadora. Dominio de las aplicación y/o programas. Técnicas eficientes de cotejo y revisión. Dominio de los símbolos para corrección de pruebas. Universidad del Este

Operador de Texto o EspecialistaDestrezas y Habilidades : 

Operador de Texto o EspecialistaDestrezas y Habilidades Conocimiento de los estilos de documentos que se generan en la oficina. Habilidad para trabajar bajo presión. Destrezas para establecer prioridades. Dominio de las técnicas de archivo electrónico. Universidad del Este

Personal Administrativo : 

Comunicación Manejo de Documentos Servicio al Cliente Calendarizar Uso Teléfono Archivar Atender Público Citas, Reuniones Tareas Universidad del Este Personal Administrativo

Personal Administrativo : 

Personal Administrativo Sus tareas van dirigidas a brindar apoyo a los gerentes en: la toma de decisiones, recopilación de información, seguimiento a asuntos pendientes, manejo del calendario de citas y compromisos, etc. Existen varios niveles que permiten el progreso del profesional. Estos se clasifican desde Nivel I hasta el V. Universidad del Este

Personal AdministrativoConocimientos y Habilidades : 

Personal AdministrativoConocimientos y Habilidades Manejo de diferentes aplicaciones para la computadora. Buena organización y manejo de programas para la planificación del trabajo diario. Universidad del Este

Personal AdministrativoConocimientos y Habilidades : 

Personal AdministrativoConocimientos y Habilidades Planificación de reuniones utilizando un programa electrónico. Dominio de las destrezas para la búsqueda en Internet. Universidad del Este

Personal AdministrativoConocimientos y Habilidades : 

Personal AdministrativoConocimientos y Habilidades Manejo optimo del tiempo. Trabajo bajo presión. Manejo eficiente del buzón electrónico. Redacción de diversos documentos. Universidad del Este

Personal AdministrativoConocimientos y Habilidades : 

Personal AdministrativoConocimientos y Habilidades Dominio de dos idiomas o más. Destrezas en la preparación y mantenimiento de páginas para Internet. Atención al buzón de la página electrónica de la empresa. Universidad del Este

Corrector de Pruebas : 

Corrector de Pruebas Se dedica a cotejar los trabajos que las demás personas preparan en la computadora. Coteja las publicaciones en la página electrónica. Universidad del Este

Corrector de Pruebas : 

Corrector de Pruebas Esta posición requiere conocimiento de: Gramática y ortografía Dominio del español e ingles Conocimiento de estilos y tipos de documentos Conocimientos de los símbolos de corrección de pruebas, etc. Debe disfrutar de la lectura y ser una persona discreta; ya que leerá mucha información confidencial. Universidad del Este

Personal a cargo de los Documentos (Archivero) : 

Personal a cargo de los Documentos (Archivero) Es la persona encargada de custodiar, guardar y localizar información. En las empresas grandes centralizan todos los documentos en un mismo lugar para su conservación. Universidad del Este

Personal a cargo de los Documentos (Archivero) : 

Personal a cargo de los Documentos (Archivero) Los departamentos y divisiones se dirigen a ese lugar para buscar información y devolverlos documentos que han tomado prestados. Los documentos son la columna vertebral de la empresa, y el custodio de los mismos debe ser una persona responsable, leal y discreta. Universidad del Este

Personal a cargo de los Documentos (Archivero) Conocimientos y Destrezas : 

Personal a cargo de los Documentos (Archivero) Conocimientos y Destrezas Debe conocer las reglas de archivo. Manejar los archivos electrónicos y equipo para microfilmación. Conocimiento sobre la retención y destrucción de información en papel Seguimiento a documentos prestados. Universidad del Este

Recepcionista : 

Recepcionista Es la primera persona que el visitante ve y la primera voz que escucha quién llama. Contesta el teléfono y recibe a los visitantes. Se distingue por tener buena apariencia, bien tono de voz, cortesía y diplomacia. Universidad del Este

Recepcionista : 

Recepcionista La persona que ocupa esta posición puede realizar otras tareas que requieren concentración mínima o tienen un grado de prioridad bajo mientras esta en el área de recepción. Universidad del Este

Recepcionista : 

Recepcionista Puede realizar tareas relacionadas con internet; buscando o envió de información. Se encarga de enviar los mensajes-recordatorios a los buzones individuales. Debe conocer programas para planificar el trabajo y mantener listas de clientes. Universidad del Este

Procesador de Datos : 

Procesador de Datos Con la integración de la oficina electrónica muchos empleadas trabajan en el procesamiento de información y comunicación con otros sistemas de apoyo. Universidad del Este

Procesador de Datos : 

Procesador de Datos Las tareas consisten: Preparar las estructuras necesarias para la base de datos. Entrar los datos a las tablas previamente diseñadas; utilizando: el teclado dispositivo de entrada. Universidad del Este

Procesador de Datos : 

Procesador de Datos Realiza consultas. Prepara informes y formularios relacionados con la información que procesa. Debe ser una persona lógica, analítica, flexible, responsable y sistemática. Universidad del Este

Supervisor : 

Supervisor Este tipo de personal pertenece al nivel gerencial. El tele-trabajador, puede al ocupar un puesto a tiempo completo ocupar esta posición debido a que adquiere experiencias que lo capacitan para ocuparla. Universidad del Este

Supervisor : 

Supervisor Con el advenimiento de la tecnología; las computadoras se puede convertir en supervisor indirecto del empleado. Para el empleado virtual y el empleado con negocio propio; ser su propio supervisor es parte de sus funciones. Universidad del Este

Supervisor : 

Supervisor En este caso la supervisión se mide por la calidad de la tarea realizada y el cumplimiento con las fechas límites. Esta supervisión es indirecta, y es necesaria para la estabilidad del negocio y la satisfacción personal y profesional. Universidad del Este

Supervisor : 

Supervisor El personal administrativo puede convertirse en un supervisor al adquirir: Mayor experiencia en diferentes áreas. Educación formal especializada. Universidad del Este

Supervisor : 

Supervisor Debe tener conocimientos formales en: supervisión gerencia adiestramiento y reclutamiento de personal relaciones humanas. Universidad del Este

Supervisor : 

Supervisor El Supervisor puede ascender a niveles gerenciales de mayor jerarquía y mejor remuneración. Universidad del Este

Áreas de Especialización en la Oficina Moderna : 

Áreas de Especialización en la Oficina Moderna Universidad del Este

Médica : 

Médica Son aquellas empresas que ofrecen servicios de salud. hospitales dispensarios médicos clínicas centros de cuidado servicios medios en el hogar. Las tareas son variadas. Existen programas de computadora para realizar las tareas de facturación. Universidad del Este

Médica : 

Médica Las labores que realiza el personal de oficina son: llenar formularios para cobros a planes médicos preparar informes periódicos facturar llevar el calendario de citas archivar expedientes médicos. Universidad del Este

Médica : 

Médica Otras labores: llevar récord (registro de pagos de los pacientes preparar requisiciones de materiales transcribir dictado grabado para el récord de los pacientes llenar historiales médicos abrir expediente a los pacientes, etc. Universidad del Este

Médica : 

Médica Las oportunidades de empleo en esta área va en aumento. El trabajar desde el hogar se ha convertido en una atracción, especialmente para las féminas. Facturación electrónica Facturación manual La tecnología del reconocimiento de voz (voice recognition) ha impactado esta especialidad, para la transcripción de diagnósticos médicos. Universidad del Este

Legal : 

Legal Las tareas más comunes que se realizan son: Todo tipo de documentos legales. Creación de documentos adaptados a las necesidades el cliente. Universidad del Este

Legal : 

Legal También: transcripción de dictado grabado, coordinación de citas, archivo; y, seguimiento a tareas pendientes. Existen alternativas de empleo a distancia y horarios flexibles. Universidad del Este

Educativa : 

Educativa Son instituciones educativas que ofrecen servicios de enseñanza. Aunque no ofrecen salarios atractivos; pero tienen otros incentivos como: días feriados libres vacaciones Navidad, Semana Santa, etc. Universidad del Este

Educativa : 

Educativa También disfrutan de un horario flexible. Se requiere la interacción con: padres personas de la comunidad estudiantes. Universidad del Este

Educativa : 

Educativa Entre las tareas a realizar: tramitar, correspondencia, archivar, preparar requisiciones, preparar informes, periódicos e itinerarios, organizar reuniones; y, preparar arreglos de viaje, etc. Universidad del Este

Tecnica : 

Tecnica Los servicios que ofrece el profesional de oficina son necesarios en áreas como: Laboratorios de investigación Ingeniería Ecología Comunicaciones Ventas Servicios a equipos de oficina, etc. Universidad del Este

Tecnica : 

Tecnica Estos empleados son muy bien remunerados. Los empleos en estas empresas requieren: dedicación, flexibilidad en el horario; y, una continua preparación académica del personal. Universidad del Este

Tecnica : 

Tecnica Las tareas a realizar: Preparar informes diarios, semanales o mensuales. Propuestas Inventarios Requisiciones y facturas. Requiere conocimiento de diversas aplicaciones de computadoras. Universidad del Este

Otros Tipos de Empresas : 

Otros Tipos de Empresas Tanto el gobierno como el turismo son campos que ofrecen oportunidades de empleo al personal de oficina. Las agencias gubernamentales ofrecen la realización de tareas variadas. También ofrece oportunidades de ascenso. Universidad del Este

Otros Tipos de Empresas : 

Otros Tipos de Empresas El conocer varios idiomas es una ventaja para aquel empleado que interese el área de turismo. La radio y televisión son empresas con demanda por personal de oficina capacitado. Universidad del Este

Otros Tipos de Empresas : 

Otros Tipos de Empresas El gobierno federal (USA) ofrece oportunidades de empleo con muy buenos incentivos. Provee oportunidades al profesional de oficina que este dispuesto a ofrecer sus servicios fuera del país. Universidad del Este

Otros Tipos de Empresas : 

Otros Tipos de Empresas El dominio del idioma ingles es un requisito indispensable. El aspirante debe tener habilidad para adaptarse a horarios flexibles y tener habilidad para trabajar bajo presión. Universidad del Este

Bibliografía : 

Bibliografía Maldonado, Delgado, Román, (2008), Procedimientos Administrativos para la Oficina, Segunda Edición, McGraw Hill.