bilgi işlem müdürlüğü faaliyet

BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ : 

BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ MARDİN OCAK 2011

VİZYONUMUZ : 

VİZYONUMUZ Türkiye’ deki belediyeler arasında; bilişim alt yapısı, vatandaş memnuniyeti, düzenlenen etkinlikler, verilen servis kalitesi ve çeşitliliği bakımından en üst sıraya yerleşmek. Diğer ülkelerdeki belediyelerin bilgi işlem merkezleri ile kıyaslanabilir kalite ve teknolojiye sahip olmak.

MİSYONUMUZ : 

MİSYONUMUZ Bilişim ve teknoloji alanındaki gelişmeleri yakından takip ederek sistemimizi sürekli olarak yenilemek ve geliştirmek, Uygulamalarımızda diğer belediyeler, vatandaş (kullanıcılarımızın) talepleri ve maliyetler arasında denge kurmak… E-Belediyecilik konusunda Belediyemizin her zaman ileri düzeyde kalmasını sağlamaktır.

GENEL DURUM : 

GENEL DURUM Müdürlüğümüz beş birimden oluşmaktadır; İdari Birim, Teknik Birim, Kurum Arşiv Birimi, Coğrafi Bilgi Sistemleri Birimi, Çağrı Merkezi Birimi. Müdürlüğümüzde çalışan personel dağılımı;

GENEL DURUM (Devam) : 

GENEL DURUM (Devam) Coğrafi Bilgi Sistemleri ile ilgili çalışmaların en verimli şekilde yürütülebilmesi için CBS ekibi oluşturuldu. 444 1984 çağrı merkezi altyapı çalışmaları tamamlandı ve devreye alındı. Belediyemiz güvenlik kameraları iPhone üzerinden izlenebilir hale getirildi. Test çalışmaları sürdürülüyor. Müdürlüğümüzün 2010 yılı bütçesi 1.850.000- TL olup, bütçenin tamamı harcanmıştır.

TEKNİK SERVİS ÇALIŞMALARI : 

TEKNİK SERVİS ÇALIŞMALARI Üç adet yeni nesil server cihaz alındı. Belediyemiz sunucu parkının %70 oranında sanallaştırılması tamamlandı, %30 ise hizmet binamızda bulunan sunucuların teknik olarak sanallaştırması yapılamadığından sanal sistem dışında kalmıştır. Sanallaştırmaya dahil olan sunucular; Exchange server(Mail server), Domain Controller, Saysis server, Web sunucusu, ArcGIS server, ArcGIS data, Endian sunucu, vCenter server, Virus Server, Fax server, Palmiye server, Vesus server vb. küçük uygulama sunucuları. Belediyemiz Web sitelerinin yayını sistem odamızdan yapılır duruma getirildi. Belediye bütçesine katkı sağlayacak ücretsiz yazılım kullanımı ön plana çıkarıldı. (Örn. ENDIAN internet kısıtlama yazılımı) Yenidoğan- Gökalp Bilgi Evi altyapı işlemleri tamamlandı.

BELEDİYE OTOMASYON ÇALIŞMALARI : 

BELEDİYE OTOMASYON ÇALIŞMALARI AKDEM programı yapıldı ve kullanılmaya başlandı. Otomasyon üzerinden nüfus kayıt örneği alınabilir duruma getirildi. Çağrı Merkezi programı yapıldı ve kullanılmaya başlandı. Nikah salonu girişlerinde konumlandırılacak ekranlar için saat, isim, salon bilgisini gösterir ekran tasarımı yapıldı. Şubat ayı başında uygulamaya başlanacak.

BELEDİYE OTOMASYON HEDEFLERİ : 

BELEDİYE OTOMASYON HEDEFLERİ CBS (Coğrafi Bilgi Sistemleri) ile tam entegrasyon yapılarak otomasyon içinde kullanılan adres verilerinin CBS üzerinden alınması hedeflenmektedir. UAVT (Ulusal Adres Veritabanı) ile entegre olunması hedeflenmektedir. Böylece mahalle bazında, sokak bazında ilçemizin demografik yapısı ile ilgili raporlamaların yapılabilmesi hedeflenmektedir. iPhone, iPad, Windows Mobile vb. her türlü platformdan otomasyona erişimin sağlanması hedeflenmektedir..

WEB SİTESİ ÇALIŞMALARI : 

WEB SİTESİ ÇALIŞMALARI www.zeytinburnu.bel.tr ve www.zeytinburnu.com.tr web sitelerimiz tamamen yenilendi, Şubat ayı içinde devreye alınması planlanıyor.

WEB SİTESİ HEDEFLERİ : 

WEB SİTESİ HEDEFLERİ Bilgi Evlerimiz için www.zeytinburnubilgievleri.com.tr web sitesi yapılıyor. Mobil cihazlardan (iPhone, iPad, Windows Mobile, vs..) rahat erişim sağlamak adına www.zeytinburnu.bel.tr ve www.zeytinburnu.com.tr sitelerimizin mobil versiyonları yapılıyor. Web sitelerimiz flash teknolojisi kullanılmadan tasarlanarak platformdan bağımsız hale getiriliyor. Video paylaşım için bir web sitesi kurulması planlanıyor.

COĞRAFİ BİLGİ SİSTEMİ BİRİMİ : 

COĞRAFİ BİLGİ SİSTEMİ BİRİMİ Teknolojinin geliştiği ve bilginin ön plana çıktığı günümüzde bilgi sistemlerinin önemi daha da artmıştır. Gelişen teknolojiye gerekli uyumu sağlamak, iş programının sorunsuz devamı ve en iyi hizmet kalitesi için Bilgi İşlem Müdürlüğü teknolojinin takipçisi olmuştur. Bilişim alanında öncü konumumuzu devam ettirmeyi ilke edinen müdürlüğümüz; donanım ve alt yapıyı her geçen gün geliştirmeye devam etmektedir. Belediyemizde yapılan çalışmaların kalıcı olması ve amaca tam olarak hizmet vermesi yönünde önemi kaçınılmaz olan Kent Bilgi Sistemimizin oluşturulması ve yaşatılması önem arz etmektedir.

KENT BİLGİ SİSTEMİ : 

KENT BİLGİ SİSTEMİ Kent Bilgi Sistemi; Coğrafi Bilgi Sistemi (GIS) ve Yönetim Bilgi Sistemi (MIS)’nden oluşan bir bütündür. Kent Bilgi Sistemi, otomasyon sistemine entegre edilmesi hedeflenen diğer projelerle birlikte entegre bir sistemdir. Veri Tabanında Access ve Oracle, MIS’de PHP, GIS’te ArcGIS yazılımları kullanılarak oluşturulmuş olan sistemimizi yapısal ve içerik geliştirme çalışmalarımız 2010 yılında da devam etmiştir. MIS programlarımız geliştirilmiş ve birimlerin isteklerine göre ekranlarda revize işlemleri yapılmıştır. Ayrıca MIS verileri GIS’te görüntülenebilecek yapıda kaydedilir hale getirme çalışmaları gerçekleştirilmiştir.

COĞRAFİ BİLGİ SİSTEMİ ÇALIŞMALARI : 

COĞRAFİ BİLGİ SİSTEMİ ÇALIŞMALARI Bina, arsa ve dükkan numaratajlarının güncellenmesi, Güncel uydu görüntüsünün sayısal sistemde kullanılması, Sayısal verileri güncelleme işlemi kapsamında, yeni yapılan binaların çizilmesi, sınırları değişen ada, parsel kadastral verilerinin sistemde kaydedilmesi, bilgilerinin güncellenmesi, Yeni sokak, cadde ve bulvarların çizilmesi, şerit sayısı, yön bilgileri, genişlikleri gibi sözel bilgilerinin güncellenmesi , Sokak , cadde isimlerinin Ulusal Adres Veritabanı ile eşleştirmesinin yapılarak, hem sözel hem sayısal veritabanında standardizasyonun sağlanması, 2010 yılına ait ada ve parsel verisinin Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünden alınarak, sistemde güncellenmesi, Numarataj ile yapı ve yol orta hattının ilişkilendirilerek eşleştirmeleri, İlçe sınırları içerisindeki önemli yerlerin sayısal sisteme aktarılması, İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Numarataj Birimi’ne sayısal sistemin kurulması ve eğitimi ile ArcGIS Programının ortak kullanımının sağlanması, Kent Rehberi için yeni serverların oluşturulması, GIS ve MIS arasındaki entegrasyon yöntemlerinin belirlenmesi, Kent Rehberi’nin kurulumu ve güncellenmesi, İşlem adımları 2010 yılı Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilmiştir.

COĞRAFİ BİLGİ SİSTEMİ 2011 HEDEFLERİ : 

COĞRAFİ BİLGİ SİSTEMİ 2011 HEDEFLERİ Kent Rehberinin yeni ara yüzü hazırlanarak mevcut sisteme entegrasyonunun sağlanması, Bu ara yüz ile adres, önemli yer, parsel, bina bilgilerinin sorgulanması, ortofoto, rehber harita, imar planı görüntülenmesi, İlçemiz sınırlarındaki metro, tramvay, tren, otobüs durak ve hatları ile eczane, hastane, okul, alışveriş merkezi ve bankalar gibi önemli yerlerin Kent Bilgi Sistemine entegrasyonunun sağlanması, Kent Rehberi’nin aktif bir şekilde kullanımı için sistemin eğitiminin ve tanıtımının sağlanması, Sayısal ortam üzerinden yapılan işlemlerin internet üzerindeki etkinliğinin arttırılması ve 3D Kent Rehberinin altyapılarının oluşturulması, MIS’de tüm birimlerde ilgili menüler NVİ (Nüfus ve Vatandaşlık İşleri) ile tam entegredir. TC Kimlik No sisteme girildiğinde nüfus ve adres bilgileri otomatik olarak gelmektedir. NVİ sadece Zeytinburnu İlçesindeki kişilerin adres bilgilerine erişmemize izin vermekte olup nüfus bilgilerinin ise tamamına erişilebilmektedir. CBS sisteminde kullanılan, yapı, bağımsız bölüm, yol orta hattı vb sayısal verilerin tüm kurumlarda da standart kullanılmaya başlanacak olan UAVT kodu sistemine geçilmesi ve bu verilerin GIS’te görüntülenebilecek yapıda kaydedilmesi, Planlanan GIS projelerinden bir diğeri ise Zeytinburnu 3 boyutlu ölçekli ve ölçeksiz video çekim çalışmasıdır. Bu çekimlerle Zeytinburnu Caddelerinden 360 derece görüntüler alınabilecek ve bu sayede saha çalışmalarındaki bazı iş kalemlerinin maliyeti düşürülecek zaman ve hız bakımından kazanç sağlanacaktır. Bu çalışmada ölçekli çekilmiş görüntüler üzerinden mesafe okuma işlemlerinin de yapılması, Belediyemizin tüm uygulamalarının sayısal ve sözel ortamda güncelliğinin korunmasının sağlanması, Vatandaşın aktif bir şekilde kullandığı, günlük hayatında ihtiyaç duyduğu bilgilerin tümünü en güncel şekilde bulabildiği Kent Rehberi Hizmetini en kaliteli şekilde sunmak ve bu sistemin güncel bir şekilde devamlılığını sağlamak hedeflenmektedir.

İNTERAKTİF HİZMETLER : 

İNTERAKTİF HİZMETLER E-belediye üye sayımız 3337’dır. Yıllar bazında E-Belediye tahsilat sayılarımız Web sitemizde 49 adet çeşitli form ve dilekçe örnekleri mevcuttur. Beyaz Masa başvurusu ve başvuru durum takibi web sitemizin e-belediye sayfasından yapılabilmektedir. Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) başvurusu ve başvuru durum takibi e-belediye sayfamızdan yapılabilmektedir.

KURUM ARŞİVİ ÇALIŞMALARI : 

KURUM ARŞİVİ ÇALIŞMALARI 2011 yılı itibariyle tüm müdürlüklere verilen eğitim doğrultusunda standart dosya planı fiziki düzenleme uygulamasına başlamıştır.   2011 yılında yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için müdürlüklerin verileri tespit edilmiştir.   Devlet arşivlerine gönderilmesi gereken 1989 – 1995 yıllarına ait meclis ve encümen karar dosyalarının, tasnif, dosyalama ve indeksleme işlemleri tamamlanmıştır.   Yıl içinde Bilgi İşlem, Fen İşleri, Hukuk İşleri, Kültür ve Sosyal İşleri, Mali Hizmetler, Sosyal Yardım İşleri, Yazı İşleri ve Zabıta Müdürlüğünün 1.184 adet klasör teslim alınmıştır.   Kurum Arşivinde 5.322 klasör, 226.698 dosya, 731 Resmi Gazete, 3186 Arşiv Kutusu, 892 Balya, 462 Adet defter muhafaza edilmektedir.   Ofis çalışmalarında tüm Müdürlüklerden ve Şefliklerden gelen dosya ve evrakların teslim alınması, listelenme işlemleri günlük olarak devam etmektedir.

KURUM ARŞİV ÇALIŞMALARI : 

KURUM ARŞİV ÇALIŞMALARI Mükerrer sicillerin birleşme işlemleri ve mükerrer KBS verilerinin sistemde sadeleştirme işlemleri devam etmektedir.   Yeni sicil sayısı : 6.367 Emlak, ÇTV, Tahakkuk ve Yoklama evrakları sayısı : 31.386 Speratör dizimi adedi : 7.907 Arşivden çıkan dosya sayısı: 33.128 Arşive yerleştirilen dosya sayısı : 43.588 Çelik Speratör dizimi adedi : 50.000 Sicil sorgulama ve güncelleme sayısı: 53.688 Sicil birleştirme sayısı: 579 Sadeleşen sicil sayısı: 257 KBB eşleştirme ve ayırma işlem sayısı: 24.798 Tapu işlem adedi :8.406

KURUM ARŞİV ÇALIŞMALARI : 

KURUM ARŞİV ÇALIŞMALARI Ruhsat Arşivi birleştirilen dosya sayısı: 2.244 Ruhsat Arşivi dosya güncelleme adedi: 8.193 Ruhsat Arşivi dosya evrak yerleştirme adedi: 7.341 Ruhsat Arşivi hıfz sayısı: 206 İmar Arşivi işleme giden dosya sayısı :9.887 İmar Arşivi işlemden gelen dosya sayısı: 9.765 İmar Arşivi evrak yerleştirme sayısı: 1.726 Ekspertiz raporlarının dosyalarına yerleştirme sayısı :1.121   Harita birimi indeks, data girişi, dosyalama ve etiketlenme sayısı: 200 Emlak İstimlâk Birimi işleme giden dosya sayısı :456 Emlak İstimlâk Birimi İşleme gelen dosya sayısı : 392

KURUM ARŞİV HEDEFLER 2011 : 

KURUM ARŞİV HEDEFLER 2011 Tüm Kurumun Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) geçişi başlayacaktır. Dijital Arşiv programının otomasyona entegresi sağlanmış olup ilk etapta Mali Hizmetler Müdürlüğü ve Fen İşleri Müdürlüğü belgelerinin tarama işlemleri gerçekleştirilecektir. Zeytinburnu Belediyesi Arşiv Yönetmeliği gereği ve Başbakanlık Genelgesi doğrultusunda tüm müdürlüklerle yapılan Saklama Planı çalışmasında 443.439 adet belge imha edilecektir.

OFİS ÇALIŞMALARI : 

OFİS ÇALIŞMALARI Hakediş sayısı: 68 22d Doğrudan temin sayısı: 35 21f Doğrudan temin sayısı: 7 19. Madde Açık ihale usulü sayısı: 4 22c Doğrudan temin sayısı: 2 Gelen evrak sayısı: 577 Giden evrak sayısı: 783

ZEYTİNBURNU BELEDİYESİ ÇAĞRI MERKEZİ : 

ZEYTİNBURNU BELEDİYESİ ÇAĞRI MERKEZİ Ocak 2011

Slide 22: 

NEDEN ÇAĞRI MERKEZİ? Zeytinburnu Belediye’si olarak; İstek ve şikayetlerin doğru yönlendirilmesi Kurum kimliğinin doğru yansıtılması Birimlerin verimliliğinin arttırılması Kaliteli iletişim kontrolü sağlanması Vatandaş geri dönüşlerinin değerlendirilmesi Bilgi güncelliğinin korunması Net ölçümleme ve değerleme yapılması için Kampanya desteği için Kriz zamanlarında etkin bilgi merkezi için….

Slide 23: 

HEDEFİMİZ Arayan kişilere 20 saniye içerisinde yanıt verilmesi, Hızlı, standart ve kaliteli hizmet verilmesi, Ölçülebilen, analiz edilen, raporlanan bir altyapı, E-mail cevaplamak, Web desteği ile birlikte e-Çağrı Merkezi olabilmek, Bilgi Evleri, Kültür Merkezleri, Aş evi, Hizmet Binası, Olivium Alış Veriş Merkezi gibi konumlara direk çağrı merkezine ulaşımı sağlayacak telefonların konumlandırılması, Vatandaşlara geri dönüşlerin gerçekleştirilmesi ile maksimum seviye de VATANDAŞ MEMNUYETİ

Slide 24: 

ÇAĞRI MERKEZİNİN İŞLEVİ Zeytinburnu’nda yaşayanlar Belediye E-mail ile SMS ile Telefon ile

NASIL ÇAĞRI MERKEZİ? : 

İstek ve şikayetleri karşılayan, Ödeme işlemlerini kolaylaştıran, Vatandaşları arayarak kurumun hizmetleri hakkında bilgi veren, Kesintisiz, tek bir veri tabanı üzerinde işlem yapabilen, Bilgi güncellemesi yapan, Raporlama ve analiz yapabilen, 365 gün 7/24 çalışan bir ÇAĞRI MERKEZİ. NASIL ÇAĞRI MERKEZİ?

Slide 26: 

Çağrı Merkezi Santral programı; Otomatik çağrı kayıt Sesli mesaj sistemi Çağrı Yönetimi(Çağrı Yönlendirme veya çağrı takip etme özelliği ile tüm çağrıların ulaştığından emin olma,IVR ,ACD…) Caller ID ile arayan numaraları görebilme Esnek yapı Programın kullanımı için yönetici ve agent lisansları Ses kayıt altyapısı Çağrı Merkezi ergonomisine uygun mobilya NASIL ÇAĞRI MERKEZİ?

Slide 27: 

45 cm. yakınındaki sesleri %95 oranında filtreleyen kulalıklar ve telefonlar Mevcut MIS yazılımı ile entegrasyon. 1 yönetici ve telefon sayısına göre belirlenmiş olan 8 operatörden oluşan ekip. Çağrı Merkezi deneyimi olan ve konuşma eğitimlerini tamamlamış kişiler. Telefonda Etkin İletişim Zor İnsanlar ve Zor Durumlarla Başa Çıkma Vatandaş İtirazları Karşılama ve Şikayet Yönetimi Çağrı Merkezi Dinamikleri Belediyecilik Eğitimleri NASIL ÇAĞRI MERKEZİ?

Slide 28: 

Arayan numarayı tanıma, bekletme, transfer etme, konferans görüşme, Sicil bilgilerini erişip kişiyi tanıma,iletişim bilgilerini güncelleme, Daha önce Belediye ile yaptığı görüşmeleri ve işlemleri takip edebilme, Arayan kişiler veya belli bir gruba istenilen konuda anket uygulayabilme, Bildirilen istek ve şikayetlerin takibi, Borcu olan müşterilerin takibi ve borç ödeme işlemlerinin yapılabilmes,i Şikayet sonuçları veya Belediye’nin istediği bir konuda geri arama yapabilme, Agent statülerini kontrol etme, ÇAĞRI TAKİP PROGRAMI

Slide 29: 

MÜDÜRLÜKLERDEN BEKLENTİLER Müdürlüklerde bulunan sabit telefonlara gelen istek ve şikayetler Çağrı Merkezi’ne yönlendirilecektir. Vatandaşlar tarafından bilinen numaralar Çağrı Merkezi’ne yönlendirilecektir. Şikayet türüne göre fiilen problemi çözecek kişilerin belirlenmesi ve sabit olması sağlanacaktır. Belediyemizin düzenlediği veya ev sahipliği yaptığı kültürel ve sosyal etkinliklere tek kaynaktan ulaşılabilmesi sağlanacaktır.

NELER YAPILABİLİR..? : 

Zeytinburnu Belediyesi Çağrı Portalı oluşturulabilir. Böylece; İlçedeki tüm etkinlikler Sosyal Faaliyetler Ulaşım Hizmetleri Taksi Durakları Toplu Taşıma Saatleri Bilet Rezervasyonları Sağlık Hizmetleri Sosyal Yardım Başvuruları Çağrı Merkezi Telefonunda toplanıp, yönlendirme yapılabilir…. NELER YAPILABİLİR..?

BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ : 

BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ TEŞEKKÜR EDERİZ