S-25-S

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slide 1:

S-25-S Mx 7/13 1 INFORME SOBRE LA INTERVENCIÓN DE LAS CUENTAS DE LA CONGREGACIÓN Nombre de la congregación: _____________________________________________________________ Trimestre intervenido: ___________________ hasta ____________________ ____________________ Mes/año Mes/año Fecha de la intervención Información que se necesita para la intervención Para comenzar la intervención trimestral el siervo de cuentas debe suministrar el archivo actual de las cuentas de la congregación la chequera con todas las anotaciones al día la libreta de ahorros o cualquier otra cuenta de la congregación si aplica. El secretario debe suministrar las copias al carbón de todos los recibos de donaciones. Si es posible antes de hacer la intervención el siervo de cuentas debe depositar en el banco todos los fondos recibidos. La misma persona no debe hacer intervenciones seguidas. La intervención se realizará sin la ayuda del siervo de cuentas. Siempre deben intervenirse los trimestres de septiembre a noviembre diciembre a febrero marzo a mayo y junio a agosto. Es recomendable no intervenir las cuentas de un mes hasta que se hayan recibido los estados bancarios correspondientes. Verificación de los recibos El propósito de este procedimiento es verificar que todos los recibos se hayan contabilizado debidamente. 1. Sume por mes las copias al carbón de los formularios Recibo S-24 que haya recibido del secretario. 2. Compare el total de cada mes con el total de la columna de “Recibido/Entrada” de la Hoja de cuentas S- 26 del mes correspondiente. 3. Si hay alguna diferencia determine la razón y explique: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 4. ¿Se anotaron en la Hoja de cuentas todos los formularios Recibo ______ 5. Compare cada Recibo con la transacción descrita y el código anotado en la Hoja de cuentas correspondiente para los tres meses. ¿Tiene anotado cada Recibo el código correcto ______ 6. Si hay una cuenta bancaria compare las fechas de los depósitos y las cantidades del estado de cuentas del banco con las fechas de los depósitos y las cantidades en la Hoja de cuentas. ¿Se deposita semanalmente el dinero en el banco _____ Comentarios:_____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Verificación de los desembolsos 1. a ¿Hay una factura resolución u otra autorización para todos los pagos anotados en cada Hoja de cuentas ______ b ¿Ha aprobado poniendo sus iniciales el coordinador del cuerpo de ancianos cada una de las facturas o los recibos ______ 2. Marque en la Hoja de cuentas y aliste en este formulario bajo “Comentarios” todos los pagos para los cuales no haya documentación que los respalde. Este apartado debe analizarse cuando repase la intervención con el coordinador del cuerpo de ancianos y el siervo de cuentas. 3. ¿Se envían cada mes TODAS las donaciones dirigidas a la sucursal ______ 4. a ¿Hay alguna deuda pendiente en su cuenta de congregación ______ Véase el último estado de cuentas enviado por la sucursal b Si la hay ¿se ha hecho lo necesario para saldar esta obligación ______ Comentarios:_____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________

slide 2:

S-25-S Mx 7/13 2 Verificación de la cuenta corriente Si aplica 1. ¿Se han entregado todas las páginas del estado de cuentas del banco para su revisión _____________ Nota: La mayoría de los estados de cuenta indican la cantidad de páginas que componen el estado de cuentas. Por ejemplo si tiene tres páginas probablemente en la primera diga “Página 1 de 3” 2. Los estados de cuenta del banco deben llegar directamente al coordinador del cuerpo de ancianos no al siervo de cuentas. ¿Se está haciendo así ______ 3. Concilie el último estado de cuentas del banco con la última transacción en la chequera. ¿Cuadra con el balance de la chequera ______ Si así es ponga sus iniciales al lado del balance de la chequera. Si no cuadra ¿cuál es la diferencia ______. Esta se debe analizar cuando repase la intervención con el coordinador del cuerpo de ancianos y el siervo de cuentas. 4. ¿Hay cheques que lleven más de tres meses sin que hayan sido cobrados ______ Si así es explique. 5. ¿Hay depósitos que lleven más de tres meses sin haberse reflejado en el estado de cuentas del banco ____ Si así es explique. 6. ¿Tiene todos los cheques pagados y se hicieron a quienes correspondía ___________________________ Nota: Si el banco no devuelve los cheques pagados ponga N/A. Comentarios:_____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Verificación de otras cuentas Si aplica 1. ¿Cuadra la cifra anotada en “Otro : ______ Saldo restante” recuadro “Conciliación de la hoja de cuentas” con la cantidad que refleja la libreta de ahorros del banco el estado de cuentas más reciente o el saldo de fondos guardados que aparece en el último estado de cuentas de la sucursal _______________ 2. ¿Han sido debidamente aprobados los retiros de fondos ______ Comentarios:_____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Repaso de los procedimientos generales 1. ¿Se están siguiendo las instrucciones para la contabilidad de la congregación ______ 2. ¿Son exactos los registros y están anotados con letra clara ______ 3. ¿Están al día los registros ______ 4. ¿Son exactos los informes mensuales de las cuentas de la congregación Examine un mes ______ Comentarios:_____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Intervención hecha por: ____________________________________ Firma y nombre legible Revisada por: _____________________________________ Coordinador del cuerpo de ancianos firma y nombre legible Comentarios adicionales:

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