lapkehoach

K? NANG L?P K? HO?CH : 

K? NANG L?P K? HO?CH

1. Khái ni?m : 

2 1. Khái ni?m Ho?ch d?nh là m?t quá trình ?n d?nh nh?ng m?c tiêu và xác d?nh bi?n pháp t?t nh?t d? th?c hi?n nh?ng m?c tiêu dó. Nó liên h? v?i nh?ng phuong ti?n cung nhu v?i nh?ng m?c dích. T?t c? nh?ng ngu?i qu?n lý d?u làm công vi?c ho?ch d?nh.

2. Ý nghia : 

3 2. Ý nghia Tu duy có h? th?ng d? tiên li?u các tình hu?ng qu?n lý Ph?i h?p m?i ngu?n l?c c?a t? ch?c h?u hi?u hon. T?p trung vào các m?c tiêu và chính sách c?a t? ch?c. N?m v?ng các nhi?m v? co b?n c?a t? ch?c d? ph?i h?p v?i các qu?n lý viên khác. S?n sàng ?ng phó và d?i phó v?i nh?ng thay d?i c?a môi tru?ng bên ngoài Phát tri?n h?u hi?u các tiêu chu?n ki?m tra.

3. Làm th? nào xác d?nh công vi?c? : 

4 3. Làm th? nào xác d?nh công vi?c? Khi b?t d?u m?t công vi?c m?i, làm th? nào d? tri?n khai công vi?c dó hoàn h?o? N?u b?n không có phuong pháp d? xác d?nh d?y d? các y?u t?, b?n có th? b? sót nhi?u n?i dung công vi?c. Ðó chính là m?t l? h?ng trong ho?ch d?nh công vi?c

3. Làm th? nào xác d?nh công vi?c? : 

5 3. Làm th? nào xác d?nh công vi?c? PHUONG PHÁP XÁC Ð?NH N?I DUNG CÔNG VI?C 5WH2C5M Xác d?nh m?c tiêu, yêu c?u công vi?c 1W (why) Xác d?nh n?i dung công vi?c 1W (what) Xác d?nh 3W: where, when, who Xác d?nh cách th?c th?c hi?n 1H (how) Xác d?nh phuong pháp ki?m soát – 1C (control) Xác d?nh phuong pháp ki?m tra – 1C (check) Xác d?nh ngu?n l?c th?c hi?n 5M

3.1 Xác d?nh m?c tiêu yêu c?u : 

6 3.1 Xác d?nh m?c tiêu yêu c?u Khi ph?i làm m?t công vi?c, di?u d?u tiên mà b?n ph?i quan tâm là: T?i sao b?n ph?i làm công vi?c này? Nó có ý nghia nhu th? nào v?i t? ch?c, b? ph?n c?a b?n? H?y qu? n?u b?n không th?c hi?n chúng? Why (t?i sao?) là 1W trong 5W. Khi b?n th?c hi?n m?t công vi?c thì di?u d?u tiên b?n nên xem xét dó chíng là why v?i n?i dung nhu trên. Xác d?nh du?c yêu c?u, m?c tiêu giúp b?n luôn hu?ng tr?ng tâm các công vi?c vào m?c tiêu và dánh giá hi?u qu? cu?i cùng.

3.2 Xác d?nh n?i dung công vi?c : 

7 3.2 Xác d?nh n?i dung công vi?c 1W = what? N?i dung công vi?c dó là gi? Hãy ch? ra các bu?c dê th?c hi?n công vi?c du?c giao. B?n hãy ch?c r?ng, bu?c sau là khách hàng c?a bu?c công vi?c tru?c.

3.3 Xác d?nh 3W : 

8 3.3 Xác d?nh 3W Where: ? dâu, có th? bao g?m các câu h?i sau: Công vi?c dó th?c hi?n t?i dâu? Giao hàng t?i d?a di?m nào? Ki?m tra t?i b? ph?n nào? Testing nh?ng công do?n nào?...

3.3 Xác d?nh 3W : 

9 3.3 Xác d?nh 3W When: Công vi?c dó th?c hi?n khi nào, khi nào thì giao, khi nào k?t thúc… Ð? xác d?nh du?c th?i h?n ph?i làm công vi?c, b?n c?n xác d?nh du?c m?c d? kh?n c?p và m?c d? quan tr?ng c?a t?ng công vi?c. Có 4 lo?i công vi?c khác nhau: công vi?c quan tr?ng và kh?n c?p, công vi?c không quan tr?ng nhung kh?n c?p, công vi?c quan tr?ng nhung không kh?n c?p, công vi?c không quan tr?ng và không kh?n c?p. B?n ph?i th?c hi?n công vi?c quan tr?ng và kh?n c?p tru?c.

3.3 Xác d?nh 3W : 

10 3.3 Xác d?nh 3W Who: Ai, bao g?m các khía c?nh sau: Ai làm vi?c dó Ai ki?m tra Ai h? tr?. Ai ch?u trách nhi?m…

3.4 Xác d?nh phuong pháp 1h : 

11 3.4 Xác d?nh phuong pháp 1h H là how, nghia là nhu th? nào? Nó bao g?m các n?i dung: Tài li?u hu?ng d?n th?c hi?n là gì (cách th?c th?c hi?n t?ng công vi?c)? Tiêu chu?n là gì? N?u có máy móc thì cách th?c v?n hành nhu th? nào?

3.5 Xác d?nh phuong pháp ki?m soát : 

12 3.5 Xác d?nh phuong pháp ki?m soát Cách th?c ki?m soát (control) s? liên quan d?n: Công vi?c dó có d?c tính gì? Làm th? nào d? do lu?ng d?c tính dó? Ðo lu?ng b?ng d?ng c?, máy móc nhu th? nào? Có bao nhiêu di?m ki?m soát và di?m ki?m soát tr?ng y?u (xem chi ti?t qua tài li?u v? MBP – phuong pháp qu?n lý theo quá trình)

3.6 Xác d?nh phuong pháp ki?m tra : 

13 3.6 Xác d?nh phuong pháp ki?m tra Phuong pháp ki?m tra (check) liên quan d?n các n?i dung sau: Có nh?ng bu?c công vi?c nào c?n ph?i ki?m tra. Thông thu?ng thì có bao nhiêu công vi?c thì cung c?n s? lu?ng tuong t? các bu?c ph?i ki?m tra. T?n su?t ki?m tra nhu th? nào? Vi?c ki?m tra dó th?c hi?n 1 l?n hay thu?ng xuyên (n?u v?y thì bao lâu m?t l?n?). Ai ti?n hành ki?m tra?

3.6 Xác d?nh phuong pháp ki?m tra : 

14 3.6 Xác d?nh phuong pháp ki?m tra Nh?ng di?m ki?m tra nào là tr?ng y?u? Trong DN không th? có d?y d? các ngu?n l?c d? ti?n hành ki?m tra h?t t?t c? các công do?n, do v?y chúng ta ch? ti?n hành ki?m tra nh?ng di?m tr?ng y?u (quan tr?ng nh?t). Ði?m ki?m tra tr?ng y?u tuân theo nguyên t?c Pareto (20/80), t?c là nh?ng di?m ki?m tra này ch? chi?m 20 % s? lu?ng nhung chi?m d?n 80 % kh?i lu?ng sai sót.

3.7 Xác d?nh ngu?n l?c (5M) : 

15 3.7 Xác d?nh ngu?n l?c (5M) Nhi?u k? ho?ch thu?ng ch? chú tr?ng d?n công vi?c mà l?i không chú tr?ng d?n các ngu?n l?c, mà ch? có ngu?n l?c m?i d?m b?o cho k? ho?ch du?c kh? thi. Ngu?n l?c bao g?m các y?u t?: Man = ngu?n nhân l?c. Money = Ti?n b?c. Material = nguyên v?t li?u/h? th?ng cung ?ng. Machine = máy móc/công ngh?. Method = phuong pháp làm vi?c.

3.7 Xác d?nh ngu?n l?c (5M) : 

16 3.7 Xác d?nh ngu?n l?c (5M) Man, bao g?m các n?i dung: Nh?ng ai s? th?c hi?n công vi?c, h? có d? trình d?, kinh nghi?m, k? nang, ph?m ch?t, tính cách phù h?p? Ai h? tr?? Ai ki?m tra? N?u c?n ngu?n phòng ng?a thì có d? ngu?n l?c con ngu?i d? h? tr? không?

3.7 Xác d?nh ngu?n l?c (5M) : 

17 3.7 Xác d?nh ngu?n l?c (5M) Material = nguyên v?t li?u/h? th?ng cung ?ng, bao g?m các y?u t?: Xác d?nh tiêu chu?n NVL. Tiêu chu?n nhà cung ?ng. Xác d?nh phuong pháp giao hàng Th?i h?n giao hàng.

4. Phân lo?i : 

18 4. Phân lo?i 4.1 Ho?ch d?nh chi?n lu?c. 4.2 Ho?ch d?nh tác nghi?p. 4.3 Ho?ch d?nh d? án. 4.4 M?c tiêu. 4.5 Ho?ch d?nh nam. 4.6 Ho?ch d?nh tháng. 4.7 Ho?ch d?nh tu?n.

4.1 Ho?ch d?nh chi?n lu?c : 

19 4.1 Ho?ch d?nh chi?n lu?c Ð?c di?m Th?i h?n : vài nam Khuôn kh? : r?ng M?c tiêu : ít chi ti?t

4.1 Ho?ch d?nh chi?n lu?c (tt) : 

20 4.1 Ho?ch d?nh chi?n lu?c (tt) Quá trình co b?n c?a ho?ch d?nh chi?n lu?c Nh?n th?c du?c co h?i Xác d?nh các m?c tiêu Phát tri?n các ti?n d? Xác d?nh các phuong án l?a ch?n Ðánh giá các phuong án. L?a ch?n phuong án Ho?ch d?nh các k? ho?ch ph? tr? Lu?ng hóa b?ng ho?ch d?nh ngân qu?

4.1 Ho?ch d?nh chi?n lu?c (tt) : 

21 4.1 Ho?ch d?nh chi?n lu?c (tt) Ð?u ra c?a ho?ch d?nh chi?n lu?c: M?t b?n k? ho?ch kinh doanh K? ho?ch phát tri?n công ty.

4.2 Ho?ch d?nh tác nghi?p : 

22 4.2 Ho?ch d?nh tác nghi?p Ð?c di?m Th?i h?n : ngày, tu?n, tháng Khuôn kh? : h?p M?c tiêu : chi ti?t xác d?nh

4.2 Ho?ch d?nh tác nghi?p (tt) : 

23 4.2 Ho?ch d?nh tác nghi?p (tt) Ð?u ra c?a ho?ch d?nh tác nghi?p: H? th?ng tài li?u ho?t d?ng c?a t? ch?c nhu: Các lo?i s? tay, c?m nang. Quy trình ho?t d?ng Các quy d?nh Hu?ng d?n công vi?c Các bi?u m?u Các k? ho?ch th?c hi?n m?c tiêu, d? án ng?n h?n.

4.3 Ho?ch d?nh d? án : 

24 4.3 Ho?ch d?nh d? án Xác d?nh các yêu c?u c?a d? án. Xác d?nh các quy trình co b?n. Xác d?nh ngu?n l?c cung c?p cho d? án. Xây d?ng k? ho?ch th?c hi?n d? án theo so d? gantt

4.4 M?c tiêu: : 

25 4.4 M?c tiêu: (Ph?n này, b?n tham kh?o theo k? nang qu?n lý theo m?c tiêu) Phân lo?i m?c tiêu Ði?u ki?n c?a m?c tiêu L?p k? ho?ch th?c hi?n m?c tiêu:

4.4.1 Phân lo?i m?c tiêu : 

26 4.4.1 Phân lo?i m?c tiêu M?c tiêu c?p công ty, b? ph?n, cá nhân Theo Peter Drucker, m?c tiêu c?a công ty x?p t? ng?n h?n d?n dài h?n nhu sau: T?n t?i và tang tru?ng. L?i nhu?n Phân b? các ngu?n l?c và r?i ro Nang su?t Vi th? c?nh tranh Phát tri?n ngu?n l?c Phát tri?n công ngh? Trách nh?êm xã h?i.

4.4.2 Ði?u ki?n c?a m?c tiêu: : 

27 4.4.2 Ði?u ki?n c?a m?c tiêu: Ði?u ki?n c?a m?c tiêu ph?i d?m b?o yêu c?u c?a nguyên t?c SMART Specific - c? th?, d? hi?u Measurable – do lu?ng du?c Achievable – v?a s?c. Realistics – th?c t?. Timebound – có th?i h?n.

a/Specific - c? th?, d? hi?u : 

28 a/Specific - c? th?, d? hi?u Ch? tiêu ph?i c? th? vì nó d?nh hu?ng cho các ho?t d?ng trong tuong lai. Ð?ng nói m?c tiêu c?a b?n là d?n d?u th? tru?ng trong khi d?i th? dang chi?m 40 % th? ph?n. Hãy d?t m?c tiêu chi?m t?i thi?u 41% th? ph?n, t? dó b?n s? bi?t mình còn ph?i c? d?t bao nhiêu % n?a.

b/Measurable – do lu?ng du?c : 

29 b/Measurable – do lu?ng du?c Ch? tiêu này mà không do lu?ng du?c thì không bi?t có d?t du?c hay không? Ð?ng ghi: “ph?i tr? l?i thu c?a khách hàng ngay khi có th?”. Hãy yêu c?u nhân viên tr? l?i thu ngay trong ngày nh?n du?c.

c/Achievable – v?a s?c. : 

30 c/Achievable – v?a s?c. Ch? tiêu ph?i có tính thách th?c d? c? g?ng, nhung cung d?ng d?t ch? tiêu lo?i không th? d?t n?i. N?u b?n không có gi?ng ca tr?i phú thì d?ng d?t ch? tiêu tr? thành siêu sao. Gi? tr?ng lu?ng ? m?c lý tu?ng 45kg có th? v?a s?c hon.

d/Realistics – th?c t?. : 

31 d/Realistics – th?c t?. Ðây là tiêu chí do lu?ng s? cân b?ng gi?a kh? nang th?c hi?n so v?i ngu?n l?c c?a doanh nghi?p b?n (th?i gian, nhân s?, ti?n b?c..). Ð?ng d?t ch? tiêu gi?m 20 kg trong m?t tháng d? d?t tr?ng lu?ng lý tu?ng 45 kg trong vòng m?t tháng, nhu v?y là không th?c t?.

e/Timebound – có th?i h?n. : 

32 e/Timebound – có th?i h?n. M?i công vi?c ph?i có th?i h?n hoàn thành, n?u không nó s? b? trì hoãn. Th?i gian h?p lý giúp b?n v?a d?t du?c m?c tiêu l?i v?a du?ng s?c cho các m?c tiêu khác.

4.4.3 K? ho?ch th?c hi?n m?c tiêu (gantt) : 

33 4.4.3 K? ho?ch th?c hi?n m?c tiêu (gantt)

4.5 Ho?ch d?nh k? ho?ch nam : 

34 4.5 Ho?ch d?nh k? ho?ch nam Ngu?n thông tin t? d? l?p k? ho?ch nam bao g?m: T? chi?n lu?c c?a công ty. T? các d? án tham gia T? m?c tiêu c?a công ty và m?c tiêu b? ph?n do công ty giao. T? các nhi?m v? theo ch?c nang nhi?m v? b? ph?n.

4.5 Ho?ch d?nh k? ho?ch nam (tt) : 

35 4.5 Ho?ch d?nh k? ho?ch nam (tt) N?i dung c?a k? ho?ch công tác nam: N?i dung các m?c tiêu công vi?c. Th?i gian th?c hi?n. M?c d? quan tr?ng c?a các công viêc (d? giúp b? ph?n có th? d?t tr?ng tâm vào công tác nào và dánh giá công vi?c cu?i nam).

4.6 Ho?ch d?nh k? ho?ch tháng: : 

36 4.6 Ho?ch d?nh k? ho?ch tháng: Ngu?n thông tin l?p k? ho?ch tháng Các công vi?c trong k? ho?ch nam. Các công vi?c tháng tru?c còn t?n t?i. Các công vi?c m?i phát sinh do công ty giao.

N?i dung k? ho?ch tháng : 

37 N?i dung k? ho?ch tháng Các công vi?c quan tr?ng trong tháng Ph?n các công vi?c c? th? g?m: n?i dung công vi?c, th?i gian th?c hi?n, ngu?i th?c hi?n. Các công vi?c chua xác d?nh du?c l?ch (nhung ph?i làm trong tháng ho?c làm trong tháng sau).

4.7 Ho?ch d?nh k? ho?ch tu?n : 

38 4.7 Ho?ch d?nh k? ho?ch tu?n Ngu?n thông tin d? l?p k? ho?ch tu?n: Các công vi?c trong k? ho?ch tháng. Các công vi?c trong tu?n tru?c chua th?c hi?n xong Các công vi?c m?i phát sinh do công ty giao thêm.

4.7 Ho?ch d?nh k? ho?ch tu?n : 

39 4.7 Ho?ch d?nh k? ho?ch tu?n N?I DUNG B?N K? HO?CH TU?N Các công vi?c quan tr?ng trong tu?n Ph?n các công vi?c c? th? g?m: n?i dung công vi?c, th?i gian th?c hi?n, ngu?i th?c hi?n, ghi chú (yêu c?u k?t qu?). Các công vi?c chua xác d?nh du?c l?ch (nhung ph?i làm trong tu?n ho?c làm trong tu?n sau).