DHcuochop

ÑIEÀU HAØNH MOÄT CUOÄC HOÏP : 

ÑIEÀU HAØNH MOÄT CUOÄC HOÏP

Noäi dung chính : 

Noäi dung chính Taïi sao phaûi ñieàu haønh moät cuoäc hoïp? Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp Caùc kieåu hoïp Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp Ñònh nghóa muïc tieâu Con ngöôøi Baøi thuyeát trình Chuû toïa Ñieàu haønh cuoäc hoïp Thôøi gian trình baøy Keát thuùc cuoäc hoïp

Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp? : 

Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp? Caùc cuoäc hoïp laø laõng phí thôøi gian quyù baùu vaø tieàn. Caùc cuoäc hoïp laø ñaày daãy caùc vaán ñeà, tranh caõi, maâu thuaån vaø neáu coù chæ laø moät ít söï ñoàng thuaän vaø giaûi phaùp. Caùc giaûi phaùp cho caùc vöôùng maéc trong theá giôùi thöïc ñöôïc tìm thaáy xuyeân qua cuoäc hoïp vaø thaûo luaän nhoùm Moät cuoäc hoïp vaãn toát hôn laø ñieän thoaïi, maùy fax, hoäi nghò baèng video, maùy vi tính, caùc saûn phaåm khaùc cuûa coâng ngheä thoâng tin hoaëc caùc caù nhaân laøm vieäc moät mình

Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp? : 

Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp? Nh?ng cu?c h?p dóng vai trò r?t quan tr?ng, vì dó là nõi mà b?u không khí và van hoá c?a t? ch?c d??c duy trì, là m?t trong nh?ng cách th?c d? các t? ch?c nói v?i d?i ngu nhân viên c?a mình r?ng: “B?n là m?t thành viên c?a t?p th?” N?u b?n t? ch?c nh?ng cu?c h?p bu?n t?, y?u kém mà l?i kéo dài lê thê, thì các nhân viên s? b?t d?u tin r?ng mình dang làm vi?c cho m?t công ty t? nh?t, kém c?i và không bi?t quý tr?ng th?i gian

Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp : 

Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp Söï hình thaønh nhoùm Chia seõ kieán thöùc, kinh nghieäm, söï ñaùnh giaù,vaø caùc truyeàn thoáng daân gian Coâng vieäc taäp theå vaø söï ñoùng goùp caù nhaân Ra caùc quyeát ñònh quyeát ñoaùn vaø cam keát Tranh ñaáu Ñöùc tính cuûa laõnh ñaïo vaø nhoùm/ coâng vieäc nhoùm

Caùc kieåu hoïp : 

Caùc kieåu hoïp Hoäi nghò Hoäi ñoàng Uûy ban Thöôøng xuyeân Ñieàu ñình, thoûa thuaän Ñoäng vieân Ra quyeát ñònh Haøng ngaøy Haøng tuaàn hoaëc haøng thaùng Baát thöôøng, khoâng thöôøng xuyeânhoaëc keá hoaïch ñaëc bieät

Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp : 

Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp “Caùc quan heä maät thieát gì ñeå naém chaéc vaø naém vöõng cuoäc hoïp ....” “Sau khi hoïp xong, coù baát kyø tieâu chuaån naøo hoaëc cô cheá ñeå xaùc ñònh coù hay chaêng cuoäc hoïp laø thaønh khoâng hoaëc thaát baïi...”

Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp : 

Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp Xác d?nh rõ nh?ng m?c tiêu và k?t qu? mong d?i. B?n c?n bi?t chính xác mình dang c? g?ng d?t du?c di?u gì thông qua cu?c h?p. Xác d?nh xem li?u nh?ng ho?t d?ng khác có th? s? phù h?p hõn không, hay nh?t thi?t ph?i t? ch?c các cu?c h?p bàn. Ðã có không ít cu?c h?p vô b? du?c tri?u t?p, trong khi ch? m?t vài cu?c di?n tho?i, trao d?i email, hay g?p g? tr?c ti?p s? hi?u qu? hõn r?t nhi?u.

Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp : 

Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp Xác d?nh các ch? d? tr?ng tâm và hình th?c th?o lu?n t?t nh?t c?a m?i cá nhân. B?n c?n hi?u rõ mình mu?n d?t du?c di?u gì thông qua nh?ng th?o lu?n này. U?c lu?ng th?i gian cho cu?c h?p. Nh?ng ngu?i tham gia c?n bi?t th?i lu?ng cu?c h?p d? lên k? ho?ch công vi?c cho phù h?p.

L?ch trình cu?c h?p m?t cách chi ti?t và c? th?: : 

L?ch trình cu?c h?p m?t cách chi ti?t và c? th?: Tuyên b? th?i di?m b?t d?u và th?i di?m k?t thúc. Th?i gian là vàng b?c … hãy lên k? ho?ch m?t cách sáng su?t! Xác d?nh d?a di?m t? ch?c cu?c h?p. Lên danh sách nh?ng ngu?i tham d? và khách m?i.

L?ch trình cu?c h?p m?t cách chi ti?t và c? th?: : 

L?ch trình cu?c h?p m?t cách chi ti?t và c? th?: Th?ng kê vai trò c?a nh?ng ngu?i tham gia cu?c h?p và nh?ng di?u b?n mong d?i ? h?. Vi?c này “b?t bu?c” nh?ng ngu?i tham d? thu th?p t?t c? nh?ng thông tin có liên quan mà h? c?n mang t?i cu?c h?p. Chu?n b? cho nh?ng cu?c th?o lu?n du?c di?n ra m?t cách có t? ch?c, phù h?p v?i m?c tiêu, ch? d? và d?nh hu?ng chung c?a cu?c h?p. G?i tru?c l?ch trình cho nh?ng ngu?i tham d? d? h? có th?i gian lên k? ho?ch và chu?n b? cho cu?c h?p.

Phân công ngu?i ghi chép (l?p biên b?n cu?c h?p) : 

Phân công ngu?i ghi chép (l?p biên b?n cu?c h?p) Nh?ng ai dã có m?t. Nh?ng v?n d? nào c?n du?c th?o lu?n. Nh?ng quy?t d?nh ch? ch?t nào c?n hu?ng t?i. Các bu?c ti?p theo (hành d?ng c? th?): Nh?ng ai ph?i hoàn thành nhi?m v? d?t ra – lên danh sách các t?p th? và các thành viên bên ngoài. Ngày b?t d?u và ngày k?t thúc nhi?m v?. Nh?ng vi?c h? c?n hoàn thành chính xác là gì.

Ñònh nghóa muïc tieâu : 

Ñònh nghóa muïc tieâu Cung caáp thoâng tin - Deå hieåu Coù caáu truùc- nguyeân thuûy Caùc traùch nhieäm thi haønh Boä khung phaùp lyù

Con ngöôøi : 

Con ngöôøi Toái öu hoùa soá ngöôøi tham döï cuoäc hoïp. Keá hoaïch sô boä cuûa cuoäc hoïp vaø thaûo luaän vôùi caùc thaønh vieân chuû choát tröôùc cuoäc hoïp.

Vaên kieän : 

Vaên kieän Taøi lieäu quan troïng nhaát trong moät cuoäc hoïp laø chöông trình nghò söï vì vaäy haõy chuaån bò noù thaät caån thaän. Phaân loaïi chuùng caån thaän: caùi naøo cho thoâng tin, caùi naøo cho thaûo luaän, hoaëc caùi naøo cho quyeát ñònh ñeå maø söï quan troïng vaø thôøi gian ñaõ ñöôïc yeâu caàu, coù theå ñöôïc tieán haønh treân moãi loaïi

Chuû toïa : 

Chuû toïa Baïn laø “xeáp”, ñieàu ñoù ñuùng nhöng ñöøng quaù nhaán maïnh vaøo ñieàu ñoù khi ñieàu haønh moät cuoäc hoïp Laéng nghe, vaø khoâng noùi maõi cho ñeán khi naøo baïn thaáy laø caàn thieát. Vai troø cuûa baïn laø hoå trôï nhoùm ñeå ñi ñeán moät keát luaän toát nhaát coù theå hoaëc quyeát ñònh trong moät caùch coù hieäu quaû nhaát vaø daãn ñeán moät quyeát ñònh chaáp nhaän ñöôïc hoaëc moät quyeát ñònh maø ñöôïc hieåu vaø ñöôïc chaáp nhaän bôûi ña soá.

B?t d?u cu?c h?p : 

B?t d?u cu?c h?p Truy?n d?t m?c tiêu và k?t qu? mong mu?n t?i t?t c? nh?ng ngu?i tham d? cu?c h?p. Làm rõ nh?ng cách th?c tham gia và giao ti?p trong cu?c h?p mà b?n mong mu?n. Ð?t ra nh?ng nguyên t?c cõ b?n (Tiêu chu?n): Khi nào cu?c h?p d?ng l?i và k?t thúc. Các thành viên s? du?c nghe bàn th?o nhu th? nào. Các mâu thu?n, xung d?t s? du?c gi?i quy?t nhu th? nào. Mong d?i nh?ng gì ? m?i thành viên. Nh?ng ch? d? ch? du?c luu hành n?i b?. Hãy th? hi?n r?ng b?n th?c s? dánh giá cao các u ki?n, nh?n d?nh và ch?t v?n c?a m?i ngu?i.

D?n d?t cu?c h?p : 

D?n d?t cu?c h?p Dành th?i gian d? trò chuy?n và nghe m?i ngu?i nói, d?ng th?i chia s? v?i h? nh?ng câu chuy?n dó. Làm rõ và di?n gi?i c?n th?n nh?ng u ki?n then ch?t. Ð? ngh? m?i ngu?i dua ra quan di?m c?a mình, b?o v? nh?ng u tu?ng m?i. S? d?ng nh?ng “k? nang d?ng não” (brainstorming techniques). Ghi l?i nh?ng u tu?ng và luu u trên m?t bi?u d? minh ho?:

D?n d?t cu?c h?p : 

D?n d?t cu?c h?p S? d?ng các màu sáng và ch? in d?m. S? d?ng hình ?nh cùng các câu ch?. S? d?ng các d?u hoa th? (*) d? nh?n m?nh các di?m them ch?t. S? d?ng không quá 7 t? trên m?t dòng và 7 dòng trên m?t bi?u d?. Ðang t?i t?t c? các bi?u d? d? m?i ngu?i có th? d? dàng tham kh?o khi c?n thi?t. Vào cu?i cu?c h?p, chuy?n các bi?u d? này t?i ngu?i thu ku ghi chép d? sau dó dua chúng vào biên b?n cu?c h?p.

D?n d?t cu?c h?p : 

D?n d?t cu?c h?p Ðua ra nh?ng câu h?i m? nh?m khuy?n khích s? dóng góp u ki?n c?a m?i ngu?i. Hu?ng s? t?p trung vào u tu?ng, quan di?m, ch? không ph?i vào nh?ng con ngu?i. ?n d?nh nh?ng bu?c ti?p theo trong th?i gian di?n ra cu?c h?p và d?m b?o r?ng nh?ng hành d?ng này d?u du?c phân công m?t cách c? th?. Bám sát ch? d? c?a cu?c h?p dã d? ra trong l?ch trình. Ð?ng quá l?ch hu?ng kh?i nh?ng ch? d? dã d?nh hay làm cho nó tr? nên r?i r?m. L?ch trình cu?c h?p x?ng dáng d? du?c th?c hi?n m?t cách nghiêm túc … nhung d?ng d?p t?t s? sáng t?o hay làm t?n thuõng d?n nh?ng ngu?i tham d? cu?c h?p dang di l?ch hu?ng

Duy trì tr?ng tâm và ti?n tri?n c?a cu?c h?p : 

Duy trì tr?ng tâm và ti?n tri?n c?a cu?c h?p Thu nh?n nh?ng thông tin và d? li?u t? cu?c h?p. Ð?m b?o r?ng t?t c? m?i ngu?i d?u dã du?c nghe và bi?t nh?ng thông tin dó. Ð? m?i ngu?i tham d? th?c thi n?i dung cu?c h?p, b?n ch? là ngu?i d?n d?t ti?n trình mà thôi. Bi?u l? s? c?m kích và ?ng h? nh?ng dóng góp mang tính xây d?ng c?a m?i ngu?i. S? d?ng l?ch trình d? d?m b?o cu?c h?p ti?n tri?n theo dúng k? ho?ch.

Duy trì tr?ng tâm và ti?n tri?n c?a cu?c h?p : 

Duy trì tr?ng tâm và ti?n tri?n c?a cu?c h?p Ði?u ch?nh nh?p d? c?a cu?c h?p: d?y nhanh, ch?m l?i, t?m ngung, thay d?i hu?ng ti?n tri?n. Ð? m?i ngu?i bi?t r?ng h? dang ? giai do?n nào trong l?ch trình cu?c h?p dã d?nh. Sõ k?t d?nh k? nh?ng di?m ch? ch?t và d? m?i ngu?i thông qua. Giúp d? m?i ngu?i d?t du?c s? d?ng thu?n và tìm k?t lu?n.

Chuû toïa : 

Chuû toïa Baïn neân chænh lyù chöông trình nghò söï vaø ñaûm baûo raèng thôøi gian laø khoâng bò laõng phí vôùi töøng noäi dung hoïp hoaëc caùc tieâu chuaån khaùc khoáng cheá thôøi gian thaûo luaän hoaëc khoâng cho pheùp caùc phaùt bieåu daøi. Ñaûm baûo raèng taát caû ñöôïc cung caáp quyeàn nhö nhau ñeå noùi

Ñieàu haønh cuoäc hoïp : 

Ñieàu haønh cuoäc hoïp Ñaûm baûo raèng taát caû thaønh vieân hieåu raèng taïi luùc baét ñaàu noäi dung naøo laø ñöôïc thaûo luaän, vaán ñeà caàn giaûi quyeát vaø caùc muïc tieâu caàn phaûi ñaït ñöôïc cuûa cuoäc hoïp Laéng nghe caån thaän vaø duy trì cuoäc hoïp taäp trung veà caùc muïc tieâu cuûa noù. Ñôn giaûn hoùa taát caû nhöõng phöùc taïp söû duïng caùc toùm taét vaø toång keát. Ngaên chaën caùc hieåu laàm vaø söï mô hoà vaø coá gaéng duy trì söï trong saùng trong caùc buoåi thaûo luaän

Ñieàu haønh cuoäc hoïp : 

Ñieàu haønh cuoäc hoïp Keát thuùc caùc thaûo luaän daøi tröôùc khi quaù muoän. Coá gaéng ñeå ñaït ñöôïc söï maõn nguyeän laãn nhau nhöng khoâng laõng phí toaøn boä thôøi gian cuûa baïn vaøo caùc noäi dung ñôn leû Taïi cuoái cuûa moãi noäi dung trong chöông trình hoïp, toång keát caùi gì ñaõ ñöôïc thaûo luaän vaø caùi gì ñaït ñöôïc söï ñoàng thuaän.

LOAFS vôùi caùc lôøi pheâ bình : 

LOAFS vôùi caùc lôøi pheâ bình Ñieàu ñoù giaûi thích taïi sao chuùng ta coù hai tai, hai maét vaø chæ coù moät mieäng Laéng nghe noù (Listen to) Quan saùt (Observe) Chaáp nhaän (Accept) Chòu ñöïng noù (Feel) Ngaäm mieäng (Shut-Up)

Thôøi gian trình baøy : 

Thôøi gian trình baøy Muïc tieâu cuûa baïn laø ñaûm baûo coâng baèng vaø cô hoäi bình ñaúng cho moïi thaønh vieân tham gia phaùt bieåu. “Beû gaõy söï im laëng”, ñaëc bieät laø khi caùc thaønh vieân laø quaù nhuùt nhaùt hoaëc thuø ñòch. Khoâng cho pheùp “ngöôøi cuõ” laøm haïi “ngöôøi môùi”. Haõy nhôù raèng taát caû laø bình ñaúng. Khuyeán khích yù kieán toát xuyeân qua söï xung ñoät giöõa caùc yù töôûng, nhöng caàn traùnh vaø khoâng cho pheùp caùc maâu thuaån caù nhaân

Thôøi gian trình baøy : 

Thôøi gian trình baøy Caån thaän vôùi nhöõng phaûn aùnh ñaõ ñeà nghò maø loaïi tröø nhau, cheøn eùp nhau. Tuy nhieân cuõng coù nhöõng ñeà nghò maø chöùa ñöïng nhöõng maàm moáng cho thaønh coâng cuûa töông lai. Khuyeán khích ‘ngöôøi môùi” noùi tröôùc vaø sau ñoù laø “ngöôøi cuõ” Keát thuùc vôùi moät lôøi phaùt bieåu tích cöïc

Keát thuùc cuoäc hoïp : 

Keát thuùc cuoäc hoïp Giúp d? t?p th? quy?t d?nh nh?ng bu?c ti?p theo. Xem xét l?i nh?ng bu?c di ti?p theo dã du?c ?n d?nh, d?m b?o r?ng m?i ngu?i d?u bi?t rõ nhi?m v? c?a mình. Hãy ch?c ch?n r?ng m?i ngu?i dang chuy?n t? “bàn b?c” sang “hành d?ng”. ? ph?n k?t lu?n, hãy t?ng k?t l?i nh?ng gì t?p th? dã làm du?c. L?ch s? c?m õn s? tham gia và dóng góp c?a m?i ngu?i trong cu?c h?p

Keát thuùc cuoäc hoïp : 

Keát thuùc cuoäc hoïp Noäi dung toái thieåu cô baûn cuûa bieân baûn cuoäc hoïp: Thôøi gian, ngaøy, nôi hoïp vaø chuû toaï cuoäc hoïp Teân cuûa taát caû thaønh vieân döï hoïp vaø thaønh vieân vaéng maët (cuøng vôùi lyù do vaéng maët). Toaøn boä caùc noäi dung thaûo luaän, ra quyeát ñònh, traùch nhieäm caù nhaân cho caùc nhieäm vuï ñöôïc phaân coâng. Thôøi ñieåm keát thuùc hoïp Thôøi gian, ngaøy, nôi choán cho laàn hoïp keá. Taøi nguyeân toát nhaát cuaû tö lieäu vaø kyù öùc cuûa moät cuoäc hoïp laø bieân baûn cuoäc hoïp, vì theá haõy duøng moät ít thôøi gian cuûa baïn ñeå ñaûm baûo raèng chuùng ñaõ ñöôïc soaïn thaûo thích hôïp.

Nh?ng hành d?ng ti?p theo : 

Nh?ng hành d?ng ti?p theo Ðánh giá v? cu?c h?p: Nh?ng gì dã làm du?c? Nh?ng gì chua làm du?c? Nh?ng gì c?n c?i thi?n trong nh?ng l?n ti?p theo? Chu?n b? nh?ng vi?c “h?u- bàn b?c” sau khi cu?c h?p k?t thúc. Trên cõ s? biên b?n cu?c h?p và c?m nh?n c?a chính mình, b?n hãy so?n ra m?t van b?n miêu t? d?y d? và rõ ràng v? cu?c h?p và d?ng quên dua vào nh?ng l?i bình lu?n, câu h?i, phê phán, và phân tích theo chi?u sâu d? nâng cao ch?t lu?ng c?a van b?n. G?i van b?n này t?i t?t c? nh?ng ngu?i tham gia cu?c h?p, cung nhu t?i nh?ng nhân v?t quan tr?ng khác trong t? ch?c. Giám sát ti?n trình th?c hi?n các bu?c di ti?p theo.

Saún saøng ñeå vaän haønh moät cuoäc hoïp : 

Saún saøng ñeå vaän haønh moät cuoäc hoïp