congviec

Slide 1: 

1 K? nang t? ch?c công vi?c

Slide 2: 

2 L?i gi?i thi?u

I/ KHÁI NI?M : 

3 I/ KHÁI NI?M N?u ph?i làm m?t chi?c xe máy, b?n có hình dung vi?c b?n ph?i làm nhu th? nào? Ho?ch d?nh là xác d?nh chi?c máy có hình dáng nhu th? nào, uu di?m, cách v?n hành… T? ch?c là quá trình mua NVL, l?p ráp, s?p x?p máy móc. Lãnh d?o là vi?c hu?ng d?n t?p xe, cách thao tác xe, v?n hành xe.. Ki?m tra là d?m b?o vi?c b?o trì, h?ng hóc c?a xe.

1. Khái ni?m : 

4 1. Khái ni?m Theo nghia r?ng: t? ch?c là quá trình xác d?nh nh?ng công vi?c c?n ph?i làm và phân công cho các don v? cá nhân d?m nh?n các công vi?c dó, t?o ra m?i quan h? ngang d?c trong n?i b? DN. Theo nghia h?p: t? ch?c là vi?c s?p x?p các công vi?c du?c giao. Trong tài li?u này, t? ch?c du?c hi?u là k?t h?p c? hai d?nh nghia trên, trong dó nh?n m?nh t? ch?c công vi?c cá nhân.

2. M?c dích : 

5 2. M?c dích Khi nghiên c?u tài li?u này, s? giúp b?n: T? ch?c công vi?c du?c giao. T? ch?c m?ng lu?i công vi?c. S?p x?p h? so. S?p x?p v? trí làm vi?c. Xác d?nh th? t? uu tiên công vi?c. S?p x?p k? ho?ch công vi?c ng?n h?n…

II/ T? CH?C CÔNG VI?C B? PH?N : 

6 II/ T? CH?C CÔNG VI?C B? PH?N Xác d?nh ch?c nang, nhi?m v? Ð?nh biên nhân s? Xác d?nh b?n mô t? công vi?c S?p x?p công vi?c cho NV.

1. Xác d?nh ch?c nang nhi?m v? : 

7 1. Xác d?nh ch?c nang nhi?m v? 1.1 Xác d?nh ch?c nang: Nhi?u công ty nh?m l?n gi?a khái nhi?m ch?c nang và nhi?m v?. Ch?c nang có th? du?c hi?u là nh?ng nhi?m v? l?n nh?t c?a m?t b? ph?n. Ch?c nang có th? hi?u là nh?ng s?n ph?m/d?ch v? mà b? ph?n c?a b?n cung c?p. Khi hi?u theo khái ni?m khách hàng n?i b?, b? ph?n c?a b?n s? ph?i cung c?p các s?n ph?m…cho b? ph?n ti?p theo. S?n ph?m..dó là gì? Ðó chính là ch?c nang c?a b?n.

1.2 Xác d?nh quy trình : 

8 1.2 Xác d?nh quy trình T? nh?ng ch?c nang dó, b?n d?t câu h?i: làm th? nào d? th?c hi?n du?c nó. Ví d?: b?n có ch?c nang ph?i tuy?n nhân s? cho công ty, v?y làm th? nào d? tuy?n d?ng: b?n có câu tr? l?i là quy trình tuy?n d?ng là gì? M?i bu?c trong quy trình dó, b?n hãy d?t câu h?i theo phuong pháp 5W1H.

1.2 Xác d?nh quy trình : 

9 1.2 Xác d?nh quy trình PHUONG PHÁP 5W1H Who: Ai làm vi?c dó. Where: Làm vi?c dó ? dâu. When: Làm vi?c dó khi nào? How: Làm b?ng cách nào? Ghi chú: b?n không c?n tr? l?i: what (là cái gì) và why: t?i sao?

1.2 Xác d?nh quy trình : 

10 1.2 Xác d?nh quy trình LÀM GÌ V?I HOW? B?n c?n chú ý k? hon v?i HOW, có th? m? r?ng ý nghia c?a nó là: B?ng cách nào? V?i câu h?i này b?n xây d?ng các hu?ng d?n công vi?c hay hu?ng d?n v?n hành cho máy móc.. Ðo lu?ng nhu th? nào? B?n hãy xây d?ng tiêu chu?n cho t?ng công vi?c trong quy trình.

2. Ð?nh biên công vi?c. : 

11 2. Ð?nh biên công vi?c. Bây gi? b?n hãy l?p m?t list các công vi?c mà b? ph?n b?n ph?i th?c hi?n. Hãy nh? là li?t kê c? các công vi?c c?a qu?n lý, nhu ho?ch d?nh – t? ch?c – lãnh d?o – ki?m tra. Hãy u?c lu?ng th?i gian th?c hi?n cho t?ng công vi?c dó trong m?t nam T?ng c?ng th?i gian và chia cho s? ngày làm vi?c trong nam. B?n s? bi?t mình c?n bao nhiêu ngu?i.

2. Ð?nh biên công vi?c (tt) : 

12 2. Ð?nh biên công vi?c (tt) Hãy nhóm các công vi?c có cùng tính ch?t vào m?t ch?c danh công vi?c. Ð?m b?o r?ng t?ng s? th?i gian phù h?p v?i t?ng s? th?i gian c?a m?i ch?c danh. Luu ý c?ng thêm 10% th?i gian cho m?i ch?c danh. Ði?u này giúp b?n t?o s?c ép cho nhân viên và di?u ch?nh s? lu?ng công vi?c co giãn sau này.

3. L?p các b?n mô t? công vi?c: : 

13 3. L?p các b?n mô t? công vi?c: Bây gi? thì b?n hãy l?p b?n mô t? công vi?c cho t?ng ch?c danh. B?n mô t? công vi?c g?m các n?i dung: thông tin v? công vi?c (mã s?, ch?c danh, b? ph?n, ngu?i qu?n lý tr?c ti?p), m?c tiêu – yêu c?u công vi?c, nhi?m v?, quy?n h?n, các m?i quan h?, tiêu chu?n công vi?c, di?u ki?n làm vi?c. Lên so d? t? ch?c b? ph?n.

4. S?p x?p công vi?c cho NV : 

14 4. S?p x?p công vi?c cho NV Công vi?c c?a nhân viên g?m các công vi?c thu?ng xuyên và công vi?c không thu?ng xuyên. Công vi?c thu?ng xuyên là các công vi?c l?p l?i, dã du?c ghi nh?n trong b?n mô t? công vi?c. Công vi?c thu?ng xuyên ph?i có tính l?p l?i. Công vi?c không thu?ng xuyên do b?n giao cho nhân viên th?c hi?n.

4. S?p x?p công vi?c cho NV (tt) : 

15 4. S?p x?p công vi?c cho NV (tt) Ð?i v?i công vi?c thu?ng xuyên: Hãy d?m b?o là trong quy trình c?a b?n dã có d?y d? các tài li?u hu?ng d?n cho nhân viên th?c hi?n, bao g?m: Cách th?c th?c hi?n (how). Ngu?n l?c d? th?c hi?n (5M). T?n su?t th?c hi?n. T?t hon h?t, hãy yêu c?u NV v?n ghi n?i dung công vi?c thu?ng xuyên vào k? ho?ch làm vi?c tu?n c?a h?.

4. S?p x?p công vi?c cho NV (tt) : 

16 4. S?p x?p công vi?c cho NV (tt) Công vi?c không thu?ng xuyên Hãy th? hi?n n?i dung giao vi?c cho nhân viên b?ng s? giao vi?c. Giái thích cho nhân viên v? lý do th?c hi?n công vi?c (why). Gi?i thích các yêu c?u, m?c tiêu, th?i h?n (when) c?a công ty. Gi?i thích phuong pháp th?c hi?n (how).

4. S?p x?p công vi?c cho NV (tt) : 

17 4. S?p x?p công vi?c cho NV (tt) Khi phát sinh công vi?c thu?ng xuyên, b?n hãy luu ý Xác d?nh công vi?c dó có l?p l?i trong tuong lai hay không? Tru?ng h?p nó l?p l?i, hãy thi?t l?p m?t s? tài li?u d? hu?ng d?n cho NV khi nó xu?t hi?n trong tuong lai. Nhu v?y, b?n dã chuy?n công vi?c không thu?ng xuyên thành công vi?c thu?ng xuyên.

Tài li?u thao kh?o : 

18 Tài li?u thao kh?o K? nang qu?n lý theo quá trình. K? nang giao vi?c – u? quy?n

III/ T? CH?C CÔNG VI?C CÁ NHÂN : 

19 III/ T? CH?C CÔNG VI?C CÁ NHÂN S?p x?p công vi?c theo th? t? uu tiên S?p x?p h? so S?p x?p noi làm vi?c Qu?n lý thông tin L?p k? ho?ch công vi?c

1.S?p x?p công vi?c theo th? t? uu tiên : 

20 1.S?p x?p công vi?c theo th? t? uu tiên 1.1 Phân lo?i công vi?c Theo m?c d? quan tr?ng: "Vi?c l?n" là nh?ng vi?c quan tr?ng (liên quan t?i m?t s? ti?n l?n ho?c s? an nguy c?a doanh nghi?p); còn "vi?c nh?" thì ngu?c l?i. Theo m?c d? kh?n c?p: vi?c kh?n c?p và vi?c không kh?n c?p. Theo tân su?t: Vi?c thu?ng xuyên và vi?c không thu?ng xuyên (s? v?).

1.1 Phân lo?i công vi?c (tt) : 

21 1.1 Phân lo?i công vi?c (tt) V?i công vi?c có tính ch?t thu?ng xuyên. Là các công vi?c l?p l?i theo m?t chu k? nh?t d?nh. B?n c?n luu ý l?i: T?n su?t th?c hi?n? Ngu?i th?c hi?n? Ðua vào quy trình hay b?n mô t? công vi?c? Ð?t xu?t ho?c không ?n d?nh. C?n ph?i xem xét xem có th? chuy?n v? công vi?c thu?ng xuyên hay không? Ngu?i làm vi?c không hi?u qu? khi kh?i lu?ng công vi?c s? v? chi?m trên 50 %.

1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên : 

22 1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên Quan tr?ng và kh?n c?p. Ð?i v?i công vi?c này, b?n ph?i th?c hi?n ngay. Ví d?: N?u không thanh toán cho khách hàng ngay trong tu?n này s? b? c?t h?p d?ng mua v?t li?u cho công trình s?p thi công. N?u không quy?t d?nh giá nhanh trong sáng nay s? b? d?i th? cu?p m?t h?p d?ng...

1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên (tt) : 

23 1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên (tt) Quan tr?ng nhung không kh?n c?p. Ví d?: Gi? gìn s?c kh?e, không hút thu?c nhi?u ho?c th?c quá khuya, gi? quan h? t?t d?p và b?n ch?c v?i khách hàng và nhà cung c?p, ki?n toàn l?i b? máy doanh nghi?p... Kh?n c?p nhung không quan tr?ng. Ví d?: M?t khách hàng ti?m nang v?a m?i quen yêu c?u tr? l?i ngay l?p t?c m?t v?n d? c?n th?i gian chu?n b? lâu dài ho?c buu di?n yêu c?u dóng cu?c di?n tho?i di d?ng ngay n?u không mai s? c?t chi?u g?i di.

1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên (tt) : 

24 1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên (tt) Các công vi?c này có th? t? uu tiên th? hai sau công vi?c quan tr?ng và kh?n c?p. Ð?i v?i hai lo?i công vi?c này, b?n có th? th?c hi?n song song. Vi?c th?c hi?n công vi?c nào tru?c còn tùy thu?c vào: Th?i h?n gi?i quy?t v?n d?. Hãy tách công vi?c chính thành nhi?u công vi?c khác nhau, trên co s? dó, b?n có th? xác d?nh l?ch cho t?ng công vi?c.

1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên (tt) : 

25 1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên (tt) Không kh?n c?p và không quan tr?ng. Chu?n b? công vi?c cho cu?i tu?n sau h?p phòng. Ði u?ng bia v?i b?n bè Mua m?t b? veste m?i Ð?i di?n tho?i di d?ng... Ðánh ti?c là nhi?u nhà qu?n lý l?i m?t quá nhì?u th?i gian vào nh?ng công vi?c không quan tr?ng.

1.3 Luu d? th?i gian : 

26 1.3 Luu d? th?i gian C B A

1.3 Luu d? th?i gian (tt) : 

27 1.3 Luu d? th?i gian (tt) Trên so d? g?m hai tr?c, tr?c hoành là m?c d? quan tr?ng c?a công vi?c, tr?c tung là m?c d? kh?n c?p. Trong ba công vi?c, d? nh?n th?y công vi?c A ph?i làm d?u tiên và công vi?c C làm cu?i cùng.

2. S?p x?p h? so: : 

28 2. S?p x?p h? so: B?N ÐÃ G?P TÌNH HU?NG NÀY CHUA? B?n dã bao gi? m?t hàng gi? d?ng h? d? tìm ki?m l?i h? so c?a mình? S?p mu?n nh?n du?c h? so XYZ ngay, b?n có th? t? tin là b?t k? h? so nào ông ?y mu?n, b?n có th? cung c?p trong vòng 5 phút? M?t nhân viên có ngu?i nhà b? tai n?n xe, anh ta không di làm du?c, c? phòng b?n nháo nhào tìm h? so c?a NV ?y theo yêu c?u c?a khách hàng?

2. S?p x?p h? so (tt): : 

29 2. S?p x?p h? so (tt): M?t NV ngh? vi?c, anh ta ch?ng làm don gì c?, bây gi? b?n không bi?t h? so c?a anh ta th? nào… B?n dã bao gi? roi vào nh?ng tình hu?ng ?y chua? N?u có, có l? b?n dã chua t? ch?c du?c m?t h? th?ng qu?n lý h? so hi?u qu?.

2.1 Qu?n lý h? so gi?y : 

30 2.1 Qu?n lý h? so gi?y B?n nên l?p m?t danh m?c t?t c? các lo?i h? so gi?y và máy tính c?a m?i nhân viên (tham kh?o trang bên). Danh m?c h? so c?a m?i NV và danh m?c h? so c?a b?n chính là h? so toàn b? ph?n c?a b?n d?y. Khi NV l?p xong cua h?, hãy ki?m tra l?i danh m?c h? so c?a h?, và ký tên duy?t danh m?c này. Hãy t? ch?c 1 tháng ho?c 1 tháng 2 l?n, b?n yêu c?u NV c?p nh?t h? so vào danh m?c.

Danh m?c h? so : 

31 Danh m?c h? so

2.2 Qu?n lý h? so máy, CD… : 

32 2.2 Qu?n lý h? so máy, CD… Cách qu?n lý h? so thông thu?ng là l?p theo các c?p folder khác nhau. Nên có m?c input d? qu?n lý các thông tin d?u vào. Ðây là ph?n ch?c d?ng các thông tin nhung chua x? lý. Ph?n thùng rác (không ph?i là m?c Recycle c?a máy tính) d? luu các thông tin c?n xoá, ch? xoá các thông tin này sau 3 tháng.

2.2 Qu?n lý h? so máy, CD… : 

33 2.2 Qu?n lý h? so máy, CD… Hãy dua ra m?t quy d?nh hu?ng d?n cho t?t c? NV làm gi?ng nhau: Input Output. Quy d?nh backup d? li?u. Quy d?nh sao luu d? li?u d?nh k?. Quy d?nh quét virus d?nh k?. Quy d?nh th?i gian ki?m tra và quét d? li?u, sao luu l?i d? li?u d?nh k?.

2.2 Qu?n lý h? so máy, CD… : 

34 2.2 Qu?n lý h? so máy, CD… M?T S? L?I TRONG QU?N LÝ H? SO MÁY Không d?t ch? d? autosave trong 1 phút (Mic.Office). Luu h? so trong ? C (nên luu ? ? D, vì ? C có th? b? m?t do vô tình fomat (cài l?i máy)). Luu h? so lung tung, không bi?t tìm h? so ? dâu.

2.2 Qu?n lý h? so máy, CD… : 

35 2.2 Qu?n lý h? so máy, CD… M?T S? PH?N M?M PH?C H?I H? SO Dùng ph?n m?m chuyên ph?c h?i d? li?u trên ? c?ng. Dùng ph?n m?m chuyên ph?c h?i d? li?u b? hu trên dia CD. Dùng ph?n m?m chuyên tìm l?i m?t kh?u b? m?t. Ban tìm mua trên các c?a hàng CD

3. S?p x?p noi làm vi?c : 

36 3. S?p x?p noi làm vi?c B?n nên luu ý s?p x?p các v?t d?ng sau dây d? vi?c s? d?ng là thu?n ti?n nh?t cho ngu?i s? d?ng: Fax Ði?n tho?i bàn Máy in Photo ..

4. Qu?n lý thông tin : 

37 4. Qu?n lý thông tin 4.1 Phân lo?i thông tin: Gi?a qu?n lý và nhân viên (giao vi?c, ki?m tra, h? th?ng báo cáo n?i b?…) Gi?a các nhân viên n?i b?. Input (thông tin d?u vào) Output (thông tin ra).

4.2 B?ng ch?ng thông tin : 

38 4.2 B?ng ch?ng thông tin B?n hãy thi?t l?p h? th?ng các b?ng ch?ng v? vi?c chuy?n thông tin trong t? ch?c. S? giao vi?c S? giao nh?n thông tin S? công van d?n – di. S? giao nh?n s?n ph?m S? gi?i quyêt công vi?c

4.3 Luu d? thông tin : 

39 4.3 Luu d? thông tin

4.4 Các nguyên t?c qu?n lý thông tin : 

40 4.4 Các nguyên t?c qu?n lý thông tin Feedback ngay. Khi nh?n du?c thông tin, hãy ph?n h?i ngay cho ngu?i nh?n. Tru?ng h?p chua tr? l?i du?c, hãy email… cho khách bi?t th?i h?n b?n tr? l?i. Qu?n lý thông tin d?u vào. Nhi?u NV khi nh?n du?c thông tin thì “b? d?i” vào noi nào dó r?i x? lý sau. Sau dó thì h? l?i quên m?t, không x? lý. Ði?u này dòi h?i nhân viên c?a b?n ph?i chuy?n thông tin vào m?t noi Input quy d?nh nào dó.

4.4 Các nguyên t?c qu?n lý thông tin : 

41 4.4 Các nguyên t?c qu?n lý thông tin Ð?m b?o là ngu?i nh?n dã nh?n du?c thông tin. B?n dã t?ng nghe nguyên t?c nh?c n? 3 l?n? L?n th? nh?t, b?n g?i thu cho k? toán thanh toán c?a khách hàng. Ði?u này, chua du?c tính cho l?n th? nh?t. L?n th? nh?t ch? du?c tính khi ngu?i nh?n dã confirm (xác nh?n) là h? dã nh?n du?c thu. B?ng cách nào? Nhi?u ngu?i s? g?i di?n cho khách sau 3 ngày h?i xem khách dã nh?n du?c chua? Ngu?i c?n th?n thì cho ngu?i mang tr?c ti?p cho khách và yêu c?u khách ký tên ho?c email cho khách và d? ngh? khách xác nh?n là dã nh?n du?c.

4.5 S? gi?i quy?t công vi?c : 

42 4.5 S? gi?i quy?t công vi?c S? gi?i quy?t công vi?c là cu?n s? theo dõi toàn b? công vi?c c?a b?n. S? gi?i quy?t công vi?c g?m các n?i dung: N?i dung công vi?c Ngu?i giao, ngày giao (ho?c l?y t? k? ho?ch cá nhân) Th?i h?n Di?n gi?i. K?t qu?/ngày hoàn thành.

4.6 L?p k? ho?ch công vi?c : 

43 4.6 L?p k? ho?ch công vi?c B?n có bi?t 9h sáng mai b?n s? làm gì? B?n bi?t ngày mai NV c?a b?n làm gì? B?n s? khó có th? bi?t n?u b?n không có k? ho?ch. B?n có th? tham kh?o trong ph?n k? nang l?p k? ho?ch

Slide 44: 

44 CÁM ON B?N ÐÃ THEO DÕI