الادارة الفعالة للوقت وضغوط العمل

Views:
 
Category: Education
     
 

Presentation Description

الادارة الفعالة للوقت وضغوط العمل

Comments

By: nornor37266 (24 month(s) ago)

بارك الله فيكم

Presentation Transcript

Slide 1:

إدارة الوقت ومواجهة ضغوط العمل دكتور / إيهاب خفاجي دكتوراه في إدارة الأعمال عضو البورد البريطاني لإدارة الأعمال أستاذ إدارة الأعمال المساعد بعمادة خدمة المجتمع مستشار عمادة التطوير الأكاديمي ”سابقاً“ مستشار مركز التعلم الإلكتروني والتعليم عن بعد ”سابقاً“ 1431 – 1432 هـ

أهداف البرنامج التدريبى:

أهداف البرنامج التدريبى تنمية إدراك المشاركين بأهمية الوقت باعتباره أحد الموارد النادرة لتحقيق أهداف الإدارة الجامعية. توضيح أسباب فقدان السيطرة على الوقت وبيان الآثار الناتجة عنها. تنمية مهارات الإدارة الفعالة للوقت من خلال وضع خطة عملية تحسين إدارة وقت ممارس العمل الإداري. تعريف المشاركين بمصادر ضغوط العمل والنتائج المترتبة عليها. تنمية مهارات المشاركين فى مجال التعامل مع ضغوط العمل وتحقيق الإدارة الفعالة لها.

الوحدة الأولى:

الوحدة الأولى مفهــوم وأهمية إدارة الوقت في حياتنا الخاصة والوظيفية ا لوقت من المنظور الديني ماذا يعنى الوقت بالنسبة لنـا مفهــوم وأهمية إدارة الوقت في حياتنا الخاصة والوظيفية الوقت مشكلة الإدارة الجامعية كيف ينفق الإنسان العادي وقته تكلفة الوقت ماذا يعنــى إدارة الوقت مزايــا الإدارة الجيدة للوقت

الوحدة الثانية:

الوحدة الثانية العوامــل المؤثرة في عدم الاستغلال الفعال للوقت : أولاً: الأسباب التنظيمية ثانياً: الأسباب الاجتماعية ثالثاً: الأسباب الشخصية رابعاً: الأسباب البيئية

الوحدة الأولــى:

الوحدة الأولــى مفهــوم وأهمية إدارة الوقت في حياتنا الخاصة والوظيفية

الوقت من المنظور الدينى:

الوقت من المنظور الدينى

Slide 7:

من القرآن ليس أدل على قيمة الوقت من قسم الله سبحانه وتعالي بالوقت : 1- والفجر ........... 2- والعصر ........

Slide 8:

من السنة الشريفة 1- قال رسول الله صلى الله عليه وسلم ( لا تزولُ قَدَمَا عَبْدٍ يومَ القيامةِ حتى يُسألَ عنْ أربع ٍ عنْ عُمُرِهِ فيما أفناهُ وعنْ جسدِه فيما أبْلاهُ وعنْ مالهِ مِنْ أيْنَ أخذهُ وفيما أنْفَقَهُ وعنْ عِلمِهِ ماذا عَمِلَ بهِ) 2- يا ابن ادم إن الليل والنهار يعملان فيك فاعمل فيهما (حديث قدسى )

Slide 9:

من سيرة السلف الصالح 1- إنما أنت أياما معدودة كلما ذهب يوم ذهب بعضك (الحسن البصري) 2- قال الحسن البصري: ما من يوم ينشق فجره، إلا وينادى: يا بن آدم، أنا خلق جديد، وعلى عملك شهيد، فتزود مني، فإني إذا مضيت لا أعود إلى يوم القيامة... 3- سجل أفضل ما تسمع واحفظ أفضل ما سجلت (الخليفة المأمون)

ماذا يعنى الوقت بالنسبة لنـا ؟ :

ماذا يعنى الوقت بالنسبة لنـا ؟

Slide 11:

يستمد الوقت أهميته في حياة البشر عموماً لكونه السبيل الوحيد لبلوغ الأهداف وتحقيق الغايات. والوقت هو أحد الموارد الطبيعية النادرة التي يجب أن يحسن استغلالها إذا ما أراد الإنسان أن تكون له بصمة في مسيرة حياته الشخصية. قد يكون من الصعب للغاية تحديد مفهوم معين للوقت ، إذ قد يختلف إدراك الناس له من فئة لأخرى أو من مجتمع لآخر. ويتمثل مفهوم الوقت بصفة عامة في وجود علاقة منطقية لارتباط الأحداث أو الأنشطة والتي قد يعبر عنها في صيغة الماضي أو الحاضر أو المستقبل. ومن ثم يعتبر الوقت وحدة قياس الإنجازات على مستوى الأفراد أو الجماعات أو المؤسسات أو الشعوب.

مفهــوم وأهمية إدارة الوقت فى حياتنا الخاصة والوظيفية:

مفهــوم وأهمية إدارة الوقت فى حياتنا الخاصة والوظيفية

السمات والمبادئ الخاصة بالوقت:

الوقت مورد محدود : فأنت تستطيع أن تطلب الموافقة على زيادة المخصصات المالية للمستشفى أو للإدارة ، إلا أنك لا تستطيع أن تطلب زيادة في الوقت الخاص بالفصل الدراسي أو السنة الدراسية مثلاً. الوقت لا يمكن تعويضه : فقد يمكنك تعويض الأشخاص الذين يتركون العمل بالكلية أو القسم، كما يمكنك استبدال حاسبك الشخصي القديم بآخر حديث ، إلا أنه يستحيل عليك تعويض ما فاتك من وقت ، فكل دقيقة من كل ساعة تذهب لن تعود أبداً. السمات والمبادئ الخاصة بالوقت

السمات والمبادئ الخاصة بالوقت:

يمتلك كل الناس قدراً متساوياً من الوقت : فالوقت الذى يمتلكه رئيس المؤسسة هـو ذات الوقت الذي يمتلكه المدير العام أو رئيس القسم أو حتى الموظف العادي، فالجميع لا يمتلك سوى 24 ساعة في اليوم و168 ساعة في الأسبوع و8760 ساعة في السنة. الفارق الوحيد هو كيف يستغل كل فرد الوقت المتاح له. الوقت غير قابل للتعويض : إن الوقت الذي يمر يصعب بل يستحيل استرجاعه أو تعويضه. فهو لا ينتظر الإنسان حتى يستخدمه ، وبالتالي فإن بدائل التعامل مع الوقت هي أن تدعه يمر دون استخدام، أو تحاول استخدام كل دقيقة منه. السمات والمبادئ الخاصة بالوقت

السمات والمبادئ الخاصة بالوقت:

الوقت لا يمكن تجميعه أو تخزينه : من تحديات الوقت كذلك أن الإنسان لا يمكنه تخزين الوقت الذي لا يستخدمه على مستوى اليوم أو الأسبوع أو الشهر إلى يوم أو أسبوع أو شهر آخر. وهو ما يعنى أن الوقت لا يدخر بل يستنفذ أولاً بأول. الوقت لا يمكن تعويضه : فقد يمكنك تعويض الأشخاص الذين يتركون العمل بالكلية أو القسم، كما يمكنك استبدال حاسبك الشخصي القديم بآخر حديث ، إلا أنه يستحيل عليك تعويض ما فاتك من وقت ، فكل دقيقة من كل ساعة تذهب لن تعود أبداً. السمات والمبادئ الخاصة بالوقت

السمات والمبادئ الخاصة بالوقت:

الوقت لا يستأجر ولا يشترى : حقيقة أخرى وليست أخيرة ، تعكس تحديات تعاملنا مع الوقت وهـى أن الإنسان أو المنظمات لا تستطيع أن تشترى أوقات الآخرين ، فمن منا يستطيع أن يمد في عمره على حساب النقص في أعمار الآخرين؟!.. الوقت هو المورد الوحيد الذى يتجدد يوماً بيوم وساعة بساعة ودقيقة بدقيقة (إنه هو الحياة) السمات والمبادئ الخاصة بالوقت

تابع:

تابع يجب أن يحظى الوقت بنفس الرقابة الشديدة التي نوليها للممتلكات الأخرى . إدارة الوقت حالة نفسية , انها استعداد للالتزام الشخصي وإعادة ترتيب للأولويات وعادات الحياة أو العمل . إذا لم نقم بإدارة الوقت فلن نستطيع إدارة شيء آخر. ( الذي يسيء استخدام وقته يضيّع وقت الآخرين ) . معظم أفكار إدارة الوقت بديهية ولكنها ليست شائعة ومطبقة . المضيع لوقته (الفوضوي) دائماً مشغول .

الوقت مشكلة الإدارة:

الوقت مشكلة الإدارة المهام الإدارية. المهام التنفيذية. الالتزامات الشخصية ” كيف يمكن تحقيق التوازن بين هذه المهام وهذه الالتزامات ؟ ”

Slide 19:

ينظر الكثير من شاغلي الوظائف الإدارية إلى الوقت باعتباره مشكلة أو عقبة كبيرة تحول دون تحقيق الأهداف التي يسعون إليها أو إنجاز المهام التي تعهد إليهم أو تحقيق التوازن بين مسئولياتهم الوظيفية وواجباتهم الاجتماعية.

Slide 20:

ومن الظواهر التي تدل على مشكلة الوقت في حياة الإداري:  رئيس المؤسسة الذي يعمل ما يزيد عن 12 ساعة يومياً.  المدير العام الذي يحتفظ بغرفة نوم ملحقة بمكتبه لاستخدامها مرة أو مرتين أو ربما أكثر أسبوعياً.  مدير الإدارة الذي يود متابعة ترتيبات زواج أحد أبنائه إلا أنه لا يتمكن من ذلك.

Slide 21:

من العبارات الشائعة التي تعكس مشكلة الوقت في حياة المديرين عموماً، وممارس الوظائف الإدارية على وجـه الخصوص: " أتمنى أن يكون اليوم 48 ساعة!!" " أتمنى أن أذهب مع الأولاد لأداء العمرة نهاية هذا الأسبـوع" " منـذ أسبوع وأنا لم أر أبنى الصغير” " لم أعد في يوم ما إلى منزلي قبل التاسعة مساء منـذ أن شغلت هذا المنصب"

Slide 22:

إن مثل هذه العبارات أو غيرها والتي تتردد على السنة المسئولين على مختلف مستوياتهم ، إنما تعكس حقيقة أنهم لا يتمكنون من إنجاز كـل ما يتوقعه الآخرون منهم أو يتوقعونه هـم لأنفسهم بسهولة أو يسر ، وهـو تعبير آخر عن عدم كفاية الوقت المتاح أو في كلمات أخرى عدم القدرة على التعامل الفعال مع الوقت.

كيف ينفق الإنسان وقته في العادة:

كيف ينفق الإنسان وقته في العادة

تشير نتائج الدراسات إلى أن الإنسان العادي ينفق يومه العادي ما بين سبع الي تسعة نوعيات من الأنشطة ، ويؤدى عدم القيام ببعضها أو تكثيف القيام بالبعض على حساب البعض الآخر إلى فقدان الفرد للتوازن المطلوب والتضحية بالأهداف أو المنافع في أحد الجوانب لحساب بعض الجوانب الأخرى. إن عدم التوازن أو التضحية ببعض الأهداف إنما يرجع غالباً إلى ما يسمى بظاهرة " سوء إدارة الوقت.. أو عدم القدرة على استغلال الوقت".:

تشير نتائج الدراسات إلى أن الإنسان العادي ينفق يومه العادي ما بين سبع الي تسعة نوعيات من الأنشطة ، ويؤدى عدم القيام ببعضها أو تكثيف القيام بالبعض على حساب البعض الآخر إلى فقدان الفرد للتوازن المطلوب والتضحية بالأهداف أو المنافع في أحد الجوانب لحساب بعض الجوانب الأخرى. إن عدم التوازن أو التضحية ببعض الأهداف إنما يرجع غالباً إلى ما يسمى بظاهرة " سوء إدارة الوقت.. أو عدم القدرة على استغلال الوقت".

ما هي توقعاتك للتوزيع المنطقي لساعات اليوم العادي بين الأنشطة التالية: العمل ، رعاية الأسرة، الانتقال ، تناول الوجبات ، النوم ، التطوير الذاتى، العبادة، والأنشطة الأخرى؟.:

ما هي توقعاتك للتوزيع المنطقي لساعات اليوم العادي بين الأنشطة التالية: العمل ، رعاية الأسرة، الانتقال ، تناول الوجبات ، النوم ، التطوير الذاتى، العبادة، والأنشطة الأخرى؟.

كيف ينفق الإنسان العادي وقته ؟:

كيف ينفق الإنسان العادي وقته ؟ النشــاط عدد الساعات النسبة مزاولة العمل الرسمى 8 33.0 ٪ رعاية أمـور العائلة 1 4.2 ٪ التنــقل 2 8.4 ٪ تناول الوجبات 2 8.4 ٪ تطوير ذاتى وترويحى 2 8.4 ٪ النوم والراحة 7 29.2 ٪ العبادة وأنشطة أخرى 2 8.4 ٪ المجمــوع 24 100 ٪

كم تتكلف الدولة بسبب الفاقد في وقت العمل ؟:

كم تتكلف الدولة بسبب الفاقد في وقت العمل ؟ تبلغ نسبة الفاقد في وقت العمل ما يلي : 48% فى القطـــاع الحكومــى 30% فى قطـــاع الأعمــــال العام 15% فى القطــــاع الخــاص تتفاوت هذه النسبة من مؤسسة لأخري ، ومن فرد لأخر في نفس المؤسسة تذكر

كم تتكلف المؤسسة بسبب الفاقد في وقت العمل ؟:

كم تتكلف المؤسسة بسبب الفاقد في وقت العمل ؟ في تصـورك كم تتكلف المؤسسة نتيجة فقدان نصف ساعة فقط من وقت عملك اليومي سنوياً؟ اكتب هذا التقرير في المستطيل رقم (1) اضرب راتبك الشهري × 12 لكي تحصل على راتبك السنوي .. ثم اضرب الناتج ×2 ( بحيث يتضمن التأمينات بأنواعها وراتب التقاعد والمزايا الوظيفية الأخرى). واكتب الناتج في المستطيل رقم (2) اضرب عدد ساعات العمل الأسبوعي × عدد أسابيع العمل في السنة حتى تحصل على عدد الساعات في السنة . ثم اكتب ذلك في المستطيل رقم (3).

كم تتكلف المؤسسة بسبب الفاقد في وقت العمل ؟:

كم تتكلف المؤسسة بسبب الفاقد في وقت العمل ؟ اقسم الناتج في الخطوة الثانية على الناتج في الخطوة الثالثة بحيث تحصل على تكلفة الساعة، ثم أعد قسمة الناتج ÷ 60 بحيث تحصل على تكلفة الدقيقة. واكتب الناتج في المستطيل رقم (4). اضرب عدد الدقائق المفقودة في العمل ( 30 دقيقة مثلاً × عدد أيام العمل) × تكلفة الدقيقة الواحدة تحصل على تكلفة الفاقد في الوقت للفرد الواحد. واكتب ذلك في المستطيل رقم (5). قارن بين النتيجة التي حصلت عليها في الخطوة الأخيرة وبين تقديراتك لتكلفة فقدان نصف ساعة من عملك اليومي والتي حددتها في الخطوة الأولـى وانظر الفارق الشاسع.

Slide 30:

العوامــل المؤثرة فى توزيع واستغلال الوقت

يتفـاوت الناس في نظرتهم واستغلالهم للوقت بتفاوت عدة اعتبارات أهمهـــا::

يتفـاوت الناس في نظرتهم واستغلالهم للوقت بتفاوت عدة اعتبارات أهمهـــا: العـوامل الديموجرافية : حيث تختلف أولويات توزيع الوقت وأساليب استغلاله وفقاً للنوع أو السن أو الحالة الاجتماعية. العـوامل الاقتصادية : بصفة عامة كلما زاد الدخل زاد الوقت المنفق على الترفيه، وكلما انخفض الدخل زاد الوقت المنفق على العمل. العـوامل الثقافية : كلما زاد المستوى التعليمي للفرد كلما زادت الحساسية للوقت والحرص على استغلاله والعكس صحيح.

Slide 32:

العـوامل الاجتماعية : بوجه عام كلما زاد حجم الأسرة والميل لتنمية الروابط الاجتماعية كلما زادت مساحة الوقت المخصص لهذه النوعية من الأنشطة والذي قد يكون على حساب الوقت المخصص للعمل أو نوعية الجهد المبذول فيه. العـوامل البيئية : حيث يؤثر المناخ ووسائل الاتصال وجودة البنية الأساسية على معدلات تخصيص الوقت + بين الأنشطة اليومية المختلفة.

ماذا يعنــى إدارة الوقت ؟:

ماذا يعنــى إدارة الوقت ؟ تعرف إدارة الوقت بأنها " قدرة الشخص على استخدام وقت الوظيفة لانجاز المهام فى التوقيت المحدد لها". كما قد تعرف بأنها " العملية المستمرة لتحليل وتقييم المهام التى يقوم بها الفرد خلال فترة زمنية معينة، بهدف تعظيم الوقت المتاح للوصول إلى الأهداف المحددة"

مزايــا الإدارة الجيدة للوقت:

مزايــا الإدارة الجيدة للوقت إنجاز الأهداف والمهـام فى الأوقـات المحددة. تحقيق التوازن بين المتطلبات الاجتماعية والمتطلبات الوظيفية. إرساء القدوة للآخرين. تجنب الضغوط الناتجة عن ضيق الوقت أو تأجيل الالتزامات أو ضعف مستوى الأداء. رفـع المستوى الحضـارى لمجتمعك الخاص والعام ليس الهدف من الإدارة الجيدة للوقت هـو أن نعمل أكثر، ولكن الهدف هـو أن نجعل من حياتنا الوظيفية والخاصة أكثر متعة وإثارة

التمرين الأول أنظر المذكرة:

التمرين الأول أنظر المذكرة

الوحدة الثانية:

الوحدة الثانية العوامــل المؤثرة فى عدم الاستغلال الفعال للوقت

ما هو مدى موافقتك على العبارات التالية؟:

ما هو مدى موافقت ك على العبارات التالية ؟ لا حاجة للتخطيط لأنه يستنزف المزيد من الوقت . اترك لى هذا الموضوع وسوف أقوم به بنفسى . بابى مفتــوح للجميع . أحب أن أعرف كل صغيرة وكبيرة عن العمل .

عادات سلبية فى النظرة الي الوقت:

عادات سلبية فى النظرة الي الوقت تتمثل الخطوة الأولى في الإدارة الفعالة للوقت في إعادة النظر في الطريقة التي يتعامل بها الإنسان حالياً مع وقته. فغالبية الناس يتعاملون مع الوقت بحكم "العادة" ومن النادر أن يفكروا بوعي كيف يمكنهم تغيير تلك العادة. ولكن ما هي العادات السلبية التي تؤثر في استغلال الوقت المتاح للمسئول الإدارى في أي موقع؟. على الرغم من أن بعض هذه العادات يتسم بالطبيعة الفردية، إلا أن البعض الآخر يكاد يكون عاماً ومشتركاً بين كافة المسئولين ومن أبرز هذه العادات ما يلى :

1- لا يوجد لدى وقت للتخطيط..!!:

كثير من المسئولين يتجاهلون استخدام التخطيط بحجة أنه يستغرق وقتاً طويلاً أو أنه مضيعة للوقت. والحقيقة بخلاف ذلك تماماً، فالوقت المستغرق في التخطيط يوفر الكثير من الوقت لأنه يرتبط بالمستقبل وينطوي على عمليات التنبؤ به والاستعداد له، وتقليل دائرة عدم اليقين. فالاستعداد للتعامل مع الأحداث المستقبلية يوفر الكثير من الوقت الذي يمكن أن يضيع عند حدوث مشاكل أو أزمات أو إحداث مفاجآت علاوة على ذلك ، فإن غياب التخطيط يؤدى إلى تضارب وازدواجية الجهود ومن ثم ضياع المزيد من الوقت. 1- لا يوجد لدى وقت للتخطيط..!!

2- سوف أتفرغ تماماً لهذا الموضوع..!!:

اعتاد بعض المسئولين على إدارة أوقاتهم بالأزمات. فعندما يتأخر موضوع ما مثل إعداد دراسة ما لعرضها على الإدارة العليا او مديرية الشئون الصحية بغرض اتخاذ قرار معين فإن المسئول غالباً ما ينفعل ويلقى ما يقوم به من عمل جانباً حتى يتفرغ لهذا الموضوع الهام. والحقيقة أن مثل هذا التصرف قد يكون سلبياً حيث يؤثر على أولويات استغلال وقت المسئول ويجعله يقوم بعمل من المفترض أن يقوم به آخرون. والقاعدة هي ليست كل الأمور أو الأحداث العاجلة تكون بالضرورة مهمة ، وهو ما يستوجب التفرقة بين الأمور الملحة أو العاجلة والأمور الهامة. 2- سوف أتفرغ تماماً لهذا الموضوع..!!

3- بابـى مفتوح للجميع..!!:

على الرغم من أن سياسة الباب المفتوح تعتبر إحدى مظاهر الإدارة الفعالة، إلا أن المغالاة في هذه السياسة قد تجعل المسئول يفقد السيطرة على وقته. إن ممارسة سياسة الباب المفتوح يجب أن تكون وفقاً لضوابط محددة وأن يخصص لها فترات زمنية محددة كما يجب أن يدرك المرءوس أهمية وقت الرئيس والحاجة إلى الحد من المقاطعات المستمرة لعمله حتى يتمكن من إنجاز مهامه الرئيسية في الأوقات المناسبة. 3- بابـى مفتوح للجميع..!!

4- أحب أن أقوم بكل شئ بنفسي ..!!:

هذه عادة سلبية أخرى في التعامل مع الوقت، إذ يرغب غالبيتنا في السيطرة على الموقف أو الإمساك بزمام الأمور مهما كلفه ذلك ، وتكون الضريبة مواصلة العمل لأكثر من 12 ساعة يومياً، ربما يخصص جزء ملموس منها للقيام بمهام روتينية كان من الممكن والأفضل إسنادها للآخرين. إن عدم الميل للتفويض يمثل أحد العوامل المسببة لإهدار الوقت لدى المسئولين ، وبالتالى فقدان التركيز على الأمور أو المهام ذات الأهمية المرتفعة. 4- أحب أن أقوم بكل شئ بنفسي ..!!

5- دعني أقـم بهـا ..!!:

أحياناً يتوغل المسئول في القيام ببعض أعمال معاونيه أو أن يحاول الاستيلاء على صلاحيات مرءوسيه إدراكاً منهم لعدم مقدرة المرءوس على القيام بهذه المهام بالجودة المطلوبة. والحقيقة أنه بدلاً من إهدار وقت المسئول الثمين في القيام بمهام غيره ، كان من الأفضل له تدريب وتطوير قدرات هذا المرءوس حتى يمكنه استغلال وقت العمل المتاح له وللمرءوس على نحو أفضل. كما يوجد بعض المرؤوسين لديهم مهارة التفويض المعكوس أى تفويض رئيسهم لأداء العمل بدلاً منهم. 5- دعني أقـم بهـا ..!!

تذكر:

تذكر إن أحد المداخل الرئيسية لتحقيق الفعالية فى التعامل مع الوقت هو محاولة تغيير بعض العادات السلبية فى استخدامه. إن العمل لساعات طويلة غالباً ما يؤدى إلى انخفاض الكفاءة الإنتاجية، كما أن طرق استخدام الوقت تتحول إلى عادات، لذلك استثمر الوقت مبدئياً من خلال إعادة التفكير فى تلك العادات وستكون النتيجة إتاحة مزيد من الوقت للتركيز على المهام الوظيفية الرئيسية. حاول تغيير عادات الوقت السلبية تدريجياً. أبدأ بواحدة كل أسبوع مثلاً وحاول التخلص منها شيئاً فشيئاً، حيث أن محاولة التخلص من جميع العادات السلبية مرة واحدة قد يؤدى إلى تسرب مشاعر الإحباط أو الشعور بالفشل.

لماذا نفقد السيطرة على الوقت؟:

لماذا نفقد السيطرة على الوقت؟

أسباب فقدان السيطرة على الوقت : ماذا تقول نتائج الدراسات ؟:

أسباب فقدان السيطرة على الوقت : ماذا تقول نتائج الدراسات ؟ بالإضافة إلى محاولة المسئول التخلص من بعض العادات السلبية في استخدام الوقت بوجه عام ، فإنه من الضروري لتحقيق الفعالية للوقت أن يتعرف على مسببات فقدان السيطرة على الوقت. إن تحليل هذه الأسباب والتعرف عليها تمثل خطوة منطقية نحو كسب المزيد من الوقت وبالتالي تحقيق الفاعلية في إنجاز المهام ذات الأولوية المرتفعة. لقد توصلت إحدى الدراسات المشهورة والتي أجريت على عينة قوامها 5000 من المديرين في 14 دولة إلى وجود ما يزيد عن 50 عاملاً رئيسياً أطلق عليها مضيعات الوقت Time Wasters

Slide 47:

يمكن تصنيف أسباب فقدان السيطرة على الوقت الى أربع مجموعات رئيسية هي : 1- أسباب تنظيمية 2- أسباب اجتماعية 3- أسباب شخصية 4- أسباب بيئية

أولاً: الأسباب التنظيمية:

أولاً: الأسباب التنظيمية سوء التخطيط وتحديد الأولويات. عدم التحديد الدقيق للأهداف أو المهام. المركزية وعدم التفويض. قصور الاتصالات التنظيمية. تعدد الاجتماعات واللجان. تداخل السلطات وعدم تحديد الأولويات. كثرة الأعمال الورقية. سوء نظام الحفظ / التوثيق. تخلف تكنولوجيا العمل وأنظمة الاتصال.

Slide 49:

صعوبة الحصول على المعلومات. ضعف كفاءة وخبرات المرءوسين. الخلافات الشخصية فى بيئة العمل. كثرة الانتقالات داخل مكان العمل. عدم ملائمة البيئة المادية للعمل. ضعف عمليات التنسيق. تعدد المشرفين أو الرؤساء. تعدد الجهات الرقابية الداخلية. المشكلات والأزمات المفاجئة. كثرة/ تعدد الأعمال التى يجب القيام بها فى وقت واحد. الزيارات والمقابلات الخارجية. الانخراط فى أعمال روتينية/ تفصيلية. الزيارات / المكالمات الداخلية غير المخططة

ثانياً: الأسباب الاجتماعية:

ثانياً: الأسباب الاجتماعية العادات والتقاليد. الخلافات الأسرية. الاتصالات الهاتفية. العلاقات الاجتماعية والمهنية. الزيارات غير المخططة

ثالثاً: الأسباب الشخصية:

ثالثاً: الأسباب الشخصية ضعف الدافعية للعمل. الحالة المزاجيــة / النفسية. الحالة الصحية. اللامبالاة / ضعف الالتزام. الافتقار إلى الانضباط الذاتى. عدم القدرة على قول كلمة "لا" للآخرين. الإحباط / الشعور بالملل. الاستعجال/ نفاذ الصبر

رابعاً: الأسباب البيئية:

رابعاً: الأسباب البيئية أجهزة الرقابة. جماعات الضغط. ازدحام الطرق والمواصلات. ضعف كفاءة البنية الأساسية. الظروف المناخية. المشاركات المؤسسية والمهنية. الضغوط السياسية.

التمرين الثانى أنظر المذكرة:

التمرين الثانى أنظر المذكرة

الوحدة الثالثة:

الوحدة الثالثة إستراتيجيات الإدارة الفعالة للوقت

المحتوى:

المحتوى هـــل إدارة الوقت تعنى توفير المزيد من الوقـت ؟ الميول الإنسانية : مشكلة الإدارة الفعالة للوقت معتقدات خاطئة في النظرة للوقت. قاعدة Pareto والإدارة الجيدة للوقت أنماط المديرين أو المسئولين استناداً إلى نظرتهم للوقت وإدارتهم له. الاستراتيجيات الفعالة للوقت. أولاً : تخطيط وجدولة الأنشطة اليومية وتحديد الأولويات ثانياً : تعلم كيف تفـوض Know How To Delegate ثالثاً : تعلم كيف تستخدم التليفون بفاعلية رابعاً : تعلم كيف تدير الاجتماعات بفاعلية خامساً : تعامل بإيجابية مع الزائرين دون سابق موعد سادساً: تخلص من المهام غير الضرورية سابعاً: قلص حجم الأعمال الورقية ثامناً: بعض الإرشادات الإضافية فى الإدارة الجيدة للوقت

هـــل إدارة الوقت تعنى توفير المزيد من الوقـت ؟:

هـــل إدارة الوقت تعنى توفير المزيد من الوقـت ؟ إدارة الوقت لا تعنى توفير المزيد بل كيفية الاستغلال الأمثل له. الوقت من الموارد النادرة التي يجب إدارتها بفاعلية لتحقيق النجاح الأمثل في إنجاز المهام أو الأهداف المحددة. إنه ليس من الممكن إيجاد المزيد من الوقت، بل أن التحدي الذي يواجه المسئول أو المدير هو كيف يمكن تحقيق استغلال أفضل للوقت المتاح.وتنشأ ظاهرة سوء إدارة الوقت عندما يتم استغلاله في أداء أشياء أقل أهمية مما ينبغي. إن المهمة الصعبة التي تواجه ممارس العمل الإداري لا تتمثل في إيجاد الوقت لأداء مهمة ما، بل في عدم استغلال الوقت المناسب لأداء المهمة أو النشاط المناسب. إن بعض المهام أو الأنشطة ليست من الأهمية بمكان بحيث يجب تخصيص بعض الوقت لأدائها، إن مثل هذه الأمور" تسرق" وقت الأنشطة الأكثر أهمية. إن مفتاح الإدارة الفعالة للوقت هـو معرفة ما الذي يجب عليك القيام به . الشخص الذي يملك أهدافاً وأولويات واضحة يستطيع أن يحدد الأنشطة أم المهام الضرورية وأن يستخدم أفضل الوسائل لاستغلال الوقت للنهوض بها .

أى المهام تفضل البدء بها؟ :

أى المهام تفضل البدء بها؟ المرغوبة أم غير المرغوبة الروتينية أم الجديدة السهلة أم الصعبة المنتهية أم الممتدة العاجلة أم غير العاجلة التى يطلبها الآخرون أم التى يبادرون بها

Slide 58:

الميول الإنسانية : مشكلة الإدارة الفعالة للوقت تفضيل القيام بالأشياء المرغوبة قبل الأشياء أو المهام الشاقة . إنجاز المهام الروتينية المتكررة فى وقت أقل مقارنة بالوقت المستغرق فى أداء المهام غير الروتينية أو المألوفة. عمل الأشياء السهلة قبل التفكير فى القيام بالأشياء الصعبة. القيام بالأعمال التى يمكن الانتهاء منها ، قياساً على الأنشطة أو الأعمال التى يصعب الانتهاء منها. القيام بالأعمال العاجلة قبل محاولة القيام بالمهام أو الأعمال غير العاجلة. الانتظار فى التنفيذ إلى ما قبل انتهاء المدة المحددة لإنجاز المهام أو الأنشطة " التأجيــل". إعطاء الأولوية للمهام التى يطلبها الآخرون قبل المهام التى يبادرون بها . لا يملك الأفراد عموماً إدراكاً جيداً حول الكيفية التى يتم بها استخدام الوقت. "فقدان الوعى " بأساليب استخدام الوقت. يميل الأفراد إلى المساواة بين مفهومى مزاولة العمل وإنجاز العمل

Slide 59:

معتقدات خاطئة في النظرة للوقت التخطيط لاستخدام الوقت يستغرق وقتاً أكثر من الذى يوفره!! الأحداث الطارئة لا تتكرر مستقبلاً.. فلماذا إنفاق الوقت فى كيفية مواجهتها؟! متابعة التفويض للمرءوسين تستغرق وقتاً أكثر من الذى يوفر و نه عند القيام بالتفويض لهم من الأفضل استغلال الوقت فى إنجاز مهامك الوظيفية بدلاً من تعرف الآخرين كيفية إنجاز هذه المهام بدلاً منك. الخبرة وحدها كفيلة بتعريفك كيفية تحقيق الاستخدام الأمثل للوقت المتاح لك !! قاعدة Pareto والإدارة الجيدة للوقت تشير قاعدة Pareto إلى ما يلى : 80% من الإنجاز أو الفاعلية يستند إلى 20% من الأنشطة 20% من الإنجاز أو الفاعلية يستند إلى 80% من الأنشطة

مــا هــو نمطك فى التعامل مع الوقت ؟:

مــا هــو نمطك فى التعامل مع الوقت ؟ يوجد أربعة أنماط من المديرين أو المسئولين استناداً إلى نظرتهم للوقت وإدارتهم له وهـم : المضيع للوقت Time Waster المستخدم للوقت Time User المستفيد من الوقت Time Exploiter المستثمر للوقت Time Investor

Slide 61:

س1- ما هى نواحى الاختلاف بين الأنماط الأربعة ؟ ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ..................................................................................................... س2- من وجهة نظرك، إلى أى نمط تنتمى .. ولماذا؟ النمــط : ........................................................................................... ........................................................................................... الأسباب : ................................................................................................................................................................................................

تذكر:

تذكر الإدارة الجيدة للوقت تعنى فى حدها الأعلى أنك مستثمر للوقت وفى حدها الأدنى أنك مستفيد من الوقت.

الإدارة الجيدة للوقت تدعم فرص النجاح والاستمتاع الوظيفى:

الإدارة الجيدة للوقت تدعم فرص النجاح والاستمتاع الوظيفى تشير نتائج الدراسات إلى أن الإدارة الفعالة للوقت تساعد في تحقيق جميع أو معظم المزايا التالية: •التركيز على الأنشطة ذات الأهمية ومن ثم زيادة الفعالية . •تؤدى زيادة الفعالية إلى تدعيم فرص النجاح في تحقيق الأهداف المؤسسية والشخصية. •يساعد تحقيق الأهداف في تدعيم الرضاء الوظيفي. •يساهم الرضاء الوظيفي في تدعيم فرص التطوير المهني والوظيفي . •الإدارة الجيدة للوقت تؤدى إلى الحد من ضغوط العمل وبالتالي الحفاظ على اللياقة الصحية والذهنية ومن ثم الاستمتاع الوظيفي والاجتماعي.

Slide 64:

مزايا الإدارة الجيدة للوقت : القدرة علي تحقيق الأهداف زيادة الفعالية الوظيفية تدعيم الرضاء الوظيفي الحد من ضغوط العمل الإستمتاع الوظيفي والإجتماعي

تذكر أن:

تذكر أن من الضرورى معرفة أن الإدارة الجيدة للوقت لا تعنى بالضرورة إنجاز المهام بمعدلات أعلى من السرعة والجودة والذى قد يقود إلى الشعور بالضغوط والإجهاد. ولكنها تعنى إنجاز مهام محدودة ولكن ذات قيمة مضافة مرتفعة للغاية.

الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت:

الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت

Slide 67:

أولاً : تخطيط وجدولة الأنشطة اليومية وتحديد الأولويات يتفق خبراء إدارة الوقت على أن الخطوة الأولــى والأكثر أهمية لتحقيق الإدارة الفعالة هى ممارسة عملية التخطيط وجدولة الأنشطة مع التركيز على الأولويات أو الأهمية الخاصة التى يجب أن تحيلها النشاط. وتسمى الإدارة المستخدمة في ذلك "بسجلات الوقت". ماذا يعنى سجــل الوقت ؟ وما هى أهميته ؟ هــو بيان بالأنشطة التى من المتوقع القيام بها خلال فترة زمنية محددة. الوقت المطلوب تخصيصه لكل نشاط، إضافة إلى الأولويات. وبعض الملاحظات الأخرى مثل التسهيلات أو الموارد المطلوبة أو الأشخاص ذوى العلاقة.

Slide 68:

يحقق استخدام سجل الوقت المزايا التالية: عدم الاعتماد على التخمين فى تحديد الوقت المطلوب لإنجاز المهام. بيان مجالات التوفير الممكنة أو المتوقعة فى الوقت وتوجيهها لاستخدامات أخرى. بيان الاختناقات المحتملة ومن ثم التفكير فى بدائل التصرف التركيز على القيام بالمهام والأنشطة وفقاً لأولوياتها وأهميتها النسبية. معرفة أين وكيف يستخدم الوقت. ممارسة الرقابة على كل من الأنشطة والأوقات المتعلقة بتنفيذها.

إعـداد سجل الوقت خطـوة بخطـوة:

إعـداد سجل الوقت خطـوة بخطـوة الخطوة الأولي : حدد واجباتك الوظيفية .............................................. .............................................. الخطوة الثانية : حدد أولويات عملك أشياء يجب القيام بها أشياء يجب عملها إذا سمح الوقت أشياء من المفضل عدم القيام بها أشياء لا ينبغي القيام بها الخطوة الثالثة : إعداد سجل الوقت

Slide 70:

•يمكن النظر إلى أى نشاط تقوم به من منظورين همـا: الأهمية Importance ودرجة الاستعجال Urgency . •بينما تفسر كلمة " عاجل" في ضوء الوقت المطلوب للإنجاز أو أداء المهام، فإن كلمة "هام" تفسر في ضوء الوزن النسبى للنشاط أو جودة الأداء المطلوبة.

Slide 71:

في ضوء المعياريين السابقين يمكن تصنيف الأنشطة إلى أربعة أنواع هي: أ - هــام وعاجــل ب- هام وغير عاجــل ج- غير هام وعاجل د- غير هام وغير عاجل كما يمكن تحديد الأولويات كالتالى : الألويــة (أ) : أشياء يجب القيام بهــا Must Do وتشمل هذه الأشياء تلك الأعمال القليلة الحرجة التي يجب إنجازها وإلا تأثرت القدرة على تحقيق الأهداف سلباً ومن أمثلتها: • حضور اجتماع. • إعداد تقرير للسلطات العليا. • إلقاء محاضرة او عقد ورشة عمل.

Slide 72:

الألويــة (ب) : أشياء يجب عملها إذا سمح الوقت Do Should وتضم تلك الأعمال أو المهام شبه الضرورية والتي يمكن القيام بها إذا سمح الوقت بذلك، ولا يؤدى عدم القيام بها إلى التأثير السلبي على تحقيق الأهداف أو وجود مشكلات تعترض الأداء ومن أمثلتها: • خطورة جلسات اللجان الفرعية • مراجعة البريد الروتيني • المشاركة في أحد الأنشطة المجتمعة • المرور على بعض الوحدات/ الأقسام..الخ.

Slide 73:

الألويــة (ج) : أشياء قد يكون من المفيد القيام بهــا Do Nice To وتضم تلك النوعية من الأنشطة أو المهام التى قد يكون من المفيد القيام بها في حالة توافر الوقت ، وهى أنشطة غير مؤثرة بشكل ملموس عند عدم القيام بها ، ومن أمثلتها: • قراءة تقرير عن الإدارة الصحية • افتتاح ورشة عمل تم توجيه الدعوة لها • اللقاء بالمرءوسين للاستماع أو توجيه بعض الإرشادات إليهم

Slide 74:

الألويــة (د) : أشياء لا ينبغي القيام بها Not To Do وتضم تلك النوعية من المهام أو الأنشطة التي ينبغي عدم القيام بها ، حيث أنها لا تعد جزءاً من الوظيفة ولكننا أحياناً نؤديها على حساب ما كان ينبغي علينا أدائه، ومن أمثلتها: •متابعة الغياب والحضور •تقييم أداء العاملين التابعين لمسئولين آخرين •إعداد المذكرات والخطابات الموجهة لجهات خارجية •إعداد المواد الإعلامية أو بعضها بالنسبة للأحداث أو المؤتمرات التى تنظمها ..الخ.

Slide 75:

ماذا يحدث إذا تكدست الأنشطة في المنطقة الحرجة؟ • جودة منخفضة في الأداء • فقدان القدرة على الالتزام • حدوث الضغوط والأزمـات

Slide 76:

كيف يمكن الحد من المهام التي تقع في المنطقة الحرجة؟ •التعرف على الأسباب ( خارجية – تنظيمية – شخصية) •التخطيط أو التعامل المنظم مع الأسباب •المتابعة للمهام الروتينية حتى لا تصبح عاجلة •الأداء الصحيح للمهام وعدم تكرار إنجازها •تنمية مهارات الأداء ( تكنولوجيا – تدريب – سرعة ..الخ) •التفويض إذا كان ممكناً •إعادة جدولة الأنشطة وفقاً لأهميتها النسبية ( تأجيل بعض الاجتماعات إذا كان ذلك ممكناً)

Slide 77:

بعض الإرشادات لإعداد سجل الوقت: يجب تضمين السجل كافة الأنشطة التي ينبغي القيام بها مهما كانت نوعيتها أو مستوى أهميتها. قد يتم إعداد السجل لمدة يوم أو أسبوع أو شهر أو ربما أكثر. يتم تقسيم الوقت لوحدات زمنية متساوية (30) دقيقة حتى يتم ممارسة قدر أكبر من السيطرة وتوفير المرونة في ذات الوقت. لابد أن تعتمد الخطة المخصصة لكل نشاط على طبيعة النشاط والخبرة الشخصية والعرف السائد. يجب متابعة الانحرافات بين الوقت المخصص والوقت الفعلي بما يساعد على وضع سجلات تتسم بالدقة والاعتمادية.

Slide 78:

تابع ليس بالضرورة أن يتم القيام بالنشاط في الوقت المحدد تماماً أو بالدقيقة ، ولكن يمكن أن يكون هناك انحرافات محدودة بالزيادة أو النقص ، والتى يجب امتصاصها مع نهاية اليوم. لتحقيق رقابة أفضل على الوقت وإدارته بشكل جيد من خلال سجل الوقت حاول مراجعة توزيع المهام خلال يوم العمل عن طريق إثارة التساؤلات التالية: هل يتم قضاء أوقات أطول من اللازم في المجموعة (ج) أو (ب) على حساب مهام المجموعة (أ)؟ هـل هناك أوقات يزداد فيها ضغط العمل وأخرى يعانى فيها الفرد من الفراغ؟ إذا كانت الإجابة "نعم" ، حاول أن تبحث عن الوسائل التى تعيد بها تنظيم يوم عملك بحيث تستطيع أن تنجز أكثر.

Slide 79:

تابع طور جدولك الزمنى كلما أمكن ذلك، حيث يصعب الاعتماد على الذاكرة في تحقيق الإدارة الفعالة للوقت. حدد نماذج العمل التى تؤثر سلباً على استخدامك للوقت المتاح وحاول أن تعيد التفكير فيها لتحسين إدارتك للوقت. من المهم وجود وقت للاسترخاء أو الراحة حتى يستطيع المسئول تجديد نشاطه ، كم أنه يمثل عند الحاجة وقتاً استراتيجياً يتم استخدامه لإعادة التوازن لخطط استخدام الوقت وإنجاز المهام.

أنظمة فرعية لسجلات الوقت :

أنظمة فرعية لسجلات الوقت مفكرة الجيب Pocket Note اللوحــات الرقابية Control Boards قوائم الأولويات To Do

ثانياً : تعلم كيف تفوض ؟ :

ثانياً : تعلم كيف تفوض ؟ ماذا يعني التفويض ؟ معني التفويض : نقل سلطة أو صلاحية اتخاذ القرارات من مستوى تنظيمي معين إلى مستوى أدنى. والنظرية الداعمة لهذه المهارة تقول (أن المدير أو المشرف يكون غير فعال إذا كان يق وم بأعمال أو يتخذ قرارات يستطيع من هم أدنى منه مرتبة القيام بها ).

Slide 82:

وتبرز الحاجة للتفويض من خلال الأسئلة التالية : هل هناك شخص ما يمكن أن يقوم بإدارة عملك أفضل منك؟ هل تستفيد من خبرات مرؤوس ي ك ؟ هل هناك شخص يؤدي العمل أو المهام باختلاف قليل عنك أو بزيادة قليلة في الوقت بالرغم من ذلك يستطيع تحقيق مستوى م قبول من الأداء؟ هل هناك شخص يتقاضى راتباً أقل منك يستطيع أن يقوم بالعمل بشكل مقبول وبالتالي يقلل من كلفة أداء العمل ؟ إذا كنت لا تستطيع إنجاز العمل حتى يوم الغد ، هل هناك شخص يس تطيع إنجازه اليوم ؟ هل هناك شخص يمكن أن يستفيد من أداء العم ل ا و المهمة لأغراض ال تنمية ا لذاتيه؟ إذا كانت الإجابة ( نعم ) على بعض هذه الأسئلة أو جميعها فأنت بحاجة إلى ممارسة التفويض .

مفاهيم خاطئة عن التفويض :

مفاهيم خاطئة عن التفويض

Slide 84:

يمكن تفويض السلطة والمسؤولية : الخطأ أن المسؤولية لا تفوض . التفويض هو طريقة للتخلص من الأعباء الشخصية : من الخطأ تفويض جميع الصلاحيات ، وكذلك تفويض المه ا م السيئة والاحتفاظ بالمهام الجيدة لنفسه ، وذلك يولد الشعور بالمقت تجاه التفويض وتجاه المشرف نفسه . التفويض وسيلة للتغلب على النقص في عدد الموظفين : الخطأ هنا أن التفويض مفيد في استخدام الموظفين بفعالية أكبر ولكن يتعلق بنوعية المهام وليس كميت ها . وإلا فإن المرؤوسين سيتحملون أكثر من ح صت هم في العمل والنتيجة تدني الإنتاجية وانخفاض للروح المعنوية لهم .ك

مــــزايا التفــــويض :

مــــزايا التفــــويض

Slide 86:

تنمية قدرات ومهارات المرؤوسين وتدريبهم وإذكاء حماسهم . يوفر الوقت للمدير للتفرغ لمهامه وواجباته الإدارية . وضع سلطة اتخاذ القرار في أيدي الأشخاص الأكثر التصاقاً بالمشكلات والأقرب إلى واقع العمل . إنجاز العمل بطرق أفضل أحياناً – إذا كان لدى المرؤوسين مهارات عالية ومعرفة دقيقه بالعمل . يحسن العلاقات بين المشرف والعاملين كونه الأكثر قربا منهم وتواصلاً معهم . زيادة الرضي الوظيفي : ل شعور المرؤوس بثقة رئيسه في قدراته . تحسين فرص الترقيات : من خلال إعداد موظف أو أكثر لتولي مهام أكبر من وظيفته الحالية .

مساوئ التفويض :

مساوئ التفويض

Slide 88:

1. الحاجة إلى وقت طويل في تدريب المرؤوسين على القيام بالصلاحيات المفوضة له م ، خصوصاً إذا لم تكن لدى المدير المهارة اللازمة لتدريب المرؤوس أو لا يتحلى بالصبر المطلوب لعملية التدريب . 2. يؤدي التفويض أحياناً إلى ابتعاد الرئيس عن الموقف العملي ومجريات الأمور في مكان العمل ، مما يسبب له حرجاً أمام رؤساءه. 3. قد يتم تنفيذ المهام المفوضة بطرق مختلفة ، وهذا بسبب الإزعاج للرئيس الذي يرغب أن تؤدى الأعمال وفقاً لطريقته.

لماذا يرفض بعض المديرين التفويض:

لماذا يرفض بعض المديرين التفويض

Slide 90:

الخوف من التنازل عن سلطاتهم لمرؤوس طموح فينافسه على وظيفته مستقبلاً . خوف المشرفين من أن يرتكب المرؤوس أخطاء تع رضهم للمسا ء له أمام رؤسائهم لأن التفويض لا يعفيهم من تحمل المسئولية . ضعف الثقة بالمرؤوسين وعدم قناعة المشرفين بإمكانيات المرؤوس في أداء العمل بنفس الدرجة من الجودة والإتقان . حب السيطرة والتحكم في الأمور ، الديكتاتورية / المركزية. عدم المعرفة بكيفية التفويض .

لماذا يقاوم المرؤوسين التفويض :

لماذا يقاوم المرؤوسين التفويض

Slide 92:

نقص الثقة بالنفس : خصوصاً إذا كان الموظف حديث التعيين أو قليل الخبرة والشعور بعدم الكفاءة . الخوف من النقد بسبب الخطأ : ي فضل البعض عدم المخاطرة بتحمل المسئولية التي تؤدي إلى النقد أو العقاب في حال التقصير في الأداء . عدم الرغبة في تحمل أعباء إضافية . إرضاء الرؤساء : بعض الرؤساء يحبون أن يعتمد مرؤوسيهم عليهم وأن يشاوروهم في كل صغيرة وكبيرة مما يشعرهم بالأهمية. نقص الإمكانيات المتاحة : كالتدريب والمعلومات التي ب دونها لا يستطيعون تنفيذ المهام بفعالية .

مبادئ التفويض الفعال :

مبادئ التفويض الفعال

Slide 94:

الدقة في اختيار المهام التي سيتم تفويضها : فوض المهام التي تعلم أن المرؤوس قادراً على أداءها بنجاح . الحرص في اختيار الشخص الذي ت فوضه . قم باختيار المرؤوس الذي لديه الوقت والمهارة والرغبة في تحمل المسئولية . الوضوح : كن واضحاً ودقيقاً في تحديد المهام التي ستفوضها . اتفق مع المرؤوس على الأهداف .وحدد السلطة المفوضة له ، وأحصل على التزامه الصريح بانجاز ما فوض له . إطلاع بقية الموظفين : اخبر بقية الموظفين بما تم تفويضه ولمن, تجنباً لسوء الفهم وحدوث الصراعات . الإرشاد والتوجيه : زود المرؤوس بتعليمات واضحة ومكتوبة إذا لزم الأمر.

Slide 95:

6. توفير الإمكانيات اللازمة لانجاز المهمة : الوقت و الموارد اللازمة لانجاز المهمة . 7. الدعم والمساندة : وفر الدعم والمساندة . عبر عن الثقة فيه ، قدم المساعدة عند الحاجة ولا ت تدخل إلا عند ال ط لب . 8. عدم التراجع : لا تتراجع عن قرار التفويض : امنح الفرصة للمرؤوس لإثبات جدارته . 9. التفويض الفعلي : تجنب التفويض الشكلي أو المظهري : امنح الصلاحيات الحقيقة ولا تتعقب قدرات المرؤوس أو ت طل ب إليه مرا جعت ك في القضايا المفوضة ل ه إلا إ ذ ا احتاج هو ذلك . 10. المتابعة : لا يعني التفويض التخلي عن المسئولية ، تابع الإنجازات وزو د ه بتغذية عكسية عن مدى تحقيق الهدف والنتائج المتفق عليها ، اعمل على تذليل العقبات وابق على اتصال دائم معه .

ضمان التفويض الفعال :

ضمان التفويض الفعال

Slide 97:

يمكننا من خلال ما درسناه ضمان التفويض الفعال وذلك من خلال الإجابة على خمسة أسئلة رئيسية كالتالي : لماذا التفويض؟ ما الذي يجب تفويضه ؟ لمـــن يجب التفويض ؟ كيف يمكن التفويض ؟ ما هي ضمانات التفويض الفعال ؟

Slide 98:

السؤال الأول : لماذا التفويض؟ الإجابة : • لكي يتفرغ المسئول للقضايا الهامة. • ادخار الوقت لأنشطة التخطيط • التوزيع العادل لعبء العمل • سرعة اتخاذ القرارات وحل المشكلات • زيادة جودة اتخاذ القرارات • توفير فرص تنمية مهارات المرءوسين • رفع الروح المعنوية للمرءوسين • تنمية روح المشاركة والعمل الجماعي

Slide 99:

السؤال الثاني: ما الذي يجب تفويضه؟ الإجابة : • المهام ذات الأولوية المحدودة. • المهام الروتينية التي تستغرق وقتاً طويلاً نسبياً. • المهام التي تساعد على تنمية المرءوسين. • المهام التي يمكن للمرءوسين القيام بها بشكل أفضل. • المهام ذات العلاقة بالمسار الوظيفي للمرءوسين.

Slide 100:

السؤال الثالث : لمن يجب التفويض؟ الإجابة : • المرؤوس الذى يمتلك القدرة على أداء المهام موضع التفويض. • المرؤوس الذى تتوافر لديه الرغبة في أداء المهام موضع التفويض. • المرؤوس الذى يمتلك السمات الشخصية لتحقيق النتائج المتوقعة من وراء التفويض. • يجب توخى الحذر والموضوعية في اختيار الأشخاص الذين تسند إليهم المهام والصلاحيات موضع التفويض. • من المهم معرفة نقاط القوة والضعف لدى المرءوسين.

Slide 101:

السؤال الرابع : كيف يمكن التفويض؟ الإجابة : • التحديد الدقيق للمهام المراد تفويضها. • تعريف المرءوسين بكيفية الأداء الفعال لهذه المهام . • تزويد المرءوس بالسلطات اللازمة لأداء المهام المفوضة. • وضع معايير أو توقعات لمستويات الأداء المرغوبة.

Slide 102:

السؤال الخامس : ماهي ضمانات التفويض الفعال؟ الإجابة : • التعرف على نقاط القوة والضعف في المرءوسين. • إظهار الثقة في المرءوس وقدرته على إنجاز المهام الجيدة. • مقاومة الشعور بأنك ستحصل على أفضل النتائج بالتفويض. • ممارسة مزيد من الضغط عند الحاجة. • المتابعة المستمرة لاستخدام المرءوس للصلاحيات والتعرف على مستويات الأداء. • إظهار الاستعداد لتقديم المساعدة للمرءوس عند الحاجة. • المكافأة عن الاستخدام المميز للتفويض. • إظهار القدرة على استرجاع الصلاحيات عند الحاجة.

ثالثاً : تعلم كيف تستخدم التليفون بفاعلية :

ثالثاً : تعلم كيف تستخدم التليفون بفاعلية تكمن الإستراتيجية الثالثة من استراتيجيات الإدارة الفعالة للوقت في إتقان مهارات استخدام التليفون. الحقيقة الثابتة في العمل الإداري ، أنه لا يوجد عمل لا يعتمد على الهاتف، إلا أنه قد يكون مصدراً للفاعلية أو مصدراً لإهدار الوقت، ومن ثم تحدد الطريقة التي تستخدم بها التليفون مدى قدرتك على التعامل مع وقت وظيفتك.

Slide 104:

بعض الإرشادات العامة للتعامل مع المكالمات الهاتفية : اسند عملية الرد على التليفون لمدير مكتبك كلما أمكن ذلك. طور أسلوب للتمييز بين نوعيات المكالمات. ضع قائمة بالمكالمات الهامة التى يجب عليك القيام بها يومياً. حدد الهدف من كل مكالمة والنقاط الرئيسية التي تود التحدث فيها أعد نفسك للمكالمات كما تعد نفسك للاجتماعات. حاول إجراء المكالمات فى الأوقات المرنة من اليوم. حاول أن تنفذ اتصالاتك كلها معاً.. استخدم مدير مكتبك فى تنفيذ أولويات الاتصال.

Slide 105:

استخدم مكبر صوت الهاتف حتى يمكنك إنجاز بعض الأشياء الأخرى في وقت الاتصال نفسه. تعرف على قواعد الاستخدام الفعال للهاتف. حاول السيطرة على الحوار من خلال استخدام بعض الجمل مثل: " هـل هناك شئ ترغب فى مناقشته قبل الذهاب للاجتماع؟" " توجد مكالمة على الخط الأخر.. سوف أعاود الاتصال بك فى وقت لاحق" " يمكن مناقشة ذلك بالتفصيل في مكالمة أخرى إن شاء الله" " معذرة.. سأحاول الاتصال بك بعد الانتهاء من مقابلة أحد الضيوف ..الخ" حاول تسجيل نقاط المتحدث خاصة إذا كان شخصية هامة، حتى يمكنك التركيز في الرد عليها. ضع ساعة زمنية أمامك لمتابعة أوقات المكالمات

رابعاً : أدر اجتماعاتك بفاعلية:

رابعاً : أدر اجتماعاتك بفاعلية مفهوم الاجتماعات عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين الاجتماعات الفعالة هي التي تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت ممكن وبرضى غالبية الأعضاء

هل تعلم:

هل تعلم أن معظم المديرين يقضي 50% - 80% من وقت العمل في الاجتماعات. أن عدد الاجتماعات التي تعقد كل يوم عمل في الولايات المتحدة الأمريكية يبلغ خمسة عشر مليون اجتماع. أن المديرين من الطبقة المتوسطة في المملكة العربية السعودية يشترك كل منهم في أربع لجان تقريباً وتجتمع كل لجنة مرة واحدة أسبوعياً. أن بعض المديرين سيشترك في حوالي (400) اجتماع سنوياً بينما يشترك معظم المديرين فيما يقرب من (100) اجتماع سنوياً. أن العديد من الاجتماعات هام جداً، يوفر الوقت وينجز لك العمل المطلوب ولكن الكثير من الاجتماعات أيضاً مضيع للوقت.

أهمية الاجتماعات:

أهمية الاجتماعات التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالموضوعات الكبيرة ، وذلك من خلال تنوع الخبرات والتخصصات. التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى .

Slide 109:

إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة (التدريب) . إتاحة الفرصة للقادة لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين . رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات .

احسب تكلفة اجتماعاتك :

احسب تكلفة اجتماعاتك بفرض أن عدد أعضاء الاجتماع 9 9 × [5 ساعات في المتوسط +2 ساعة مواصلات وخلافه ] =63 ساعة×50 اجتماع سنوى = 3150 ساعة او ×25 اجتماع سنوى = 1575ساعة من عمر كل فرد أي 1575 ساعة ÷ 24ساعة في اليوم = 66 يوم كامل مستخدم من العمر في الاجتماعات

لماذا نعقد الاجتماعات ؟ :

لماذا نعقد الاجتماعات ؟ إطار مناسب لتحقيق المسئولية التضامنية فى الإدارة . من أفضل الوسائل لاتخاذ القرار الجماعي المبنى على الشورى . التحقق من متابعة ما تم الاتفاق على إنجازه وتبادل الخبرة فيها . جملة العقول والخبرات أثناء الحوار الجيد أكبر بكثير من مجموع كل عقل وخبرة على حده أى أن : 1+1+1+1+1+1+1= 7 او 14 او 28 او ........

Slide 112:

قوة الشعور بالانتماء والتلاحم . إمكانية الاستفادة من تكامل الأنماط المختلفة من الأعضاء لصالح الهدف . مناخ جيد للإبداع والابتكار . تبنى القرارات والحماس لتنفيذها بشكل جيد . التغلب على نزعات الفردية وغلو الفرد وتقلبات المزاج ونواحي الضعف الطبيعية. التأكيد الدائم على الأولويات وتوحيد الرؤى في المهام الأساسية والسياسات والضوابط .

Slide 113:

مظاهــر الاجتماعات الفعالة وجود حاجة إلى الاجتماع من حيث المبدأ الإعداد والتحضير المسبق للاجتماع وضوح الهدف من الاجتماع وجود جدول أعمال وإطار زمني للموضوعات بدأ الاجتماع في الوقت المحدد عدم الانحراف عن موضوع الاجتماع القيادة الفعالة للجلسة المشاركة الإيجابية للأعضاء التعامل مع الأنماط السلبية من السلوك التوصل إلى نتائج محددة التقيد بجدول الاجتماع إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد

خامساً : تعامل بإيجابية مع الزائرين دون سابق موعد :

خامساً : تعامل بإيجابية مع الزائرين دون سابق موعد ربمـا تمثل الزيارات العارضة أكبر مصادر إهدار الوقت بالنسبة للمدير العربي عموماً. ويكمن التحدي في أن العمل الإداري يتطلب الاتصال بشبكة واسعة من الأفراد تشمل الزمـلاء والرؤسـاء وربما العملاء..الخ. إلا أن الحاجة للاتصال مع هذه الأطراف لا يعنى أن المسئول لا يجب أن يكون متاحاً في أي وقت مع أي زائر ولأي سبب. رغم أن البعض يفشل في وضع سياسات منظمة للتعامل مع هذا الموقف، والبعض الآخر يواجه بانتقادات حادة ومواقف عند محاولته وضع ضوابط لهذه الظاهرة الاجتماعية ، إلا أن ذلك لا يعنى التوقف عن المحاولة على الأقل للحد من التأثيرات السلبية لهذه الظاهرة في مجتمعاتنا.

Slide 115:

بعض الإرشادات العامة للتعامل مع الزائرين دون سابق موعد ضع سياسة مكتوبة للتعامل مع الزيارات العارضة. تنمية مهارات مدير المكتب فى مجال تصنيف الزائرين وتحديد أولويات مقابلة المسئول. حدد أوقات معينة للزيارات للفئات التى يمكنها التردد عليك. علم مرءوسيك كيف يحترمون وقتك ووقت أنفسهم. أعرض الزيارة على من تتوقع أن يطيل الجلوس عندك حتى تتحكم أنت فى وقت الزيارة. استخدم بعض العبارات المهذبة التى تشجع الآخرين على اختصار وقت الزيارة. " لدى اجتماع بعد 5 دقائق؟" " سوف أضطر للاستئذان بعد دقائق لمقابلة رئيس المؤسسة"! "استأذنك فى استكمال هذا التقرير وسأكون معك حالاً "!!

Slide 116:

حدد وقتاً معيناً لمرة واحدة فى الأسبوع لأولئك الذين يرغبون فى مقابلتك دون سابق موعد.. مع تحديد وقت المقابلة لكل فرد أو مجموعة من الأفراد. استخدم الإرشادات غير اللفظية التى تعكس انشغالك وضيق الوقت المتاح لديك مثل : " تجاهل النظر بعينيك كثيراً إلى الشخص الذى يحضر دون سابق موعد حتى تشعره بضيق الوقت المتاح لديك؟" " استمر فى الوقوف حتى لا يجلس الطرف الآخر أو لا يضطر إلى الاسترخاء فى جلسته". "ارفع سماعة التليفون وكأنك تخطط لإجراء مكالمة هامة، وفى انتظار انتهاء الزائر لإجراء هذه المكالمة ". "انظر لساعتك بين الحين والآخر لإظهار مدى حاجتك للوقت أو تأثير الآخرين على وقتك ".

سادساً: تخلص من المهام غير الضرورية:

سادساً: تخلص من المهام غير الضرورية قد يفقد المدير السيطرة على الوقت بسبب قيامه بأداء مهام غير ضرورية أو يمكن تأديتها بواسطة آخرين. ويوجد العديد من الأسباب التي تفسر قيام بعض المديرين بأداء العديد من المهام غير الضرورية من أبرزها: • عدم وجود أهداف أو أولويات واضحة للعمل. • الفشل في تفويض بعض المهام للمساعدين. • عدم القدرة على قول "لا" للآخرين.

Slide 118:

بعض الإرشادات العامة للتخلص من المهام غير الضرورية لا تتردد فى قول كلمة "لا" عند الضرورة. اقترح أشخاص آخرين للقيام بهذه المهمة. اظهر للآخرين أن إنجاز هذه المهام سوف يكون على حساب مهام أخرى أكثر أهمية. إذا كانت هذه المهام مسندة بواسطة الرئيس أسأله أى المهام أكثر أهمية من وجهة نظره. حدد المهام غير الضرورية وحاول التخلص منها إذا كان ذلك ممكناً. قدم الدليل على مدى ارتفاع التكلفة فى حالة القيام بها أو مقدار الوفر فى التكلفة فى حالة التخلص منها. قم بتفويض المهام الأقل أهمية لمرءوسيك أو مدير مكتبك إذا كان ذلك ممكناً.

Slide 119:

إذا كان من الصعب أو من غير المناسب تفويض تلك المهام ، فحاول القيام بها فى الأوقات المرنة أو عندما تكون مجهداً. استخدم صلاحيات الوظيفة فى تحويل المهام غير الضرورية إلى أشخاص آخرين أو وحدات تنظيمية أخرى. اعتذر عن عدم ملائمة الوقت لإنجاز هذه المهام عندما يكون ذلك ممكناً

سابعاً: قلص حجم الأعمال الورقية:

سابعاً: قلص حجم الأعمال الورقية كثير من الأشخاص يقضون وقتاً كبيراً في إعداد المذكرات والتقارير مما يؤدى إلى إهدار جزء ملموس من وقت العمل. ويستلزم تقليص حجم الأعمال الورقية القيام بما يلى : الإرشادات العامة : تدوين الملاحظات على المستند الأصلي مع قيام السكرتير بإعداد الرد استخدام البريد الإلكتروني كبديل للرسائل الاعتيادية كلما كان ذلك ممكناً تنمية مهارات مدير المكتب فى عرض البريد الاختصار فى الكتابة

النصائح الذهبية:

النصائح الذهبية صمم قوائم بالأشياء الضرورية المطلوبة إنجازها وفقاً لأساس يومى . استخدم الأوقات الصباحية فى إنجاز المهام الرئيسية حدد الأهداف بوضوح وبين تاريخ إنجاز كل هدف استخدم قائمة الأولويات To Do قم بتنفيذ المهام الرئيسية والعاجلة أولاً ثم حاول تفويض النوعيات الأخرى من المهام للآخرين. تجنب التأجيل أو تأخير عمل اليوم إلى الغد. قم بإنجاز المهام الهامة غير المحببة إليك أولاً. حدد مضيعات وقتك وحاول التخلص منها.

Slide 122:

ركز على مهمة واحدة وليس أكثر من مهمة فى وقت واحد . ركز على المهام ذات القيمة المضافة المرتفعة. استخدم المكاتبات الإلكترونية كلما أمكنك ذلك. حدد مواعيد واقعية لإنجاز المهام. أجمع معاً الأعمال المتشابهة حتى تحافظ على استمرارية واتساق الفكر والحالة المزاجية. تحكم فى مقاطعات الزائرين فى الفترات الحرجة. خصص وقتاً للأزمات غير المتوقعة.

التمارين من الثالث الى الخامس أنظر المذكرة:

التمارين من الثالث الى الخامس أنظر المذكرة

الوحدة الرابعة:

الوحدة الرابعة إدارة ضغوط العمل

Slide 125:

هل يتوافر لديك الوقت الكافي لإنجاز كل ما ترغب فى تحقيقه؟ إذا كانت الإجابة " نعم" فأنت من المحظوظين أو من الأفراد القلاقل في عالمنا المعاصر الذين ينعمون بوفرة الوقت. إن غالبية الأفراد يواجهون مشكلات عدم القدرة على إنجاز كل ما يرغبون في تحقيقه سواء على المستوى الوظيفي أو المستوى الاجتماعي. فهناك مهام وظيفية متعددة يجب القيام بها بعضها هام وأكثرها عاجل !! هناك أماكن كثيرة نود التردد عليها، وهناك أشخاص كثيرون نود زيارتهم أو نرغب في استقبالهم، فمن أين نأتى بالوقت اللازم للقيام بهذه الأعباء أو أداء هذه الواجبات.

معنى الضغط Stress:

معنى الضغط Stress

Slide 127:

يعرف البعض الضغط باعتباره مثير Stimulus " أى خاصية أو حدث أو موقف في البيئة المحيطة بالفرد والذى قد يتولد عنه نتائج سلبية أو غير مرغوبة بالنسبة لـه” أما التعريف الثانى فينظر إلى الضغط باعتباره استجابة Response ، بمعنى أنه نتيجة وليس سبباً. ومن الناحية العملية فإنه من المفيد النظر إلى الضغوط باعتبارها استجابة يقوم بها الفرد عند مواجهته لمواقف أو ظروف أو أحداث معينة وأن هذه الظروف أو الأحداث تعتبر مسببات ، من هذا المنطلق يمكن تعريف الضغط بأنه: ”هو استجابة تكيفية ذاتية ناتجة عن تفاعل الفرد مع القوى الخارجية في البيئة المحيطة والذى قد يترتب عليه آثارا مادية أو نفسية أو سلوكية“ ويشير التعريف السابق إلى ان الضغوط هى ناتج التعامل مع شئ أو حدث ما والذى يثقل كاهل الفرد بمطالب أو أعباء خاصة. وكلمة " خاصة" هنا تعنى وجود " تهديد" مادى أو نفسى أو غير عادى أو خارج نطاق تصرفات الفرد العادية.

Slide 128:

متى يعتبر الحدث الخارجي مصدراً للضغوط؟ أولاً التهديد المحتمل Potential Threat : على سبيل المثال فإن تعيين مدير جديد قد يصيب البعض بالقلق وبينما يرحب به البعض الأخر، ومن ثم فهو يعتبر مصدراً للضغط للفرد الأول بعكس الفرد الثاني. ثانياً الأهميــة Importance : كلما أدرك الفرد أهمية أو خطورة الحدث كلما زادت احتمالات إدراك الضغط والتماس مظاهرة ، كما هو الحال بإدراكات الفرد لاحتمالات التسريح من الخدمة أو ترك العمل.

Slide 129:

ثالثاً عدم التأكــد Uncertainty : يشير إلى احتمالات نقص المعلومات أو عدم الوضوح أو القدرة على تفسير ما يحدث. فالإشاعات حول احتمالات التخلص من بعض العاملين تعتبر مصدراً قوياً للضغوط مقارنة بمجالات المعرفة التامة. رابعاً الفترة الزمنية Duration : وتشير إلى مدى استمرارية الحـدث. وبوجه عام كلما طالت فترة الأعبــاء أو المطالب غير العادية التى قد يواجههـا الفرد كلما زادت الضغوط الناتجة عن الحــدث أو التصرف ( الاستغناء المؤقت مقابل الاستغناء النهائى ).

Slide 130:

متى يكون للضغط نتائج إيجابية ؟ من الخطأ الافتراض بأن الضغوط يتولد عنها دائماً نتائج سلبية ، حيث تعكس نتائج الدراسات المتخصصة أن ممارسة قدراً ملائماً من الضغوط يعتبر ضرورياً لتحقيق مستويات متميزة من الأداء كما هو الحال في فرق العمل عموماً وفي الفرق الرياضية على وجه الخصوص. ومن بين الآثار الإيجابية للضغوط: • السرعة في الإنجاز • تشجيع التفكير الابتكاري • تنمية الاتجاهات الإيجابية نحو تفويض السلطة • خلق التنافس الإيجابي بين العاملين • خلق الإحساس بأهمية الوقت والعمل على الإدارة الجيدة له • زيادة الإنتاجية

مراحل تطور ضغوط العمل:

مراحل تطور ضغوط العمل

Slide 134:

المرحلة الأولى : التنبيه بالخطر أو الإنذار Alarm : تمثل مرحلة رد الفعل الأولى تجاه ضغوط العمل والتي تتمثل في التفاعلات الجسمانية والنفسية الداخلية والتي يترتب عليها توتر الأعصاب وارتفاع ضغط الدم وزيادة معدلات التنفس، وغير ذلك من الأعراض.

Slide 135:

المرحلة الثانية : مرحلة المقاومـة Resistance : تبدأ هذه المرحلة مع تزايد ضغوط العمل وارتفاع مستوى القلق والتوتر. وعادة ما يترتب على هذه المقاومة العديد من المظاهر السلبية للسلوك مثل إصدار قرارات متضاربة وغير جيدة والمصادمات مع الآخرين ومقاومة بعض القرارات العليا..الخ.

Slide 136:

المرحلة الثالثة : الإجهاد أو الاستنزاف Exhaustion : تظهر هذه المرحلة مع انهيار المقاومة وظهور العديد من الأمراض المرتبطة بالضغط النفسي مثل ارتفاع ضغط الدم أو الصداع المستمر أو قرحة المعدة وغيرها من المخاطر التي تمثل تهديدات مباشرة وغير مباشرة لكل من الفرد والمنظمة.

Slide 137:

العلاقة بين مستوى الضغوط والأداء : توصلت الدراسات إلى أن العلاقة بين مستويات الضغوط والأداء تأخذ شكل منحنى. بمعنى أن أولئك الذين يضطلعون بمهام محدودة وأولئك الذين يضطلعون بمهام كثيرة يمثلان طرفي المنحنى وتتسم إنتاجيتهم بالتدني وإن اختلفت الأسباب. أما المستوى المتوسط أو الملائم من الضغوط فيؤدى إلى تحقيق أقصى مستويات الأداء وهو ذلك المستوى الذي يحقق أفضل توازن ممكن بين اعتبارات ثلاثة هــي: التحدي Challenge المسئولية Responsibility المكافأة Reward

العلاقة بين مستوى الضغوط والأداء:

العلاقة بين مستوى الضغوط والأداء

يستدل من النماذج السابقة على مايلى ::

يستدل من النماذج السابقة على مايلى : • توجد مصادر متعددة للضغوط والتي قد تكون بيئية أو تنظيمية أو فردية. • أن التعرض للضغوط يترتب عليه أثار أو نتائج قد تكون فردية وقد تكون تنظيمية أيضاً. • إن العلاقة بين مصادر الضغوط ومواجهة الضغوط ونتائج الضغوط ليست مباشرة في جميع الأحوال، حيث تتأثر بوجود عوامل وسيطة أهمها: السمات الشخصية ، ونمط السلوك ، والدعم الاجتماعي . • تؤثر أنشطة منع وإدارة الضغوط على مدى حدوث الضغوط في الأصل أو استمراريتها عند تحقيقها. ففي حين تساعد أساليب المنع على الوقاية من الضغوط فإن أساليب الإدارة تساعد على العلاج.

أولاً : مصادر الضغوط :

أولاً : مصادر الضغوط المصادر البيئية للضغوط المصادر الفردية للضغوط المصادر التنظيمية للضغوط

المصادر البيئية للضغوط:

المصادر البيئية للضغوط الظروف الاقتصادية الاتجاهات السياسية المشاركة الاجتماعية التطور التكنولوجى أجهزة الرقابة الخارجية تعدد الأدوار خارج العمل التلوث البيئى الطقس والمناخ الزحام..الخ.

المصادر الفردية للضغوط:

المصادر الفردية للضغوط تعدد الحاجات والرغبات الرغبة فى الإنجاز الأحداث الاجتماعية ( الوفاة- الطلاق- المرض- الخلافات الزوجية) المسئوليات الاجتماعية ( متطلبات الأسرة مقابل متطلبات الوظيفة) المثاليات وفجوة الواقع فقدان السيطرة على الأمور ( توجيه الأبناء مثلاً) تهديدات الطموحات الخوف من فقدان الوظيفة الإحالة للتقاعد أو المعاش

المصادر التنظيمية للضغوط :

المصادر التنظيمية للضغوط تقادم المهارات خطط تقليص الوظائف الفلسفات الإدارية الجديدة ( الجودة الشاملة مثلا.. ) عدم التفويض زيادة عبء العمل ضعف المعايير الرقابية ضعف أنظمة الإتصالات تفشي الصراعات المغالاه في المركزية سوء التخطيط تعدد / تعارض الأهداف سوء تحديد الأولويات تعدد المستويات التنظيمية محدودية نطاق الإشراف صراع الدور غموض الدور تعدد المهام العاجلة

ثانياً : النتائج المترتبة علي الضغوط :

ثانياً : النتائج المترتبة علي الضغوط الآثار الفردية السلبية : ضعف التركيز القلق التوتر الإحباط اللامبالاه النزعة الفردية الإكتئاب الآثار الفردية الإيجابية : زيادة الدافعية للعمل إرتقاع مستويات الأداء الاستقرار الوظيفي السرعة في إنجاز الأعمال تطوير العمل

تابع : النتائج المترتبة علي الضغوط :

تابع : النتائج المترتبة علي الضغوط الآثار التنظيمية السلبية : إرتفاع التكلفة دوران العمل ضعف القدرة علي الإبتكار إنخفاض الإنتاجية ضعف الولاء والإنتماء إنخفاض جودة إتخاذ القرار الآثار التنظيمية الإيجابية : جودة إتخاذ القرارات التفكير الإبتكاري تشجيع العمل الجماعي المناخ التنافسي الصحي زيادة الإنتاجية تخفيض التكلفة

ثالثاً : العوامل الوسيطة للضغوط :

ثالثاً : العوامل الوسيطة للضغوط

Slide 148:

لماذا تختلف استجابات الأفراد للضغوط أو تختلف قدراتهم في التعامل معها؟ وتكمن الإجابة في وجود بعض العوامل الوسيطة التى قد تقوم بإضعاف أو تأكيد العلاقة بين مصادر الضغط والقدرة على مواجهتها والنتائج المترتبة عليها. بصفة عامة يوجد ثلاثة نوعيات من العوامل الوسيطة والتى تتحكم في شكل ومستوى العلاقة بين متغيرات المصادر والمواجهة والنتائج، وهذه العوامل هي : السمات الشخصية نمط الشخصية (أ) الدعم الاجتماعي.

Slide 149:

معالم الشخصية Personality Facets : • يشير مفهوم معالم الشخصية إلى مجموعة من السمات أو الميول أو الحالة المزاجية وغيرها من الخصائص التي تشكل نواحي التشابه أو الاختلاف في سلوك الأفراد. • بصفة عامة يوجد عدد كبير من المعالم الشخصية التي يمكن أن تمارس دور الوسيط عند التعرض للضغوط ، إلا أن أهمها يكمن في ثلاثة معالم هي : القدرة على تحمل المواقف الغامضة ، مراكز التحكم ، بالإضافة إلى احترام وتأكيد الذات ويمكن التعرف عليهم كالتالي : 1- القدرة على تحمل المـواقف الغامضــة : كقاعدة عامة ، فإن الأفراد الذين يمتلكون مقدرة أعلى على تحمل الغموض من المحتمل أن يشعروا بقدر أقل من الضغوط مقارنة بزملائهم الذين لا يمتلكون مقدرة مرتفعة على تحمل تلك المواقف.

Slide 150:

2- مراكز التحكم: يقصد بمراكز التحكم نوعية التوجه الشخصي وهل هي مصادر ذاتية داخلية أو مصادر خارجية. وكقاعدة عامة فإنه كلما شعر الفرد بأنه يمتلك قدراً من السيطرة على الأحداث التي تواجهه في حياته ، فإنه أقل احتمالاً لإدراك المواقف بأنها مصادر للضغوط ومن ثم أقل احتمالاً بأن يظهر نماذج سلوكية سلبية والعكس صحيح. 3- احترام وتأكيد الذات : بصفة عامة فإن الأفراد الذين يتسمون بوجود مستويات مرتفعة لتأكيد الذات يثقون في قدراتهم وبالتالي فهم أقل احتمالاَ للشعور بالتهديد أو الضغوط مقارنة بأولئك الذين لا يتسمون بوجود مستوى مرتفع من تأكيد الذات.

Slide 151:

معالم الشخصية نمط السلوك (أ) Type (A) Behavior : السمات المميزة محاولة إنجاز أكبر قدر من المهام الإقدام والطموح التنافس والجرأة الحماس والانفعال نفاذ الصبر والحرص علي الوقت توجيه كبير بالعمل صراع دائم مع الآخرين والمواقف والأحداث

Slide 152:

معالم الشخصية نمط السلوك (ب) Type (B) Behavior : إيقاع منتظم في التعامل مع المواقف والأحداث يعمل بنشاط ولكن دون مغالاة يتسم بالثقة التي تؤدي إلي الاستقرار النفسي يجمع بين التوجيه بالعمل والناس يدرس الأشياء قبل اتخاذ القرار

Slide 153:

الدعم الاجتماعي Social Support : يعرف الدعم الاجتماعي بأنه كافة أشكال المساعدة وسبل التأييد وقنوات الاتصال التي تشكل علاقات الفرد مع الآخرين. وتشير نتائج الدراسات الميدانية إلى وجود علاقة إيجابية بين مستويات الدعم الاجتماعي والقدرة على مواجهة ضغوط العمل.

رابعاً: مداخل إدارة الضغوط:

رابعاً: مداخل إدارة الضغوط يجب أن يعترف المدير الماهر بحقيقة وجود الضغوط، ومن ثم يبذل كافة الجهود للبحث عن مداخل لمنعها أو الحد من آثارها السلبية. ويكمن الفارق بين المفهومين في أن المنع Prevention يركز على أحكام السيطرة أو التخلص من مسببات الضغوط، أما الإدارة Management فيقصد بها اتخاذ الإجراءات أو الوسائل التي تساعد في التعامل مع الضغوط أو الحد من أثارها السلبية. يمكن تصنيف مداخل التعامل مع الضغوط في مجموعتين هـي : المداخل التنظيمية للتعامل مع الضغوط المداخل الفردية للتعامل مع الضغوط

المداخل التنظيمية للتعامل مع الضغوط:

المداخل التنظيمية للتعامل مع الضغوط

Slide 156:

1- تعظيم التوافق بين الفرد وبيئة العمل Environment Fit فعالية برامج التوظف الأمان الوظيفي المكافآت والعائد المادي فعالية برامج التوظف وجود إرشادات واضحة للعمل الإثراء الوظيفي توسيع مهام الوظيفة برامج التأقلم الاجتماعي التدريب والتطوير الوظيفي تبسيط مهام الوظيفة

Slide 157:

2 - برامج منع وإدارة الضغوط برامج الدعم المعنوي ( الاتصالات – المساعدة – الدعم ..الخ) المساعدة في حل المشكلات إعادة تعديل المسار المهني برامج اللياقة الصحية برامج المشكلات السلوكية والعاطفية برامج الأمان الوظيفي ( كيماويات – أشعة – إصابات..الخ)

المداخل الفردية للتعامل مع الضغوط :

المداخل الفردية للتعامل مع الضغوط ممارسة الرياضة المشاركة في أنشطة النفع العام الفحص الطبي المنتظم التأمل الإسترخاء العبادة تغيير نوعية العمل تغيير المنظمة بناء شبكة الدعم الإجتماعي (جماعات صداقة) الأجازات

النصائح الذهبية:

النصائح الذهبية في نهاية هذه الوحدة قد يكون من المفيد تقديم هذه الوصفة العلاجية لضغوط العمل، ربما قد نعثر على ضالتنا في بعض ما اشتملت عليه : إلجأ إلى الصلاة .. واستعن بالله في كل أمورك.. وكن واثقاً من الاستجابة " ألا بذكر الله تطمئن القــلوب". أعط الأمور الجدية الواجبة دون تضخيم أو يأس من رحمة الله.. فالله يجعل من بعد كل ضيق فرج. خذ إجازة أو فسحة صغيرة ومارس فيها عملاً عضلياً مثل الجري أو السير على الأقدام أو إعادة تنظيم المكتب كن واقعياً عند نظرتك للأمور ولا تجعل طموحاتك تفوق ما يمكنك تحقيقه. • أعد ترتيب أهدافك إذا وجدت أن بعضها صعب التحقيق.

Slide 160:

ضع جدولاً لأعمالك.. حدد أولوياتك .. ورتب مواعيدك. ركز على إنجاز مهمة واحدة في الوقت الواحد ، ولا تحاول تنفيذ كل شئ يطلبه الآخرون. خطط لأن يكون لديك يومياً فترة للاسترخاء لا تعمل فيها أو تتحدث فيهــا مع الآخرين (5ـ 10 دقائق مثلاً). تخير صديق تبوح إليه بأسرارك ومشاكلك عند الحاجة. حاول أن تحصل على إغفاءة بسيطة عندما تواجه ضغوطاً حادة. أبحث عن مصادر الابتسامة .. فإن لم تجدها فاصنعها. تجنب التركيز على مصادر الضغط التي لا تملك السيطرة عليها، أدعو الله أن يخفف عنك مضارها. تنفس بعمق.. وحدث نفسك بقدرتك على التعامل مع مصادر الأرق بين كل شهيق وزفير.

Slide 161:

توقف ولو مؤقتاً عن شرب القهوة أو المشروبات الغازية واستبدلها بالعصائر أو حتى الماء. جرب اللعب مع الصغار أو محاورتهم ولو لدقائق معدودة. حاول الاتصال تليفونياً بأحد الأصدقاء أو المعارف الذين تهوى نفسك إلى الحديث معهم ولو لمرة واحدة يومياً. تقبل أخطاء الآخرين.. لا تنتقد كثيراً.. وحاول إصلاح ما يمكنك إصلاحه.. وتذكر أنه ليس منا من يخلو من العيوب. خذ قسطاً وافياً من النوم .. وتذكر أن لبدنك عليك حق. أعد اكتشاف شخصيتك. فالحياة عبارة عن اكتشاف مستمر للنفس. أكثر من أعمال الخير..واستمد... العون من الله .. إنه نعم المولى ونعم النصير.

التمارين من السادس الى الثامن أنظر المذكرة:

التمارين من السادس الى الثامن أنظر المذكرة

شكراً جزيلاً لحسن استماعكم:

شكراً جزيلاً لحسن استماعكم معلومات الاتصال جوال رقم : 0565679113 بريد الكتروني : khafagyehab@gmail.com