Slide 1:Prof. Miguel A. Vélez Flores, MIS miguel.velez4@upr.edu Tiempo Aproximado 1 hora y 45 minutos MÓDULO: Fórmulas “IF”, “NOW” y “Conditional Formatting”. EXCEL 2007


Indice :Indice Página Introducción 1 Objetivos 2 Pre-Prueba 3 Operadores 4 Fórmulas “IF Condition” utilizando operadores de comparación. 5 Actividad #1 11 Fórmulas “IF Condition” utilizando operadores matemáticos. 12 Actividad #2 17 “Conditional Formatting” 18 Actividad #3 22 Función “Now” 23 Actividad #4 27 Post-Prueba 28 Referencia 29 Evaluación de Módulo 30


Introducción :Introducción Las fórmulas de condiciones conocidas en inglés como “IF function” son clasificadas como funciones lógicas ya que si la condición establecida por el usuario se cumple pueden ser evaluadas como ciertas o falsas. Este módulo le enseñara a configurar estas fórmulas que le facilitan el análisis de los datos y la toma de decisiones. También aprenderá a insertar fecha y hora actualizable en su hoja de calculo además de aplicar formato condicionado. Le tomará aproximadamente una hora y cuarenta y cinco minutos en completar el módulo en su totalidad incluyendo los ejercicios y pruebas. 1 de 30


Objetivos :Objetivos Al finalizar este módulo podrás: 1. Configurar fórmulas “IF Condition” utilizando operadores de comparación. 2. Configurar fórmulas “IF Condition” utilizando operadores matemáticos. 3. Aplicar “Conditional Formatting” a los datos en las celdas. 4. Insertar la fecha y hora actualizable en tu hoja de calculo con la función “Now”. 2 de 30


Pre-Prueba :Pre-Prueba La siguiente prueba es con el propósito de medir que conocimientos posees antes de tomar el Módulo. Favor de contestar las siguientes preguntas. Active la prueba presionando el botón en la parte inferior. 3 de 30 Pre-Prueba


Operadores Aritméticos y de Comparación: Estos operadores son importantes reconocerlos ya que los estaremos utilizando en la configuración de las fórmulas de condiciones. Así que tómese un momento y repase sus definiciones. :Operadores Aritméticos y de Comparación: Estos operadores son importantes reconocerlos ya que los estaremos utilizando en la configuración de las fórmulas de condiciones. Así que tómese un momento y repase sus definiciones. 4 de 30


Objetivo 1: Configurar fórmulas “IF Condition” utilizando operadores de comparación. :Objetivo 1: Configurar fórmulas “IF Condition” utilizando operadores de comparación. 5 de 30


-En el siguiente ejemplo queremos determinar que libros hay que ordenar y cuales no.-Para hacer esto vamos a establecer la siguiente condición: si la cantidad de libros es mayor o igual a 30 la expresión es cierta por otro lado si los niveles son menor de 30 la expresión es falsa.-Si los resultados son cierto queremos que la fórmula despliegue la palabra “Bien” en la columna Nivel en Almacén. Pero si la expresión resulta falsa queremos que se despliegue la palabra “Ordenar” :-En el siguiente ejemplo queremos determinar que libros hay que ordenar y cuales no.-Para hacer esto vamos a establecer la siguiente condición: si la cantidad de libros es mayor o igual a 30 la expresión es cierta por otro lado si los niveles son menor de 30 la expresión es falsa.-Si los resultados son cierto queremos que la fórmula despliegue la palabra “Bien” en la columna Nivel en Almacén. Pero si la expresión resulta falsa queremos que se despliegue la palabra “Ordenar” Joystick and wheel Touch Screen Stylus and Digital Pen 6 de 30


-Primer paso seleccionamos la celda donde la fórmula se va a crear en este caso es la celda D3 :-Primer paso seleccionamos la celda donde la fórmula se va a crear en este caso es la celda D3 Joystick and wheel Touch Screen Stylus and Digital Pen 7 de 30


-Segundo paso seleccionamos en el menú superior ,la pestaña de “Formulas” -Damos un clic en la opción de “Logical”-Seleccionamos la fórmula “IF” :-Segundo paso seleccionamos en el menú superior ,la pestaña de “Formulas” -Damos un clic en la opción de “Logical”-Seleccionamos la fórmula “IF” Joystick and wheel Touch Screen Stylus and Digital Pen 8 de 30


-Tercer paso: Aparecerá una ventana llamada “Function Argument”. En la primera barra llamada “Logical Test” vamos a escribir la expresión que mencionamos al principio utilizando los operadores de comparación: C3>=30 (Esta expresión le dice a Excel verifícame si la cantidad en la celda C3 es mayor ó igual a 30)-Una vez hemos escrito la condición pasamos a la segunda barra para indicarle a Excel que hacer si la expresión es cierta. Y lo que queremos que haga es que automáticamente le escriba la palabra Bien.- Pasamos ahora a la tercera barra para indicarle a Excel que hacer si la expresión es falsa. Y lo que queremos que haga es que automáticamente le escriba la palabra Ordenar.-Luego de completar la información presione el botón de OK. :-Tercer paso: Aparecerá una ventana llamada “Function Argument”. En la primera barra llamada “Logical Test” vamos a escribir la expresión que mencionamos al principio utilizando los operadores de comparación: C3>=30 (Esta expresión le dice a Excel verifícame si la cantidad en la celda C3 es mayor ó igual a 30)-Una vez hemos escrito la condición pasamos a la segunda barra para indicarle a Excel que hacer si la expresión es cierta. Y lo que queremos que haga es que automáticamente le escriba la palabra Bien.- Pasamos ahora a la tercera barra para indicarle a Excel que hacer si la expresión es falsa. Y lo que queremos que haga es que automáticamente le escriba la palabra Ordenar.-Luego de completar la información presione el botón de OK. Joystick and wheel Touch Screen Stylus and Digital Pen 9 de 30


-Cuarto paso: En la celda C3 va quedar establecida la fórmula. Puede repetir los pasos para las filas restantes ó puede copiar la fórmula.-Para copiarla simplemente acerque el puntero del ratón a la esquina inferior derecha de la celda. El puntero se va afinar, en ese momento dé un clic y dejándolo presionado arrastre hacia abajo la fórmula. -Cuando haya seleccionado las celdas donde quiere copiar las fórmulas suelte el botón. :-Cuarto paso: En la celda C3 va quedar establecida la fórmula. Puede repetir los pasos para las filas restantes ó puede copiar la fórmula.-Para copiarla simplemente acerque el puntero del ratón a la esquina inferior derecha de la celda. El puntero se va afinar, en ese momento dé un clic y dejándolo presionado arrastre hacia abajo la fórmula. -Cuando haya seleccionado las celdas donde quiere copiar las fórmulas suelte el botón. Joystick and wheel Touch Screen Stylus and Digital Pen 10 de 30


Actividad #1 :Actividad #1 Suba el programa Excel 2007 y prepare una forma con los datos que ve en la parte inferior de esta página. En las celdas bajo la columna de Bono queremos calcular el bono de los empleados a base de los años de servicio. La condición es la siguiente: Verificar si el empleado tiene 20 años de servicio o más. a) Si es cierta se le va a otorgar un bono de 1000 dólares b) Si es falsa el bono es de 500 dólares. Luego de crear la fórmula de condición, en la primera celda debajo de Bono, copiela en el resto de las celdas. Si tienes dudas, observa el video demostrativo. 11 de 30


Objetivo 2: Configurar fórmulas “IF Condition” utilizando operadores matemáticos.. :Objetivo 2: Configurar fórmulas “IF Condition” utilizando operadores matemáticos.. 12 de 30


-Apliquemos las Fórmulas de Condiciones para realizar operaciones matemáticas.-En el siguiente ejemplo queremos determinar la comisión que se le otorgará a los representantes de ventas de la compañía ACME.-La empresa estableció la siguiente condición: si la cantidad de ventas asciende a 30,000 ó más el vendedor se gana el 10% de sus ventas, si las ventas son menor de 30,000 el vendedor se gana el 5% de sus ventas. :-Apliquemos las Fórmulas de Condiciones para realizar operaciones matemáticas.-En el siguiente ejemplo queremos determinar la comisión que se le otorgará a los representantes de ventas de la compañía ACME.-La empresa estableció la siguiente condición: si la cantidad de ventas asciende a 30,000 ó más el vendedor se gana el 10% de sus ventas, si las ventas son menor de 30,000 el vendedor se gana el 5% de sus ventas. 13 de 30


Primer paso seleccionamos la celda donde la fórmula se va a crear, en este caso es la celda D3 Segundo paso seleccionamos en el menú superior la pestaña de “Formulas” -Damos un clic en la opción de “Logical”-Seleccionamos la fórmula de “IF” :Primer paso seleccionamos la celda donde la fórmula se va a crear, en este caso es la celda D3 Segundo paso seleccionamos en el menú superior la pestaña de “Formulas” -Damos un clic en la opción de “Logical”-Seleccionamos la fórmula de “IF” 14 de 30


Tercer paso: Aparecerá una ventana llamada “Function Argument”. En la primera barra llamada “Logical Test” vamos a escribir la expresión que mencionamos al principio utilizando los operadores: C3>=30000 (Esta expresión le dice a Excel verifícame si la cantidad en la celda C3 es mayor ó igual a 30,000)-Una vez hemos escrito la condición pasamos a la segunda barra para indicarle a Excel que hacer si la expresión es cierta. Y lo que queremos que haga es que automáticamente le calcule el 10% de sus ventas. Y eso se hace multiplicando sus ventas por 10%. (C3*10%)- Pasamos ahora a la tercera barra para indicarle a Excel que hacer si la expresión es falsa. Y lo que queremos que haga es que automáticamente le calcule el 5% de sus ventas. Y eso se hace multiplicando sus ventas por 5%. (C3*5%) -Luego de completar la información presione el botón de OK. :Tercer paso: Aparecerá una ventana llamada “Function Argument”. En la primera barra llamada “Logical Test” vamos a escribir la expresión que mencionamos al principio utilizando los operadores: C3>=30000 (Esta expresión le dice a Excel verifícame si la cantidad en la celda C3 es mayor ó igual a 30,000)-Una vez hemos escrito la condición pasamos a la segunda barra para indicarle a Excel que hacer si la expresión es cierta. Y lo que queremos que haga es que automáticamente le calcule el 10% de sus ventas. Y eso se hace multiplicando sus ventas por 10%. (C3*10%)- Pasamos ahora a la tercera barra para indicarle a Excel que hacer si la expresión es falsa. Y lo que queremos que haga es que automáticamente le calcule el 5% de sus ventas. Y eso se hace multiplicando sus ventas por 5%. (C3*5%) -Luego de completar la información presione el botón de OK. 15 de 30


Cuarto Paso: En la celda D3 va quedar establecida la fórmula. Puede repetir los pasos para las filas restantes ó puede copiarla.-Para copiarla simplemente acerque el puntero del ratón a la esquina inferior derecha de la celda. El puntero se va afinar en ese momento dé un clic y dejándolo presionado arrastre hacia abajo la fórmula. -Cuando haya seleccionado las celdas donde quiere copiar las fórmulas suelte el botón. :Cuarto Paso: En la celda D3 va quedar establecida la fórmula. Puede repetir los pasos para las filas restantes ó puede copiarla.-Para copiarla simplemente acerque el puntero del ratón a la esquina inferior derecha de la celda. El puntero se va afinar en ese momento dé un clic y dejándolo presionado arrastre hacia abajo la fórmula. -Cuando haya seleccionado las celdas donde quiere copiar las fórmulas suelte el botón. 16 de 30


Actividad #2 :Actividad #2 Suba el programa Excel 2007 y prepare una forma con los datos que ve en la parte inferior. En las celdas bajo la columna de Deducciones queremos calcular el bono de los empleados a base a su sueldo anual. La condición es la siguiente: Verificar si el empleado tiene un sueldo anual mayor o igual a $40,000. a) Si es cierta se le va a deducir un 25% de su sueldo. b) Si es falsa se le va a deducir un 10% de su sueldo. Luego de crear la fórmula de condición, en la primera celda debajo de Deducciones, copiela en el resto de las celdas. Si tienes duda, observe el video demostrativo. 17 de 30


Objetivo 3: Aplicar “Conditional Formatting” a los datos en las celdas. :Objetivo 3: Aplicar “Conditional Formatting” a los datos en las celdas. 18 de 30


Sería propio resaltar los campos donde hay que hacer ordenes, cambiando la apariencia del texto, para lograrlo tenemos que recurrir a lo que Excel llama “Conditional Formatting”.Primer paso es seleccionar las celdas debajo de la columna de Nivel en Almacén.Segundo paso presionamos la pestaña de “Home” y luego el botón de “Conditional Formatting”. En “Conditional Formatting” seleccionamos “Highlight Cells Rules” y damos un clic en “Text that Contains” :Sería propio resaltar los campos donde hay que hacer ordenes, cambiando la apariencia del texto, para lograrlo tenemos que recurrir a lo que Excel llama “Conditional Formatting”.Primer paso es seleccionar las celdas debajo de la columna de Nivel en Almacén.Segundo paso presionamos la pestaña de “Home” y luego el botón de “Conditional Formatting”. En “Conditional Formatting” seleccionamos “Highlight Cells Rules” y damos un clic en “Text that Contains” 19 de 30


Tercer paso: Se va abrir una ventana llamada “Text that Contains”. En la barra a la izquierda va escribir el texto que usted desea que resalte.En la barra a la derecha seleccionamos los colores que deseamos que contenga las celdas que van a resaltar. Para este ejercicio seleccione “Green Fill with Dark Green Text” :Tercer paso: Se va abrir una ventana llamada “Text that Contains”. En la barra a la izquierda va escribir el texto que usted desea que resalte.En la barra a la derecha seleccionamos los colores que deseamos que contenga las celdas que van a resaltar. Para este ejercicio seleccione “Green Fill with Dark Green Text” 20 de 30


Cuarto paso: seleccione las celdas bajo la columna de CANTIDAD.-Luego en el menú presionamos la pestaña de “Home” seguido por el botón de “Conditional Formatting”-En “Conditional Formatting” seleccionamos “Data Bars” y dé un clic en el color que prefiera. Su hoja lucirá como la que se encuentra en la parte inferior.-Si las cantidades de alguno de los productos se reduce a menos de 30, automáticamente Excel cambia el texto de Bien a Ordenar conjuntamente con el formato . :Cuarto paso: seleccione las celdas bajo la columna de CANTIDAD.-Luego en el menú presionamos la pestaña de “Home” seguido por el botón de “Conditional Formatting”-En “Conditional Formatting” seleccionamos “Data Bars” y dé un clic en el color que prefiera. Su hoja lucirá como la que se encuentra en la parte inferior.-Si las cantidades de alguno de los productos se reduce a menos de 30, automáticamente Excel cambia el texto de Bien a Ordenar conjuntamente con el formato . 21 de 30


Actividad #3 :Actividad #3 Suba el programa Excel 2007, utilice los datos que ve abajo. Utilizando “Conditional Formatting” resalte las celdas que tienen un número mayor de 20 en la columna de Años de Servicio. Utilizando”Conditional Formatting” aplique barras color verde a las celdas de la columna de Bono. Si tienes dudas, observe el video demostrativo. 22 de 30


Objetivo 4: Insertar fecha y hora actualizable en tu hoja de calculo utilizando la función “Now”. :Objetivo 4: Insertar fecha y hora actualizable en tu hoja de calculo utilizando la función “Now”. 23 de 30


-Dado que esta es una hoja que constantemente necesita ser actualizada sería propio programar para que Excel automáticamente, actualice la fecha y hora cada vez que se abra la hoja.-Primer paso: seleccionamos la celda donde queremos que la fecha aparezca.-Segundo paso: recurrimos a la pestaña de “Formulas” en el menú y escogemos la opción de “Date & Time” y damos un clic en la función de “NOW” :-Dado que esta es una hoja que constantemente necesita ser actualizada sería propio programar para que Excel automáticamente, actualice la fecha y hora cada vez que se abra la hoja.-Primer paso: seleccionamos la celda donde queremos que la fecha aparezca.-Segundo paso: recurrimos a la pestaña de “Formulas” en el menú y escogemos la opción de “Date & Time” y damos un clic en la función de “NOW” Stylus and Digital Pen 24 de 30


Tercer paso: se va abrir una ventana llamada “Function Arguments”, donde simplemente nos explica que esta fórmula no lleva argumento y que el resultado es volátil. Presionamos el botón de OK y listo. :Tercer paso: se va abrir una ventana llamada “Function Arguments”, donde simplemente nos explica que esta fórmula no lleva argumento y que el resultado es volátil. Presionamos el botón de OK y listo. 25 de 30


-La fecha y hora aparecerá en la celda seleccionada.-Cada vez que este documento se abra, se actualizará la fecha y la hora automáticamente. :-La fecha y hora aparecerá en la celda seleccionada.-Cada vez que este documento se abra, se actualizará la fecha y la hora automáticamente. 26 de 30


Actividad #4 :Actividad #4 Suba el programa Excel 2007, utilice los datos que ve en la parte inferior. Utilizando la función “Now” inserte la fecha y la hora de tal forma que cada vez que abra el documento se actualicen. Ubiquelos en la parte inferior de los datos al lado de la celda de Fecha y Hora. Si tienes duda, observe el video demostrativo. 27 de 30


Post-Prueba :Post-Prueba La siguiente prueba es con el propósito de medir que conocimientos posee luego de tomar el Módulo. Favor de contestar las siguientes preguntas. Active la prueba presionando 28 de 30 Post-Prueba


Referencias :Referencias Shelley Gaskin; Robert L. Ferret, Alicia Vargas, and Suzanne Marks, (2008). Go with Microsoft Office 2007 Introductory, Pearson Prentice Hall Suzanne Weixel; Jenniffer Fulton, Faithe Wempen, and Catherine Skintik, (2008). Learning Microsoft Office 2007 Deluxe, Pearson Prentice Hall DDC Gary B. Shelly; Thomas J. Cashman and Misty E. Vermaat (2005). Discovering Computers 2006, Thomsom Course Technology 29 de 30


Evaluación del Módulo :Evaluación del Módulo Con el fin de mejorar la calidad de enseñanza de este módulo es sumamente valioso recibir tu comentarios. Por favor, presiona el botón en la parte inferior y completa la hoja electrónica. 30 de 30 EVALUACIÓN DEL MÓDULO