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Comunicação Administrativa Trabalho realizado por: Tânia Leão nº 19

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A comunicação Administrativa v Processa dentro da organização e viabiliza o sistema organizacional e comunicacional v É fundamental para o processamento das informações no âmbito das funções administrativas internas e externas em relação a diversos públicos. v Acontece por meio do processo comunicativo e envolve os fluxos descendentes ascendentes horizontais circulares e transversais e das redes formal e informal em toda a produção comunicativa emitida e recebida.

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As principais comunicações de carácter Administrativo v Pedidos de informação v Ofícios e Circulares v Avisos e Notificações v Requerimentos v Petições e Memoriais v Declarações e Certidões v Procurações e Protocolos v Anúncios e Editais v Concursos v Admissões v Adjudicações v Arrematações v Constituição de Sociedade e Estatuto v Leilões e Hastas Publicas

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O vocabulário das comunicações administrativas v Aviso v Edital v Anúncio v Certidão v Certificado v Declaração v Comunicado v Convocatória v Oficio v Minuta v Escritura v Memorial v Protocolo v Informação v Requerimento v Esclarecimento As comunicações

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Ofícios e Circulares v São comunicações oficiais de carácter administrativo e tem habitualmente a estrutura de carta comercial – pedido de informação e envio de elementos informativos ou então das circulares – alterações ou modificações iniciativas ocasionais etc.

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Aviso e Notificação v De carácter oficial e muitas vezes compulsório estas comunicações são actos processuais com que se dá conhecimento público de um facto aviso nos jornais ou se chama alguém a comparecer num organismo público directa ou pelo correio – aviso-postal carta registada etc..

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Memoriais petições e requerimentos v O requerimento a petição o memorial ou a exposição são basicamente solicitações dirigidas a uma entidade ou organismo oficial e formuladas por escrito de acordo com as normas ou as disposições legais.

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v No requerimento o pretendente expõe uma pretensão a um direito que lhe assiste citando portanto a legislação ou regulamento correspondente v Na petição formula um pedido argumentando e indicando os fundamentos com que o faz v No memorial refere um pedido já feito enumerando ordenadamente as comunicações havidas ou as diligências feitas sobre o assunto.

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Reclamações e Contestações v Como o próprio nome indica as reclamações e contestações são recursos interpostos a decisões ou despachos oficiais das Finanças dos Tribunais etc.. A sua estrutura e o seu vocabulário são os do requerimento acrescidos dos elementos correspondentes á situação contestada.

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Atestados certidões certificações e declarações v Ocorre com frequência dentro ou fora da empresa a necessidade de comprovar uma situação um estado um facto ou uma qualidade bem como fazer transcrever reproduzir ou certificar o conteúdo de um original arquivado numa repartição pública. Em que circunstancias se passam declarações

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v Essa necessidade dá origem á emissão de documentos com força provatória a que se dá o nome de declarações certidões certificados ou atestados. São feitos sobre indivíduos firmas associações etc. para efeitos vários: v Atribuição de subsídios v Efeitos fiscais v Contagem de anos de serviço v Fins militares v Justificação de faltas v Habilitações á herança…

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Procurações e protocolos v Procuração é um documento pelo qual alguém atribui a outrem poderes para o representar. Reverte-se de formas diferentes conforme o acto ou negocio que se pretende que o procurador realize. E constituída basicamente por 2 partes: v Identificação do representante e do representado v Objecto e âmbito da procuração. Procuração

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Protocolo esta palavra tem varias excepções que se destacam: v A de conjunto de normas de cerimonial e cortesia a observar em determinadas situações socioprofissional e administrativas v A de livro onde os escrivães de um juízo fazem a anotação de uma audiência ou onde uma empresa regista entregas de correspondência v A de acta relativa a um acordo congresso ou conferencia internacional. Protocolo

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Anúncios e Editais v O anúncio é uma informação ou um aviso com que se participa faz saber ou dá conhecimento de algo ao público. v Quando esse anúncio representa uma ordem oficial ou judicial toma o nome respectivamente de edital ou de édito. v A sua redacção é a que encontramos habitualmente na empresa diária diferindo o vocabulário conforme as entidades emissoras ministérios cartórios câmaras empresas etc..

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Leilões e hastas públicas v Um leilão é uma venda pública em que os objectos são entregues a quem fizer a oferta mais elevada correspondendo portanto a arrematação ao maior lanço. v Quando um leilão decorre por efeito de mandado judicial pode também tomar o nome de hasta pública. v A redacção é a dos anúncios na empresa ou a dos convites enviados pelo correio.

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v Data Hora e Local v Objecto de leilão direito a arrendamento bens moveis e imóveis etc. v Descrição dos artigos a leiloar v Responsável pelo leilão. Como se redigem

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Concursos Admissões e Adjunções v Quando um organismo público pretende fazer uma aquisição ou uma venda admitir pessoal entregar um serviço ou estabelecer um contrato abre normalmente concurso e regulamenta as condições ao seu acesso. v Fim do prazo estabelecido faz a selecção das candidaturas e comunica oficialmente a admissão de pessoas ou a adjudicação entrega de empreitadas de fornecimentos etc..

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v Entidade organismo ou empresa promotora v Finalidades e objecto do concurso v Condições do Mesmo ou Local onde poderão ser obtidas v Data limite da Proposta ou da candidatura. Elementos do Anúncio

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Abreviaturas Siglas e Códigos A abreviação toma três forma: v Abreviatura quando uma palavra é representada por meio de uma ou algumas das suas letras v Sigla que se apresenta como uma unidade constituída pelas letras iniciais das palavras que formam um nome próprio v Acrónimo que é a redução de um grupo de palavras ás iniciais ou a junção da sílaba inicial de uma série de palavras para formar um vocábulo .

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Algumas Abreviaturas v Adm. – Administração v Embaix. – Embaixador v Ger.ª - Gerência v Nac. – Nacional v Secr. – Secretaria v Serv. – Serviço v Sr.a – Senhor a v P.S – Post-Scriptum v R.S.F.F – Responda se faz favor v Ex.ª - Excelência v M.º - Meritíssimo v Ex. mos Sr. – Excelentíssimo s Senhor es v V. Ex.ª - Vossa Excelência v E.D – Espera deferimento v A p.p – a pronto pagamento v Pg. – Pago pagar pagamento v Depós. – Depósito

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Impressos e Minutas v A necessidade de normalizar rendibilizar e dinamizar os serviços qualquer organismo ou empresa se serve cada vez mais de impressos e minutas esquematizados e formatados de acordo com as normas internacionais ou com as necessidades pontuais de informação. v Além dos elementos identificativos apresentam de forma organizada e graficamente estudada para permitir uma rápida leitura os dados fundamentais ou texto normalizado de uma comunicação.

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Siglas v A.I.P – Associação Industrial Portuguesa v CEE – Comunidade Económica Europeia v FITEI – Federação Internacional do Trabalho e Emprego v P.L.V – Publicidade no Local de Venda v ONU – Organização das Nações Unidas v OCDE - Organização de Cooperação e Desenvolvimento Europeu

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Trabalho v Normalmente através de um anúncio quer colocado pela ou organismo quer pelo candidato a emprego. Como se entra no mercado de trabalho

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Currículo Vitae É a apresentação resumida e esquematizada da identificação e do percurso pessoal e profissional do candidato a um lugar. Deve considerar quatro aspectos: vElementos Biográficos – nome filiação data lugar de nascimento estado civil B.I residência e telefone. vHabilitações – Académicas profissionais e outras como a carta de condução e domínio de línguas estrangeiras.

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v Experiência profissional – funções ou cargos exercidos empresa ou organismos empregadores e duração da actividade. v Referências – nomes de pessoas e/ou firmas que podem fornecer informações de carácter pessoal ou profissional.

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Fim

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