Administración Estratégica en el Sector Público

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1 Administración Estratégica en el Sector Público Alberto Haaz Díaz Consultoría y capacitación Sonora, México

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Haaz 2 Proceso de administración estratégica en el sector público Organización y planeación estratégica en el sector público Coordenadas estratégicas. Definición de estrategias generales. Estrategias funcionales . Utilización del proceso de administración estratégica en planes por áreas del sector público ¿Cómo se realiza este proceso en ámbitos federal, estatal y/o municipales? ¿Cuáles son los aspectos relevantes para la mejora? Con MML y MIR * * Método de Marco Lógico y Matriz de Indicadores para Resultados

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Haaz 3 Organización y planeación estratégica en el sector público En Nivel Global: Una Dependencia es la responsable de la Planeación del Desarrollo, coordina a todas las demás dependencias. En Nivel Sectorial Una Dependencia es la responsable de la Planeación del Sector Administrativo correspondiente y así coordina a todas las entidades paraestatales o paramunicipales que se ubican en el sector. En Nivel Institucional Cada Entidad Paraestatal o Paramunicipal realiza su planeación, acorde a las políticas del sector en que se ubica. Para Planeación Regional y por Temas Especiales El Titular del Poder Ejecutivo o Presidente Municipal, designa responsables.

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Haaz 4 Marco normativo en el ámbito Federal La Ley de Planeación establece disposiciones para la planeación, concebida en sistema y precisando estructura institucional, proceso, instrumentos y mecanismos de coordinación intergubernamental. La Ley Orgánica de la Administración Pública Federal , establece responsabilidades para la planeación global, sectorial, regional , institucional y por temas especiales. Ley de Entidades Paraestatales (Federales) establece disposiciones para la planeación en el ámbito los entes respectivos.

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Haaz 5 Marco normativo en el ámbito de los Estados Sus Leyes de Planeación establecen disposiciones para la planeación, concebida en sistema y precisando estructura institucional, proceso, instrumentos y mecanismos de coordinación intergubernamental. Son similares a la Ley de Planeación (Nacional). Las Leyes Orgánicas como la del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, establecen responsabilidades para la planeación global, sectorial, regional , institucional y por temas especiales. En la generalidad de casos, las disposiciones para la planeación en las Entidades Paraestatales, se encuentran en las Leyes Orgánicas antes mencionadas.

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Haaz 6 Marco normativo en el ámbito de los Municipios Las Leyes de Planeación aprobadas por las legislaturas locales, establecen disposiciones referidas a los gobiernos municipales. Las Leyes Orgánicas para las Administraciones Públicas Municipales (en Sonora es la ley de Gobierno y Administración Municipal), establecen responsabilidades para la planeación del desarrollo municipal. La de Sonora es una de las más avanzadas en aspectos metodológicos y de instrumentación (por ejemplo: señala que deben usarse Indicadores y ligar a ellos las metas (lo cual no precisa la Ley de Planeación para el Estado de Sonora). En la generalidad de casos, las disposiciones para la planeación en las Entidades Paramunicipales, se encuentran en las Leyes Orgánicas antes mencionadas.

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Haaz 7 ARTÍCULO 121.- Los programas especificarán los objetivos, prioridades y política que regirán el desempeño de las actividades del área de que se trate, las regiones que se consideren prioritarias o estratégicas o las prioridades del desarrollo integral del Municipio, en todo caso deberán contener : I. Diagnóstico de la situación vigente; II. Objetivos con la perspectiva de los tres años del Ayuntamiento, en materia a la que se refiera; III. Indicadores para la medición y evaluación del desempeño y de los resultados de la gestión municipal; IV. Metas referidas a cada uno de los indicadores; V. Estrategias, líneas de acción y proyectos para el logro de los objetivos y metas; y VI. En su caso, las bases para la participación de la comunidad en la ejecución de los programas. Ley de Gobierno y Administración Municipal, Sonora (2001)

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Haaz 8 ARTÍCULO 123.- En los comités de planeación municipal tendrá lugar la participación y consulta de los diversos grupos sociales, con el propósito de que la población exprese sus opiniones para la elaboración, actualización, ejecución y control del Plan y los programas que se deriven de éste. La organización y funcionamiento, las formalidades, periodicidad y términos a que se sujetarán la participación y consulta para la planeación democrática, se regirán por el reglamento en materia de planeación que al efecto apruebe el Ayuntamiento. Ley de Gobierno y Administración Municipal, Sonora (2001)

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Haaz 9 ARTÍCULO 124.- Una vez aprobado el Plan por el Ayuntamiento, deberá remitir una copia al Congreso del Estado y será obligatorio para la administración pública municipal en el ámbito de su respectiva competencia. ARTÍCULO 125.- Cada Ayuntamiento deberá publicar el Plan Municipal de Desarrollo en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado de forma gratuita y tener el documento completo a disposición de la ciudadanía para su consulta. Ley de Gobierno y Administración Municipal, Sonora (2001)

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Haaz 10 ARTÍCULO 128.- El p rograma o perativo a nual deberá realizarse considerando: Las demandas captadas en el comité de planeación municipal ( COPLAM ). El Ayuntamiento determinará los mecanismos de consulta ciudadana donde deberán participar y ser consultados los diversos grupos sociales y de representación popular, a fin de que la ciudadanía exprese sus opiniones tanto en la formulación, como en la ejecución del mismo; II. Los convenios de coordinación , actualización, ejecución y control con los gobiernos federal y estatal; III. Los convenios de concertación con los sectores privado y social; IV. Los diversos instrumentos de política económica y social que defina el Ayuntamiento; V. Las acciones programáticas entre dos o más sectores; y VI. Las acciones de carácter regional en el caso de las Comisarías. . Ley de Gobierno y Administración Municipal, Sonora (2001)

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Haaz 11 Coordenadas Estratégicas Definición de Estrategias Generales Estratégicas Funcionales Determinar las coordenadas exactas de la ubicación de la organización en lo importante, las dimensiones relevantes, (incluidas sus FODA). Implica elaborar Diagnóstico. Componentes (ejes) de la planeación global, que corresponden a las prioridades de desarrollo (nacional, estatal o municipal, o por dependencia, entidad u organismo). En nivel más específico, para la ejecución de los lineamientos de las estrategias generales.

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Haaz 12 Métodos Tradicionales: Grupos de trabajo globales, sectoriales, regionales, especiales e institucionales, con esquemas de diagnóstico y programación que no siempre han sido con lógicas adecuadas (objetivas, precisas ) < En muchos gobiernos estatales no se tiene esto >

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Haaz 13 Nuevos Métodos: Grupos de trabajo globales, sectoriales, regionales, especiales e institucionales, con esquemas de diagnóstico y programación aplicando Metodología de Marco Lógico (MML) y su producto que es la Matriz de Indicadores para Resultados (MIR).

Equipo de Gestión Integral de la Planeación Estratégica :

Equipo de Gestión Integral de la Planeación Estratégica Es el equipo que integran representantes de los actores relativos a una actividad, sector, región, institución o tema especial, con el fin de coadyuvar al proceso de planeación (en la formulación, instrumentación, control y evaluación) Recomendable es que estos trabajos sean realizados por Equipos de Gestión Integral de la PE 14 Haaz

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15 Sistema estructurado, para planificar y comunicar, en una matriz, la información relevante Contiene el resumen del Proceso, proyecto, programa o plan Se organiza en la lógica vertical de causa-efecto Y horizontal del seguimiento de los objetivos ¿Qué es el “Marco Lógico”? La MIR es su producto Haaz

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16 Plan o programa Momentos Metodológicos Haaz

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17 Pregunta: ¿Qué sucede con la educación en el municipio “x”? Respuesta: Faltan oportunidades educativas de nivel superior ----------------------------------------------------- Haaz

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18 EL PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA • Resume la situación problemática de forma clara y breve. • Se formula como un hecho negativo, o una situación que debe ser revertida. • Define la población afectada o área de enfoque. ( Los y las jóvenes del municipio x) • Describe la situación de la problemática central. ( Emigran las y los jóvenes en busca de oportunidades educativas) • Hace una referencia cuantitativa que permite verificación ( 376 egresados de bachillerato…) El adecuado planteamiento de un problema es un eficaz detonador de soluciones. Haaz

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19 Haaz

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¿Qué es? Es la identificación de los Actores inherentes a un problema, o a una alternativa de solución, ponderando el peso que tienen al respecto, así como el de sus posiciones (a favor, indefinida, en contra). ¿Para qué sirve? Para prever alternativas o estrategias que hagan factible la solución a un problema . El resultado del análisis es información para toma de decisiones estratégicas en la planeación respectiva. Descripción Estática de la Situación (DES) Una herramienta complementaria de Análisis de Problemas 20 Haaz

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.35 Gobernador 1 .35 .20 Diputados A 1 .20 .25 Diputados B 1 .25 .15 Concesionarios 1 .15 .05 Usuarios 1 .05 1.00 Totales .40 .20 .40 Posición y Posición Ponderada A Favor Indefinida En Contra V V(P) V V(P) V(P) V Ponde - ración Actores Descripción Estática de la Situación (DES) Con relación al planteamiento de No-Aumentar Tarifas del Transporte Urbano En Veracruz, Ver. 21 Haaz

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. . . . 1.00 Totales . . . Posición y Posición Ponderada A Favor Indefinida En Contra V V(P) V V(P) V(P) V Ponde- ración Actores Descripción Estática de la Situación (DES) Con relación a…………………….. 22 Haaz

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23 IDENTIFICACIÓN DEL OBJETIVO PRINCIPAL Elementos estructurales mínimos para la expresión del objetivo principal: Población objetivo o área de enfoque (Las y los jóvenes de …); Descripción del resultado a lograr ( Las y los jóvenes tienen oportunidades de educación superior en el municipio) y Referencia cuantitativa de la situación deseada o hipotética (Abrir espacios de oferta educativa superior para más de 400 jóvenes…anuales). Haaz

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Árbol de Objetivos Que continúa abajo para precisar Actividades 24 Haaz

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Del Árbol de Objetivos a la MIR 25 Haaz

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26 Haaz

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27 ¿QUÉ ES LA MIR? La Matriz de Indicadores para Resultados (MIR): • Es una herramienta de planeación estratégica que ayuda a entender la estructura de los problemas que se tratan de resolver. • Está centrada en los objetivos , es decir, en la solución de problemas y en sus indicadores de desempeño. • Es un instrumento de seguimiento, evaluación de resultados e impactos . • Es un medio para conceptualizar, diseñar, ejecutar, dar seguimiento al desempeño y evaluar los resultados de Programas presupuestarios. Haaz

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28 Específicos : es decir, son concretos y determinables, miden efectivamente lo que se quiere medir. Mensurables : medibles, tienen capacidad de medir o sistematizar los datos que se pretenden conocer. Alcanzables institucionalmente, orientados a la acción. Relevantes y realistas : definidos sobre lo importante, con sentido práctico y lo más apegados a la realidad que sea posible. Definidos temporalmente, oportunos . Es decir, se establecen pensando en plazos, lapsos y fechas límite. Características de los Indicadores Haaz

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29 Haaz Los indicadores y sus metas deben formularse desde la Perspectiva Ciudadana (enfoque a Resultados e Impactos). Esto es: No solo desde la Perspectiva burocrática (de autoridades públicas).

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30 Habilidad en Análisis Sistemático Capacidad de hacer análisis aplicando el método de ordenación, organización y/o clasificación de elementos, partiendo del conocimiento de hechos, situaciones o descripciones, lo cual sirva para encontrar respuestas o soluciones a asuntos o problemas de manera precisa y correcta. Haaz

Fin:

Fin Fin Propósito Compo- nentes Activi- dades ¿Cuál es la finalidad ? Del proceso , proyecto , programa o plan, en términos de Impacto Ejemplo: “Ampliar y diversificar las oportunidades educativas….”

Propósito:

Propósito Fin Propósito Compo- nentes Activi- dades ¿Qué se busca lograr? En términos de Resultados “Incrementar la eficiencia terminal…” ………………

Componentes:

Componentes Fin Propósito Compo- nentes Activi- dades ¿Qué debe producirse ? 1.- Mínima Deserción…. 2.- Mínima Reprobación… 3.- …. …………. Ejes Rectores

Actividades:

Actividades Fin Propósito Compo- nentes Activi- dades ¿ Cómo se producirán los Componentes ? 1.- Mínimizar la Deserción…. 1.1.- Otorgar becas a…. 1.2.- Dar apoyo tutorial a…. …… 2.- Mínimizar la Reprobación 2.1- …… 2.2.- ………. ………….

Lógica vertical :

Propósito Compo- nentes Activi- dades Fin Lógica vertical Se pueden examinar los vínculos causales de abajo hacia arriba: Las Actividades son las necesarias para producir cada Componente. Cada Componente es necesario para lograr el Propósito. No falta ningún Componente. Si se logra el Propósito, contribuirá al logro del Fin. El Fin es una respuesta al “problema” más importante 35

Lógica Horizontal :

Lógica Horizontal 36

Indicadores:

Indicadores Fin Propósito Compo- nentes Activi- dades Se establecen en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización . Proporcionan la base para dar seguimiento y evaluar la ejecución del proceso, proyecto, programa o plan. Definen metas que nos permiten conocer en qué medida se cumplen los objetivos Entregan información cuantitativa. Deben ser acordados con los involucrados Indicadores 37

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SE: Consultores Incrementar la Eficiencia Terminal… Ampliar y diversificar….las oportunidades… Índice de Eficiencia terminal Grado de Satisfacción de la sociedad … Fin Propósito Compo- nentes Índice de Reprobación… Índice de Deserción… 1) Mínima Reprobación… 2) Mínima Deserción… 1.1 Tutorías… …. 2.1 Becas… Activi- dades % Alumnos en tutoría… No. Alumnos en… Por ejemplo 38 Haaz

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39 “Registro de la línea base del Plan (respecto a alguna de sus Políticas) o Programa” Ejemplo PROBLEMA INDICADORES VALOR INICIAL Alto número de población pobre, en rezago educativo y desocupada en la región........ No. Personas en pobreza Rezago Educativo Desempleo 4,128 45.1% 18.3% Al describir el problema (momento metodológico B), debe precisarse la línea base. Haaz

Medios de Verificación ¿Cómo obtenemos la evidencia?:

Medios de Verificación ¿ Cómo obtenemos la evidencia ? Son las fuentes de información que se pueden utilizar para verificar el logro de los objetivos (cálculo de los indicadores). Por ejemplo: Estadísticas Material publicado Inspección visual Encuestas Informes de auditoría Registros contables Etc… Fin Propósito Compo- nentes Activi- dades Medios de verificación 40

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SE: Consultores Incrementar la Eficiencia Terminal… Ampliar y diversificar….las oportunidades… Índice de Eficiencia terminal Grado de Satisfacción de la sociedad … Fin Propósito Compo- nentes Índice de Reprobación… Índice de Deserción… 1) Mínima Reprobación… 2) Mínima Deserción… Encuesta de percepción social… Estadísticas… Registros… Informes… Registros … 1.1 Tutorías… …. 2.1 Becas… Activi- dades % Alumnos en tutoría… No. Alumnos en… Informes… Reportes… 41 Haaz

Supuestos:

Supuestos Cada supuesto corresponde a un riesgo que enfrenta el proceso, proyecto, plan o programa, y que puede estar más allá del control directo de la instancia responsible. El supuesto se expresa como una condición que tiene que darse para que se cumpla la relación de causalidad en la jerarquía de objetivos. Evalúen los riesgos estratégicos y definan medidas adecuadas para contrarrestarlos , (ISO 9004, Cláusula 5.3.1) Fin Propósito Compo- nentes Activi- dades Supuestos 42

Posibles fuentes de riesgos:

Posibles fuentes de riesgos Cambios institucionales Crisis económica Problemas presupuestales Eventos de la naturaleza Proveedores que fallan Nuevos métodos, equipos o tecnologías ……. 43

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SE: Consultores SE: Consultores Incrementar la Eficiencia Terminal… Ampliar y diversificar….las oportunidades… Índice de Eficiencia terminal Grado de Satisfacción de la sociedad … Fin Propósito Compo- nentes Índice de Reprobación… Índice de Deserción… 1) Mínima Reprobación… 2) Mínima Deserción… Encuesta de percepción social… Efectiva vinculación con la Sociedad Estadísticas… Registros… Estadísticas… Registros… 1.1 Tutorías… …. 2.1 Becas… Activi- dades % Alumnos en tutoría… No. Alumnos en… Cumplimiento de disposiciones… Oportuna aplicación de medidas preventivas… Informes… Reportes… Estudios socioeconómicos …Apoyos $ 44 Haaz

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45 Plan o Programa Haaz

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Fin Propósito Componentes Actividades Resumen narrativo Indicadores Medios de verificación Supuestos 46 Puede ser tan extensa como lo necesite Puede hacerse una en síntesis global y otras por cada uno de los Componentes (conservando los dos primeros renglones –Fin y Propósito-) Haaz

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47 Los principales usos de la MML: Apoya la toma de decisiones sobre planes, programas y presupuestos. Propicia la planeación participativa y estimula el logro de acuerdos y su instrumentación. Apoya al monitoreo/seguimiento y a la evaluación. Haaz

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Haaz 48 Proceso de administración estratégica en el sector público Organización y planeación estratégica en el sector público Coordenadas estratégicas. Definición de estrategias generales. Estrategias funcionales . Utilización del proceso de administración estratégica en planes por áreas del sector público ¿Cómo se realiza este proceso en ámbitos federal, estatal y/o municipales? ¿Cuáles son los aspectos relevantes para la mejora? Con MML y MIR

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Haaz 49 Consultoría y Capacitación http://albertohaaz.ning.com calidad@ahaazd.com @ahaazd Sonora, México

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