Apresentacao Lex Manager

ERP para gestão de escritórios de advocacia:

ERP para gestão de escritórios de advocacia João Telles Corrêa Filho Modal Soluções Lex Manager

Racional:

Racional Os escritórios de advocacia precisam apurar com precisão os resultados de seu trabalho sob três pontos de vista fundamentais: Centros de Responsabilidades (áreas de atuação e filiais), Clientes e grupos de clientes, Projetos e processos. Dado o recrudescimento da competição, há necessidade de aprimoramento contínuo da gestão e da produtividade dos escritórios (recursos humanos, materiais e tecnológicos). Não há no mercado produtos que: Apurem custos e resultados de maneira precisa, conforme as melhores práticas de Controladoria, Integrem todas as funções organizacionais dos escritórios.

Funções básicas da Controladoria:

Funções básicas da Controladoria Planejamento e orçamento Controle de contratos – recebíveis Controle de despesas - pagamentos Apuração dos resultados obtidos: De cada área de atuação De cada cliente ou grupos de clientes De cada caso ou consulta Acompanhamento dos principais indicadores de desempenho do escritório: Índices de produtividade das equipes e dos indivíduos Aderência dos números reais aos orçamentos de cada área Forecast de receitas, despesas e resultados Fluxo de caixa, cobrança, pagamentos Integração destas funções com as atividades-fim do escritório Controle e acompanhamento de processos; Controle e acompanhamento de consultorias.

Lex Manager – visão geral:

Lex Manager – visão geral Plano de contas Timesheet Eventos Agenda Recursos Humanos Despesas Custas Orçamento Resultados Contabilidade gerencial Suprimentos Faturamento Processos Consultas Clientes Centros de Responsabilidades Arquivos Imobilizado e Estoques Financeiro

Macro-fluxo operacional:

Macro-fluxo operacional Cadastrar áreas Cadastrar contas Cadastrar pessoas Cadastrar cliente Cadastrar pasta Cadastrar caso Cadastros auxiliares Lançar horas Lançar andamentos Lançar despesas Lançar serviços Faturamento Pagamentos Custos Resultados Preparação dos dados Operações do escritório Gestão do escritório

Detalhamento:

Detalhamento Operações do escritório Cadastros principais Clientes Pastas Processos Lançar horas – timesheet Lançar andamentos Lançar despesas de clientes Lançar serviços para clientes Importante : Definir permissões e padrões durante a implantação. Todos os lançamentos são feitos em pastas (de clientes ou internas do escritório).

Apuração de custos – método RKW:

Apuração de custos – método RKW A transferência dos custos se dá conforme critérios estabelecidos durante a implantação (há 12 critérios disponíveis no Lex). Ex: área de RH transfere seus custos proporcionalmente ao número de colaboradores dos demais centros. Conselho Civel Empresarial Trabalhista Tribunais superiores Administração Centros de responsabilidades que transferem custos Centros de responsabilidades que recebem custos e geram receitas Os custos circulam entre os centros até a apuração final

Detalhamento:

Detalhamento Gestão do escritório Faturamento Pré-faturamento das horas Interface com bancos – Cobrança registrada com baixa automática Lançar despesas de clientes Lançar serviços para clientes Lançar despesas do escritório – pastas da Administração Apuração dos custos por centro de responsabilidades Apuração dos custos por hora / cargo / CR Apuração dos resultados (lucros e perdas) por área do escritório Apuração dos resultados (lucros e perdas) por cliente Apuração dos resultados (lucros e perdas) por projeto / caso (pasta)

Detalhamento:

Detalhamento Preparação dos dados Cadastros auxiliares Idiomas Países (Brasil é obrigatório) Moedas Cargos Tipos de contrato de trabalho Atividades timesheet Orçamento, etc. Cadastros principais Centros de responsabilidades Critérios de transferência de custos Colaboradores Plano de contas Cadastros de processos Importante : O cadastramento somente será feito após a fase de análise da implantação.

Apuração de custos – método RKW:

Apuração de custos – método RKW 1. Conselho de sócios 1.2. Direito Trabalhista 1.1. Direito Tributário 1.3. Direito Civil 1.4. Diretoria de Administração 1.1.1 Consultivo 1.1.2. Contencioso 1.2.1. Consultivo 1.2.2. Contencioso 1.3.1. Consultivo 1.3.2. Contencioso 1.4.1. Finanças 1.4.2. RH 1.4.3. Informática Nível I Nível II Nível III

Apuração de custos – método RKW:

Apuração de custos – método RKW Critérios de transferência de custos Centros de Responsabilidades Pessoas % do total Receitas + Despesas % do total 1.4.1 – Finanças 4,4 13,8% 289.500 5,2% 1.4.2 – RH 5,3 16,6% 299.100 5,4% 1.4.3 – Informática 4,3 13,4% 330.288 6,0% 1.1.1 – Tributário Consultivo 2,5 7,8% 559.137 10,1% 1.1.2 – Tributário Contencioso 4,5 14,1% 1.166.198 21,1% 1.2.1 – Trabalhista Consultivo 1,5 4,7% 357.081 6,5% 1.2.2 – Trabalhista Contencioso 3,5 10,9% 797.244 14,4% 1.3.1 – Civil Consultivo 1,5 4,7% 257.578 4,7% 1.3.2 – Civil Contencioso 4,5 14,1% 1.465.921 26,5% Totais 32,0 100,0% 5.522.047 100,0%

Apuração de custos – método RKW:

Apuração de custos – método RKW Os custos são transferidos integralmente para os Centros de Resultados. Fin. RH Inf. Trib.Con Trib.Cont Tra . Cons Tra . Cont Civ. Cons Civ.Cont. Totais Imediatos 24.125,00 24.925,00 27.524,00 26.195,00 29.690,00 22.602,00 27.862,00 18.933,00 33.015,00 234.871,00 Real. Fin. -22.860,22 1.306,72 1.442,98 2.442,79 5.094,95 1.560,03 3.483,04 1.125,32 6.404,39 0,00 Total 1.264,78 26.231,72 28.966,98 28.637,79 34.784,95 24.162,03 31.345,04 20.058,32 39.419,39 234.871,00 Realoc. RH 3.606,86 -21.887,09 3.524,89 2.049,35 3.688,84 1.229,61 2.869,09 1.229,61 3.688,84 0,00 Total 4.871,64 4.344,63 32.491,87 30.687,14 38.473,78 25.391,65 34.214,13 21.287,93 43.108,23 234.871,00 Realoc. Inf. 1.703,43 1.759,91 -30.548,44 3.289,98 6.861,94 2.101,07 4.691,00 1.515,60 8.625,52 0,00 Total 6.575,07 6.104,54 1.943,42 33.977,12 45.335,72 27.492,72 38.905,14 22.803,53 51.733,74 234.871,00 Real. Fin. -6.230,36 356,14 393,27 665,76 1.388,59 425,17 949,27 306,70 1.745,46 0,00 Total 344,71 6.460,68 2.336,70 34.642,88 46.724,31 27.917,89 39.854,41 23.110,22 53.479,21 234.871,00 Realoc. RH 888,34 -5.390,63 868,15 504,74 908,53 302,84 706,64 302,84 908,53 0,00 Total 1.233,05 1.070,05 3.204,85 35.147,62 47.632,84 28.220,74 40.561,05 23.413,07 54.387,74 234.871,00 Realoc. Inf. 168,02 173,59 -3.013,16 324,51 676,83 207,24 462,70 149,49 850,78 0,00 Total 1.401,07 1.243,64 191,69 35.472,13 48.309,67 28.427,98 41.023,75 23.562,56 55.238,52 234.871,00 REPETIR O PROCESSO QUANTAS VEZES FOREM NECESSÁRIAS ATÉ ZERAR OS CUSTOS DOS CENTROS DE CUSTOS

Apuração de custos – método RKW:

Apuração de custos – método RKW Os custos são transferidos integralmente para os Centros de Resultados.

Apuração de resultados – método tradicional:

Apuração de resultados – método tradicional Estes valores são invariavelmente rateados pelas áreas de atuação proporcionalmente ao número de pessoas , mecanismo que introduz grandes divergências de valores. Não há apuração de custos por projeto, por cliente ou por cargo / pessoa. A imprecisão cresce junto com as dimensões e a complexidade do escritório.

Apuração de resultados – método RKW:

Apuração de resultados – método RKW O método RKW não é um simples rateio; é um modelo que apura custos reais .

Apuração de resultados – método RKW:

Apuração de resultados – método RKW O sistema demonstra todos os custos minimamente detalhados em termos de natureza e origem, possibilitando ações de melhoria a qualquer momento.

Apuração de custos por cargo ou pessoa:

Apuração de custos por cargo ou pessoa O Lex Manager apura os custos por hora de cada cargo ou pessoa de todas as áreas do escritório – os valores totais já contêm todos os custos que, em última instância, são absorvidos por cada um dos colaboradores.

Apuração de resultados por cliente:

Apuração de resultados por cliente Nossa metodologia chega ao resultado por cliente ou projeto a partir da apuração precisa de custos por centro de responsabilidades, passando pelos custos por cargo / hora.

Controladoria – Análise e uso dos dados:

Controladoria – Análise e uso dos dados O sistema usa ferramentas de Business Intelligence para possibilitar rápida análise de dados e tomada de decisões.

Operacional – Faturamento:

Operacional – Faturamento O faturamento pode ser feito a partir de diversas formas de contratação, inclusive todas as combinações possíveis entre elas. Contratos por hora Contratos por pró-labore fixo Contratos por mês Contratos por êxito Pró-bono Todas as modalidades com previsão de reajustes ou avisos automáticos, por qualquer índice.

Operacional – Acompanhamento de processos:

Operacional – Acompanhamento de processos O sistema é de uso simples e usa informações pré-definidas para aumentar a produtividade de advogados e estagiários. Comarcas, fóruns e outras entidades do Poder Judiciário, Atos jurídicos, Envolvimentos possíveis, Agenda de prazos e compromissos, Acesso remoto para advogados e clientes ...

Operacional – Acompanhamento de processos:

Operacional – Acompanhamento de processos O sistema é de uso simples e usa informações pré-definidas para aumentar a produtividade de advogados e estagiários. Comarcas, fóruns e outras entidades do Poder Judiciário, Atos jurídicos, Envolvimentos possíveis, Agenda de prazos e compromissos, Acesso remoto para advogados e clientes ...

Operacional – Controle do tempo e do trabalho:

Operacional – Controle do tempo e do trabalho Uso de cadastro estruturado e multi-idiomas de atividades e tarefas como base do timesheet .

Slide 24:

Gerenciamento inteligente da Informação Gestão eficiente do conhecimento João Telles Corrêa Filho jt@modalnetworks.com +55 11 5587-3674 +55 11 9244-8531