gestión de la administración de la oficina de proyectos e inversión

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GESTIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA DE PROYECTOS E INVERSIÓN DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAMANGA

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Docente: Ing. Alfredo Vásquez Espinoza GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA DE PROGRAMACIÓN E INVERSIÓN (OPI) DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAMANGA UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA SECCION DE POST GRADO Integrantes: EVANAN POMA, RAÚL CARHUAPOMA YANCE VLADIMIR PABLO

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SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI) MPH FUNCIONES DE LA OPI “ Se encarga de la Evaluación (Declara Viable), seguimiento de los PIPs; elaboración del PMIP, etc.” PLAZOS DE EVALUACION DEL PIPs SEGÚN EL SNIP a. Para los PIP Menores, la OPI tiene un plazo no mayor de diez (10) días hábiles, a partir de la fecha de recepción del Perfil Simplificado, para emitir el Formato SNIP-06. b. Veinte (20) días hábiles para la emisión del Informe Técnico, a partir de la fecha de recepción del Perfil. c. Treinta (30) días hábiles para la emisión del Informe Técnico, a partir de la fecha de recepción del estudio a nivel de Prefactibilidad; y d. Cuarenta (40) días hábiles para la emisión del Informe Técnico, a partir de la fecha de recepción del estudio a nivel de Factibilidad.

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SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI) PROYECTOS VIABILIZADOS En el año 2007, se viabilizaron 123 PIPs En el año 2008, se viabilizaron 114 PIPs En el año 2010, se viabilizaron 55 PIPs En el año 2011, se viabilizaron 50 PIPs PLAZO DE EVALUACION DE PIPs EN LA MPH PIP Menor Simplificado, 21 días (Viable). PIP a nivel de perfil, 90 días (Viable). PIP a nivel de Prefactibilidad, 180 días (Viable). PIP a nivel de Factibilidad, 01 año (Viable) FACTORES DERROCHADORES DE TIEMPO Demasiadas reuniones innecesarias (Solución mediante una llamada telefónica). Las llamadas rutinarias y los correos electrónicos de baja prioridad, quitan una o dos horas de tiempo valioso. Puerta abierta (Visitas recibidas sin previo aviso) Limitada delegación (Inseguridad, falta de confianza en los empleados, delegación ascendente). Asertividad (No decir No)

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SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI) FACTORES DERROCHADORES DE TIEMPO Asertividad (No decir No) Dilación (Hacer los trabajos fáciles y aplazar los más difíciles) Mala gestión de la comunicación (Demasiado uso de los canales formales), preponderancia de la comunicación vertical descendente SEÑALES DE LA MALA GESTION DEL TIEMPO Convicción de que uno es imprescindible, y de que nadie mas sería capaz de realizar su trabajo No se tiene tiempo para dedicarse al trabajo importante Asumir demasiadas responsabilidades a la vez Sensación de que siempre estamos atrasados y de que no hay esperanza de poner el trabajo al día (Apremio constante). Jornadas prolongadas de trabajo de 12 a 14 horas Sentimiento de culpabilidad por salir del trabajo puntualmente Llevar las preocupaciones al Hogar

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SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI) PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA OPI PLANEAMIENTO: La OPI no posee un plan operativo para el desarrollo de sus actividades presentes y futuros, objetivos no definidos. b. OGANIZACION: Existe un Organigrama solo a nivel de la Institución, no existe a nivel de la Oficina, no existe una adecuada definición de roles en los trabajadores la Contratación de los evaluadores es por recomendación, no existe un reclutamiento adecuado de los profesionales. c. DIRECCION: Desconocimiento de los estilos de Dirección, falta de liderazgo, carencia de habilidades técnicas, conceptuales y humanas; así mismo la ejecución de los trabajos (Evaluación de los PIPs) no es el adecuado por un inadecuado reclutamiento y selección de los evaluadores (Contratación de los evaluadores por recomendación política). d. CONTROL: No se realiza un control de las actividades realizadas (Limitado evaluación del desempeño, no se aplican medidas correctivas.

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APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE GESTIÓN A).– GESTIÓN DEL CAMBIO Y GESTIÓN DEL TIEMPO La gestión del cambio genera la implementación de los proyectos de desarrollo La gestión del tiempo propio para ser eficiente en el desempeño de su función 1.- GESTIÓN DEL CAMBIO Cuando el cambio que pretendemos es complejo, éste de ser abordado con Paciencia, los rasgos, actitudes, comportamientos que se pretende cambiar son rasgos específicos de nuestra cultura como pueblo, desechar de nuestra mente las creencias y costumbres que son falsos. Los seres humanos somos capaces de adaptarnos a todo tipo de situaciones que nos obliga a modificar los hábitos, costumbres y comportamientos.

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1.1- PROCESO DEL CAMBIO RESISTENCIA AL CAMBIO MOTIVOS SOCIOLÒGICOS MOTIVOS PSICOLÓGICOS CAMBIO S QUE AFECTAN AL CONTENIDO DEL PUESTO STATUS, PODER… CAMBIOS QUE AFECTAN ALAS MPOTIVACIONES PERSONALES, SEGURIDAD, RELACIONES SOCIALES ESTRATEGIAS Y TÉCNICAS INFORMACIÓN Y FEEDBACK PRESTIGIO Y CREDIBILIDAD DEL PROMOTOR DEL CAMBIO FUERZAS OBSTACULIZADORAS IMPACTO SOCIAL EXPERIENCIAS NEGATIVES DE CAMBIO EN LA ORGANIZACIÒN

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1.2- COMO GESTIONAR EL CAMBIO DEFINIR QUÉ CAMBIAR Y QUIÉN DIRIGIRÁ EL CAMBIO, precisar que cambiar, implementación de personas conocimientos e influencia en el entorno. ANALIZAR LA RELACIÓN COSTE BENEFICIO, el beneficio debe ser mayor que el coste. BUSCAR LA ACEPTACIÓN DE LO QUE HAY QUE CAMBIAR, buscar el protagonista del cambio. ELABORAR UN PLAN, priorizar – focalizar – fragmentar, ser paciente, definir objetivos y responsabilidades. IMPLANTAR, poner en marcha el plan REALIZAR SEGUIMIENTO SISTEMÁTICO, verificar la funcionalidad. INFORMAR, DIVULGAR LOS AVANCES Y EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN EVALUAR LOS RESULTADOS

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2.- GESTIÓN DEL TIEMPO Para lograr ser EFICIENTES, el agente deberá tener muy presente que las investigaciones de los últimos años han descubierto que muchos responsables no alcanzan los niveles de rendimiento adecuado debido: Mala gestión del tiempo. Estrecha relación entre alto nivel de stress con la pérdida de rendimiento. 2.1- FACTORES DERROCHADORES DE TIEMPO Múltiples objetivos. Las reuniones. El teléfono y el correo electrónico. La política de puertas abiertas. El desorden. La delegación. Entre las soluciones parciales es la adición de un margen amortiguador a todos los plazos fijados ( en torno al 15% ) para evitar la tercera ley de Murphy; “ si algo puede retrasarse no se preocupe, porque se retrasará

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2.2 COMO GESTIONAR EL TIEMPO Un directivo deberá reunirse una vez al día con su secretaria o con su ayudante con el fin de planificar la jornada siguiente. Hay que acordar las prioridades. Repasar la lista de asuntos a tramitar y los programas de trabajo. Breve repaso de los antecedentes de un problema determinado. Control de los progresos obtenidos con los objetivos claves. Consideración de fechas tope como dispositivos para eliminar las presiones y el estrés.

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HABILIDADES DIRECTIVAS OBJETIVOS Objetivos más significativos personales y de la organización que sean Medibles , alcanzables, exigentes, flexibles, que se detallen por escrito y los que ejecutan los objetivos deben participar en su fijación inicial. PLANIFICACIÓN 1 hora dedicada a la planificación efectiva suele ahorrar 3 ó 4 horas en la ejecución. La debida planificación puede significar impedir la formación de muchas crisis y evitar numerosos errores

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CONCLUSIONES Las personas son capaces de cambiar y cambian comportamientos profundamente arraigados Es posible el cambio cuando los beneficios son superiores a las resistencias al cambio las resistencias a los cambios a tres tipos de factores: Psicológicos Sociológicos Técnicos La humildad del cambio y la disciplina para llevarlos al término. Una jornada prolongada no es necesariamente un indicio de productividad Las personas con responsabilidades directivas comprendan sus propios límites de estrés La relación existente entre la estrés y la administración del tiempo, cuando el estrés se vuelve contraproducente. El factor derrochador de tiempo nos impide alcanzar nuestros objetivos Buena administración del tiempo significa sacar el máximo provecho de nuestro tiempo. Trabajamos mucho para ganar dinero , por lo que, al gastarlo esperamos el máximo valor a cambio. El tiempo es un recurso, y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito profesional, sino nuestro bienestar personal.

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GRACIAS

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