624_bai%206

Views:
 
Category: Entertainment
     
 

Presentation Description

No description available.

Comments

Presentation Transcript

Chương 6: TRUYỀN THÔNG TRONG QUẢN TRỊ : 

Chương 6: TRUYỀN THÔNG TRONG QUẢN TRỊ

1. Vai trß cña truyÒn th«ng/ giao tiÕp trong qu¶n trÞ : 

Giao tiÕp còng lµ mét phÇn cÊu thµnh cña c«ng t¸c x· héi. Thµnh c«ng vµ thÊt b¹i cña mét ng­êi lµm C«ng t¸c x· héi trong viÖc gióp ®ì c¸c ®èi t­îng phô thuéc rÊt nhiÒu vµo tµi giao tiÕp cña ng­êi ®ã. 1. Vai trß cña truyÒn th«ng/ giao tiÕp trong qu¶n trÞ

1. Vai trß cña giao tiÕp trong qu¶n trÞ : 

1. Vai trß cña giao tiÕp trong qu¶n trÞ Trªn thùc tÕ, ng­êi lµm c«ng t¸c x· héi chñ yÕu lµm viÖc víi ®èi t­îng th«ng qua sù Giao tiÕp trùc diÖn do ®ã nÕu kh«ng cã nh÷ng kü n¨ng giao tiÕp th× nh©n viªn C«ng t¸c x· héi kh«ng thÓ tiÕn hµnh c«ng viÖc cña m×nh §èi víi nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c x· héi ®¶m ®­¬ng c¸c vÞ trÝ qu¶n lý, tr­ëng c¸c ®¬n vÞ vµ c¸c kiÓm huÊn viªn ®Ó vËn hµnh c¬ quan cña m×nh th× Giao tiÕp lµ mét c«ng cô kh«ng thÓ thay thÕ

1. Vai trß cña giao tiÕp trong qu¶n trÞ : 

1. Vai trß cña giao tiÕp trong qu¶n trÞ Giao tiÕp lµ mét kü n¨ng ®­îc ph¸t triÓn liªn tôc. Chóng ta sÏ kh«ng bao giê "dõng l¹i" trong viÖc ph¸t triÓn c¸c kü n¨ng giao tiÕp. Nãi r»ng t«i ®· häc mäi ®iÒu vÒ liªn quan ®Õn giao tiÕp còng gièng nh­ nãi "T«i ®· ¨n ®ñ cho c¶ qu·ng ®êi cßn l¹i. T«i kh«ng cÇn l­¬ng thùc n÷a." Nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c x· héi kh«ng bao giê chÊm døt viÖc ph¸t triÓn c¸c kü n¨ng giao tiÕp cña hä. Dõng viÖc ph¸t triÓn kü n¨ng giao tiÕp còng gièng nh­ ®ång thêi dõng viÖc ¨n l¹i.

* Truyền thông trong quản trị CTXH là vô cùng quan trọng vì: Tính kết quả Tính hiệu quả Tinh thần làm việc

Tính kết quả : 

Tính kết quả Để cung ứng dịch vụ của cơ sở có hiệu quả, bắt buộc các nhân viên phải có khả năng giao tiếp với người khác. Truyền thông hai chiều là bộ phận của tiến trình dân chủ và cần thiết để ra những quyết định đúng đắn và xác định những chính sách có kết quả

Tính hiệu quả : 

Tính hiệu quả Tính hiệu quả được tăng cường khi nhân viên giao tiếp cởi mở với người khác về các thủ tục, các phương pháp, các ca, các chính sách, mục tiêu và ngay cả nguyện vọng. Một nhân viên đã học được một kỹ thuật hữu hiệu để xúc tiến hay cải tiến các dịch vụ xã hội thì có thể tăng cường cho cơ sở bằng cách tiết lộ nó ra. Nhân viên phát hiện những thủ tục nào đó vụng về không hiệu quả thì có thể giúp đỡ cho cơ sở bằng cách báo cho người khác biết những phát hiện của mình

Tinh thần làm việc : 

Tinh thần làm việc Tinh thần làm việc có ý nghĩa đặc biệt trong hoạt động của cơ sở. Nếu nhà lãnh đạo và các thành viên của nhóm cảm thấy có quan hệ kết thân thì họ ủng hộ hỗ trợ nhau để đạt được mục tiêu của cơ sở Tinh thần làm việc của tổ chức được xây dựng trên sự am hiểu của các nhà quản trị và những nhân viên khác, họ là những người giao tiếp và giúp đỡ lẫn nhau trong việc cung ứng các dịch vụ xã hội

* Kỹ năng lắng nghe hiệu quả giúp cho quá trình giao tiếp tốt : 

* Kỹ năng lắng nghe hiệu quả giúp cho quá trình giao tiếp tốt Chú ý đến cách thức lắng nghe Dừng nói Thể hiện bạn muốn nghe Loại bỏ các bối rối Lắng nghe trước, đánh giá sau Cố gắng nhìn nhận, nhận ra quan điểm của người khác Lắng nghe nghĩa tổng thể Chú tâm vào cả hàm ý bằng lời hoặc phi lời Tránh đặt người khác vào trạng thái bị động và có thể khiến cho họ im lặng hoặc giận dữ Xác nhận những điều người ta đã nói, và những điều mình đã nghe

2. Tiến trình truyền thông : 

2. Tiến trình truyền thông Truyền thông đối với tổ chức như là huyết mạch đối với con người. Truyền thông (giao tiếp) là việc chuyển đổi thông tin và nhận thức được ý nghĩa của những biểu tượng được truyền từ người này sang người khác. Đó là tiến trình gửi, nhận và chia sẻ các ý tưởng, quan điểm, giá trị, ý kiến và các sự kiện Trong các tổ chức mọi người sử dụng tiến trình truyền thông để thực hiện nhiệm vụ nhằm hoàn thành mục đích của cơ sở

Slide 11: 

Tiến trình truyền thông gồm 6 thành tố: Người gửi (người mã hoá) Người nhận (người giải mã) Thông điệp Kênh truyền thông Phản hồi Bối cảnh

2.1Người gửi (người mã hoá) : 

2.1Người gửi (người mã hoá) Là nguyền thông tin và là người khởi xướng tiền trình truyền thông Người gửi lựa chọn loại thông điệp và kênh truyền thông hiệu quả nhất Người gửi mã hoá thông điệp, tức là chuyển dịch tư duy hoặc cảm giác sang phương tiện - viết, nhìn, nói nhằm chuyển tải ý nghĩa định hướng

Người gửi (người mã hoá) : 

Người gửi (người mã hoá) Nhằm mã hoá chính xác, nên áp dụng 5 nguyên tắc truyền thông vào hình thức truyền thông người gửi đang sử dụng: Sự thích đáng Dễ dàng, giản dị Cơ cấu Lặp lại Trọng tâm

Người gửi (người mã hoá) : 

Người gửi (người mã hoá) Sự thích đáng: tạo cho thông điệp có ý nghĩa, lựa chọn cẩn thận các từ ngữ, biểu tượng hoặc cử chỉ Dễ dàng, dễ hiểu: Sử dụng những thuật ngữ đơn giản nhất có thể trong thông điệp, giản lược số lượng từ, biểu tượng hoặc cử chỉ sử dụng để truyền thông suy nghĩ và cảm giác định hướng của người gửi Cơ cấu: sắp xếp, bố trí thông điệp theo một trình tự nhằm tạo điều kiện cho việc hiểu thông điệp dễ dàng. Lặp lại: Trình bày lại các điểm chính ít nhất 2 lần bởi các từ ngữ có thể không được nghe rõ hoặc không đầy đủ Trọng tâm: nhấn mạnh những điểm quan trọng bằng cách thay đổi giọng nói, cử chỉ hoặc sử dụng biểu tượng trên gương mặt

2.2 Người nhận (người giải mã) : 

2.2 Người nhận (người giải mã) Người nhận là người tiếp nhận và giải mã thông điệp của người gửi Giải mã là chuyển dịch thông điệp sang một hình thức có ý nghĩa cho người nhận Cả việc mã hoá và giải mã đều bị ảnh hưởng bởi các nhân tố cá nhân như trình độ giáo dục, tính cách, kinh tế xã hội, gia đình, quá trình làm việc, văn hoá và giới tính Một trong số các yêu cầu chính của người nhận là khả năng lắng nghe, chú tâm đến thông điệp Trở thành người nghe tốt là cách thức quan trọng để cải thiện kỹ năng truyền thông

2.3 Thông điệp : 

2.3 Thông điệp Thông điệp bao gồm những biểu tượng bằng lời (nói và viết) và các hàm ý không bằng lời thể hiện thông tin mà người gửi muốn chuyển tải đến cho người nhận Các loại thông điệp thường được sử dụng: Thông điệp phi lời Thông điệp bằng lời Thông điệp viết

Slide 17: 

Thông điệp phi lời Tất cả thông điệp không được nói hoặc viết tạo thành thông điệp phi lời. Các thông điệp phi lời liên quan đến việc sử dụng những diễn tả khuôn mặt, giao tiếp bằng mắt, cử động cơ thể, các cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để truyền tải ý tưởng. Khi giao tiếp, khoảng 60% nội dung của các thông điệp được truyền tải thông qua các biểu hiện ở khuôn mặt và hình thức phi lời khác

Slide 18: 

Thông điệp bằng lời Giao tiếp bằng lời hiệu quả đòi hỏi người gửi phải: Mã hoá thông điệp theo ngôn từ lựa chọn để chuyển tải một cách chính xác ý nghĩa đến cho người nhận Truyền đạt thông điệp theo phương thức được tổ chức chặt chẽ Cố gắng loại bỏ sự sao nhãng, bối rối

Slide 19: 

Thông điệp viết Các thông điệp viết thường được sử dụng như: bản báo cáo, ghi nhớ, thư tín, thư điện tử và bản tin Những thông điệp viết thích hợp khi thông tin phải được thu thập và phân phát cho nhiều người ở các vị trí khác nhau và việc lưu trữ những thông tin được gửi là cần thiết

2.4 Kênh truyền thông : 

2.4 Kênh truyền thông Kênh là đường truyền tải thông điệp từ người gửi đến người nhận. Sự phong phú thông tin là khả năng truyền tải thông tin của kênh Không phải tất cả các kênh có thể truyền tải lượng thông tin như nhau Các hướng truyền tải thông tin theo: kênh từ trên xuống, kênh từ dưới lên, kênh ngang, kênh phi chính thức, mạng lưới bên ngoài

Slide 21: 

Kênh từ trên xuống liên quan đến tất cả cách thức gửi thông điệp từ nhà quản trị tới nhân viên. Các nhà quản trị thường sử dụng truyền thông xuống một cách hiệu quả như một kênh, nhưng nó có thể là kênh bị lạm dụng nhiều nhất bởi vì nó ít tạo cơ hội cho nhân viên tương tác lại hoặc phản hồi thông tin

Slide 22: 

Kênh từ dưới lên là tất cả phương tiện mà nhân viên sử dụng để gửi thông điệp đến cho nhà quản trị. Giao tiếp hay truyền thông hướng lên trên bao gồm việc cung cấp thông tin phản hồi mức độ am hiểu thông điệp mà nhân viên nhận được thông qua kênh từ trên xuống hoặc đó là sự bày tỏ quan điểm ý kiến

Slide 23: 

Kênh ngang là tất cả phương tiện được sử dụng để gửi và nhận thông tin giữa các phòng ban trong tổ chức với nhà cung cấp hoặc với khách hàng. Các thông điệp được truyền thông theo chiều ngang thường liên quan đến việc phối hợp các hoạt động, chia sẻ thông tin và giải quyết vấn đề. Các kênh ngang là vô cùng quan trọng cho các tổ chức trên nền tảng nhóm hiện nay, nơi nhân viên phải thường xuyên giao tiếp để giải quyết vấn đề của khách hàng

Slide 24: 

Kênh phi chính thức là tất cả các phương thức phi chính thức cho người gửi và người nhận để truyền thông từ trên xuống, từ dưới lên và theo chiều ngang. Hệ thống thông tin mật là một hệ thống truyền thông phi chính thức của tổ chức, thông tin có thể di chuyển theo bất kỳ hướng nào. Trong các tổ chức, đường truyền đạt thông điệp trong hệ thống thông tin mật là dựa trên các tương tác, quan hệ xã hội chứ không phải là cơ cấu tổ chức

Slide 25: 

Mạng lưới bên ngoài: Nhà quản trị và nhân viên cũng dành nhiều thời gian để gặp gỡ đồng nghiệp và những người khác bên ngoài tổ chức.

2.5 Thông tin phản hồi : 

2.5 Thông tin phản hồi Phản hồi là sự phản ứng của người nhận đối với thông điệp của người gửi. Đây là cách tốt nhất để thể hiện rằng thông điệp đã được tiếp nhận và nó cũng chỉ ra mức độ thấu hiểu thông điệp Hơn một nửa thời gian của các nhà quản trị là để lắng nghe người khác. Vì vậy, phản hồi là cần thiết để đảm bảo rằng thông điệp được gửi đã được nhận một cách chính xác

2.6 Bối cảnh : 

2.6 Bối cảnh Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh. Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).

3. Thúc đẩy truyền thông hiệu quả : 

3. Thúc đẩy truyền thông hiệu quả Có 5 yếu tố thúc đẩy giao tiếp có hiệu quả: sự rõ ràng sự hoàn tất sự ngắn gọn cụ thể chính xác

Slide 29: 

Sự rõ ràng Sự tối nghĩa tạo khả năng cho người ta đưa ra những tín hiệu và phương hướng khác nhau, cho dù cùng thời gian. Thông điệp phải đơn giản và rõ ràng Sự hoàn tất sự chỉ dẫn, hướng dẫn cần có sự hoàn tất. Nếu không được hoàn tất thì người nghe khó mà hiểu được thông điệp của người muốn truyền tải Sự ngắn gọn Thông điệp nên được trình bày ngắn gọn nhưng đầy đủ ý nghĩa và nội dung cần truyền tải của người gửi cũng như của người nhận

Slide 30: 

Cụ thể Truyền thông phải có đích đến. Nó phải rất cụ thể để tránh sự hiểu lầm Chính xác Nếu thông tin sai lạc được ghi nhận thì khó khăn sẽ nảy sinh ra ngay từ đầu. Sự chính xác là cần thiết

authorStream Live Help