Methode 5S

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La Méthode 5S

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INTRODUCTION C’est l’outils qualité à déployer en priorité, préalable obligatoire à toute démarche Qualité. La Qualité sans 5S n'existe pas. a) Tous les services sont concernés : Prise de la commande => Réalisation => Expédition b) Tous les niveaux fonctionnels doivent l'appliquer : Opérateurs => Techniciens => Management La qualité d'une entreprise est jugée par sa clientèle au travers de : - sa tenue, son allure, - la première impression qu'elle donne au travers de l'organisation de ses services. - la présentation de son accueil, de son réseau commercial, de son siège social. La Méthode 5S

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PRINCIPES GENERAUX Mot Japonais Traduction / Interprétation Seiri Trier & Débarrasser Seiton Ranger Seiso Nettoyer Seiketsu Standardiser Shitsuke Respecter & Améliorer Le déploiement de la méthode 5S constitue souvent une évolution culturelle importante pour l'organisation. A ce titre, la méthode 5S doit être déployée lentement, progressivement, avec persévérance et détermination ; et accompagnée d'actions de sensibilisation, explications et justifications. Tous les acteurs de l’entreprise s’approprient la méthode qui devient peu à peu une culture. L'effort d'accompagnement doit être soutenu et maintenu dans le temps. Les différentes étapes si elles sont conduites avec méthode et rigueur, agissent alors : - sur l'état d'esprit du personnel - à tous les niveaux hiérarchiques. La Méthode 5S

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Etape 1 Seiri Trier Seiri c’est " l’art de savoir trier ". Nous ne savons pas jeter, nous gardons ce qui ne nous sert plus. Il faut faire la différence entre l’indispensable et l’inutile, et admettre de se débarrasser de tout ce qui encombre le poste de travail, le bureau, l’atelier, . . . ; et qui ne sert pas quotidiennement. Se débarrasser ne veut pas nécessairement dire détruire, rebuter; mais au moins écarter de l'environnement opérationnel proche (stocker, archiver). La démarche oblige à de demander et comprendre ce qui sert et ce qui ne sert plus afin d'éclaircir l'environnement. Ne conserver que le strict nécessaire au fonctionnement. Le résultat de l'opération doit être visible. La Méthode 5S

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Etape 2 Seiton Ranger Il faut cesser de perdre du temps à chercher les objets et outils dont nous avons besoin à cause d’ateliers et de bureaux mal organisés. Il faut pouvoir ranger et retrouver : - à portée de main les items utilisés plusieurs fois par jour - en quelques secondes les items utilisés quotidiennement (tiroir, placard, armoire, étagère . . .) - 30 secondes les items utilisés plusieurs fois par semaine (dans la pièce de travail) - 1 à 2 minutes les items utilisés plusieurs fois par mois (dans le local ou la pièce attenante) - moins de 5 minutes les items utilisés plusieurs fois par an (Archives, stock, remise . . .) Le rangement doit être fait chaque jour pour éviter de perdre du temps à les chercher. Le rangement produit les meilleurs résultats lorsque tout le monde y participe et s’efforce d’imaginer les solutions les plus efficaces. Cette place doit être signalée, visible, identifiée. La Méthode 5S

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Etape 3 Seiso Nettoyer Il faut éliminer les déchets, les saletés, les corps étrangers afin que l'environnement de travail soit propre. Le nettoyage prévient des défaillances. Le manque d’huile, les fuites, les boulons mal serrés, les pièces présentant une usure précoce sont révélés. Le nettoyage agit sur l'état d'esprit du personnel. Travailler dans un environnement propre améliore les conditions de travail, le moral du personnel, réduit les accidents de travail et l'absentéisme. Le nettoyage influence les visiteurs et clients. La perception et la confiance ressentie dépendent directement de l'image immédiatement ressentie à l'instant où l'on entre en contact avec le lieu. Le nettoyage améliore la qualité. Dans les usines modernes, plus leurs procédures de nettoyage sont rigoureuses, plus le nombre de défauts décelés en contrôle est faible. L'importance du nettoyage est croissante en raison de l’amélioration de la qualité, de la précision et des techniques de production. Privilégier les couleurs claires (murs, machines, blouses blanches) afin de mettre en évidence au plus tôt toute dérive (saletés, pollution, salissures . . .) L ’état de propreté doit être visible et le rester. La Méthode 5S

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Etape 4 Seiketsu Standardiser Il faut décrire (écrire sous forme de standards, de procédures) les bonnes pratiques permettant de pérenniser les acquis et efforts des 3 premières étapes. Le processus de nettoyage périodique doit être formalisé et suivi (personnel utilisateur et/ou prestataire). Il faut une approche créative et des rappels visuels pour que chacun connaisse et comprenne facilement les règles applicables. Les règles et standards doivent être adaptés au contexte d'application. Les standards visuels simples et compréhensibles sont privilégiés. Le personnel doit s'approprier les standards. Il doit être convaincu de l'utilité et la nécessité de leur application (communication, formation, explications). La Méthode 5S

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Etape 5 Shitsuke Respecter et Améliorer RESPECTER : Par nature, l’homme a tendance à se relâcher et à oublier ses résolutions. L'application de la méthode et le respect des standards doivent être périodiquement audités. Tout le monde doit participer, agir et se sentit concerné. La répétition de la méthode 5S est le seul remède contre un retour aux anciennes pratiques. La répétition permet de développer l’habitude et de migrer vers la culture 5S. Il faut veiller au déploiement progressif de la méthode à toutes les fonctions et activités de l'entreprise. L'objectif est de mettre en place un système permettant de faire des progrès et de ne pas revenir en arrière. AMELIORER : Il faut instaurer un système de propositions d'améliorations permettant d'impliquer plus largement le personnel ; et d'améliorer encore l'efficacité de la méthode 5S. La Méthode 5S

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POSTE DE TRAVAIL : Trier Pas d'objets inutiles, pièce cassée, objets divers, objets rouillées, récupération "ça pourrait servir". Ranger Outils/objets identifiés (Chaque chose a une place assignée). Nettoyer Nettoyage régulier des outils et environnement de travail, contrôle et inspection périodique. Standardiser Etablir des consignes de nettoyage, de rangement et de sécurité. Privilégier le management visuel. Respecter et Améliorer Vérifier périodiquement l'application et le respect des standards établis (audits 5S). Susciter la créativité du personnel pour toujours progresser. La Méthode 5S

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BUREAU : Trier Débarrasser. Pas de documents périmés, pas de documents obsolètes ou redondants. Ne conserver que les documents applicables à court terme (sinon archiver). Ranger Documents et classeurs facile à ranger et trouver. Emplacements identifiés. Nettoyer Pas de salissure, nettoyage périodique. Environnement agréable (mobilier, vitres,...). Privilégier la clarté et les couleurs claires. Standardiser Etablir des conditions et fréquences de nettoyage. Standardiser les règles de rangement (Marquage classeurs, étagères, codes de couleur, photo). Etendre les mêmes règles aux autres bureaux. Respecter et Améliorer Appliquer chaque soir les standards établis (audits 5S). Susciter la créativité du personnel pour progresser. La Méthode 5S

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PC & RESEAU INFORMATIQUE : Trier Pas de fichiers inutiles ou redondants. Versions applicables accessibles. Ranger Structuration commune des Répertoires (Organisation et Noms de Fichiers, confidentialité).5 niveaux maxi de S/s répertoires. Si difficile, mettre en place un SGD (système de Gestion de la Documentation) Nettoyer Pas de fichiers redondants, obsolètes ou corrompus (anti-virus). Standardiser Ecrire les règles applicables par tous.Les communiquer et les expliquer (formations).Définir des modèles de documents (rapports, communications, compte-rendu . . .) Respecter/Améliorer Désigner un superviseur responsable du maintien des règles.Etendre les règles à toutes les fonctions, auditer, mesurer. La Méthode 5S

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EFFETS PERSONNEL - Améliore les conditions de sécurité et d'hygiène. - Améliore les conditions de travail (ambiance, fatigue, stress, implication, motivation . . .). - Améliore la motivation et la productivité du personnel. ENVIRONNEMENT - Diminution des risques environnementaux (détectabilité, réactivité). - Utilisation des supports (papier et informatique) sans crainte de les altérer. MOYENS - Détection rapide des dérives (fuites, pollution, serrages . . .). - Diminution des rebuts. - Longévité des moyens et de leurs réglages. La Méthode 5S

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COMMUNIQUER Promotionner la méthode et son intérêt - Photos Avant et Après - Mettre à disposition les standards déjà établis - Communiquer sur les améliorations avérées des conditions de travail (exemples) et la perception qu'en ont les utilisateurs - Planifier, communiquer et rendre visible le déploiement de la méthode à l'ensemble de l'organisation (Planning d'application crédible). - Déployer le 5S selon la méthodologie PDCA. La Méthode 5S

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