Nouvelle organisation

Nouvelle organisation administrative fonction soutien « scolarité administrative» : 

Nouvelle organisation administrative fonction soutien « scolarité administrative»

Groupe de travail : 

Groupe de travail 19 membres volontaires DEVE: 3 Responsables administratifs: 3 Responsables scolarité: 7 Représentant SUFA: 1 Responsable scolarité pédagogique: 1 Représentant scolarité : 4 Séances de travail: 5 en séance plénière + 1 réunion par campus + 1 réunion au Pôle de GAP + 1 réunion de présentation générale aux personnels Méthodologie: état des lieux/répartition des activités/répartition des moyens humains/contrats de services → recensement/enquêtes

Répartition des moyens actuels : 

Répartition des moyens actuels

Répartition des processus par niveau : 

Répartition des processus par niveau Activités administratives : niveau antenne SECRETARIAT/ACCUEIL GESTION DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES GESTION DES THESES, H.D.R. /THESES EXERCICE FORMATION CONTINUE/ALTERNANCE NUMERISATION ARCHIVAGE Activités pédagogiques : niveau composante SELECTION DES DOSSIERS DE CANDIDATURE       GESTION DES PRE-INSCRIPTIONS        VALIDATIONS (VAE/VAP) INSCRIPTIONS PEDAGOGIQUES GESTION DES STAGES ETUDIANTS ETRANGERS ORGANISATION DES EPREUVES COLLECTE ET DIFFUSION DES RESULTATS MODALITES DE CONTRÔLE DES CONNAISSANCES FORMATION CONTINUE/ALTERNANCE Activités liés à la vie étudiante :  niveau 1/2/3 ELECTIONS ETUDIANTS (3) ACCUEIL DES ETUDIANTS HANDICAPES (2/3) RELATIONS AVEC VICE-PRESIDENT ETUDIANT (1)  Information/Orientation: niveau antenne RELATIONS SECONDAIRE/SUPERIEUR Pilotage : niveau service central                CONSTRUCTION ET MISE A JOUR DE L’OFFRE DE FORMATION (1/2/3) COORDINATION DES SERVICES DE SCOLARITE ENQUETES STATISTIQUES (1/2) PREPARATION ET SUIVI CONSEILS D'UFR (3) PREPARATION ET SUIVI CONSEILS CENTRAUX   SUIVI DU CONTRAT QUADRIENNAL Apogée : niveau antenne MODELISATION (en collaboration avec 1 enseignant) SISE : remontées CONTROLES   FORMATION ASSISTANCE Communication : niveau central Veille réglementaire : niveau central ORGANISATION DE FORMATIONS DES ETUDIANTS ELUS   ACTIONS DE COMMUNICATION

Slide 5: 

Modèle de répartition des processus par niveau

Arbitrages : 

Arbitrages → Prise en compte de contraintes extérieures fortes IM2 : statu quo FSEG Marseille: statu quo Pas de campus à Aix : temporisation au regard du projet de fusion Campus Timone : projet reporté à la rentrée 2010 compte tenu de la mise en place de la « PACES »

Organigramme général de l’antenne : 

Organigramme général de l’antenne DEVE Scolarité administrative de campus 1 Responsable d’antenne (A ou B expérimenté) Des gestionnaires (B) Des adjoints en gestion de scolarité (c) 1 guichet unique (c) Cellule apogée de campus Correspondants fonctionnels (B)

Répartition des effectifs par campus : 

Répartition des effectifs par campus

Elaboration des contrats de service : 

Elaboration des contrats de service En cours de finalisation Objectifs : contractualiser les engagements mutuels entre niveau 1 et niveau 2 et entre niveau 2 et niveau 3.