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Planejamento de Preservação Metodologias de levantamentoIngrid Beckingridbeck@terra.com.br : 

1 Planejamento de Preservação Metodologias de levantamentoIngrid Beckingridbeck@terra.com.br

O planejamento só é possível se dispomos de dados qualitativos e quantitativos sobre as condições e necessidades de preservação. : 

2 O planejamento só é possível se dispomos de dados qualitativos e quantitativos sobre as condições e necessidades de preservação. Estabelecer prioridades para preservação: Valor intrínseco, intensidade de uso, fragilidade, vulnerabilidade. Levantar as necessidades de preservação Segurança contra desastres; meio ambiente, coleções. 3. Plano Estratégico Análise dos dados, redação e implementação do plano.

Leia mais : 

3 Leia mais A importância do Planejamento de Preservação Knowing the need: a report on the emerging picture of preservation need in libraries and archives in the UK (http://www.bl.uk/services/npo/pdf/knowing.pdf) Assessing Preservation Needs: a self-survey guide (http://www.nedcc.org/resources/downloads/apnssg.pdf) Columbia University Libraries’ Special Collections Materials Survey Instrument. (http://www.columbia.edu/cu/lweb/services/preservation/surveyTools.html) Resources for Survey Researchers (http://www.surveysystem.com/sscalc.htm) Publicações CPBA (www.cpba.net): Nº 30. Planejamento de Preservação nº 31. Políticas de desenvolvimento de coleção e preservação; nº 32. Planejamento de um programa eficaz de manutenção de acervos; nº 33. Desenvolvimento, gerenciamento e preservação de coleções; nº 34. Seleção para preservação: uma abordagem materialística; nº 35. Considerações complementares sobre “Seleção para preservação: uma abordagem materialística”; nº 36. Implementando um programa de reparo e tratamento de livros; nº 37. Programa de planejamento de preservação: um manual para auto instrução de bibliotecas.

Métodos de levantamento : 

4 Métodos de levantamento A coleta de dados é uma etapa do planejamento que não deve demorar. Por isto escolhemos métodos de levantamento que melhor atendam a esta necessidade. Coleções extensas: usar amostragem, que fornece dados estatísticos. Elementos de um edifício: pode ser feito item a item. Condições climato-ambientais: monitores tipo dataloggers, que armazenam e apresentam os dados em planilhas com estatísticas.

Os objetivos da pesquisa. : 

5 Os objetivos da pesquisa. O que queremos saber abrange um único conjunto ou vários conjuntos? Ex: Necessidades gerais de conservação de um acervo de obras raras – um único conjunto. Necessidades específicas de diferentes coleções de um acervo raro: periódicos, livros, in-fólios – vários conjuntos. Como preparar os questionários.

Preparando os aplicadores : 

6 Preparando os aplicadores Os coordenadores responsáveis pelas pesquisas precisam: preparar os questionários para cada conjunto/amostra treinar os aplicadores para cada levantamento. No treinamento precisam ser transmitidos os objetivos e os métodos de cada pesquisa. Serão necessárias simulações, para testar a metodologia, os questionários e a compreensão das perguntas. A confiabilidade da pesquisa dependerá, em grande parte, destes testes preliminares, e eles devem ser repetidos, o quanto necessário.

Amostragem aleatória : 

7 Amostragem aleatória Carl Drott adequou o método de pesquisa por amostragem aleatória às necessidades de investigação em bibliotecas, podendo ter inúmeras aplicações, em: Random Sampling: A Tool for Library Research, in College & Research Libraries 30 (Março de 1969) : 119-125. Com o método de amostragem não podemos ter certeza de que os dados colhidos irão refletir exatamente o mesmo resultado que teríamos, se investigássemos a coleção inteira. Por esta razão precisamos trabalhar com métodos estatísticos já consagrados, nos quais a margem de acerto pode ser previamente estabelecida.

Precisão e Tamanho da Amostra : 

8 Precisão e Tamanho da Amostra A amostragem aleatória permite realizar pesquisas, independente do volume total de itens, com níveis de acerto elevados. O tamanho da amostra é, portanto, estabelecido com base na precisão desejada. À medida em que se aumenta o tamanho da amostra, eleva-se a precisão dos dados. A precisão deve ser calculada, prevendo dois possíveis tipos de erro: tolerância e confiança.

Tolerância : 

9 A Tolerância é a margem ou intervalo de confiança, também chamada de erro-padrão. Ela é expressa em percentuais. Por exemplo: Pesquisando uma coleção de plantas de arquitetura, com uma tolerância de 4%, obtivemos a resposta de que 15% das plantas excedem ao formato das mapotecas: 15 ± 4. Devemos considerar que entre 11(15-4) e 19(15+4)% das plantas excedem de fato às medidas das mapotecas Tolerância

Confiança : 

10 Confiança A Confiança ou nível de confiança também é expressa em percentuais. Ela representa o quanto podemos estar seguros de que a resposta está certa. Exemplo: No caso das plantas, se a confiança for de 95%, há 95% de chance de que entre 11(15-4) e 19(15+4)% das plantas excedem, de fato, às medidas das mapotecas.

Aplicando tolerância e confiança : 

11 Drott mostrou com a tabela a seguir, como podemos encontrar, com base nos percentuais de tolerância e confiança, o tamanho da amostra de nossa pesquisa. Na maioria das pesquisas na área de ciências humanas usa-se o nível de confiança de 95%. Se a esta confiança aplicamos uma margem de tolerância de 5% chega-se a um tamanho de amostra de 384 itens. Confira a tabela. Aplicando tolerância e confiança

A tabela de Carl Drott : 

12 A tabela de Carl Drott

Ajustando a margem de tolerância. : 

13 Ajustando a margem de tolerância. Se pudermos estimar que cerca de 20% (0,2) das plantas apresentam medidas superiores ao padrão das gavetas, aplicamos um fator de redução para a margem de tolerância. Calculando o Fator de Correção: 1,0 – 0,2 = 0,8 0,2 x 0,8 = 0,16 0,16 x 4 = 0, 64 Multiplicado o fator de correção pela tolerância, no caso ± 5 (0,64 X 5 = 3,2), a margem de tolerância é reduzida para ± 3.

Exercício com ferramenta on-line : 

14 Exercício com ferramenta on-line Ajuste a tolerância Determine o tamanho da amostra

Selecionando uma amostra aleatória : 

15 Selecionando uma amostra aleatória O método usa o conceito matemático de aleatoriedade. Como podemos nos certificar de que a pesquisa é de fato aleatória ou imparcial? Podemos usar como referência números aleatórios, como: edições de loteria, que podem ser convertidos para os números de estantes, prateleiras, etc, ou retirar aleatoriamente itens de estantes ou fichários. Por exemplo, o segundo volume de cada prateleira, se a quantidade de prateleiras alcança o total de itens necessários à amostra.

Coletar os dados : 

16 Coletar os dados Aplicamos o questionário aos itens selecionados aleatoriamente. Os dados coletados são tabulados e repassados para uma tabela de Excell ou Access. Geram-se relatórios estatísticos.

Um exemplo de aplicação do método. : 

17 Um exemplo de aplicação do método. Um bibliotecário precisa planejar o reacondicionamento de sua coleção de 9.972 plantas. Ele irá trabalhar com: 95 % de Confiança, ± 5 % de Tolerância. O tamanho da amostra, de acordo com a Tabela de Drott é de 384 itens.

Planilha de pesquisa/plantas : 

18 Planilha de pesquisa/plantas Formato A (até metade das medidas da mapoteca) B (até a medida da mapoteca) C (maior que a mapoteca). C1 C2 C3 Tipo de suporte Papel linho Papel vegetal outro Estado de conservação Bom Rasgada e amassada Perda de suporte. Aplicador________________________________________

Ajustando a margem de tolerância : 

19 Ajustando a margem de tolerância O bibliotecário estima que não mais que 30% (0,3) das plantas são maiores que as mapotecas. Calcula o desvio padrão, para reduzir a margem de tolerância: 1,0 - 0,3 = 0,7 0,3 x 0,7 = 0,21 0,21 x 4 = 0,84 0,84 x 5 = 3,2

Seleção aleatória: estantes : 

20 Seleção aleatória: estantes Há 9.972 plantas, distribuídas em 277 mapotecas. Cada mapoteca tem 6 gavetas, e há entre 4 e 8 plantas em cada gaveta. O bibliotecário escolheu a amostra de 384 plantas da seguinte maneira: 43 mapotecas, destas 3 gavetas e destas as 3 primeiras plantas: (43 x 3 x 3 = 387 plantas). Para identificar as 43 mapotecas, retirou os 43 números abaixo, de una relação de números aleatórios com 3 dígitos : 387 307 276 457 287 106 975 341 573 239 546 940 539 143 456 191 706 223 378 982 261 684 738 830 502 569 571 171 309 947 865 684 674 349 347 308 916 792 321 988 897 267 497 .

Seleção aleatória : 

21 Seleção aleatória Para selecionar aleatoriamente, as 43 mapotecas entre as 277, calculou um fator de conversão para os números aleatórios até 999, de forma a se converterem em números de 1 a 277. 999 ÷ 277 = 3,6. Dividiu cada um dos 43 números aleatórios pelo fator de conversão. Veja o exemplo da primeira coluna (em negrito): 387 / 3,6 = mapoteca 107. 539 / 3,6 = mapoteca 149. 502 / 3,6 = mapoteca 139. 916 / 3,6 = mapoteca 254

Seleção aleatória: gavetas e plantas : 

22 Para selecionar aleatoriamente 3 das 6 gavetas das mapotecas selecionadas, converteu números aleatórios de 2 dígitos (17, 37 e 70) em números de 1 a 6 (não existe gaveta zero): 00 a 15 em gaveta 1 16 a 31 em gaveta 2 32 a 47 em gaveta 3 48 a 63 em gaveta 4 64 a 79 em gaveta 5 80 a 95 em gaveta 6 96 a 99 exclua. Em negrito aparecem as gavetas selecionadas. Seleção aleatória: gavetas e plantas

O levantamento : 

23 Combinando essas regras, o bibliotecário encontrou a sua amostra aleatória. Depois de ordenar todos os números das mapotecas e gavetas, retirou: as três primeiras plantas, de cada 2ª, 3ª e 5ª gaveta, das 43 mapotecas selecionadas. Aplicou a avaliação utilizando a planilha já elaborada. O levantamento

Os dados : 

24 Os dados foram tabulados, com relatórios percentuais, exemplo: 79% ±3% de plantas em bom estado (entre 18 e 24%) = média: 2.094 plantas. 21% ± 3% de plantas maiores que o formato das gavetas, (entre 76 e 81%) = média: 2.100 plantas. Destas: 38% ± 3% das plantas rasgadas e amassadas. 24% ± 3% das plantas já apresentando perdas de informação. Os dados

Informações adicionais para a análise dos dados : 

25 Informações adicionais para a análise dos dados A área de aquisição informou que não há no mercado mapotecas com medidas maiores. A área de acesso assegurou que grande parcela desta documentação é muito consultada. A área de preservação considerou importante que as plantas recebessem limpeza e proteção individual em papel alcalino.

O plano de ação : 

26 O plano de ação Para um investimento definitivo justificava-se a mudança do sistema de acondicionamento para cerca de 21% do acervo. Plano de Ação: Decidiu-se re-acondicionar cerca de 3.000 plantas, adquirindo mapotecas sob medida. Combinar a atividade com limpeza, reparos e acondicionamento em papel alcalino.

Leia mais : 

27 Leia mais A importância do Planejamento de Preservação Knowing the need: a report on the emerging picture of preservation need in libraries and archives in the UK (http://www.bl.uk/services/npo/pdf/knowing.pdf) Assessing Preservation Needs: a self-survey guide (http://www.nedcc.org/resources/downloads/apnssg.pdf) Columbia University Libraries’ Special Collections Materials Survey Instrument. (http://www.columbia.edu/cu/lweb/services/preservation/surveyTools.html) Resources for Survey Researchers (http://www.surveysystem.com/sscalc.htm) Publicações CPBA (www.cpba.net): Nº 30. Planejamento de Preservação nº 31. Políticas de desenvolvimento de coleção e preservação; nº 32. Planejamento de um programa eficaz de manutenção de acervos; nº 33. Desenvolvimento, gerenciamento e preservação de coleções; nº 34. Seleção para preservação: uma abordagem materialística; nº 35. Considerações complementares sobre “Seleção para preservação: uma abordagem materialística”; nº 36. Implementando um programa de reparo e tratamento de livros; nº 37. Programa de planejamento de preservação: um manual para auto instrução de bibliotecas.

Muito Obrigada, : 

28 Muito Obrigada, ingridbeck@terra.com.br