Hatice Vurman - Yönetici Sekreter

Slide 1: 

Yönetici sekreter

Slide 2: 

YÖNETİCİ SEKRETERİ Tanımı: Büro makinelerini kul- lanarak büro yönetimi, büro içi ve dışı iletişimi sağlama,yöneticinin gün- lük işlerini organize etme, belge hazırlama, dosyala- ma işlemlerini yürütme,sunum hazırlama, toplantı ve seyahat organize etme bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişidir.

Slide 3: 

Görevleri İşyerinde iletişimi sağlamak. Dosyalama ve arşivleme yapmak. Yazışma yapmak. İş programı hazırlamak ve uygulamak. Toplantı organizasyonu yapmak. Seyahat organizasyonu yapmak. Bilgisayarda dosya oluşturmak. Bilgisayarda yazı hazırlamak. Mesleğin Gerektirdiği Özellikler Yönetici sekreteri olmak isteyenlerin; Ayrıntılara dikkat edebilme yeteneğine, Güçlü görsel ve işitsel belleğe sahip, Sır saklayabilen, sorumluluk sahibi, Düzgün ve akıcı bir dille konuşabilen, Nazik, güler yüzlü, Problemler karşısında çabuk ve doğru karar verebilen kimseler olmaları gerekir.

Slide 4: 

ÇALIŞMA ORTAMI VE KOŞULLARI Yönetici sekreteri büroda görev yapar. Çalışma saatleri genellikle düzenlidir. Ancak, birlikte çalıştığı kişinin iş yoğunluğuna bağlı olarak hafta sonu veya akşam geç saatlere kadar çalışma söz konusu olabilir. Çalışmalarında hem veriler (yazılar vb.), hem de insan ilişkileriyle ilgilidir. Çalışırken yöneticilerle ve ziyaretçilerle iletişimde bulunurlar. ÇALIŞMA ALANLARI VE İŞ BULMA OLANAKLARI Önemi ve etkinliği giderek artan bir meslek olduğundan iş bulma olanağı oldukça geniştir. İş hayatının her alanında ve özel sektör işletmelerinin hemen hemen büyük çoğunluğu bünyesinde sekreter çalıştırılmaktadır. Özellikle yurtdışı bağlantılı çalışan işyerleri yabancı dil bilen, nitelikli elemanlara ihtiyaç duymaktadır.

Slide 5: 

YÖNETİCİ SEKRETERİN SORUMLULUKLARI Yazışmalarda Asiste Etmek Toplantılarda Asiste Etmek Müşteri Sunumları ve Rapor Hazırlanmasında Asiste Etmek Yolculuk Düzenlemelerini Asiste Etmek Büro Organizasyonuna Asiste Etmek Farklı Durumlarda Yöneticiyi Temsil Etmek Sekreter ve Basın Sekreter ve Reklâm Sekreter ve Ulaştırma Hizmetleri İşvereni Temsil Yetkisi

Slide 6: 

YÖNETİCİ SEKRETERİN ÖZEL GÖREVLERİ Protokol Bilgisi Sosyal Hayatta ve İş Ortamında Protokolün Yeri ve Önemi Kurum ve Kuruluşlarda Uygulanan Protokol Çeşitleri ve Özellikleri Kurumsal Etkinliklerde Uygulanacak Protokol Kuralları Sekreterin Kendi İşinde ve Kurumu Temsil Görevinde Uygulayacağı Protokol Kuralları Toplantı, Konferans ve Kongre Düzenlemeleri Toplantılar Toplantı Salonunun Düzenlenmesi Toplantıya Katılacakları Bilgilendirme Toplantı Gündemini Hazırlama Toplantıda Not Alma Toplantıda Sekreterin Yeri Sekreterin Toplantı Sonrası Görevleri b. Konferans ve Kongreler Plânlama, Düzenleme ve Koordinasyon Faaliyetleri Konuşmacılara Davet Ön Kayıt İçin Plân Geliştirme Mönülerin ve Sosyal Düzenlemelerin Yapılması Katılanların Boş Zamanlarını Değerlendirme Kongre ya da Konferans Sonrasında İzleme Görevleri c. Seyahat Düzenlemeleri Seyahate Ön Hazırlık Rezervasyon Yapma Seyahat Programının Son Halini Düzenleme Plânlanan Bir Seyahatin İptali

Slide 7: 

Yönetici Sekreteri Adaylarında Aranan Nitelikler : 30/35 yaşını geçmemiş olmak En az 2-5 yıl konusunda çalışmış / deneyimli olmak Bayan olmak Üniversite mezunu olmak Bilgisayar bilgisine sahip olmak. MS Office programlarını (Word, Excel, Powerpoint) etkin biçimde kullanmak. Lotus Notes uygulamasını bilmek İyi derecede İngilizce / Fransızca bilmek (İkinci dil olarak Almanca ya da Fransızca bilmek) Giyimine özen göstermek Güler yüzlü, sempatik ve prezantabl olmak Temsil ve ifade yeteneği yüksek olmak Diksiyonu düzgün olmak Dikkatli, düzenli ve sistemli çalışmak Güvenilir olmak Esnek çalışma saatlerine ve yoğun iş temposuna uyum sağlamak İnsan ilişkileri ve sosyal yönü güçlü olmak

Slide 8: 

Yazışma, raporlama ve dosyalama bilgi ve deneyimine sahip olmak Telefon trafiğini etkin biçimde yönetebilmek İletişim becerileri gelişmiş olmak Büro makinelerini kullanmayı bilmek Ofis / büro yönetimi konusunda bilgili ve yetenekli olmak Üst düzey yöneticiliğe asiste edebilmek Yöneticilik yeteneğine sahip olmak Planlama ve organizasyon yeteneğine sahip olmak Takım çalışmasına uyumlu olmak Kendine güvenmek ve inisiyatif sahibi olmak Gelişime açık olmak İş takip yönü kuvvetli olmak Kuruluşun, kurumsal kimliğini taşıyabilmek Yurt içi ve yurt dışı seyahatlere engeli olmamak Aynı şehirde ikamet etmek B sınıfı sürücü belgesine sahip olmak ve aktif olarak araç kullanabilmek. Sekreterlik Becerileri

Slide 9: 

Hatice vurman