Slide 1:UNIDAD 4 Organización de Compras Internacionales Ing. Antonio Madrigal 4.1 Políticas internas y externas. 4.2 Planeación y organización de compras. 4.3 Plan de producción: control de inventarios. 4.4 Requisición. 4.5 Fuentes de abasto. 4.6 Directorio de proveedores. 4.7 Restricciones técnicas y productos sustitutos para la importación. 4.8 Evaluación y selección de proveedores. 4.9 Solicitud de cotización. 4.10 Comparativo de cotización. 4.11 Negociación y contratación. 4.12 Formas y medios de pago. 4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento. 4.14 Despacho aduanal. 4.15 Recepción de productos o servicios en la empresa. 4.16 Entrada al almacén: controles y relaciones con los otros departamentos de la empresa. 4.17 Inventarios: máximos y mínimos; primeras entradas/primeras salidas. 4.18 Entregas justo a tiempo vs. productos a consignación. 4.19 Control de calidad. 4.20 Garantía y servicio. 4.21 Reclamaciones, retornos, ajustes de pago y seguro.


Slide 2:4.1 Políticas internas y externas Ing. Antonio Madrigal Condiciones de pago Términos de entregas Tolerancias Acuerdos en cuanto a incoterms Cumplimiento de tratados de libre comercio Apego a volúmenes de producción /venta LEF vs. Lote mínimo de compra Regulaciones nacionales / internacionales Especificaciones de producto internacional Políticas y procedimientos de compras Política de inventario: “Es la declaración de una compañía, ligada a sus objetivos de alcanzar cierto nivel de inventario propuesto”


Slide 3:4.1 Políticas internas y externas Ejemplo de una orden de compra Ing. Antonio Madrigal


Slide 4:4.2 Planeación y organización de compras Ing. Antonio Madrigal Gerencia de Compras Importaciones 1 Importador Insumos Servicios Enseres Materiales De empaque 1 importador de maquinaria 1 importador de promocionales 1 Comp. De Serv. De contratistas Gral 1 Comp. De artículos Promocionales 1 Comp. De empaque 1 Comp. De Instructivos Y ayudas visuales 1 Comp de flotillas Insumos 1 Comp. De Insumos directos 1 Comp. De Insumos indirectos


Slide 5:4.2 Planeación y organización de compras Ing. Antonio Madrigal Políticas de planeación de suministro Elaboración del plan de compras. Elaboración de licitación de proveedores. Ajustar la demanda de insumos respecto a la demanda. Negociación del LEC (Lote Económico de compra). Ajustar LEC vs. Lote mínimo del proveedor. Distribución de las entregas del proveedor, de acuerdo a la capacidad del almacén. Planeación de compras nacionales / importaciones. Seguimiento de entregas de proveedores. Análisis de volumen-compras-costos-utilidades. Medición y evaluación del desempeño de proveedores.


Slide 6:4.2 Planeación y organización de compras Ing. Antonio Madrigal Lote económico de compra: LEC Este modelo propone al Programa de producción, ordenar artículos en las mismas cantidades o similares en que va a ser comprado o producido, buscando minimizar los costos de acarrear el inventario. 2(d) (c) (i)(u) 77,060pz $50 por orden 50% = .5 $ 15 por unidad DONDE: d= demanda anual en unidades a comprar. c= Costo promedio de la colocación de la orden. i= % del costo promedio de preparación de la orden 1/100 u= Costo unitario del artículo DETERMINACIÓN DEL TAMAÑO DE LOTE ECONÓMICO: LEC= 1,013 UNIDADES LEC=


Slide 7:4.3 Plan de producción: control de inventarios Ing. Antonio Madrigal “Es el plan de producción (Supply Plan) es acordado en la S&OP donde se traducen los planes de Ventas, en planes de producción”. El horizonte que abarca es de 12-18 meses y sirve para tener una visualización a futuro para planear requerimientos gruesos de: Proyección de unidades a producir Capacidad instalada y disponible proyectada de planta Materiales que se requerirán a largo plazo Nivelar cargas de trabajo en centros de trabajo Mano de obra necesaria, entre otros. Proceso de S&OP Plan de ventas Administración de la Demanda Planeación de Capacidad RCCP Programación Maestra de producción MPS Plan de Producción


Slide 8:4.3 Plan de producción: control de inventarios Ing. Antonio Madrigal “Es la actividad de programar de manera anticipada, la Demanda, traducida en un programa de producción a corto plazo, incluyendo prioridad de productos terminados y fechas de disponibilidad” Los elementos que intervienen son: Capacidad Instalada dentro del período en firme Estándares de producción Demanda requerida (Dentro y fuera del período congelado) *Dentro del período C. (Se construye el inventario de PT vs. La demanda requerida del cliente) *Fuera del período C. (Se visualizan problemas potenciales). Coordina las fechas de entrega de la cadena de suministro: * Entrega de Insumos de Almacén a producción * Entrega de PT de producción a Almacén * Entrega de resultados de Control de calidad * Proporciona la fecha de disponibilidad del producto al área comercial. Proceso de S&OP Plan de ventas Administración de la Demanda Planeación de Capacidad RCCP Programación Maestra de producción MPS Plan de Producción


Slide 9:4.3 Plan de producción: control de inventarios Ing. Antonio Madrigal Proceso de S&OP Plan de ventas Plan de Producción MRPII Programación Maestra de producción MPS Administración De la Demanda


Slide 10:4.3 Plan de producción: control de inventarios Ing. Antonio Madrigal Rotación = Costo anual de las ventas De Inv. Costo promedio del Inv. Actual


Slide 11:4.3 Plan de producción: control de inventarios Ing. Antonio Madrigal MAKE TO STOCK Ambiente de Manufactura en donde los productos se encuentran Terminados antes de recibir la orden del cliente (HACER PARA VENDER) MAKE TO ORDER Ambiente de Manufactura en donde los productos o servicios se realizan una vez recibida la orden del cliente. (PRODUCIR PARA VENDER) ASSEMBLY TO ORDER Ambiente de Manufactura en donde los productos o servicios se ensamblan Una vez recibida la orden del cliente. (SEMITERMINADOS)


Slide 12:4.3 Plan de producción: control de inventarios Ing. Antonio Madrigal “Sistema de clasificación de materiales que comprende costo, Volumen, rotación y reincidencia de compras para determinar Su manejo.” A B C Existe más control sobre ellos. Conteos cíclicos cada mes en promedio Existe un control regular sobre ellos. Conteos cíclicos cada tres meses en promedio. Existe menos control sobre ellos. Conteos cíclicos cada seis mes en promedio. + Costosos Movimiento Cuidado especial Costo regular + / - Movimiento Cuidado normal - Costosos + Movimiento Cuidado normal


Slide 13:4.3 Plan de producción: control de inventarios Ing. Antonio Madrigal Clasificación de los Materiales para su administración EN PROCESOS PRODUCTIVOS: Materiales Inventariables Materiales en Proceso (WIP) Producto terminado Distribución * Materiales en tránsito EN PROCESOS NO PRODUCTIVOS: Papelería y Art. De oficina Mat. Promocional de Ventas


Slide 14:Ing. Antonio Madrigal 4.3 Plan de producción: control de inventarios Eficiencia, productividad y efectividad EJEMPLOS


Slide 15:Ing. Antonio Madrigal 4.3 Plan de producción: control de inventarios Eficiencia, productividad y efectividad Ejercicio


Slide 16:4.4 Requisición Ing. Antonio Madrigal Requisición de compra: Se emite idealmente de un sistema electrónico (ERP) y se propone para ser evaluada y aprobada por las áreas Involucradas. No es todavía una orden en firme. Orden de compra: Se emite idealmente de un sistema electrónico (ERP) a partir de una requisición de compra, ya aprobada por las áreas involucradas. En éste momento, ya se tiene un pedido en firme. Requisición de compra Requerimiento De productos Aprobación de requisición Orden de compra


Slide 17:4.5 Fuentes de abasto Fuentes estratégicas Ing. Antonio Madrigal Los siguientes elementos, son considerados como factores clave, para la adecuada selección de fuentes de suministro que invoquen innovación, y oportunidades de reducción de costos tanto para proveedores como compradores: Economía de los proveedores y otros costos dela cadena de suministro, así como los costos de transportación Los costos de adquisición de los compradores y la administración de los productos y servicios. Calidad, niveles de inventarios, rentabilidad y otros factores del producto o servicio sobre su ciclo de vida. El valor del producto o servicio hacia clientes internos y externos.


Slide 18:4.5 Fuentes de abasto Fuentes estratégicas Ing. Antonio Madrigal


Slide 19:4.6 Directorio de proveedores Ing. Antonio Madrigal Es una base de datos que el área de compras debe desarrollar, con base a las transacciones previas realizadas con proveedores que hayan suministrado productos a la compañía. La base de datos debe mantener datos históricos de proveedores por no más de 3 años para mantener un ”catálogo” actualizado. Dicha base de datos debe estar cargada dentro del sistema electrónico que la empresa maneja como vínculo de transacciones para todas sus operaciones integrales (ERP´s).


Slide 20:4.9 Solicitud de cotización Ing. Antonio Madrigal La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. Cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título. Es un Documento informativo que no genera registro contable. Compras busca en su Base de datos, fuentes De suministro Departamento “x” Genera requerimiento Compras selecciona 3 fuentes de suministro Compras selecciona Fuente de suministro De las 3 opciones Se tienen en la Base de datos Los proveedores Necesarios? SI NO


Slide 21:4.10 Comparativo de cotización Variables de decisión: Ing. Antonio Madrigal Compras selecciona Fuente de suministro De las 3 opciones Tiempo de entrega y variaciones %’s previos del proveedor de entregas en tiempo % de stock disponible Conveniencia al ordenar/comunicarse Habilidad para expeditar materiales Precio de compra Facilidad de mantenimiento y operación % de Defectos previos Rechazos de calidad Especificaciones técnicas Servicios técnicos y de entrenamiento que se ofrezcan Discreción de los representantes de ventas Experiencias pasadas con el proveedor / reputación Servicios de post-venta Flexibilidad del proveedor de ajustar requerimientos Capacidades de diseño e ingeniería


Slide 22:4.11 Negociación y contratación Ing. Antonio Madrigal Lo primero que uno debe preguntase, antes de negociar, es si vale o no la pena llevarlo a cabo. Existen ciertas circunstancias en las que sería preferible no negociar, por ejemplo: 1. Cuando la parte oponente tiene una fuerza aplastante y está dispuesta a utilizarla. 2. Cuando las opciones de la otra parte son mejores que las de uno. 3. Cuando no es el momento oportuno. 4. Cuando no se tiene experiencia en el campo en el que se negocia. 5. Cuando el negociar debilita su posición. Si no se da ninguno de los casos expuestos en los incisos anteriores, se puede proceder a negociar, siempre y cuando se considere lo siguiente: • Obtener la mayor información que sea posible del oponente, para un mejor manejo de opciones. • Estudiar a fondo el tema de la negociación. • Análisis de causas y efectos para no salir perjudicado de la negociación. • Definir intereses y objetivos.


Slide 23:4.11 Negociación y contratación Ing. Antonio Madrigal Fuentes de poder como factores que pueden dar ventaja importante en la negociación, como son: • El hecho de tener más información sobre el tema en cuestión. • El hecho de tener más experiencia en cierto tipo de negociación. • El hecho de estar mejor preparado. ‘ • El hecho de ser más creativo. El hecho de contar con una alternativa atractiva


Slide 24:4.12 Formas y medios de pago Ing. Antonio Madrigal COMSEC Seguro de crédito a la exportación. Riesgos que cubre: Insolvencia legal Insolvencia de hecho Presunción de insolvencia Cubre hasta el 85% en CP y 75% en obligaciones de MP y LP Insolvencia Legal Al existir una declaración judicial de quiebra o suspensión de pagos que impida al importador cubrir sus obligaciones.


Slide 25:4.12 Formas y medios de pago Modalidades para adelantar el cobro de Ventas Factoraje Forfating Bursatilización de cxc El factoraje emplea la figura financiera de descuento de títulos de crédito, facturas, o en su caso contratos de compra venta, con el fin de proporcionar recursos al beneficiario de dichos documentos antes del vencimiento del plazo de liquidación de los mismos Resulta interesante para financiar: Exportaciones de bienes de capital, Maquinaria, Refacciones, etc. Ing. Antonio Madrigal


Slide 26:4.12 Formas y medios de pago Trueque moderno Ing. Antonio Madrigal


Slide 27:4.12 Formas y medios de pago Ing. Antonio Madrigal CUENTA ABIERTA VENTAS A CONSIGNACIÓN


Slide 28:4.12 Formas y medios de pago Ing. Antonio Madrigal Riesgos Falsificación Robo o extravío Declaración en las aduanas de ingreso PAGOS EN EFECTIVO Elevada confianza Confianza / Experiencia media Confianza / Experiencia mínima PAGOS EN FUNCIÓN DE LA CONFIANZA Cheque Giro Bancario Tradicional Giro Express Transferencia tradicional SWIFT (Society of Worlwide International Financial Telecommunication) Transferencia Electronica Plasticos. PAGOS CON ELEVADA CONFIANZA


Slide 29:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal DISTRIBUCIÓN FÍSICA Objetivo principal Hacer llegar el producto desde el centro de producción al consumidor final en óptimas condiciones, es decir, poner el producto en el lugar requerido, en el momento exacto en que se necesita y a un costo razonable. Carga y manejo Modalidades de transporte Riesgos


Slide 30:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal TRANSPORTE BÁSICO Movimiento de bienes entre dos puntos utilizando alguno de los medios de transporte sea: Terrestre, Aéreo, Tubería, Tren, Marítimo - Barco.


Slide 31:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal FERROCARRIL Ventajas: Es uno de los medios más económicos de transporte que existen, ya que con una locomotora, pueden empujar cientos de vagones. Capacidad de 40 a 80 ton. por vagón. Vagón completo (CL), Vagón consolidado (LCL) En EUA el ferrocarril no tiene restricciones en cuanto a carga, todos los ferrocarriles pueden transportar todo tipo de productos. Se transporta material barato en gran cantidad. Puede recorrer grandes distancias. Las condiciones del clima no afectan tanto este medio de transporte a comparación de los demás. Desventajas No es tan accesible, su acceso es restringido ya que solo puede pasar por donde hay infraestructura férrea. Es lento. El material transportado requiere de empaques


Slide 32:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal TRANSPORTE AÉREO. Existen pocas compañías que se dedican al transporte de carga aéreo. Hay que evaluar coste vs. Beneficio Del 100% de la facturación de los aviones, solo el 10% es por concepto de carga. Se transportan artículos : De mucho valor. Muy perecederos. Urgencias. Los aviones mueven contenedores aéreos, que son de menor capacidad de los que conocemos regularmente. De los aviones más grandes como el Boeing 747, su capacidad de carga es de 100 ton. Existen compañías dedicadas a la transportación de mercancías especializadas. AIR ANIMAL maneja animales. ROCK IT CARGO mueve equipo de música. La mayor ventaja de usar el transporte aéreo es la rapidez.


Slide 33:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal TRANSPORTE AÉREO / DESVENTAJAS La mayor desventaja es el precio. La accesibilidad de este medio es un poco limitada, ya que no todos los países cuentan con la infraestructura necesaria (aeropuertos). Las condiciones del clima influyen de una manera importante en este medio, ya que cuando las condiciones no son favorables se suspenden los vuelos.


Slide 34:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal TUBERÍA / VENTAJAS Es el medio más barato de transporte que se conoce, utiliza mucho la gravedad. El diámetro de las tuberías puede variar de 3 a 48 pulgadas. El diámetro más común es de 10 pulgadas. En EUA tienen 150,000 millas de tuberías por todo el país. DESVENTAJAS Es un medio que no aplica a todos los tipos de productos, ya que solo se pueden transportar líquidos o sólidos en suspensión (Fluidos). El acceso a este medio es un tanto restringido ya que solo los transportistas que están cerca de ductos o tuberías pueden usarlos.


Slide 35:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal CAMIÓN Las condiciones climáticas si pueden afectar en gran medida a este medio de transporte. Se transportan productos de todo tipo, caros y baratos. Este medio requiere de mas inversión que el ferrocarril para mantenerlo seguro. Casi todas las operaciones logísticas utilizan este medio de transporte. Existen muchas líneas transportistas nacionales e internacionales, es decir hay gran disponibilidad de este medio. Los camiones o trailers tienen un alto nivel de accesibilidad ya que pueden ir casi a cualquier parte.


Slide 36:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal


Slide 37:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal TRANSPORTE MARÍTIMO / VENTAJAS La principal ventaja es el bajo costo Para operar no requieren de mucho capital, ya que la naturaleza provee el “camino” y sólo se necesita invertir en el equipo, se supone que el gasto público debe proveer las facilidades (puertos). Los barcos mueven principalmente artículos baratos en largas distancias. Productos agrícolas, minerales y del bosque son los que principalmente se transportan DESVENTAJAS: Es un medio lento. La mayor desventaja es el tiempo y la baja accesibilidad. Las condiciones climáticas afectan mucho. La transportación por agua es la más utilizada mundialmente. Se deben transportar artículos no perecederos.


Slide 38:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal


Slide 39:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal Tráfico Intermodal: Se refiere a 2 o más modos de transporte. Ej. Importación de maquinaria Transporte Multimodal: Se refiere a varios modos de transporte donde se incluye transportación por mar.


Slide 40:4.13 Servicios asociados: transportación, agentes aduanales, almacenaje, seguros, certificación, verificación, maniobras, controles y seguimiento Ing. Antonio Madrigal