como elaborar e mails profissionais

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SEJA ORGANIZADO Alguns usuários elaboram o e-mail sem nenhuma organização lógica, sem nenhuma estética de apresentação. Para entender melhor sobre o que eu estou falando, compare as duas mensagens a seguir:

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Mensagem 02: Excelente organização:

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A diferença desta segunda mensagem, em relação a primeira “salta aos olhos”.: Veio com o histórico; Facilita o entendimento do que já foi tratado anteriormente; poupa um tempo precioso para quem recebe a mensagem.; O endereço está organizado, de fácil leitura, contendo todos os dados necessários. Um e-mail organizado desta maneira facilita a leitura, poupa muito tempo de quem o recebe. Agora imagine a diferença que isso faz, para quem recebe entre 450 e 500 e-mails por dia?? São horas de serviço que são poupadas, pelos e-mails organizados. O que fazer? Seja organizado. Isso é bom não só para os seus e-mails, mas também para a sua vida pessoal e para a sua Carreira profissional.

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Boas práticas para o e-mail corporativo e pessoal : Mandar e-mail com aqueles errinhos de digitação, enviar acidentalmente o e-mail sem o ter concluído, piadinha sem graça que ofende. Todas estas situações podem fazer nossa cabeça “ferver”, ou pior, perder um bom cliente. Mas elas podem ser evitadas com algumas práticas simples e um pouco de organização. Abaixo coloco algumas dicas importantes para utilizar melhor, tanto o e-mail da empresa quanto o pessoal.

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A última coisa que você deve preencher no e-mail é o destinatário (o endereço do e-mail para quem se quer enviar). Comentário: Isto evita que um “esbarrão” no mouse ou no teclado o envie sem ele estar completo, com erros ou, quem sabe até com aquela piadinha que você colocou lá mais depois ia tirar! Sempre, após que terminar de escrever seu e-mail, leia-o do começo ao fim. Comentário: É impressionante como podemos encontrar vários erinhos de digitaçção em um texto que imaginavamos ter acabado de escrever “magistralmente”, reformular alguma ideia que não ficou muito clara ou mesmo retirar algumas linhas que (vai saber) podem comprometer seus negócios

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Sempre passe um corretor ortográfico no final da elaboração de seu e-mail. Comentário: Se você não tiver um a disposição no seu programa de envio procure substituir as palavras que você tem dúvida quanto ao significado ou a ortografia por palavras que você conhece ou por alguma mais simples. Muitas vezes ao fazer esta substituição deve-se tomar cuidado para que a frase continue fazendo sentido. A troca de uma palavra pode necessitar a alteração de toda uma frase. Isto pode dar trabalho no começo mas é por uma boa causa…os seus negócios. Uma outra boa dica, caso não tenha um corretor, é digitar a palavra duvidosa no google. Ele geralmente mostra a palavra com a ortografia correta depois de fazer a pesquisa. Mas cuidado! Este método não garante que a grafia esteja correta, é apenas um “quebra galho”; Evite reencaminhar aquelas piadinha que você recebe dos amigos, declarações políticas ou religiosas utilizando seu e-mail corporativo ou de trabalho. Comentário: Às vezes o que é uma piada para você não é para quem está recebendo. Falar mal de ou idolatrar uma religião ou credo pode ser ofensivo para muitas pessoas. Falar de política pode ser, da mesma forma, perigoso. Temos de respeitar as idéias alheias tendo em vista que vivemos em um país democrático.

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Ao receber um e-mail que você considera ofensivo, seja de cliente, seja de pessoa conhecida, não responda imediatamente. Comentário: Pare um pouco, vá fazer alguma outra atividade e depois de um bom tempo volte e responda ao e-mail. A linguagem escrita, muitas vezes, não consegue captar o sentimento ou significado que a pessoa que escreve deseja transmitir. A linguagem escrita não capta as entonações da voz, a expressão do rosto e etc. Muitas vezes o que parece ofensivo pode ser apenas uma observação, um comentário sem maldade, uma crítica construtiva e sincera e etc. que “ao vivo” logo seria percebido como tal, mas que pelo e-mail pode parecer agressivo. Mesmo que a pessoa realmente tenha sido agressiva você deve meditar se deve devolver “na mesmo moeda” ou se deve ser brando, equilibrado e compreensivo. Responder violência com violência não é a melhor qualidade de um líder ou de um trabalhador competente e nem das pessoas civilizadas (apesar de algumas vezes nós realmente perdermos a paciência). A pessoa pode estar em um “mau dia”, por exemplo. Já tive casos em que quase respondi maldosamente a e-mails ofensivos, porém depois de algum tempo refletindo respondi com compreensão. Como resultado ganhei um cliente fiel;

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Assunto do e-mail deve ser sempre (que possível é claro) um micro-resumo de seu conteúdo e bem claro. Comentário: Assim o leitor fica preparado para o que vem, além de ajuda-lo a definir as prioridades de leitura e resposta; Você sempre esquece de anexar arquivos? Anexe-os primeiro! Comentário: Passamos vários minutos digitando um texto enorme e explicativo sobre o conteúdo dos arquivos e… ele não chegou! Claro, esquecemos de anexa-lo.Então a sequência correta para criar uma mensagem de e-mail seria: 1 - Anexar o arquivo (caso tenha que anexar algum);2 - Digitar o conteúdo do e-mail (texto etc.);3 - Colocar o assunto (ou subject) pois com o texto digitado você pode ter uma idéia melhor para colocar como assunto;4 - Colocar os endereços de destino (Destinatário, Com Cópia, Cópia Oculta, etc..).

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E-mail corporativo/profissional é para trabalho, e-mail pessoal é para todas as outras coisas; Primeiro e-mail que você envia para alguém? Identifique-se claramente. Comentários: É importante, ao enviar pela primeira vez para um cliente um e-mail, citar explicitamente do que trata além de, se possível, citar a quem é encaminhado o e-mail (nome da pessoa) e se identificar de maneira clara. O motivo é que por nunca ter recebido um e-mail seu um novo cliente ou contato pode achar que é um spam ou outra coisa qualquer e joga-lo fora. Ao enviar o primeiro e-mail a um novo cliente evite anexar arquivos ou imagens. Comentário: Isto pode fazer com que o anti-span do e-mail de quem recebe o coloque na lista negra, ou o apague. Geralmente, depois que se recebeu o primeiro e-mail, seu endereço fica liberado para que nos seguintes possam ser anexados arquivos e etc. (claro que isto depende muito do software anti-spam). Ao ver um arquivo anexo em um e-mail “desconhecido” o próprio cliente pode apaga-lo por não saber do que se trata.

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Cuidado com as normas da empresa quanto ao uso do e-mail corporativo. Comentários: O uso indevido do e-mail no trabalho pode, além disto, dar justa causa para a empresa em caso de processos trabalhistas. Letras maiúsculas podem dar a impressão de que o remetente está gritando. Evite usa-las; Procure verificar se seus anexos possuem virus; Evite usar abreviações da moda, smiles (carinhas), e etc.; Utilize o recurso de “assinatura” de seu e-mail para inserir sempre seu telefone de contato (quando for o caso), departamento e/ou atividade que exerce; Comentário: Isto pode ajudar muito na hora da comunicação. Às vezes o cliente precisa entrar urgentemente em contato com você mas não está com seu telefone à disposição. Colocando os dados em todos os seus e-mails o cliente pode encontrá-lo facilmente.

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Cautela nas formas de cumprimentos no e-mail. Comentário: Um beijo,  abraço, cordialmente, atenciosamente… cada cumprimento deve ser usado baseando-se no grau de intimidade que você tem com o destinatário do e-mail. Cuidado com “as intimidades”. Muitas pessoas são reservadas e não gostam de certos tratamentos. Procure utilizar cumprimentos mais polidos e neutros quando estiver tratando de trabalho ou com clientes (Cordialmente, Atenciosamente, Grato pela atenção, etc.). Só utilize Abraço, beijo, etc. se tiver um grau de intimidade grande.

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30 dicas para escrever corretamente!

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