Implementasi Layanan Unggulan pada Kanwil dan SOP percontohan KPPN Man

Implementasi Layanan Unggulan pada Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan dan Implementasi SOP Percontohan Pada Seluruh KPPN:

Rapimtas Regional Ditjen Perbendaharaan Makassar, 21-23 Maret 2010 Disampaikan oleh kanwil XXVII Ditjen Perbendaharaan manado Implementasi Layanan Unggulan pada Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan dan Implementasi SOP Percontohan Pada Seluruh KPPN

Implementasi Layanan Unggulan pada Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan:

Implementasi Layanan Unggulan pada Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan

Dasar Hukum:

Dasar Hukum Peraturan Menteri Keuangan NO. 101/PMK.01/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan Peraturan Menteri Keuangan No. 48/PM.05/2007 tentang Kode Etik Pegawai Direktorat Jenderal Perbendaharaan Peraturan Menteri Keuangan No. 139/PMK.01/2006 tentang Pedoman Penyusunan Standar Prosedur Operasi (SOP) Surat Edaran Menteri Keuangan No. 414/MK.01/2009 tentang Monitoring dan Evaluasi Implentasi SOP di Lingkungan Departemen Keuangan Surat Edaran Menteri Keuangan No. SE-162/MK.1/2007 tentang Standar Norma Waktu dan Biaya Atas Jasa Pelayanan dalam Standar Prosedur Operasi (SOP) Keputusan Dirjen Perbendaharaan No. Kep-46/PB/2010 tentang penetapan Kanwil DJPBN sebagai Pilot Project Implementasi Layanan Unggulan Kanwil DJPBN 3

Prinsip-prinsip Pelayanan Unggulan:

Prinsip-prinsip Pelayanan Unggulan Pelayanan satu tempat (one stop service) Kepastian (certainty) Bisnis Proses yang sederhana Pemanfaatan teknologi informasi Informasi yang real time Transparan dan akuntabel Memininalisasi kontak dengan stakeholders Cepat ( sesuai dengan norma waktu ) 4

Jenis Layanan Unggulan Kanwil DJPBN:

Jenis Layanan Unggulan Kanwil DJPBN Penelaahan dan Penerbitan DIPA Revisi DIPA berdasarkan Revisi SRAA Revisi DIPA tanpa Revisi SRAA Dispensasi TUP Rekonsiliasi Tingkat UAPPA-W Rekonsiliasi Tingkat UAPPA-W secara Elektronik 5

Slide 6:

SURAT MASUK/ SURAT KELUAR PENELAAHAN/ PENGESAHAN REVISI DIPA DISPENSASI TUP/ AKUN REKONSILIASI TKT UAPPAW PETUGAS FO BAGIAN UMUM PETUGAS FO BIDANG PA PETUGAS FO BIDANG PP PETUGAS FO BIDANG AKLAP PELAKSANA BIDANG PA KEPALA SEKSI BIDANG PA KEPALA BIDANG PA KEPALA KANTOR WILAYAH PELAKSANA BIDANG PP KEPALA SEKSI BIDANG PP KEPALA BIDANG PP PELAKSANA BIDANG AKLAP KEPALA SEKSI BIDANG AKLAP KEPALA BIDANG AKLAP ALUR LAYANAN UNGGULAN PADA KANWIL DJPBN PETUGAS BAGIAN UMUM (TU & RT) Pusat Layanan Terpadu FRONT OFFICE MIDDLE OFFICE BACK OFFICE CSO

ALUR DOKUMEN LAYANAN UNGGULAN PADA KANWIL DJPBN:

ALUR DOKUMEN LAYANAN UNGGULAN PADA KANWIL DJPBN Satker Pusat Layanan Terpadu Pelaksana Kepala Seksi Kepala Bidang Kepala Kanwil Kembali Surat Masuk Memenuhi Syarat ? Tidak Ya Petugas Bidang PA/PP/AKLAP Agenda Surat Petugas Front Office Petugas Bagian Umum Konsep /Net Surat Periksa dan Paraf Periksa dan Paraf /TT Periksa dan Tanda Tangan AKLAP PA/PP Surat Keluar Penomoran Surat 7

Norma Waktu Penyelesaian Layanan:

Norma Waktu Penyelesaian Layanan Jenis layanan Penanggung Jawab Penanda Tangan Waktu Penyelesaian Penelaahan dan Pengesahan Penerbitan DIPA Kepala Bidang PA Kepala Kanwil 5 hari Pengesahan Revisi DIPA dengan Revisi SRAA Kepala Bidang PA Kepala Kanwil 2 hari Pengesahan Revisi DIPA tanpa Revisi SRAA Kepala Bidang PA Kepala Kanwil 3 hari Persetujuan / Dispensasi TUP/AKUN Kepala Bidang PP Kepala Kanwil 2 hari Rekonsiliasi Tingkat UAPPA-W Kepala Bidang AKLAP Kepala Bidang AKLAP 1 jam ≤ 3 satker 1 hari ≤ 10 satker 2 hari > 10 satker Rekonsiliasi Tingkat UAPPA-W secara Elektronik Kepala Bidang AKLAP Kepala Bidang AKLAP 2 hari 8

SOP Penelaahan dan Penerbitan DIPA (5 hari):

SOP Penelaahan dan Penerbitan DIPA (5 hari ) Konsep DIPA ADK Sesuai SRAA? Database Server Meneliti & memaraf Net DIPA & SP DIPA Konsep DIPA Cetak Net DIPA & Net SP DIPA Konsep DIPA Net DIPA Net SP DIPA Konsep DIPA Net DIPA Net SP DIPA Konsep DIPA Net DIPA Net SP DIPA Meneliti & memaraf Net DIPA & SP DIPA Meneliti & Tandatangan Net DIPA & SP DIPA Satker Petugas FO Bidang PA Kasi Bid. PA Petugas MO Bidang PA Kepala Kanwil DJPBN Kabid . PA Bagian Umum mengirimkan Net SP DIPA ke satker untuk dicopy , ditandatangani & dikembalikan ke Kanwil , Membubuhi Stempel Timbul pada SP dan DIPA , memberi sampul dan Distribusi ke Satker ( Asli ) dan KPPN. Bila dlm 5 hr Satker tdk mengembalikan Net DIPA, Kanwil Menerbitkan DIPA Sementara Tidak sesuai Sesuai Penela - ahan

SOP Quick Win (Layanan Unggulan) Penelaahan dan Penerbitan DIPA (5 hari):

Janji layanan : Batas waktu penyelesaian 5 hari kerja terhitung sejak konsep DIPA ditelaah bersama oleh satker dan petugas FO kanwil DJPB dan dinyatakan benar sampai sampai dengan SP DIPA ditandatangani . Apabila dalam 5 hari kerja DIPA yang telah ditelaah dan diperbanyak serta ditandatangani oleh KPA belum diterima oleh kanwil DJPB, diterbitkan DIPA Sementara . Biaya atas jasa pelayanan : tidak ada biaya Persyaratan Administrasi : SRAA Konsep DIPA ADK SOP Quick Win ( Layanan Unggulan ) Penelaahan dan Penerbitan DIPA (5 hari )

SOP PENGESAHAN REVISI DIPA BERDASARKAN REVISI SRAA (2 hari):

SOP PENGESAHAN REVISI DIPA BERDASARKAN REVISI SRAA (2 hari ) Konsep Rev .DIPA ADKRev Sesuai ADK Database Server Meneliti & memaraf konsep & Net Rev. DIPA & SP Rev DIPA TTD Cat. Penelaahan Konsep Rev. DIPA Buat Catatan Penelaahan Cetak Rev. DIPA, Net SP Rev DIPA Konsep Rev DIPA Net Rev. DIPA Net SP Rev. DIPA Konsep DIPA Net Rev DIPA Net SP Revisi DIPA Konsep DIPA Net DIPA Net SP DIPA Meneliti & Tandatangan SP Rev. DIPA & Catatan Satker Petugas FO Bidang PA Kasi Bid. PA Petugas MO Bidang PA Kepala Kanwil DJPBN Kabid . PA Bagian Umum : Adm Rev. DIPA: Membubuhi Stempel Timbul pada SP Rev. DIPA , memberi sampul dan Membuat SP, Distribusi SP ke Satker ( Asli ), KPPN.Bid . PA Tidak sesuai Sesuai Rev. SRAA Meneliti & memaraf konsep & Net Rev. DIPA & SP Rev DIPA TTD Cat. Penelaahan Penela - ahan

SOP Quick Win (Layanan Unggulan) Revisi DIPA Berdasarkan Revisi SRAA:

Janji layanan : Batas waktu penyelesaian 2 hari kerja terhitung sejak surat usul pengesahan Revisi DIPA diterima lengkap dan benar dari satker sampai dengan SP Revisi DIPA ditandatangani . Biaya atas jasa pelayanan : tidak ada biaya Persyaratan Administrasi : SRAA Surat Usul Pengesahan Revisi DIPA Konsep dan Net Revisi DIPA ADK SOP Quick Win ( Layanan Unggulan ) Revisi DIPA Berdasarkan Revisi SRAA

SOP PENGESAHAN REVISI DIPA TANPA REVISI SRAA (3 hari):

SOP PENGESAHAN REVISI DIPA TANPA REVISI SRAA (3 hari ) Konsep Rev .DIPA ADKRev Sesuai ADK Database Server Meneliti & memaraf konsep & Net Rev. DIPA & SP Rev DIPA, TTD Nota Pertimbangan Konsep Rev. DIPA Buat Nota Pertimbangan Cetak Rev. DIPA, Net SP Rev DIPA Konsep Rev DIPA Net Rev. DIPA Net SP Rev. DIPA Konsep DIPA Net Rev DIPA Net SP Revisi DIPA Konsep DIPA Net DIPA Net SP DIPA Meneliti Nota Pertimbangan & TTD SP Rev. DIPA Satker Petugas FO Bidang PA Kasi Bid. PA Petugas MO Bidang PA Kepala Kanwil DJPBN Kabid . PA Bagian Umum : Adm Rev. DIPA: Membubuhi Stempel Timbul pada SP Rev. DIPA, memberi sampul dan Membuat SP, Distribusi ke Satker ( Asli )KPPN, dan Bidang PA Tidak sesuai Sesuai Meneliti & memaraf konsep & Net Rev. DIPA & SP Rev DIPA, TTD Nota Pertimbangan Nota Pertimbangan Penela - ahan

SOP Quick Win (Layanan Unggulan) Revisi DIPA tanpa Revisi SRAA:

Janji layanan : Batas waktu penyelesaian 3 hari kerja terhitung sejak surat usul pengesahan Revisi DIPA diterima lengkap dan benar dari satker sampai sampai dengan SP Revisi DIPA ditandatangani . Biaya atas jasa pelayanan : tidak ada biaya Persyaratan Administrasi : Surat Usul Pengesahan Revisi DIPA Konsep dan Net Revisi DIPA ADK Surat Pernyataan bahwa program dan volume keluaran kegiatan /sub kegiatan tlah dicapai / dikontrakkan . SOP Quick Win ( Layanan Unggulan ) Revisi DIPA tanpa Revisi SRAA

SOP Quick Win (Layanan Unggulan) Penerbitan Surat Persetujuan Tambahan TUP :

SOP Quick Win ( Layanan Unggulan ) Penerbitan Surat Persetujuan Tambahan TUP Janji layanan : Batas waktu penyelesaian 2 hari kerja terhitung sejak surat permohonan TUP diterima lengkap dan benar dari satker sampai sampai dengan Surat Persetujuan TUP ditandatangani . Biaya atas jasa pelayanan : tidak ada biaya Persyaratan Administrasi : Surat Permohonan TUP Surat Pernyataan TUP dari KPA/ Pejabat yang ditunjuk Rincian Rencana Penggunaan Dana TUP dari KPA/ Pejabat yang ditunjuk Rekening Koran yang menunjukkan saldo terakhir .

SOP Quick Win (Layanan Unggulan) Rekonsiliasi Laporan SAI dengan SAU:

SOP Quick Win ( Layanan Unggulan ) Rekonsiliasi Laporan SAI dengan SAU Janji layanan : Jangka waktu penyelesaian : 1 jam apabila jumlah satker maksimum 3 UAKPA, sejak data SAI sama dengan data SAU sampai dengan BAR ditandatangani . 1 hari kerja apabila jumlah satker pada UAPPA-W membawahi maksimum 10 UAKPA, sejak data SAI sama dengan data SAU sampai dengan BAR ditandatangani . 2 hari kerja apabila jumlah satker pada UAPPA-W membawahi lebih dari 10 UAKPA, sejak data SAI sama dengan data SAU sampai dengan BAR ditandatangani . Jika ditemukan kesalahan pada data SAI, maka data rekonsiliasi dikembalikan kepada UAPPA-W untuk diperbaiki dan disampaikan kembali kepada Kanwil DJPBN selambat-lambatnya 7 hari kerja , selanjutnya dilakukan rekonsiliasi ulang . Biaya atas jasa pelayanan : tidak ada biaya Persyaratan Administrasi : Neraca , LRA belanja , LRA Pengembalian Belanja , LRA Pengembalian Pendapatan , ADK, UAPPA-W, Register pengiriman perbulan , Bukti register pengiriman laporan keuangan ke UAPPA-E1 triwulan

SOP Quick Win (Layanan Unggulan) Rekonsiliasi Laporan SAI dengan SAU secara Elektronik DJPBN:

SOP Quick Win ( Layanan Unggulan ) Rekonsiliasi Laporan SAI dengan SAU secara Elektronik DJPBN Janji layanan : Jangka waktu penyelesaian : 2 hari kerja sejak data SAI dengan data SAU sama , sampai dengan BAR ditandatangani . b. Biaya atas jasa pelayanan : tidak ada biaya c. Persyaratan Administrasi : ADK General Ledger ( Buku besar ) dari UAPPA-W triwulanan melalui email.

Kunci Sukses Layanan Unggulan:

Kunci Sukses Layanan Unggulan One Stop Service Zerro error Layanan pasti , cepat , akurat , dan tanpa biaya Minimalisasi kontak dengan satker Standarisasi waktu layanan Sosialisasi Peraturan bidang Perbendaharaan Pelatihan Aplikasi Penyediaan klinik konsultasi SDM yang handal Sosialisasi paradigma perubahan pelayanan DJPBN yang transparan dan akuntable melalui setiap surat keluar seperti : “ terima kasih atas dukungan dengan tidak memberikan imbalan atas pelayanan kami ” 18

Hambatan Pelaksanan Layanan Unggulan:

Hambatan Pelaksanan Layanan Unggulan SDM : Kemampuan di bidang IT kurang , Pemahaman terhadap peraturan perbendaharaan kurang Budaya pelayanan prima belum terbentuk Penetapan petugas CSO yang menguasai semua bidang layanan Sarana : Jaringan internet dan intranet kadang terputus / lambat Prasarana : Pada umumnya ruang pelayanan belum memadai SATKER : Kurang memahami IT dan Peraturan perbendaharaan Kurang disiplin thd ketentuan pelaksanaan perbendaharaan . 19

Saran/Solusi:

Saran/ Solusi SDM: Internalisasi peraturan-peraturan perbendaharaan melalui GKM secara berkelanjutan . Internalisasi kode etik pegawai Ditjen Perbendaharaan pada setiap kesempatan Pelatihan IT bagi pegawai yang berkaitan Menciptakan budaya melayani dengan pelatihan-pelatihan Sarana : Peningkatan peranan duktek kanwil untuk memelihara jaringan intranet Penyediaan alternatif koneksi internet bila proxi reguler bermasalah Prasarana : Penyesuaian desain kantor bila diperlukan Satker : Pembinaan melalui sosialisasi dan bimbingan teknis sesuai kebutuhan Satker Penyedian Klinik konsultasi dan aplikasi Optimalisasi penggunaan website www.perbendaharaan.go.id oleh satker . 20

Implementasi SOP KPPN Percontohan pada seluruh KPPN Non Percontohan:

Implementasi SOP KPPN Percontohan pada seluruh KPPN Non Percontohan

Pandangan Masyarakat Terhadap Pelayanan Publik:

Pandangan Masyarakat Terhadap Pelayanan Publik Pelayanan yang lamban ; Prosedur yang berbelit-belit ; Tidak transparan ; Tidak ada kepastian waktu ; Sarat dengan kolusi , korupsi dan nepotisme . 22

Tuntutan Masyarakat Terhadap Pelayanan Publik:

Tuntutan Masyarakat Terhadap Pelayanan Publik Pelayanan yang cepat , sederhana , akurat , transparan dan bebas biaya ; Aparatur negara merubah mindset dari yang ingin dilayani menjadi melayani masyarakat ; Kantor pelayanan harus memberikan layanan yang terbaik kepada masyarakat dan menghilangkan stigma negatif yang selama ini melekat pada birokrasi . 23

Langkah Ditjen Perbendaharaan:

Langkah Ditjen Perbendaharaan Reformasi birokrasi di Internal Ditjen Perbendaharaan ; Melakukan pembenahan dan perbaikan terhadap pelayanan publik yang diberikan ; Pembentukan KPPN Percontohan sejak tahun 2007; KPPN Percontohan sebagai icon reformasi perbendaharaan . 24

KPPN Percontohan dan non percontohan:

KPPN Percontohan dan non percontohan Jumlah KPPN saat ini : KPPN Percontohan 37 kantor KPPN Non Percontohan 141 kantor Perbedaan KPPN Percontohan dan Non Percontohan pada penerapan SOP dan KPPN Non Percontohan rawan dengan KKN Semangat perubahan mindset untuk memberikan pelayanan terbaik pada seluruh KPPN 25

Penerapan SOP KPPN Percontohan:

Penerapan SOP KPPN Percontohan Surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan nomor : SE-31/PB/2009 tanggal 7 September 2009 tentang Penerapan SOP KPPN Percontohan pada KPPN Non Percontohan ; Dirjen Perbendaharaan menegaskan agar seluruh KPPN Non Percontohan menerapkan SOP KPPN Percontohan dalam pelayanan kepada mitra kerja / stake holder KPPN Non Percontohan di wilayah kerja Kanwil XXVII Ditjen Perbendaharaan sejak tahun anggaran 2009 telah menerapkan SOP KPPN Percontohan 26

Tujuan penerapan SOP KPPN Percontohan:

Tujuan penerapan SOP KPPN Percontohan Penyelesaian SP2D dari semula satu atau dua hari menjadi 1 jam sejak SPM diterima secara lengkap dan memenuhi syarat Satker / stake holder berhubungan dengan KPPN hanya melalui Front Office (one stop service) Semua layanan KPPN adalah bebas biaya 27

langkah penerapan SOP KPPN Percontohan:

langkah penerapan SOP KPPN Percontohan Perubahan Layout KPPN Penyiapan Sarana dan Prasarana Pelayanan Pemberdayaan SDM 28

Layout KPPN PENERAPAN SOP KPPN PERCONTOHAN:

Layout KPPN PENERAPAN SOP KPPN PERCONTOHAN FRONT OFFICE MIDDLE OFFICE BACK OFFICE 29

Fasilitas front office:

Fasilitas front office Ruang tunggu / pelayanan Papan Informasi Meja Costomer Servis Slogan/Poster Kotak Saran/ Pengaduan Brosur /Leaflet Web Servis 30

Pemberdayaan SDM:

Pemberdayaan SDM Penempatan ulang intern KPPN sesuai kemampuan : Penunjukan Petugas Front Office yang kompeten Pemberdayaan pegawai lainnya untuk dapat berkontribusi pada pelayanan KPPN pada middle office/back office. Peningkatan Hard Competency dan Soft Competenc y Pelatihan Regional oleh Kanwil DJPBN Kebijakan pimpinan dalam penempatan pegawai yang sulit menerima perubahan 31

Slide 32:

SATKER SPM SPM+Routing SLIP SPM+SP2D SPM+SP2D No yes Penyerahan Waktu penyelesaian 1 jam sejak SPM diterima lengkap SPM+SP2D Penerbitan SP2D Sesudah SOP KPPN Percontohan 32

Hambatan IT:

Hambatan IT Prosedur tidak dapat dilaksanakan karena aplikasi belum tersedia / belum diubah Ganguan jaringan internet yang menghambat proses pelaporan 33

Hambatan satker:

Hambatan satker Kurangnya pemahaman satker dalam pengelolaan keuangan dan aplikasi sehingga menghambat proses pelayanan Image KPPN Non Percontohan yang sarat KKN masih melekat pada Stake holder 34

solusi:

solusi Adanya koordinasi di tingkat pimpinan pusat dalam penerbitan peraturan dan penyediaan aplikasi pendukung peraturan Penyediaan dana pengembangan pegawai khususnya pelatihan IT pada pegawai KPPN Non Percontohan secara swakelola 35

Solusi……:

Solusi …… Peningkatan frekwensi pembinaan satker dalam bentuk sosialisasi peraturan perbendaharaan dan bimtek-bimtek aplikasi melalui sarana mini TLC Sosialisasi kepada satker mengenai implementasi SOP Percontohan pada KPPN Non Percontohan untuk meyakinkan satker bahwa terdapat perubahan paradigma pelayanan 36

Tinutuan Enak Rasanya, Cukup Sekian Penyampaian Saya TERIMA KASIH:

Tinutuan Enak Rasanya , Cukup Sekian Penyampaian Saya TERIMA KASIH 37